Como en casi todas las actividades cuyo ámbito abarca mucho más de lo que nuestras mentes pueden entender de golpe, la transición a la contratación pública electrónica requiere una serie de fases más o menos lógicas y que nos permitan abarcar, y coordinar completamente la gestión y el control de las actividades de cada una de estas fases, cuya sucesión completará la transición.
El número y contenido de estas fases estará marcada por los objetivos y las estrategias que para alcanzar estos objetivos se fijen en cada organización. Pero en general y sintetizando debe haber una definición general de objetivos y requisitos, y una planificación e identificación de las actividades que tienen que ser desarrolladas por la organización para conseguir estos objetivos.
Hemos de tener presente que estamos ante una trasformación habilitada por las tecnologías de la información y que por lo tanto hay que gobernar no solo a las personas, las estructuras, y los procesos involucrados sino también a las tecnologías de la información que habilitan esta trasformación.
A su vez todas las fases tienen que tener un conjunto de elementos que la definen (requisitos, actividades y resultados) por un lado y por otra parte un conjunto de elementos que la organizan (prioridades, recursos, tiempo). Qué queremos hacer en cada fase y cómo queremos hacerlo.
La definición de estas fases, debería de ser más o menos la misma en cualquier transición y son las siguientes:
- Propósito (por qué y para qué tenemos que hacer algo al respecto)
- Que resultado queremos conseguir
- Qué ideas tenemos para conseguir este resultado.
- Qué organización y planificación se propone
- Como empezamos
La organización de cada una de estas fases:
- Requerimientos, riesgos y planificación
- Productos y servicios
- Formación y capacitación
- Gestión del cambio
- Gestión de servicios de tecnologías de la información.
Como la trasformación que estamos acometiendo está habilitada por las tecnologías de la información, es imprescindible que entendamos el buen gobierno de estas tecnologías, y comprendamos el modelo y los principios en los qués se basa este gobierno. Para ello, no hay que inventar nada, la industria ya ha generado a través de las experiencias y el conocimiento de proyectos similares una norma. La ISO 38500 del Gobierno Corporativo de las tecnologías de la Información.
Los principios del gobierno de las ti según la ISO 38500 son los siguientes:
- Responsabilidad
- Estrategia
- Adquisición
- Rendimiento
- Conformidad
- Factor Humano.
Las posibles transiciones pueden ser más o menos grandes en función de nuestras capacidades. No todas las administraciones harán las mismas divisiones ni todas acometerán las actividades necesarias para los mismos objetivos.
Estas definiciones y organizaciones deben repetirse cada vez que hay una trasformación o fase. Es muy importante que todos los participantes tengan clara la distinción entre los proyectos tecnológicos y los proyectos habilitados por tecnología. En el primer caso el ámbito del proyecto suele afectar al área de tecnologías de la información (por ejemplo cambios en la versión de una base de datos, cambios de versiones en las aplicaciones …) . En el según ámbito los proyectos afectan a toda la organización, la trasforman. Por tanto los elementos de la organización: personas, procesos, estructuras, y tecnologías pueden verse afectados de una forma u otra en mayor o menor medida. Pero siempre exigirán una coordinación de estos elementos para llevar a cabo el proyecto que trasformará la organización. En este caso el cambio no puede estar dirigido por un departamento (el de tecnologías de la información) aunque sean las tecnologías el elemento habilitador, porque las tecnologías carecen de la autoridad y de los recursos y de la voluntad para hacer que toda la organización cambie y se trasforme. Deben estar gobernadas (dirigir, evaluar, y monitorizar) por los máximos responsables de cada organización.
Pues bien, dicho esto, la transición a la contratación pública electrónica es un proyecto trasformador cuya transición estará dividida en fases definidas y organizadas dependiendo de los objetivos y necesidades de cada organización (administración pública)
El hecho de que las tecnologías de la información habiliten el cambio de la organización (empieza a ser una norma el hecho de que se la tecnología el elemento habilitador en todos los cambios de la organización) implica que los máximos responsables de la transición y las trasformaciones sucesivas hasta alcanzar los objetivos definidos tienen que gobernar las tecnologías de la información. Y para esto es bueno que se conozcan los estándares que la industria ha ido madurando alrededor de este auténtico y gran problema. Las tecnologías han dejado de ser una ayuda para ser una herramienta que habilita el cambio de la organización, la innovación y la mejora continua.
Las posibles fases y sus principales actividades pueden ser estas:
– Estudio Inicial
- Situación actual de la contratación pública
- Tendencias y normativas
- Estado de la contratación pública previsto: objetivos, estrategia y planificación
- Principios de Gobierno de las TI aplicados a la transición a la contratación pública electrónica. Responsabilidad, Estrategia, Adquisición, Rendimiento, Conformidad y Factor Humano.
- Objetivos, Estrategia, Planificación, Recursos y Presupuestos.
– Implantación Plan de Acción
- Identificación Digital
- Sistemas de Información
- Formación y Capacitación
- Gestión del Cambio y Plan de Comunicación
- Gestión de los Servicios de Tecnologías de la información.
– Operación
- Puesta en marcha
- Métricas y Niveles de Servicio
- Valor:: Incidencias, Problemas, Cambios, Atención al usuario
- Garantía: Seguridad, Disponibilidad, Capacidad, Contingencia
– Evolución y Mejora Continua
- Rendición de Cuentas
- Encuestas de satisfacción
- Mejoras propuestas
Estas fases son orientativas, y ponen más peso en los cómos que en los qués, Sobre los qués hay una cantidad de documentos e información, basada en leyes, reglamentos y buenas prácticas, que hacen de los qués un conocimiento accesible y de poco riesgo. Sin embargo lo que no está nada claro es como podemos implantar estos qués, coordinando la trasformación que imponen a los elementos de la organización: personas, procesos, estructuras y tecnologías. Este es el principal reto que hay que manejar, y la fuente de la mayoría de los fallos en la transición a la contratación pública electrónica. Hay que tener en cuenta que los qués serán muy comunes a todas las administraciones pero los cómos, tendrán el sesgo y los matices que cada administración ostenta basados en las preguntas siguientes que cada administración debe responderse: donde estoy,donde quiero estar,como quiero o puedo llegar allí,que necesito para empezar,cómo empiezo.
Por último, creo conveniente que cada administración, teniendo en cuenta la estrategia que haya definido para realizar SU transición a la contratación pública electrónica, relacione las fases que considera necesarias, con sus prioridades y sus presupuestos, en relación a las preguntas anteriores.
Todo esto es válido tanto si finalmente la transición a la contratación pública electrónica es algo obligado para las administraciones públicas como si es voluntario. La obligatoriedad sólo introduce el sentido de la urgencia, y la velocidad del cambio en el caso de que la obligatoriedad -sería lo normal- tenga plazos. Y es cierto que el sentido de la urgencia es un elemento, que muchos autores consideran imprescindible para alcanzar una trasformación del calado que tiene la transición a la contratación pública electrónica. También es cierto que el sentido de la urgencia puede venir por la comprensión – los por qués- del papel que juega la contratación pública en las sociedades modernas y cómo puede utilizarse como palanca de productividad y competitividad . En este asunto os recomiendo que echéis un vistazo al documento: Why Public Procurement is Central to the UK’s Economic Performance……and How to Transform It: A Strategy for Deficit Reduction, Service Delivery and Economic Growth (Por qué la contratación pública es importante en el rendimiento económico del Reino Unido y Como trasformarla: Una estrategia para la reducción del Déficit, la entrega de servicios y el crecimiento económico.) Tenéis que registraros
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