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La gran visión de la contratación pública electrónica.

Muchas veces para conseguir arrancar proyectos de transición a la contratación púlbica electrónica utilizamos «la gran visión» que será el resultado de dicha transición sin detallar los esfuerzos y coordinaciones que son necesarios para alcanzar el estado final. Y esto puede ser contraproducente a la hora de diseñar el proceso de transición.

La transición a la contratación pública electrónica es un programa (conjunto de proyectos) que deben ser organizados y planificados para conseguir los objetivos de cada administración pública, dentro de los objetivos generales del contexto general de la contratación pública que normalmente son marcados por la Comisión Europea o por los Estados.

Hasta ahora la contratación pública electrónica no es obligatoria, y aunque hay muchas voces que comentan la inminente obligatoriedad del formato electrónico, de momento, la transición se hace por motivos de mejora administrativa y mejora del tejido empresarial. No por obligación o por conformidad con las leyes.

Este hecho trae como consecuencia que cuando hay una propuesta para realizar la transición de la contratación pública al formato electrónico, bien desde el propio departamento de contratación, o bien desde el departamento de tecnologías de la información, o incluso desde el poder político, se produce lo que podríamos llamara la “gran visión” de la contratación pública electrónica.

Esta gran visión consiste en representar los beneficios y las mejoras que el formato electrónico traerá consigo para todos los agentes que intervienen en el proceso de contratación de bienes y servicios, y sobre todo para la sociedad a la que sirve la administración que va a realizar la transición.

Esta gran visión suele adolecer de los detalles y el rigor necesarios para organizar y planificar toda la transición. Sólo se fija en los beneficios finales porque trata  de obtener el beneplácito de la alta dirección y el presupuesto correspondiente. Para ello, la gran visión trata de generar unas expectativas que son verdad en proyectos de éxito pero que no aseguran el éxito de los proyectos.

Los cambios que se producen en la transición a la contratación pública electrónica  afectan de forma radical a todos los elementos de la organización. Personas, procesos, estructuras y tecnología.

La gran visión no suele (no es su papel) fomentar y explicar los esfuerzos, compromisos, presupuestos y plazos reales para que esa gran visión sea una realidad. Este hecho supone un incremento del riesgo de los proyectos de transición a la contratación pública electrónica muy grandes con dos grandes vertientes:

–          La gran visión suele despreciar el concurso de todos los participantes y trata de obviar lo antiguo de una forma radical, produciendo una ansiedad difícil de soportar que se traduce antes o después en frustración de la organización y en un alto riesgo de fracaso

–          La gran visión no recoge todos los cambios necesarios, los detalles y tiende a minusvalorar el tiempo y esfuerzos necesarios para trasformar los usos y costumbres de las personas involucradas en la contratación, capacitar y formar en los nuevos formatos a todos los participantes y

Ante esto, la pregunta es ¿Hay que olvidarse de la gran visión?. Yo creo que no. La gran visión tiene una utilidad fundamental si se utiliza de forma adecuada: ayuda a concitar el esfuerzo de todos. Pero si sólo se da la parte de los beneficios y no se concretan y explicitan los esfuerzos necesarios de todos, y su participación, las resistencias y las frustraciones son los elementos capaces de hacer saltar por los aíres todas las expectativas y lo que es peor alimentar la sensación de falsa promesa.

En resumen si queremos proponer una transición a la contratación pública electrónica hay que enviar un mensaje de ilusión necesario – la gran visión – y un mensaje detallado de los esfuerzos y los plazos necesarios para conseguir la gran visión. De lo contrario el riesgo de los proyectos será demasiado grande para soportar los problemas solo con  la ilusión de los participantes.

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