La transición a la contratación pública electrónica es un proyecto trasformador habilitado por las tecnologías de la información, que estará dividido en fases definidas y organizadas dependiendo de los objetivos y necesidades de cada organización (administración pública) .
El hecho de que las tecnologías de la información habiliten el cambio organizativo (empieza a ser muy común el hecho de que sea la tecnología el principal elemento habilitador de muchos cambios trasformadores en las organizaciones) implica que los máximos responsables de la transición, y las trasformaciones sucesivas hasta alcanzar los objetivos definidos, tienen que gobernar las tecnologías de la información. Y para esto es bueno que se conozcan los estándares que la industria ha ido madurando alrededor de este auténtico y gran problema. Las tecnologías han dejado de ser una ayuda para ser una herramienta que habilita el cambio organizativo, la innovación y la mejora continua.
Este estándar es el ISO 38500 de Gobierno corporativo de las tecnologías de la información.
Al hilo de estos conceptos y los fallos en la gestión de las tecnologías en los proyectos de trasformación de las organizaciones ha sido publicado un informe por parte del Estado de Virginia que he creído interesantes resumir para los hipotéticos lectores del blog: el informe del Estado de Victoria en Australia sobre los fracasos y problemas habituales en los proyectos que tratan de introducir trasformaciones a través de las tecnologías de la información.
El resumen de este informe es el siguiente:
A pesar de que se han producido informes anteriores que tratan de mostrar el proceso adecuado para las trasformaciones organizativas dirigidas por las tecnologías de la información, se siguen produciendo errores y fracasos, que se llevan por delante esfuerzo, recursos, presupuesto, credibilidad y confianza.
Cada uno de los 10 proyectos de TI que se han examinado en el informe refleja fallos en alcanzar las expectativas y todos ellos han tenido sobre costes. De media han doblado el coste inicial con el que fueron aprobados.
Los factores clave de fracaso son los siguientes:
– Liderazgo, responsabilidad y gobierno. Muy a menudo se silencian los fracasos de los proyectos habilitados por la tecnología. se difuminan las responsabilidades y es difícil identificar quien es el verdadero responsable, o hay una tendencia en culpar a los que ya estaban antes de iniciar el proyecto. El liderazgo al más alto nivel se requiere para cambiar este estado de cosas.
– Planificación. Ninguno de los proyectos investigados estaba bien planificado. No se tuvieron en cuenta los esfuerzos requeridos en la planificación y en el desarrollo de los casos de negocio, lo que dió como resultado sobre costes, entregas fuera de plazo y efectos indeseados.
– Presupuestos. Se necesita mejorar el modelo actual de presupuestos de este tipo de proyectos. Hay una tendencia hacia una falta de supervisión del presupuesto y una inadecuada estimación de los costes, normalmente por exceso de optimismo. Además se producen expectativas infladas para conseguir la aceptación “la gran visión”, que normalmente genera un alto riesgo y una complejidad inherente.
– Transparencia en las compras. Se realiza a menudo una adquisición en base a lo primero que nos ofrecen sin investigar los cambios y adaptaciones necesarios, y no se siguen unas buenas prácticas de compra.
– Gestión de proyectos: Hay muchos recursos disponibles para ayudar a los proyectos de trasformación habilitados por las tecnologías de la información pero normalmente no se conocen o no se utilizan sus recomendaciones. Se requiere un mayor esfuerzo para atraer a personal cualificado en tecnologías de la información a la administración.
Marco para gestionar mejorar los proyectos trasformadores habilitados por las tecnologías de la información.
– liderazgo, responsabilidad y gobierno.
- Liderazgo robusto y técnicas de gobierno de las TI deben aparecer como elementos presentes de manera continuada.
- Las responsabilidades deben estar claramente definidas y la rendición de cuentas ser una fase a cumplimentar por los responsables de estos proyectos al final de los mismos.
– Planificación
- Realizar una correcta aproximación de la gestión de riesgos y una adecuada definición de los objetivos totales y parciales a obtener.
– Presupuesto
- Adoptar una aproximación de costes basada en el ciclo completo de vida y no solo en la implantación de un producto.
- Buscar una adecuada gestión de beneficios por el uso de las tecnologías que habilitan la trasformación
– Trasparencia en la contratación
- Adoptar técnicas de contratación adecuadas y fiables en función de los objetivos propuestos.
- Afianzar no solo la adjudicación de los contratos sino su correcta ejecución en base al uso de los productos y servicios y no solo a la entrega de los productos.
– Gestión de proyectos
- Adoptar métodos de gestión de proyectos
- Conseguir y retener a personas bien cualificadas en la gestión de proyectos trasformadores habilitados por las tecnologías de la información
Mark Toomey en su revista mensual Infonomics (en español por cortesía de Carlos Francavilla en su blog Gestion de Valor Inversiones IT) ha realizado una revisión crítica de este informe desde el punto de vista de los principios de la norma ISO 38500 que os recomiendo que leáis, porque ofrece un punto de vista de las causas que han producido los fallos en los proyectos analizados y que personalmente opino que son situaciones muy parecidas a las que se dan en nuestras administraciones públicas cuando acometemos los proyectos de transición a la contratación pública electrónica.
Es decir, a la hora de abordar proyectos transformacionales habilitados por tecnologías de la información, como la transición a la contratación pública electrónica, no nos podemos olvidar de la coordinación y el esfuerzo de todos los elementos de una organización: persona, procesos, estructuras, y tecnología. No solo tecnología. No funciona.
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