En estos años en los que hemos estado tratando de ayudar a las administraciones públicas a realizar la transición al formato electrónico de todas las funciones de la contratación y licitación pública (Archivo, Relación, Tramitación, y Explotación en formato electrónico), hemos podido observar algunos errores que se repiten con cierta contumacia. No se repiten todos en el mismo proyecto pero casi todos tienen consecuencias no deseadas en el resultado final. Un resultado que muchas veces es el abandono de la propia transición.
Dado que recientemente la Comisión Europea ha publicado su documento sobre la estrategia en pos de la transición a la contratación pública electrónica, he pensado que estos errores habituales pueden ser de ayuda a los responsables que vayan a iniciar este tipo de programa de transición con sus proyectos correspondientes.
Aquí les dejo la lista y como siempre cualquier comentario será bienvenido.
Lista de los 12 ERRORES más habituales en la transición a la contratación pública electrónica y sus consecuencias (en cursiva)
1.- La transición se considera un proyecto exclusivamente de contratación o de tecnología pero no de la organización en su conjunto. No se ejerce el rol de gobierno de las tecnologías de la información, por parte de la alta dirección de las organizaciones y se producen fracasos sonados y pérdida de recursos y eficiencia
2.- No hay un objetivo claro definido que los participantes puedan identificar como motivador con fuerza suficiente para superar los momentos de flaqueza. Ante las primeras dificultades se abandonan los esfuerzos necesarios para la trasformación, porque los participantes no visualizan ningún beneficio real. No hay métricas ni resultados que midan el esfuerzo y sus beneficios.
3. – La transición se construye como un atajo, algo que hay que cambiar para que todo siga igual. No se tienen en cuenta todas las funciones necesarias para llevar a cabo el servicio y se buscan atajos para cumplir los requisitos mínimos, impidiendo la profesionalización del servicio en el nuevo formato electrónico.
4. – No se capacita en los principios de administración electrónica a todos los participantes en la contratación. Se produce un estado de miedo y parálisis de actuación que apoya la vuelta al papel ante la falta de conocimiento, experiencias y recursos para reaccionar ante cualquier problema en el formato electrónico.
5.- Todo el esfuerzo se centra en contratar una aplicación, con pliegos técnicos que tratan de alcanzar el máximo técnico con el mínimo precio y esfuerzo interno. Obviándose la gran parte de los esfuerzos internos en la capacitación de personas, el cambio de los procedimientos y la adaptación de las estructuras y reglas con motivo del formato electrónico
6.- No se genera participación genuina entre los principales actores de la contratación: gestores, promotores, servicios jurídicos, interventores, tecnologías,…Se imponen con buena voluntad pero sin una comunicación previa todos los cambios desde una perspectiva de aplicación informática, sin tener en cuenta las opiniones, iniciativas e intereses de las personas que realizan la contratación
7.- Los procedimientos de contratación no se adaptan al formato electrónico. No se cambian los procedimientos de acuerdo al nuevo formato, generando situaciones paradójicas de incrementos de burocracia e inflexibilidad por la transición al formato electrónico.
8.- Las estructuras de la organización no acomodan sus reglas a los nuevos usos de las personas y procedimientos que utilizan el formato electrónico. Los departamentos implicados en la contratación no son capaces de adaptar sus reglas para aprovechar las ventajas del formato electrónico.
9.- No se considera la interoperabilidad como un elemento esencial desde el principio: todas las administraciones y todos lo proveedores, y se apoya una visión miope de “mi administración con mis proveedores”. Se generan islas tecnológicas que impiden la comunicación y la relación fluida en formato electrónico, llevando a una disminución de la concurrencia potencial y el ahorro por mejores precios que el formato electrónico pudiera aportar.
10. Los proveedores y sus problemas se ignoran en todo el proceso de transición, no se tienen en cuenta su participación ni su inclusión en el ciclo de contratación. Se genera inicialmente un rechazo que posteriormente hay que solucionar y se pierde fuerza de empuje en el arranque inicial.
11. No se busca ayuda especializada para realizar la transición y se generan sobrecostes cuando no abandonos directos de la transición. El proceso de transición al formato electrónico en la contratación pública es una transición que las organizaciones realizan una única vez y no tienen los datos ni las experiencias necesarias para evitar errores y pérdidas de eficiencia en esta transición.
12. – La alta dirección no asume el rol necesario sobre el gobierno de las tecnologías para capacitar a todos los elementos de la organización: personas, procedimientos, estructuras y tecnologías. Se pierde la capacidad trasformadora a través del uso presente y futuro de las tecnologías de la información, como habilitadores y capacitadores del resto de los elementos de la organización, en la gestión y gobierno de los recursos que mueve la contratación pública.