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Los conceptos “lean” y “agile” en la transición a la contratación pública electrónica.

 

 

Desde hace algún tiempo en este blog, hemos venido comentando la necesidad de establecer en la transición a la contratación pública electrónica, la preocupación por el uso adecuado y útil de la tecnología.

La tecnología no aporta valor por sí sola.

La tecnología que no se usa de forma adecuada, no sirve para nada, excepto para “quemar” presupuesto. Y no estamos para alegrías.

Dado que la contratación pública electrónica es la que utiliza el formato electrónico, y no el formato papel,  y eso requiere tecnologías de la información  (como diferente a la tecnología del papel), se requieren herramientas (aplicaciones) que sean capaces de manejar y gestionar los formatos electrónicos (documento, firma, expediente, notificación, registro, archivo, correo, imagen, audio, video…..).

La entrega de tecnología no es suficiente, se requiere el uso adecuado.

Pero estas herramientas, y los servicios que su implantación lleva asociados, han estado muchos años centrando su esfuerzo(en general toda la industria de tecnologías de la información)  en el proceso de la propia entrega de dichos productos y servicios de tecnología, pero desgraciadamente hemos ignorado o menospreciado el uso adecuado de estas tecnologías por parte de las organizaciones que las adquirían.  Y el uso adecuado es lo único que puede aportar valor al cliente. Por tanto no hemos generado todo el valor posible, en algunos casos solo hemos quemado presupuesto.

La industria es consciente y ha generado una norma ISO.

En este punto es donde, desde este blog, hemos recomendado utilizar, para paliar este problema, el modelo y los principios de la norma ISO 38500 sobre el gobierno corporativo de las tecnologías de la información, aplicados a la transición a la contratación pública. Aquí tenéis un enlace con una presentación sobre este asunto.

Pero hay más: Los principios de «lean» y «agile».

Pero antes de hablar del uso tenemos que hablar de los objetivos y las estrategias, y ahí es donde entran los conceptos de “Agile” y “Lean”, en castellano los podemos traducir como ágil y ajustado.

“Lean” (ajustado), viene aplicándose en la industria del automóvil, y su principal promotor fue TOYOTA: Sus principios fundamentales son:

1. Especifique el valor desde el punto de vista del cliente final por familia de producto o servicio.

2. Identifique todos los pasos en la cadena de valor para cada familia de productos, o servicios y elimine en lo posible todos aquellos que no aportan valor.

3. Realice los pasos de creación de valor en una secuencia ajustada de forma que haga fluir el valor del producto o servicio de forma suave hacia el cliente.

4. A medida que se pone en marcha el flujo, deje que los clientes extraigan valor de las actividades de la cadena.

5. Si se ha especificado el valor, se identifican los flujos, y se eliminan los pasos innecesarios (desperdicios), y se ha introducido el flujo y la extracción de valor, empiece el proceso de nuevo y continúe hasta alcanzar la perfección en las que se entrega el valor de modo perfecto sin generar desperdicios.

En la imagen se muestran los principios de «lean«.

 lean principles

Por su parte, “Agile” -ágil-  viene del mundo del desarrollo de software y su principal promotor fue un grupo de desarrolladores hartos de ver como el mundo del desarrollo software no entregaba todo el valor posible.  Estos son sus principios

1. Nuestra mayor prioridad es satisfacer al cliente mediante la entrega temprana y continua de software con valor.

2. Aceptamos que los requisitos cambien, incluso en etapas tardías del desarrollo. Los procesos Ágiles aprovechan el cambio para proporcionar ventaja competitiva al cliente.

3. Entregamos software funcional frecuentemente, entre dos semanas y dos meses, con preferencia al periodo de tiempo más corto posible.

4. Los responsables de negocio y los desarrolladores trabajamos juntos de forma cotidiana durante todo el proyecto.

5. Los proyectos se desarrollan en torno a individuos motivados. Hay que darles el entorno y el apoyo que necesitan, y confiarles la ejecución del trabajo.

6. El método más eficiente y efectivo de comunicar información al equipo de desarrollo y entre sus miembros es la conversación cara a cara.

7. El software funcionando es la medida principal de progreso.

8. Los procesos Ágiles promueven el desarrollo sostenible. Los promotores, desarrolladores y usuarios debemos ser capaces de mantener un ritmo constante de forma indefinida.

9. La atención continua a la excelencia técnica y al buen diseño mejora la Agilidad.

10. La simplicidad, o el arte de maximizar la cantidad de trabajo no realizado, es esencial.

11. Las mejores arquitecturas, requisitos y diseños emergen de equipos auto-organizados.

12. A intervalos regulares el equipo reflexiona sobre cómo ser más efectivo para a continuación ajustar y perfeccionar su comportamiento en consecuencia.

Quien utiliza esto.

Actualmente, estos dos conceptos se emplean intensivamente  en el emprendimiento de nuevas empresas y probablemente se emplearan mucho en un futuro en la transición a la economía digital en todas las organizaciones (también las organizaciones del sector público).

En el área de emprendimiento se emplea «lean» fundamentalmente  para el desarrollo de clientes (identificar valor) y ágil para el desarrollo de productosy servicios (sobre todo los de tecnología).

Y para que sirve esto en la contratación pública.

En lo que se refiere a la cuestión de utilizar estos conceptos en la transición a la contratación pública hay que entender que «lean» – ajustado– nos debe llevar a buscar fundamentalmente el valor, sin desperdicios que no aportan nada al cliente: la contratación pública.

Por su parte,  ágil nos conduce a la búsqueda de soluciones que de forma iterativa e incremental y sobre todo muy rápida nos permitan adaptar y desarrollar las herramientas de tecnología que necesitamos en base a necesidades reales, no a expectativas o suposiciones que podamos tener para hacer la transición a la contratación pública electrónica.

Volveremos sobre estos principios para tratar de identificar en la hoja de ruta de la transición a la contratación pública electrónica,  en qué momento, cómo y qué responsable sería el más adecuado para tratar de diseñar la transición atendiendo a estos principios.

2 respuestas a «Los conceptos “lean” y “agile” en la transición a la contratación pública electrónica.»

Hola Manuel, ya sé algo más sobre estos temas. Ahora, si me voy a la comunidad de prácticas de la contratación pública y lo intento llevar a la práctica: ¿que se debería hacer «lean» para impulsar la implantación de la contratación pública electrónica?; y ¿cómo lo debería hacer «agile»?

Hola Guillermo,

Desde mi punto de vista, el concepto «lean» me ayuda a identificar valor para mis clientes. Si mi cliente es la sociedad que necesita la contratación pública, paga por ella y tiene que hacerse con los requisitos que nos hemos puesto en la ley hay que preguntarse: ¿como genero y entrego valor a través de la transición al formato electrónico de la contratación pública? Todo aquello que no genere valor de forma directa, sin dudas,deberíamos postergarlo al menos en un primer momento.

Desde el punto de vista del concepto «agile», estas ideas me tienen que ayudar a conseguir productos y servicios simples que pueda ir perfeccionándose en sucesivos ciclos de mejora cortos, de forma que el objetivo principal sea no un producto completo y complejo sino algo que las personas entiendan fácil y rápidamente, consiguiendo así autonomía y competencia. Las personas primero. Siempre. Los sistemas pueden ser muy complejos pero tienen que ocultar la complejidad para que sean las personas las que puedan aumentar su productividad. Al menos en un primer momento. Luego iremos avanzando en la automatización de procedimientos, de documentos y las integraciones automáticas con otros sistemas, pero no al principio. Es muy difícil entender demasiada complejidad en un entorno de cambio tan brutal como la transición al formato electrónico.

Estos dos conceptos deberían de estar armonizados en la hoja de ruta de la transición, que debe estar personalizada para cada administración. No tienen que ser muy diferentes entre ellas, pero los encargados de la transición la tienen que ver como suya.

Y todo ello, siempre en un entorno donde se pueda compartir, dialogar, contrastar, aprender, enseñar….¡¡Si!! . Lo has adivinado. En una comunidad de prácticas «privada» de cada administración o incluso, órgano de contratación que realiza la transición. Grupos pequeños muy dinámicos que discuten y comparten «sus cosas» en privado y luego aprenden y enseñan en una comunidad de prácticas mayor y más abierta.

Un saludo, Manuel

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