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Desde el formato electrónico hasta la automatización en la contratación pública.

 

A partir de lo expuesto en la anterior entrada, hoy quiero hacer un especial énfasis en las diferencias entre lo que entendemos como formato electrónico y la automatización. Sobre todo en la tramitación electrónica, porque en el resto de áreas funcionales (relación electrónica con el mercado, archivado de expedientes y explotación de datos), no influye tanto la autonomía y competencia de los usuarios del sector público.

El formato electrónico

El formato electrónico lleva mucho tiempo entre nosotros, le faltaba la prueba de verificación de la firma electrónica, la capacidad de notificarse de forma oficial y registrarse  y formar parte de un expediente y hacer copia auténtica. Y sobre todo el foco o mejor dicho la distinción de ser el documento oficial y único válido. Donde dice documento se puede decir, expediente, firma, notificación, registro….

Pero estaba entre nosotros.  Lo que hay que hacer es organizarlo. Cosa que no siempre es fácil. Y además hay que ser capaces de inter-operar con otras plataformas que utilizan formatos electrónicos para los que no tenemos aplicaciones… aún (CEN BII, PEPPOL…)

La automatización

Otra cosa distinta del formato electrónico es buscar el valor de la automatización, en sus diferentes grados. Para empezar a automatizar hay que adentrarse en tres grandes apartados:

–          La normalización del procedimiento de contratación: con un motor de reglas o con un motor de flujos de tareas.

–          La generación automática de documentos a partir de plantillas predefinidas y etiquetas que recogen los datos del expediente que deben figurar en el documento desde la base de datos donde se almacenan estos datos.

–          La integración automatizada con otros sistemas: el sistema contable, la publicación, las notificaciones…

Estos tres grandes apartados son elementos complejos cuya definición y diseño requieren un conocimiento profundo de las características, pros y contras, del formato electrónico y pensar en sus características para no ser contraproducente en los diseños de normalización y automatización de plantillas ni integraciones con otros sistemas.

 Lean y Agile

Y eso no es fácil. Sobre todo si no tenemos experiencias en normalizaciones previas en formato electrónico. Esta es la causa de muchos desperdicios (en nomenclatura “lean”) que se producen en los proyectos de transición. Hay que tratar de conocer el formato electrónico antes de generar automatismos. O dicho de otro modo, para hacer una reingeniera de procedimientos con un cambio de formato (del electrónico al papel) hay que conocer suficientemente el formato nuevo.

En la mayoría de las ocasiones los responsables de contratación lo quieren todo antes de empezar. Es decir, quieren el sistema completo, pero al no ser capaces de definir un procedimiento, o unas plantillas de forma óptima, o unas integraciones equilibradas entres sistemas heterogéneos y que no fueron diseñados para conectarse, el resultado es que el beneficio fundamental de la transición y sus primeros pasos (Aprender Haciendo) se retrasa, o directamente se pierde.  Y si no conseguimos autonomía y competencia en el formato electrónico por parte de las personas que intervienen en la contratación, la transición es una utopía.

Esta situación genera confusión, mucho hastío y sobre todo desanimo. En la entrada anterior hablábamos de conceptos “lean” para identificar el valor, y de “agile” para identificar las fases rápidas, cortas y seguras que podíamos utilizar para construir de forma consciente y verificable la transición que necesitamos (no coincide nunca con la transición que queremos en un principio, ni con la transición que nos han vendido, o con las expectativas que nos han creado). Reflexionar sobre esto podría evitarnos algún problema. No todos.

Un apunte final

Por este motivo es importante aplicar los conceptos de lean (identificar y obtener valor) y agile (de la forma más eficiente posible).  Tengamos la humildad suficiente para reconocer que no podemos ser expertos en el formato que no hemos utilizado nunca como único formato (el electrónico) porque no es lo mismo utilizar tecnología de la información para producir papel que utilizar tecnología de la información para producir documentos y expedientes electrónicos.

 

 

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