Es una idea reiterada pero no siempre bien asimilada, que lo que necesita la contratación pública para desplegar todo su potencial y obtener los objetivos que se marcan los responsables políticos, es su trasformación al formato electrónico. Este es el único formato que puede dar la información útil en cualquier momento ya sea este un momento operativo, tácito o estratégico.
Esta trasformación requiere ingeniería informática (reto técnico) y sobre todo ingeniería social (reto adaptativo). En la primera hay herramientas, técnicas, formación y demás elementos suficientes como para planificar todos los proyectos asociados. En la segunda, la ingeniería social, lo que se echa de menos es que no hay muchos responsables en las organizaciones que sean capaces de entender el rol que tienen que desempeñar para que su organización realice con éxito la transición al formato electrónico en la contratación pública. No es una transición fácil ni obvia.
Me gustaría ofreceros mis reflexiones acerca de cuales podrían ser los primeros pasos esenciales para esta transición a la contratación pública electrónica.
Generar el sentido y la urgencia por el cambio
- Darse cuenta de las necesidades y compartirlas.
- Filtrar información de valor y comunicarla
- Conocer el potencial del servicio y generar el conocimiento.
- Generar participación genuina.
- Buscar comunidades de práctica y experiencias de éxito.
Definir los objetivos que se quieren obtener de la contratación pública
- Hay cinco objetivos básicos que pueden mezclarse.
- Eficiencia interna
- Ahorro a través de la mejora de las compras.
- Ayuda al tejido productivo (sobre todo las pymes)
- Trasparencia de todo el proceso de contratación
- Conformidad con las leyes (obligatoriedad).
- Definir los indicadores clave de los objetivos en el cuadro de mandos en cada una de las dimensiones:
- Dimensión de presupuesto
- Dimensión de clientes (los clientes de la contratación son los departamentos que han fijado las políticas que quieren conseguir, han diseñado dichas políticas y tienen que ejecutar el presupuesto de contratación.
- Dimensión de desarrollo y aprendizaje (innovación)
- Dimensión interna de procedimientos
Diseñar una estrategia posible que tenga en cuenta:
- la madurez organizativa y técnica,
- los plazos posibles y las infraestructuras básicas (arquitecturas de infraestructura)
- las arquitecturas de negocio y de sistemas de información (aplicaciones y datos)
- los presupuestos,
- los apoyos y las complicidades.
Planificar y Ejecutar la estrategia a través de programas y proyectos.
- Implantación ágil: no nos lo sabemos todo. No hay ingeniería social (aún) para este proceso. Humildad y ambición deben ir unidos.
- Lean IT: la tecnología no es el motivo es el medio. El núcleo debe ser siempre la información útil y disponible para cualquier función.
- Transición siguiendo los principios de la norma sobre gobierno corporativo de las TI (ISO 38500).
- Responsables.
- Estrategia de implantación (no confundir con estrategia general)
- Adquisición de bienes y servicios (si es necesario)
- Rendimiento (pruebas de aceptación funcionales y técnicas)
- Conformidad con leyes y reglamentos.
- Factor humano de adaptación al formato electrónico
- Métricas que verifiquen los resultados y los niveles conseguidos.
Estos pasos sólo son una aproximación inicial pero hay que tratar de definirlos y comunicarlos todos, para no realizar inversiones que no sean capaces de materializan los resultados esperados.
Hay un tsunami trasformador en la transición a la contratación pública electrónica que hay que prever y tratar de estar lo más preparados que podamos.
