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Preguntas frecuentes alrededor de la estrategia de la Comisión Europea sobre la transición a la contratación pública electrónica.

Una traducción de las preguntas frecuentes de la estrategia que la Comisión Europea ha organizado para fomentar la transición a la contratación pública electrónica

Por su interés y la claridad que puede aportar,  he creído conveniente  realizar una traducción libre del documento Frequently asked questions: A strategy for e-Procurement, de la Comisión Europea cuyo original en inglés podéis descargar en este enlace. (sale una entrada un poco extensa)

 Preguntas más frecuentes: Una estrategia para la contratación pública electrónica 

1. ¿Qué es la contratación pública electrónica (e-Procurement)?

La contratación pública electrónica se refiere al uso de medios electrónicos y procesos transaccionales por parte de las instituciones administrativas y otras organizaciones del sector público para la  compra de suministros y servicios o para la licitación pública de obras.

2. ¿Cuán relevante es la contratación pública electrónica para la economía europea?

El Mercado de contratación pública de la UE se estima que ha sido valorado en más de 2 billones de euros ( poco menos del 20% del PIB de la UE) en 2010. Por lo tanto, la contratación pública es una de las elementos principales en la partida de gastos de los Estados miembros y un elemento importante del mercado único europeo.

En el contexto actual de restricciones fiscales, las autoridades públicas se enfrentan a una elección entre reducir el nivel de servicios que prestan a los ciudadanos o bien  una prestación más eficiente de estos servicios. La contratación electrónica pueden simplificar significativamente la forma en que se lleva a cabo la contratación, reducir los despilfarros y obtener mejores resultados (menor precio de contratación, mejor calidad),  mediante la estimulación de una mayor competencia en el mercado único. Se puede contribuir así a la prestación de servicios de manera más eficiente sin introducir más recortes a los resultados del gobierno para servir a los ciudadanos.

Los poderes adjudicadores y las entidades que ya han hecho la transición a la contratación pública electrónica comúnmente reportan un ahorro de entre el 5 y el 20% de sus gastos de  contratación. Dado el tamaño del mercado de la contratación total en la UE, cada 5% de ahorro podría representar alrededor de 100 mil millones de euros a las arcas públicas (equivalente a la construcción de más de 150 hospitales de gran tamaño).

3. ¿Cuáles son los beneficios de la contratación electrónica para las autoridades contratantes?

Hay una evidencia creciente de que la contratación electrónica puede hacer el proceso de contratación más simple, que los contratos se puede concluir más rápidamente y que los costes del proceso de los órganos de contratación se puede reducir. Además, el aumento de la transparencia y el acceso más fácil a las oportunidades de licitación proporcionados por la contratación electrónica ofrece una mayor participación en las licitaciones, que en última instancia conduce a precios más bajos y mejores resultados. Algunos ejemplos de ahorro:

• Después de la introducción de la contratación electrónica, los hospitales portugueseshan sido capaces de  reducciones de precios del 18% en sus contratos de compras. En total, la transición a la contratación electrónica en Portugal se estima que han generado un ahorro de alrededor de 650 millones de € en el primer año.

• Los XchangeWales – el programa de contratación pública electrónica de los galeses: beneficios entregados de  58 millones de  £ (diciembre de 2011), tres años después de su lanzamiento.

• UGAP (Unión des Groupements d’achats públicos) – la central francesa de compras  – estima que el cambio  progresivo a la contratación electrónica reducirá la carga administrativa para los compradores en un 10% (por ejemplo, a través de un análisis más rápido de las ofertas y un acceso más  fácil acceso a los documentos) y otro  10% para los  servicios legales  (como un menor control de la seguridad jurídica requerida  cuando se  utiliza la contratación electrónica).

4. ¿Cuáles son los beneficios de la contratación electrónica para las PYMES?

La contratación electrónica hace más fácil la vida de las PYME porque  el proceso se vuelve más simple y más barato que cuando se utiliza papel. La contratación pública electrónica reduce los costos de participar en licitaciones públicas para las PYME (menos impresión, no hay gastos de envío, etc.) Por otra parte, las PYME pueden identificar más fácilmente las oportunidades de licitación relevantes para ellos (todos los documentos de licitación puede ser descargados directamente desde Internet) y por lo tanto, pueden expandir sus oportunidades de negocio.

Estos beneficios se están cumpliendo en la práctica. En muchos países, el desarrollo de mercados de comercio electrónico ha aumentado la participación de las PYME en las licitaciones, y al mismo tiempo fomentan el desarrollo del comercio electrónico, ayudando a reducir la brecha digital para las empresas, la mayoría de las cuales son PYME.

En algunos Estados miembros, la contratación electrónica ha sido reconocida como una manera de facilitar la participación de las PYME en la contratación pública. Por ejemplo, en los responsables políticos de Irlanda recomiendan que las autoridades contratantes utilicen el sistema de licitación electrónica en la plataforma nacional (e-Licitaciones) para facilitar la participación de las PYME en la contratación pública.

La mayoría de las PYME ya están equipados con las herramientas necesarias para llevar a cabo la contratación electrónica. Según datos de Eurostat publicados en enero de 2012, sólo el 1,4% de las pymes no tienen acceso a Internet en 2011 y sólo el 5,29% no tenía acceso a la banda ancha.

5. ¿Cuáles son los costos de implementación de la contratación pública electrónica?

La implementación de soluciones de contratación pública electrónica, inevitablemente provoca incurrir en algunos costes por adelantado, pero la experiencia demuestra que estos pueden recuperarse en un período relativamente corto de tiempo.

En muchos países, las soluciones de contratación pública electrónica ya existen. Un órgano de contratación pequeño no necesita  construir su propia solución, ya que puede utilizar los servicios de una central de compras o suscribirse a un servicio de contratación pública electrónica ya disponible en el mercado, a un precio razonable.

Aun cuando la nueva infraestructura para la contratación electrónica se pone en marcha, los costes se recuperan rápidamente. Los costes de inversión de la creación del programa de Gales  (XchangeWales) se recuperaron en sólo un año.

6. ¿Por qué estamos presentando esta estrategia?

En 2005, se establecieron unos objetivos ambiciosos para el uso de la contratación pública electrónica. De acuerdo con la declaración ministerial de  Manchester de 24 de noviembre de 2005 “todas las administraciones públicas en toda Europa tendrán la capacidad de llevar a cabo el 100% de sus contrataciones  por vía electrónica  y  al menos el 50% de los contratos públicos por encima de los umbrales de la UE se llevará a cabo de forma electrónica  para el año 2010”. Sin embargo, hoy en día la contratación pública electrónica solo representa entre el 5 y el 10% de los procedimientos de contratación llevados a cabo en toda la UE.

Con el fin de solucionar el lento nivel de adopción  y de cosechar los beneficios ofrecidos por la contratación electrónica, la Comisión Europea identificó la necesidad de una amplia estrategia para la contratación electrónica que incluye tanto acciones legislativas como   no legislativas.

La estrategia representa la importancia estratégica de la contratación electrónica y establece las principales acciones a través de las cuales la Comisión tiene la intención de apoyar la transición hacia contratación pública electrónica completa en la UE.

7. ¿Por qué la adopción de la contratación electrónica sigue por detrás de las expectativas creadas?

Las respuestas al Libro Verde de 2010 sobre la contratación electrónica identificó dos principales problemas de la lentitud en la adopción de resultados:

  •  la inercia mostrada por algunos de los interesados ​​que necesitan ser persuadidos para cambiar sus hábitos arraigados;
  • la fragmentación del mercado que puede surgir de la existencia de una amplia variedad de los sistemas, a veces, técnicamente complejo, desplegado en toda la UE que puede conducir a mayores costos para los proveedores.

La estrategia publicada hoy tiene por objeto abordar estos dos obstáculos.

8. ¿Qué acciones se propone la Comisión en virtud de esta estrategia?

La Estrategia contiene medidas tanto legislativas como no legislativas.

Las medidas legislativas que se presentan en la estrategia se refieren a las propuestas legislativas para modernizar la contratación pública europea adoptada por la Comisión Europea en Diciembre de 2011 (IP/11/1580). Uno de los objetivos de estas propuestas es hacer que la contratación electrónica sea la regla y no la excepción.

La estrategia también se describe cómo la Comisión desea apoyar a los Estados miembros, los órganos de contratación y proveedores en la implementación de estas propuestas legislativas. Por lo tanto, presenta una serie de medidas no legislativas complementarias, tales como:

  • Apoyar técnica y financieramente el desarrollo de la infraestructura de contratación pública electrónica a través de fondos y programas de la UE ;
  • Identificar y compartir las mejores prácticas en el área de la contratación pública electrónica;
  • Seguimiento del nivel de aceptación y los beneficios de la contratación electrónica;
  • Implementar una estrategia de difusión de amplio alcance para informar a los interesados sobre las oportunidades y beneficios que ofrece la contratación electrónica.

La estrategia también anunció que la propia Comisión Europea se moverá hacia la contratación electrónica completa a mediados de 2015 – un año antes de la fecha límite para los Estados miembros – y que la Comisión hará que sus soluciones de contratación pública electrónica estén disponibles para los Estados miembros.

9. ¿Por qué ahora? ¿Hubo otras propuestas en el pasado?

La Comisión ha puesto en marcha, desde 2004, diversas acciones para incrementar el uso de contratación pública electrónica.  En 2004, las actuales directivas sobre contratación pública (2004/17/CE y 2004/18/CE), se adoptaron introduciéndose  la posibilidad de utilizar medios electrónicos en las comunicaciones al llevar a cabo la contratación pública. El mismo año, la  Comisión aprobó también un Plan de Acción para promover el uso de la contratación electrónica. La evaluación del Plan de Acción 2010  se percató de que, a pesar de un buen progreso en la implementación de la legislación de la contratación pública electrónica y en la puesta en marcha de la infraestructura, el nivel de los resultados de la  adopción de la contratación electrónica era bajo. Por lo tanto, se necesitaban acciones adicionales.

A raíz de las respuestas al Libro Verde de 2010 sobre la contratación electrónica, la Comisión ha incluido medidas ambiciosas en la contratación electrónica en sus proyectos de propuestas legislativas  para modernizar la contratación pública europea. Estas fueron aprobadas por la Comisión Europea en diciembre de 2011 (IP/11/1580).

La actual estrategia incluye medidas integrales (tanto legislativas como no legislativas) para apoyar el desarrollo de la contratación electrónica. Las tecnologías que se necesitan para la contratación electrónica han madurado y la infraestructura necesaria se está desplegando. Por tanto, la transición hacia la contratación pública electrónica completa no es principalmente un problema técnico ni una desafío tecnológico más. Es sobre todo un desafío económico y político, que no se pueden superar sin un fuerte compromiso al más alto nivel político.

10. ¿Cómo encaja en esta estrategia de modernización más amplio de la Las directivas sobre contratación pública?

Uno de los principales objetivos de la propuesta de la Comisión para modernizar las Directivas de Contratación pública es el de simplificar la forma en que la contratación se lleva a cabo. Se hicieron varias propuestas para reducir las cargas  dministrativas, por ejemplo, reducir de forma significativa  el número de documentos exigidos a los operadores económicos.

Las propuestas relativas a la contratación electrónica también contribuyen a cumplir el objetivo de simplificar la forma en que se lleva a cabo la contratación. La contratación electrónica es más fácil y más barata de usar y reduce los despilfarros y ofrece mejores resultados (menor precio de adquisición, mejor calidad).

11. ¿De qué manera esta estrategia se relacionan con otras iniciativas, la firma electrónica
o e-CERTIS?

El uso de la firma electrónica no es necesario cuando se utiliza la contratación  pública electrónica. Sin embargo, aquellos poderes adjudicadores que deseen utilizar la firma electrónica pueden hacerlo. Las propuestas legislativas para modernizar la contratación pública europea fomentan el mutuo reconocimiento de firmas electrónicas con un certificado reconocido, basado en un enfoque similar al que se define en la Directiva de servicios (listas de confianza).

La propuesta legislativa también propone hacer que el proyecto E-CERTIS  sea  centro de intercambio obligatorio dos años después de la fecha límite de transposición. E-CERTIS mostrará una lista de los certificados y las declaraciones que pueden ser solicitados para la calificación de un oferente en la contratación y establecerá los criterios de equivalencia entre los Estados miembros. Esto proporcionará una mayor claridad y seguridad jurídica, especialmente en términos de comunicación transfronteriza, con lo que respecta a los certificados y declaraciones que pueden ser requeridos por los distintos Estados miembros.

12. ¿Cuáles son los próximos pasos?

La Comisión tiene previsto organizar una conferencia  anual de alto nivel  sobre la contratación pública electrónica, que reunirá a una amplia gama de partes interesadas para debatir las últimas evoluciones de la contratación electrónica. La primera conferencia anual se llevará a cabo en el 26 de junio 2012 y llevará por título «Contratación Electrónica – Retos y oportunidades «. Se invita a las partes interesadas a asistir.

A fin de promover un progreso constante hacia el objetivo de la contratación pública electrónica completa en la UE, la Comisión tiene la intención de vigilar de cerca tanto la adopción de la contratación pública electrónica y su impacto económico y publicará un informe sobre la contratación electrónica  a mediados de 2013. En este informe se identificarán tanto el progreso que se haya logrado como  todas las cuestiones pendientes que sigan pendientes, junto con las recomendaciones de los próximos pasos a seguir.

 

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