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Una hoja de ruta sencilla para la transición a la contratación pública electrónica.

  

He estado repasando los seminarios virtuales de TRANS-FORM-E, sobre la transición al formato electrónico de la contratación pública, y he renovado el compromiso personal que había adquirido con las personas que han seguido los seminarios para generar una hoja de ruta muy sencilla que ayuda a realizar la transición al formato electrónico.

En esta entrada voy a tratar de generar una hoja de ruta simple que pueda ser seguida por cualquier organismo que quiera realizar la transición a la contratación pública electrónica de una forma óptima.

Aunque no todas las administraciones públicas quieren lo mismo ni tienen el mismo objetivo alrededor de la contratación pública, y por tanto esta hoja de ruta deberá contemplar los pasos fundamentales y, desde mi punto de vista, esenciales, para que todas ellas puedan utilizar esta hoja de ruta como una referencia en un mapa de la transición que contendrá  en cada caso distintos relieves y situaciones.

El contexto y sus tensiones.

Al pensar en la hoja de ruta y antes de empezar a establecer los pasos esenciales, creo que es necesario hacer una síntesis del contexto en el que nos vamos a tener que mover en un futuro cercano.

– La Comisión Europea va a establecer la obligatoriedad de la licitación y la facturación electrónica. Lo hace buscando el mercado único de contratación pública electrónica interoperable y asequible. Es un hecho que condiciona y potencia todas las actuaciones que se van a realizar en el corto y medio  plazo alrededor  de la contratación pública.

– Las administraciones públicas tendrán que soportar y dar respuesta a unas exigencias cada vez mayores de productividad, eficacia, eficiencia, trasparencia, y rendición de cuentas.

Los elementos afectados dentro de la organización. Todos.

Además y antes de establecer la hoja de ruta sería conveniente que hiciéramos algunas apreciaciones generales a tener en cuenta.

–       La tecnología no es el único problema. Hay que escoger herramientas adecuadas y probadas pero no esto no es suficiente. La trasformación está habilitada por la tecnología pero es global y afectará a todos los elementos de la organización.

–       Las personas involucradas tienen que tener incentivos para realizar el esfuerzo del cambio. Porque no es automático. Ni inmediato.

–       Las estructuras van a tener que apoyar un cambio que en algún momento les puede perjudicar alterando los equilibrios de poder dentro de las organizaciones.

–       El procedimiento tiene que cambiar también,  no podemos pretender seguir haciendo lo mismo con un formato diferente y para obtener mejores resultados. Hay que cambiar el procedimiento para adaptarlo al formato electrónico. Y por tanto hay que conocer y sobre todo entender el formato electrónico.

–       Las administraciones son solo la mitad del cielo. La otra mitad, los proveedores, van a necesitar soporte y empuje para alcanzar el nivel en el que se les aguarda.

Los principales objetivos de las administraciones en el servicio de contratación.

A parte del objetivo de cada expediente de contratación para adquirir o realizar obras, suministros y servicios consiguiendo la oferta económicamente más ventajosa, los objetivos globales que persiguen las administraciones suelen ser:

–       Transparencia

–       Eficiencia y eficacia

–       Ayuda a las pymes.

–       Ahorros

–       Cumplir con las leyes. (obligatoriedad de la Comisión europea)

Estos objetivos pueden variar la cantidad o calidad de algunos elementos o las decisiones sobre las necesarias compras de tecnología y servicios. Pero no tienen porque cambiar los pasos esenciales de la hoja de ruta, y la forma en la que hay que llevar a cabo la transición.

Teniendo en cuenta todas estas condiciones previas, voy a relacionar  la siguiente hoja de ruta que pondré en una página del blog en la pestaña de TRANS-FORM-E e que trataré de ir evolucionando a medida que descubra o vea nuevos posibles pasos generales.

HOJA DE RUTA. 

  1. Definir y comunicar desde la alta dirección por qué se necesita la transición al formato electrónico en el servicio de contratación pública.
  1. Buscar información, conocimiento y experiencias. Ya las hay.
  1. Establecer una visión clara de qué queremos conseguir
  1. Definir y diseñar una estrategia de cómo lo vamos a conseguir
  1. Comunicar la visión y la estrategia y obtener retroalimentación y compromisos.
  1. Discutir de forma abierta los por qués(necesidad) qués(visión) y cómos (estrategia) e identificar los intereses (tácitos y explícitos) de todos los involucrados.
  1. Generar una comunidad de prácticas interna donde se pueda aprender, compartir, enseñar y discutir (siempre con el afán inicial en la  mente de “dar antes de recibir”).
  1. Diseñar una planificación general y un proyecto inicial “posible” que obtenga resultados rápidos y permita cambiar el rumbo para alcanzar cuanto antes los objetivos propuestos (los objetivos iniciales de alto nivel no deben cambiarse, solo hay que cambiar cómo se alcanzan).
  1. Generar y comunicar incentivos (positivos y negativos) en todas las personas que vayan a soportar el esfuerzo inicial de la transición
  1. Poner un plazo y un resultado (varios). Y medirlo con métricas sencillas y posibles.
  1. Determinar un proyecto inicial con  equipo, un presupuesto, un plazo y un alcance, fomentando al tiempo el apoyo de toda la organización para conseguir los resultados esperados.
  1. Buscar herramientas y servicios que permitan alcanzar este plazo y los resultados previstos y sobre todo que nos permita evolucionar.  No hacerlo todo a la vez. El primer objetivo es aprender (autonomía y competencia), desde un sistema simple.
  1. Desarrollar  y finalizar el primer proyecto inicial aplicando los principios de la transición:
    1. Transición ágil y ajustada
    2. Desde un sistema simple que funciona con capacidad de evolucionar
    3. La prioridad es conseguir autonomía y competencia en el formato digital
    4. Usando la referencia del modelo y los principios de la ISO 38500
    5. Gestionando la resistencia al cambio de forma proactiva
  1. Evaluar los resultados y buscar la zona óptima donde aplicar la perseverancia.
  1. Premiar los esfuerzos y recompensar a los participantes, identificar los obstáculos y hacer una retrospectiva con los tres elementos: qué hay que mantener, qué hay que mejorar, y qué cosas nuevas se pueden intentar.
  1. Aplicar las experiencias obtenidas a la planificación general, para en su caso,modificar los cómos y los cuándos(la estrategia) pero no los qués (la visión).
  1. Cambiar la cultura. Anclar la experiencia a la cultura de forma que se vaya generando un nuevo modo de hacer las cosas: el formato electrónico.

Es posible que vayamos alterando esta hoja de ruta según vayamos aprendiendo cosas nuevas. En cualquier caso, y como siempre, os invito a dejar vuestras reflexiones en los comentarios del blog.

 

Una respuesta a «Una hoja de ruta sencilla para la transición a la contratación pública electrónica.»

Me parece muy útil el tener esta hoja de ruta para tener claro: donde estamos, como vamos, que tenemos que activar…etc. para llegar a donde queremos llegar en la contratación electronica.

Gracia

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