La economía del siglo XXI tiene un contexto diferente al que tenía la economía del siglo anterior. La globalización, el acceso universal a los mercados, las economías emergentes, el excedente productivo y cognitivo de las sociedades modernas, la irrupción de internet como factor determinante en el proceso de generación de riqueza, la internacionalización de las organizaciones …
La contratación del estado, y la de la Unión Europea según datos recientes de la Comisión Europea representa según las últimas estadísticas entre un 15 y un 20 % del PIB. Y en Europa solo el 3% de la contratación es transfronteriza, es decir, una empresa en un estado resulta adjudicataria de un concurso en otro estado, en el que no tiene presencia (no confundir con empresas de un estado con presencia en otros estados, en cuyo cayo el volumen de la contratación trasfronteriza alcanza el 16 % del total). Pero internet, las tecnologías de la información y las comunicaciones han abierto nuevas posibilidades, y la presión para abrir estos mercados ha encontrado en las tecnologías una válvula de escape por la que se pueden liberar estas tensiones proteccionistas por naturaleza ineficientes, y abrir los mercados públicos a la competencia, con reciprocidad, para estimular el crecimiento y la innovación, de una forma más eficiente que lo conseguido hasta la fecha.
El reciente Acuerdo Plurilateral sobre Contratación Pública de la OMC (ACP) firmado en diciembre pasado por más de 42 países representa una dirección clara en este sentido, pero esta dirección no está exente de riesgos y, conseguir los beneficios, como siempre requiere un esfuerzo adicional para adaptarse a las nuevas situaciones del mercado de la contratación publica internacional.
El acceso a este mercado no puede hacerse a los costes habituales y con los medios tradicionales. Es necesario que este acceso y la capacidad de transacción en estos mercados, no represente una barrera insalvable para ningún tipo de organismo ni para ningún tipo de proveedor. Y la única opción para conseguir este acceso con la capacidad de transacción en estos mercados asociada, de forma asequible y sostenible, es la de utilizar las tecnologías de la información (publicidad, acceso, presentación de ofertas, contratos, pedidos, facturas, pagos, recursos, ..) ,con formatos basados en estándares y con garantías de interoperabilidad suficientes (también y sobre todo interoperabilidad jurídica como lo demuestra la reciente firma del citado acuerdo ACP). La interoperabilidad es esencial para no levantar barreras tecnológicas que impidan los beneficios del comercio basado en méritos, capacidad y solvencia.
El escenario esta montado y ahora corresponde a los Estados generar los planes de acceso a estos mercados. Para ello los estados tienen que trasformar las formas de la contratación pública actuales. Esta trasformación requiere en primer lugar, la utilización inteligente del formato electrónico en las relaciones y tramitaciones de los expedientes de contratación.
Esta trasformación de modo general tiene normalmente cinco grandes objetivos en su horizonte:
- trasparencia del proceso de contratación, (el formato electrónico conlleva trasparencia)
- eficiencia de la organización y los proveedores, (el formato electrónico permite realizar transacciones a la velocidad de la luz: se mueve los bits, no los átomos)
- ahorro en el presupuesto de compras, (el formato electrónico ofrece la información precisa y necesaria para la toma de decisiones: vital en las economías modernas)
- proporcionar ayuda para capacitar al tejido productivo para que pueda competir en igualdad de condiciones y con capacidad de competir sin aumentar las cargas financieras a las empresas(el formato electrónico ayuda a que las empresas centre sus esfuerzos en la operativa y la innovación específica de sus negocios, sin tener que emplear recursos ni esfuerzos en terrenos no productivos: burocracia y gastos de representación)
- conformidad con las leyes nacionales e internacionales en el nuevo escenario de la contratación pública. (las leyes y reglamentos junto con los estándares de interoperabilidad que serán obligatorios en un plazo corto de tiempo).
Estos objetivos precisan de forma ineludible la transición de las funciones típicas del servicio de contratación pública (Archivo, Relación, Tramitación y Explotación) al formato electrónico.
Esta transición, deberá estar priorizada en base a alguno o varios de los objetivos propuestos, y dejar claros y medibles los resultados que se quieren obtener.
Una vez definidos los objetivos, los Estados tienen que montar una estrategia general y unas pautas generales en el uso de herramientas que permitan la utilización del formato electrónico. Los planes últimos deben ser materializados por los órganos de contratación y los proveedores de cada mercado en concreto, de forma que el mercado sea accesible por cualquier proveedor y los proveedores sepan y puedan acceder a cualquier mercado. Pero esta reciprocidad requiere un esfuerzo compensado entre administración y proveedores. De no existir esta compensación podríamos obtener los resultados contrarios delos esperados. Abrir nuestro mercado público al exterior y no capacitar a nuestro tejido productivo en el acceso a los mercados públicos internacionales.
Esta transición al formato electrónico representa una trasformación de la organización y sus elementos fundamentales: personas, procesos, estructuras y tecnologías utilizadas. El éxito en esta trasformación tiene que buscar los tres componentes básicos que cualquier grupo de dirección debe buscar: generación de valor, gestión de los riesgos, y control del proceso.
Dado que las tecnologías en este caso son la parte habilitadora de la trasformación, aunque no representan la trasformación en si misma, es necesario que se lleve a cabo una correcta y bien planificada gobernanza corporativa de las tecnologías de la información, respetando los principios básicos de dicha gobernanza: responsabilidad, estrategia, adquisiciones necesarias, rendimiento de la organización, conformidad con las leyes, y atención al factor humano en los procesos de trasformación y generación de nuevos roles y capacidades.
VAMOS A EXPONER LOS PRIMEROS PASOS EN UN EJEMPLO SENCILLO.
Para ilustrar de forma más concreta los conceptos que se han tratado de plasmar en los párrafos anteriores vamos a poner un ejemplo, de forma muy sintética. En este ejemplo sólo se relacionan los primeros pasos de una andadura que será compleja y difícil en lo referido al cambio cultural que implica la transición a la contratación pública electrónica.
Definición del Problema:
Un Estado quiere utilizar el servicio de contratación pública que representa el 20 % del PIB para acceder a mercados internacionales, ahorrar parte del presupuesto, generar una palanca de productividad y competitividad de su tejido productivo.
Resultados esperados (objetivos):
– Ahorro del 10 % del presupuesto de compra
– Aumento del 5% en las compras públicas internacionales,
– Aumento de la concurrencia del 10 % en sus licitaciones públicas.
Estrategia General.
– Generar un proyecto de demostración de los resultados con las bases siguientes.
- Escoger un órgano de contratación que permita medir y verificar los resultados esperados en un sector
- Adquirir las herramientas y capacitar a los agentes que intervienen (administración y proveedores) para permitir la transición ágil al formato electrónico)
- Hacer una implantación ágil del proceso
- Medir los resultados, analizarlos y establecer planes de expansión de acuerdo a las experiencias.
- Los ciclos interactivos propuestos no deberían de ser superiores en ningún caso a tres meses.
- Todas las actuaciones deben generar informes escuetos y claros sobre los elementos esenciales para la gobernanza corporativa o estatal: valor, riesgo y control.
Gobierno corporativo delas tecnologías de la información.
En mi opinión. es vital que, junto con el gobierno del estado y el gobierno corporativo (administración y proveedores) se asuma la necesaria gobernanza corporativa de las tecnologías de la información para evitar que la transición de la contratación pública al formato electrónico termine engrosando la lista interminable de fracasos en los proyectos de trasformación de las organizaciones a través de las tecnologías. Los principios de esta gobernanza corporativa o estatal de las tecnologías de la información son las siguientes:
– Establecer una responsabilidad clara y una autoridad suficiente del equipo director.
– Diseñar una estrategia de tecnologías de la información que permita materializar la estrategia general definida.
– Estudiar y decidir las adquisiciones de productos y servicios requeridos, con una planificación superior a los ciclos de implantación (3 meses), teniendo en cuenta la posibilidad de pivotar (cambiar de escenario estratégico y de herramientas tecnológicas: LEAN IT).
– Medir los rendimientos que la tecnología debe proporcionar a las personas, los procedimientos y las estructuras (especialmente en el ámbito jurídico y de plazos).
– Identificar y garantizar la conformidad con leyes, reglamentos y estándares que habiliten la necesaria interoperabilidad de las actuaciones que tienen que ver fundamentalmente con la relación y el archivo electrónicos.
– Soportar todas las incidencias y aclaraciones que se derivan del cruce de la trasformación de las organizaciones a través de las tecnologías con el factor humano, (miedos, nuevas capacidades, nuevas carreras profesionales, nuevas funciones, reequilibrios de poder …)
En resumen lo que he querido trasmitir en esta entrada, es que la tendencia a la utilización del formato electrónico en la contratación del estado es incuestionable e imparable. Pero realizarlo de forma eficiente y óptima para conseguir los resultados marcados por cada organización en sus líneas estratégicas no es obvio ni inmediato. Y uno de los factores determinantes para ello es el gobierno corporativo de las tecnologías de la información y que la alta dirección de cada organización sea capaz de asumir el rol que les corresponde en este gobierno corporativo de las tecnologías de la información.
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