El valor en la contratación pública electrónica

 

 

La transición a la contratación pública electrónica es un proyecto de trasformación organizativa habilitado por las tecnologías de la información.

Pero para entregar el valor que se espera de estos proyectos se requiere algo más que la decisión, análisis, diseño, adquisición y entrega de las herramientas de tecnologías de la información que habilitan el formato electrónico.  Las tecnologías de la información – las herramientas- no entregan valor de forma inherente, con su entrega o adquisición. Se requiere la adecuada utilización de estas herramientas por parte de toda la organización para que dicho uso trasforme la manera habitual de hacer las cosas.

Los proyectos de trasformación habilitados por la TI deberían de tener 4 etapas

Estas etapas deben estar bien definidas, y comunicadas y asumidas por toda la organización (las personas y departamentos que la constituyen), y controladas y coordinadas por el máximo responsable de la organización porque trasforman el modo operativo de la organización o de alguno de sus servicios. En nuestro caso el servicio de contratación pública. Estas 4 etapas son las siguientes:

–          Estrategia. Hacer lo correcto. Las decisiones.  En el caso de la contratación pública hay pocas dudas de que lo correcto es la trasformación al formato electrónico. Pero no todas las trasformaciones en cada administración tienen la misma estrategia, y por tanto hay que tratar de adecuar cada estrategia a la situación específica y los objetivos perseguidos por cada administración.  En algún momento las decisiones estratégicas pueden convertirse en obligatorias (por ley), pero esto no cambia el resto de las etapas.

–          Arquitectura. Hacer lo correcto de forma correcta. La arquitectura implica una visión del modelo de operación que permite alcanzar los objetivos de la organización con la participación de todos los departamentos implicados en cada función o servicio. En esta etapa se definen los programas que a través de un conjunto de proyectos y sus planificaciones deberán alcanzar los objetivos. En la transición a la contratación pública son los proyectos como identificación digital, sistemas de información, formación y capacitación, gestión del cambio … algunos de los cuales pueden ser contratados, dando lugar a concursos con sus prescripciones técnicas, donde se deberá plasmar la arquitectura parcial del servicio de contratación con sus interfaces con otros servicios y aplicaciones.

–          Entrega. Conseguir que se haga bien. Implantar la adecuada gestión de proyectos, dotando de los medios y presupuestos necesarios para entregar las herramientas, la formación,…  En la entrega fallan muchos proyectos.

–          Valor . Obtener los beneficios. Los beneficios son resultados positivos, que se miden por diferencia entre los costes y los ingresos (mayor información, mayor automatización, mayor trasformación – innovación del servicio de contratación y sus ventajas asociadas). Pero esta valor solo se alcanza con el uso. Esta última etapa es la que menos atención obtiene de la alta dirección, y debería ser lo contrario.

El valor se debe medir en todas sus dimensiones.

Las dimensiones del valor son las que hay que medir y verificar con métricas adecuadas.

–          Mejores procesos: Automatización

  • Menor tiempo de proceso
  • Menor uso de recursos
  • Mayores opciones de concurrencia

–          Mejor información: Decisiones Óptimas

  • Mejor acceso a la información individual del expendiente
  • Mejor acceso a la información del gasto en contratación y sus tramites
  • Capacidad de ofrecer información en tiempo real de la situación del servicio en general y de cada expediente en particular.  De forma desatendida.

–          Trasformación del negocio/servicio: Innovación

  • Mayor concurrencia de licitadores
  • Mayor ahorro de costes en el presupuesto
  • Plazos de contratación más cortos
  • Mayor trasparencia

Para materializar el valor en un proceso de trasformación habilitado por la tecnología se precisa :

–          Poder. Las trasformaciones de la organización no se pueden realizar desde el departamento de tecnologías de la información. Se requiere la intervención y decisión del responsable de la organización, de los departamentos implicados y del departamento de tecnologías de la información. No se puede trasformar una organización desde abajo.

–          Conocimiento. Para manejar y acomodar las tecnologías al grado de maduración de las personas y las organizaciones que las van a utilizar. No hay saltos cuánticos ni atajos. Se requiere conocimiento y madurez organizativa acorde con el nivel de la tecnología que se vaya a usar.

–          Compromiso. Sin el compromiso de las personas que van a usar las herramientas para trasformar el servicio de contratación no es posible obtener el valor identificado. Este compromiso solo se obtiene con la adecuada comunicación interna y externa de las necesidades de la organización para su supervivencia y como se ha propuesto satisfacer estas necesidades. Entre todos los implicados.

–          Gestión de la entrega de valor. Los beneficios no se alcanzan de forma automática. Hay que comunicar, gestionar, supervisar y medir lo que se quiere obtener. De lo contrario no se obtiene.

En resumen:

Los proyectos de transición a la contratación pública electrónica de los que he tenido noticia adolecen de algunas de estas características. Sobre todo de una gestión de entrega de valor en todas las etapas de la trasformación de las organizaciones habilitadas por las tecnologías de la información: estrategia, arquitectura, entrega y valor.

En todas estas etapas, la alta dirección de las organizaciones tiene una responsabilidad y un rol que cumplir (supervisión y coordinación), junto con los responsables de los departamentos implicados en la contratación pública, siempre asistidos y soportados por el responsable de tecnologías de la información.

 

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Categorizado como Estrategia

Por mcanno

Especialista en Tecnologías de la Información aplicadas a medios de pago, comercio electrónico y contratación pública

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