Las trasformaciones digitales y su precursor necesario: la digitalización, siguen engrosando las estadísticas de fallos, más o menos visibles, en todos los sectores. En la contratación pública también.
Parafraseando a Dave Snowden autor del Marco Cynefin sobre la complejidad, en su reciente entrada sobre la forma de dar sentido a la realidad para poder actuar en ella: Dar sentido al mundo para actuar en él, retomo su pensamiento y estructura con la siguiente frase: “Dar sentido a la contratación pública para actuar en ella”, pero solo en la parte en la que puedo llegar a sentirme útil: la adopción de la tecnología de la información en la GESTIÓN de la contratación pública.
LAS DIMENSIONES DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA
Para dar sentido a la contratación hay que poner en contexto todas sus posibles dimensiones:
- SOCIAL: servicio de retorno, con resultados positivos para el reequilibrio social.
- INSTRUMENTAL: adquisición de bienes y servicios para el buen funcionamiento del sector público
- JURÍDICO: trasparencia, competencia e igualdad de trato
- DE GESTIÓN: personas, procesos y tecnología.
A partir de aquí me centro en la GESTION de la contratación pública.
LA ESENCIA DE LA GESTIÓN DE LA CONTRATACIÓN
Y tratar de identificar la esencia del “trabajo por hacer” en su gestión, resalto, en mi opinión las siguientes:
- TOMAR DECISIONES: Claras, complicadas y complejas, y reflejarlo en datos, documentos, trámites y expedientes: “Una decisión de mayor calidad tiene que ver con los datos, el razonamiento, la percepción, la perspectiva, la consideración de alternativas, la consideración del momento y el contexto, etc. No debería tener nada que ver con quién toma la decisión”. Algunas reflexiones sobre la toma de decisiones. Jason Yip
- REGISTRAR LAS DECISIONES. (expedientes de contratación y contratos)
- EVALUAR LAS DECISIONES TOMADAS. (resultados, informes, estadísticas,…). Responsabilidad y rendición de cuentas no son sinónimos. Es fácil tomar decisiones si no tienes que comprobar si han sido buenas en relación al resultado esperado.
NUESTRA POSIBLE ACTUACIÓN EN LA CONTRATACIÓN PÚBLICA: la generación y adopción de tecnología para mejorar su gestión.
A continuación propongo una lista de tecnologías que, de forma gradual, se podrían adoptar para mejorar la gestión de la contratación pública. Siempre tratando de identificar en cada organismo, cual es el “adyacente posible de gestión” que nos acerca al objetivo de: ofrecer los mejores resultados (los que se busquen) en función de las restricciones existentes (jurídicas, de capacidad, tecnológicas…).
- Generación y Adopción de tecnologías que mejoran la gestión
- Expediente electrónico integral (todas las fases): datos, documentos, trámites.
- Gestión de datos de contratación y de gestión.
- Publicación de datos (instituciones)
- Explotación de datos – información procesable
- Automatización de procedimientos
- Personalización de procesos
- Integración con sistemas relacionados
- Aplicación de aprendizaje automático para mejorar la compra y su gestión
- Aplicación de la inteligencia artificial para asistentes legales y asistentes en contratación (proveedores y compradores)
- Otras tecnologías aplicables (Blockchain, IoT…).
Todas estas tecnologías pueden redundar en una mejor gestión, si se adoptan y usan de forma adecuada.
OBSTACULOS EN LA ADOPCIÓN.
Estoy de acuerdo con las recomendaciones de la Oirescon. Creo que cada organismo, de tamaño medio o grande, que quiera realizar esta adopción de tecnologías, debería de tener un proceso de reflexión que culmine en un documento inicial (estrategia) en la que se detalle la definición y la ejecución de la transición (digitalización) teniendo en cuenta siempre su situación real y sus mejores opciones para el uso de la tecnología (no son iguales en todos los organismos públicos)
Si la adopción de la tecnología representa una estrategia en un organismo público o un mandato legal, en ambos casos hay que definir y ejecutar una estrategia, y tanto la definición como la ejecución llevan involucrada una gestión del cambio que casi nunca figura presupuestada en los pliegos (más allá de un pequeño capítulo de formación).
Como experimento seguro frente a fallos, la adopción de la tecnología de la información en la contratación pública puede tener un escenario parecido al descrito por Dave Snowden en el Marco Etuarino – o teoría del cambio vectorial. Con sus 5 etapas (resumidas):
- Restricciones y Constructores
- Red de Energía y Tiempo
- Creación de límites
- Múltiples acciones y tipos
- Mapeo en Cynefin (agrupando las acciones en función de su viabilidad presente)
No conviene olvidar que obtener resultados en sistemas complejos, suele traer acarreadas consecuencias no deseadas, cuya gestión debemos anticipar. La digitalización nos trae beneficios claros, pero también retos como:
- Capacitación digital de los agentes
- la gobernanza de las tecnologías,
- puntos de vulnerabilidad como la Ciberseguridad, y
- la gestión y protección de datos.
Además, tal y como nos recuerda Joh Thorp en su última entrada: “El estancamiento de la transformación digital”, hay que gestionar y liderar esta adopción de tecnologías(cambios). Las causas del error en los cambios suelen tener razones reiteradas, que se derivan directamente de la aún imperante cultura de la entrega: “constrúyelo y vendrán “; en contraste con la nueva cultura del resultado. La realidad es que la mayoría de los líderes que tienen que gestionar el cambio aún:
- Tienen un enfoque continuo, a menudo ciego, en la tecnología en sí misma , ignorando el factor humano.
- No están dispuestos a involucrarse y tomar posesión de este cambio.
- No logran involucrar de manera inclusiva, al principio y durante todo el ciclo de cambio, a las partes interesadas afectadas por el cambio , sin cuya comprensión, aporte y «aceptación» el fracaso es prácticamente una conclusión inevitable.
REFLEXIONES FINALES
La adopción de la tecnología en la contratación pública es un elemento necesario para mejorar su gestión. Creo que nadie duda ya de esta afirmación. Hay mucha tecnología generada y preparada para su implementación. Pero el proceso de adopción no es trivial, y tiene un nivel de complejidad que hay que examinar en cada caso y en cada momento.
Para apoyar mis reflexiones quiero reseñar a continuación las recomendaciones de la Comisión Europea en su Documento Conseguir que la contratación pública funcione en Europa y para Europa, que propone la digitalización como estrategia de futuro para una gestión mejor de la contratación pública. Este es el Resumen de las iniciativas de aplicación de contratación de la UE a finales de 2018: (entre paréntesis y negrita mis comentarios para cada iniciativa):
1. Garantizar una mayor aceptación de la contratación pública estratégica (necesita datos y por tanto digitalización)
2. Profesionalización de los compradores públicos (tienen que desaprender su autonomía y maestría actual y reaprender su nueva autonomía y maestría en el formato digital y en el sistema que se les facilite -restricción-)
3. Mejorar el acceso a los mercados de contratación. (Mercados en formato digital – requiere digitalización)
4. Aumento de la transparencia, integridad y mejores datos (Requiere digitalización y gestión de datos)
5. Impulso de la transformación digital de la contratación pública (La trasformación digital requiere un paso previo que es la digitalización)
6. Cooperación para comprar de forma conjunta (No es viable en formato papel, require digitalización e interoperabilidad de datos)