En mi opinión una de las labores fundamentales del servicio de contratación pública es registrar las decisiones que se toman y sus resultados en un expediente de contratación.
El hecho de que el expediente tenga un formato íntegramente digital a través de un sistema de registro específico, habilita alcanzar mejores resultados y una mejor gestión del presupuesto asignado a cada órgano de contratación.
CONTEXTO Y ESENCIA DEL SERVICIO DE CONTRATACIÓN.
Cada expediente de contratación puede dividirse en cinco fases secuenciales:
- Planificación : Se decide qué se compra y cuando se debe o puede iniciar la compra
- Preparación: Se definen los bloques de la compra y se especifican en los pliegos:
- Que (objeto del contrato )
- A quién (licitación – criterios de selección y adjudicación – fórmulas )
- Como (condiciones de ejecución)
- Cuando (plazos)
- Cuanto (precio)
- Licitación. Se invoca al mercado y se adjudica en función de los criterios de selección y adjudicación definidos en la fase de preparación
- Ejecución. Se controla y verifica la ejecución del contrato (los cinco bloques que se han definido en la preparación). Y se materializa el valor esperado o parte de él.
- Evaluación e Informes: Se identifica si el valor esperado se ha alcanzado o no, y en caso negativo por qué razones.
EL FLUJO DE DECISIONES
Todas estas fases son importantes para conseguir un resultado óptimo en el servicio de contratación. Pero de estas cinco fases, hay tres que tienen una especial relevancia para maximizar el resultado del servicio: preparación, ejecución y evaluación. Por las siguientes razones principales:
- En la fase de preparación se toman las decisiones principales (los bloques de la compra).
- En la fase de ejecución se controlan los resultados (según la definición de los bloques)
- En la fase de evaluación se obtiene información procesable (conocimiento) para las siguientes iteraciones.
Si se han obtenido los resultados esperados y hay repetición en la compra se puede pasar de la decisión(hay incertidumbre) a la programación(no hay incertidumbre). La racionalización de la contratación. No todo es iterativo, y por tanto no todo se puede programar, pero conviene programar todo lo que se pueda. Se liberaría mucha energía y mucho tiempo, y permitiría mejorar tanto los resultados como la gestión.
Si no se han obtenido los resultados esperados y hay repetición hay que volver a tomar decisiones tratando de reducir la incertidumbre a través de la información procesable que se haya conseguido en la evaluación.
En este gráfico represento este flujo de toma de decisiones, contemplando las tres fases fundamentales, en mi opinión, del proceso de contratación, y la información útil procesable: los resultados son satisfactorios o por el contrario no lo son.
Hay decisiones que tienen un alto coste de energía (contexto y procesos complejos y con mucha incertidumbre) y otras decisiones que tienen un bajo coste de energía (contexto probable).
En el caso de las contratación que necesitan poca energía (recursos) y tiempo se pueden agrupar bajo el epígrafe de programación (dando lugar a la racionalización de la contratación o su programación): no hay que decidir, o la decisión es repetir las decisiones que ya han funcionado previamente (programación-repetir).
En el caso de las decisiones que requieren alta energía (recursos) y consumen mucho tiempo, es donde se producen los grandes problemas e intentamos la magia (reducir la incertidumbre a través del conocimiento y la experimentación).
LA OPTIMIZACIÓN DEL PROCESO
El juego consiste en conseguir, a través de repeticiones y datos útiles, en tratar de llevar el máximo posible de los contratos desde el ámbito de las decisiones al ámbito de la programación (automatizar). Para esto hay que evaluar de forma precisa y verificar a través del proceso de retrospectiva las opciones de mejora en la toma de decisiones. Y eso se hace en el proceso de ejecución del contrato. Obtener datos de calidad, continuos y conectados de esta fase permite evaluar los resultados y la gestión del servicio de contratación, de forma científica.
Realizar esto en un contrato es una tarea complicada (hay muchas variables a evaluar) pero hacerlo en cientos o miles de contratos es una tarea que requiere sistemas de información y digitalización que proporcionen los datos para obtener información procesable (útil) .
La digitalización provoca el control tanto del resultado como de la gestión. Este último punto es un elemento a considerar cuando se propone la digitalización porque en función de como se plantee el proceso de digitalización y sobre todo del liderazgo que lo proponga puede generar proactividad (mejora del resultado y la gestión) o reactividad (control de la gestión).
EL PANORAMA GENERAL
Dado que la digitalización integral no ha sido una de las ambiciones fundamentales de las Directivas Comunitarias de Contratación pública de 2014, la decisión de digitalizar corresponde a cada órgano de contratación en función del objetivo que se plantee conseguir con su presupuesto (resultado y gestión) de cara a mejorar su territorio o ámbito de actuación. Y la claridad y capacidad de liderar un proceso de digitalización.
Por otra parte, vemos como la digitalización está siendo demandada por el resto de los niveles institucionales (PPDS) donde se toman decisiones ( y muy importantes) en relación a la contratación pública. Pero estas decisiones requieren datos en tiempo real (no estadísticas a tres años vista). Para ello, solo cuentan con la voluntad de digitalizar de forma integral en cada servicio de contratación, porque no hay obligatoriedad para realizar esta digitalización integral.
Pero la buena voluntad no ha hecho que la contratación pública se haya convertido, hasta ahora, en la palanca de productividad y competencia que todo el mundo dice que puede llegar a ser. ¿Ideas, sugerencias, Opiniones?
¡Excelente explicación! 🙂