En una reciente entrada: El delicado arte de contratar con el sector público, Antonio Arias Rodriguez remarca la complejidad de la contratación pública con un ejemplo. Todos los gestores de contratación tienen múltiples ejemplos y experiencias de esta característica típica de la contratación pública: la complejidad. Los sistemas complejos no se pueden gestionar, se puede “bailar” con ellos como nos comentan en esta otra entrada: La simplicidad es la complejidad resuelta.
Pero no todos los contratos son complejos. Una aproximación al problema que ha demostrado mejoras en el rendimiento de la contratación pública consiste en la digitalización integral del procedimiento y la racionalización de aquellos contratos que pueden programarse(tienen poca o ninguna incertidumbre) en lugar de decidirse (tienen mucha incertidumbre).
La otra característica que destaco del proceso de contratación es que un proceso intensivo en datos (produce datos y se basa en datos). Datos que pueden (¿deben?) alimentar una gestión del conocimiento que hasta ahora era difícil de implantar pero ahora puede llevarse a cabo con nuevas herramientas tecnológicas (la inteligencia artificial generativa).
Estas dos características, complejidad del proceso y uso intensivo de datos, nos enfrenta al delicado “arte de contratar”.
Una potencial forma de “tratar de bailar” con la complejidad es encontrar patrones que nos “faciliten” la comprensión. Esta búsqueda de patrones es de nuevo posible gracias a tecnologías de inteligencia artificial. Otra opción reseñable es tener un tratamiento de datos que supere las capacidades humanas y nos permita hacer predicciones basadas en datos. Las predicciones junto con el juicio son los componentes básicos de las decisiones. También de las decisiones colectivas como la contratación pública.
En ambos casos, requerimos un cambio de formato: el formato digital. La digitalización integral nos puede facilitar el acceso a estas dos ventajas para “bailar” con la complejidad y encontrar en los datos patrones y predicciones que nos ayuden en la toma de decisiones y en “el diseño” preliminar de cada contrato complejo.
La digitalización integral además favorece y facilita la racionalización. Ambas, pueden proporcionar a los agentes de la contratación el tiempo y el uso de las “mejores palancas” (acciones) para conseguir buenos resultados en el arte de la contratación.
Ni la complejidad ni los datos van a desaparecer. Más bien todo lo contrario. Cada vez nos van a pedir más datos, que los gestionemos mejor y que apliquemos la inteligencia sobre ellos para producir información accionable (conocimiento) que ayude en la toma de decisiones.
Como siempre la teoría encaja, pero el problema se vuelve intratable cuando tratamos de implantar la digitalización, la racionalización y la adopción de nuevas herramientas. Y nos topamos con el cambio, el aprendizaje y los comportamientos.
Además está la cuestión es cómo podemos ser capaces de elevar nuestra competencias, nuestras habilidades e identificar las herramientas que nos permitan mejorar “nuestro” arte de la contratación pública, en cada órgano de contratación y para cada agente.
Y, al final, nos queda algo sencillo, que no simple que puede tener esta definición:
- Digitalización integral en todas las fases del proceso de contratación
- Gestión de los datos de la contratación (Petición explícita de la Comisión Europea)
- Mejorar las competencias (saber) y las habilidades (saber hacer) de los agentes
- Utilizar herramientas de gestión del conocimiento basadas en inteligencia artificial generativa para permitir el empoderamiento de los agentes y paliar el éxodo masivo que se avecina por la jubilación del talento en la contratación pública
- Afrontar el cambio organizacional como un elemento omnipresente en nuestro quehacer.
El resumen final de la tarea que habría que proponer en cada servicio de contratación tiene estas tres áreas:
- Entender el nuevo contexto (personas, tecnología, procedimiento): la contratación pública que viene
- Convocar un “taller” con los agentes implicados y generar un mapa de actuaciones, cambios, aprendizajes, ..
- Fomentar y apoyar la actualización de competencias y habilidades de todos los agentes que intervienen en la contratación , con especial atención al aprendizaje continuo y asistido.