La profesionalización o externalización de la función de compras en la contratación pública electrónica.

 

El valor de la tecnología

El valor de la tecnología consiste en poder hacer cada vez más cosas de forma rutinaria sin tener que volver a pensar en cómo se hacen, para poder así  dedicar más tiempo y esfuerzo a actividades donde la tecnología no alcanza y si lo hacen las personas. Pero si no gobernamos la tecnología o no sabemos aplicarla de forma adecuada no obtenemos el resultado positivo esperado sino más bien todo lo contrario: pérdidas de presupuesto. tiempo, motivación, …

Un ejemplo: un coche me permite viajar sin tener que concentrarme en el esfuerzo físico de trasladarme (si estoy cansado, si tengo fuerzas, …) solo necesito concentrarme en la ruta (si no la conozco) y en el aprovisionamiento del combustible. El resto de las preocupaciones inherentes al coche (mecánica, frenos, habitáculo…) están cubiertos por la tecnología y garantizados por ella a través del mantenimiento(con una probabilidad razonable). Pero si no utilizo el coche adecuadamente y provoco o tengo  un accidente, esto puede acabar con mi vida y la de los míos (o con la de otros).

La contratación pública electrónica (cuando alcanzamos este estado a través de la transición al formato electrónico) nos va a permitir que las actividades rutinarias, que proporcionan un valor escaso: búsqueda de documentos, trámites rutinarios, publicación de concursos, adjudicación automática….sean desempeñados por la tecnología y se libere tiempo y esfuerzo que pueda dedicarse a otras actividades que dan mucho mayor valor en relación a los recursos que se utilizan en el servicio de contratación. Insisto si hacemos bien la transición. Que no es fácil, ni inmediato.

La contratación pública es compleja.

Tiene:

  • Complejidad por volumen (el 20 % del presupuesto anual de un estado moderno).
  • Complejidad por procedimiento: jurídicamente es un procedimiento complejo.
  • Complejidad de actores: intervienen muchas personas y departamentos jerárquicamente independientes y no hay un responsable claro del resultado de la contratación.
  • Complejidad para el mercado. Licitar en un concurso público no está al alcance de cualquier empresa. Sobre todo de las más pequeñas.
  • Complejidad en los tipos de procedimiento y los tipos de compra. Se compra todo de todas las formas posible.
  • Complejidad para gestionar, filtrar y ordenar la propia información del proceso y el resultado de las compras.
  • Complejidad para ofrecer y medir los resultados que la sociedad demanda: trasparencia, eficiencia, igualdad de trato, concurrencia, inclusión social, medioambiente, invocación, ahorro, ….
  • Complejidad para formar y capacitar a las personas que dirigen y controlan el proceso de forma distribuida: en todos los órganos de contratación de todas las administraciones y con alcance a un universo de proveedores muy grande.

La profesionalización de la función de compras tiene ventajas.

Es en el momento en el que ya tenemos el formato electrónico, donde podemos disponer de más opciones para afrontar esta complejidad. Y es en este momento donde probablemente se produzca una profesionalización del servicio de contratación, con especialistas en contratación que se encarguen de:

  • Un proceso administrativo impecable, trasparente y con una continua mejora.
  • Una buena gestión de proveedores,
  • Una gestión de la demanda
  • Una posible agregación de la demanda,
  • Un excelente análisis del gasto basado en datos, información, series temporales…
  • Diseño y ejecución de políticas asociadas a la contratación pública
  • Cuadros de mando que comuniquen y monitoricen la estrategia del servicio de compras.

Estas tareas   permiten conseguir mejores precios, aumentar la capacitación del tejido productivo para que sea más competitivo, y muchos más resultados, porque tendremos información útil y asequible para diseñar las políticas asociadas al servicio de contratación. En resumen devolver un valor a la sociedad superior al presupuesto que mueve la contratación. Un estado que podríamos describir como “los encuentros en la tercera fase” de la contratación pública.  Y esto solo será posible si se ha realizado con éxito la transición al formato electrónico.

Hay una hoja de ruta posible en la contratación pública

En mi opinión, esta podría ser una hoja de ruta posible en el ámbito de la contratación pública:

  1. Transición al formato electrónico (el momento actual y el futuro cercano)
  2. Profesionalización de la función de compras en el sector público (tendencia)
  3. Diseño y ejecución precisa de políticas relacionadas con la contratación: inclusión social, medioambiente, innovación,  sostenibilidad …(¿necesidad?)
  4. Mejora continua del proceso de contratación involucrando a los proveedores (¿mejora o utopía?)
  5. Datos públicos con la utilización por parte de las empresas de todos los datos de contratación para una provisión de bienes y servicios más eficiente al sector público en un régimen de competencia casi perfecta. (sociedad de la información y el conocimiento)

La externalización de la función de compas ¿es una opción? ¿es una tendencia?

Pero también, tal y como apunta la serie de entradas del blog “Spend Matters”  en la noticia que hemos publicado como destacada en esta entrada, podría pasar que se produzca una externalización del servicio de compras. Esta es la tendencia que se viene observando en el Reino Unido, desde hace dos años.

En este caso el punto 2 de la lista anterior: Profesionalización de la función de compras, se sustituiría por la externalización del servicio de contratación. En este punto nos adentramos a ámbitos ajenos a la misión y objetivo de este blog. El conocimiento puede servir para muchas cosas, el propósito lo debe marcar la sociedad y los interesados.

Lo que si creo es que la sociedad, en mi opinión, no va a querer renunciar a los puntos siguientes de la lista (los resultados) para sacar partido del volumen de recursos empleados en la contratación pública.

Bueno no es más que una hoja de ruta posible para la contratación pública, y aunque solo estoy seguro del primer punto, sobre el segundo tengo algunas dudas. Del resto, mejor ni hablamos. En cualquier caso, de lo que no me siento capaz es de poner estos puntos en un horizonte temporal. Imposible si tengo en cuenta la “triste” experiencia de los últimos quince años.

 

 

 

About mcanno

Especialista en Tecnologías de la Información aplicadas a medios de pago, comercio electrónico y contratación pública
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