La toma de decisiones en la transición a la contratación pública electrónica.

Los cambios de cualquier tipo y en cualquier momento, requieren decisiones. Las decisiones cuando se refieren a cambios organizativos son mucho más complejas que las decisiones que tomamos a nivel individual.

Es más fácil que un individuo adopte un cambio sobre sus hábitos y formas de proceder ante los problemas y tareas cotidianas que las decisiones que una organización debe afrontar y definir ante el cambio de sus tareas y las formas de enfrentarse a los problemas habituales (la cultura).

Cuando tenemos que cambiar de la cultura del papel a la cultura electrónica, del formato papel al formato electrónico, el nivel de decisiones y sobre todo la incertidumbre que se provoca alrededor de la cultura que se desarrolla en la organización y sus elementos (personas, procedimientos, estructuras y tecnologías) es de una relevancia y dificultad inversamente proporcional al número de elementos de la organización afectados.

Si es complicado tomar decisiones, en el ámbito de las administraciones públicas lo es todavía mucho más porque el beneficio de los cambios no afecta de forma clara a los elementos que cambian, es la sociedad en su conjunto la que se verá beneficiada, y los riesgos (siempre existen) de las decisiones tendrá que asumirlos el colectivo o individuo que asume la decisión del cambio (en nuestro caso la transición a la contratación pública electrónica).

Hemos comentado que lo primero que aparece es la necesidad de cambiar, Por qué tengo que cambiar. Después se dibuja el escenario al que tengo que cambiar y por último cómo iniciar el cambio. Todo esto se envuelve en argumentos que son reforzados a través de los objetivos.

Los objetivos que se persiguen en la contratación pública electrónica de forma muy sintética los podemos resumir en los siguientes puntos:

– Eficiencia: Conseguir el más por menos. En general se reportan mejoras de entre el 3 y el 5% del presupuesto, cuando abordamos este objetivo.

– Trasparencia: Es un objetivo que trata de demostrar a la sociedad que los fondos públicos son bien utilizados, y no se producen desviaciones.

– Ahorro: Es un objetivo que trata de conseguir ahorros reales en el presupuesto. Este objetivo está ligado al análisis del gasto, al aumento de la concurrencia y a la gestión de proveedores (en calidad y en cantidad), y en menor medida a la agregación de la demanda. Se tipifica en las centrales de compra.

– Ayuda al tejido productivo: es un objetivo muy político porque trata de conseguir que el tejido productivo local. que es el que contribuye con impuestos al sostenimiento del sector público, aumente su actividad mediante la disminución de cargas administrativas (ofertas electrónicas) y mediante la ampliación de mercados (enseñar a licitar electrónicamente para aumentar su actividad y su facturación y por tanto que pueda aumentar su contribución vía impuestos).

– Cumplir con la legislación vigente (obligatoriedad). Es un objetivo que aunque está en el ambiente aún no se ha materializado. Este es un objetivo que de producirse sería un impulsor muy poderoso en la transición a la contratación pública electrónica.

Todos estos objetivos, requieren decisiones para alcanzar los resultados que los verifican. Estas decisiones se han de tomar a nivel local. En cada administración. Es bueno recordar que la Unión Europea (La Comisión Europea o lo que es lo mismo, la dirección política de los estados miembros) pone los objetivos, pero los planes son de cada administración (las decisiones). Este matiz del carácter local de las decisiones es importante que lo resaltemos porque la motivación ha de ser siempre enfocada a propósitos locales.

Vamos a ver que tipo de decisiones son las más importantes a la hora de afrontar la transición a la contratación pública electrónica y quién debería de tomarlas.

La toma de decisiones suele encontrarse en tres posibles niveles fundamentalmente:

– Político: se centrará fundamentalmente en los objetivos generales persiguiendo el bien social. Se centraran en objetivos tales como el ahorro y la ayuda a las pymes. Quizás impulsen en algún caso la trasparencia.

– Negocio: es decir de los especialistas en contratación. Requieren objetivos de trasparencia y eficiencia.

– Tecnologías: Aunque intervienen en las decisiones de forma lateral, suelen representar un posible bloqueo pero no una decisión. Es decir, cuando se determinan las estrategias de contratación a seguir y se delimitan los proyectos que tienen un conjunto de productos y servicios de tecnologías de la información, suelen intervenir bloqueando determinados productos, no por sus funciones sino por sus requisitos técnicos.

Las decisiones que se van a suceder en la transición, suelen podrían tener esta secuencia y condicionantes.

– En la necesidad: Detectada por el departamento de contratación (trasparencia y eficiencia) o por el nivel político (ahorro y ayuda al tejido productivo). Esta necesidad marca el objetivo, que al ser asumido por uno u otro protagonista (político o contratación) marcará las estrategias de transición.

– En la estrategia: En función del objetivo la estrategia será de fomentar el formato electrónico para las funciones de contratación internas (tramitación y archivo) o para las externas y de inteligencia de negocio (relación y explotación).

– Planes y Proyectos: Las decisiones aquí ya vienen muy determinadas por la estrategia anterior y pueden afectar a partes más o menos grandes de los distintos elementos de la organización (personas, procedimientos, estructuras, tecnología).

Hay que ser conscientes que estas decisiones son siempre a nivel local, no va a haber propósitos de ámbito general (excepto la obligatoriedad) que puedan invocarse para la toma de decisiones. Pero desde mi punto de vista, hay necesidades (objetivos) y estrategias que tomadas coordinadamente tendrán menor resistencia y por tanto mayor compromiso en la transición. Este hecho hará que las personas sean más proactivas a entender y capacitarse en el formato electrónico, que sea más fácil cambiar los procedimientos y que las estructuras alteren sus reglas y composición para ser capaces de adaptarse a los cambios, y por supuesto para que la tecnología pueda ayudar a capacitar a todos los elementos de la organización.

Por tanto, si los cambios son profundos, el nivel político tiene que intervenir en las decisiones. Desde luego tiene que asumir un rol en el gobierno de las tecnologías y una dirección en el resto de elementos (personas, procedimientos y estructuras) para que las tecnologías proporcionen el valor necesario a dicho elementos.

Las decisiones en contratación tienen que perseguir los objetivos propuestos, sean propios del departamento o de la administración en general. Las decisiones en tecnología tienen que ir a entender el negocio y tratar de minimizar los costes de soporte y mantenimiento necesarios pero sin bloquear soluciones que verifican lo objetivos generales que siempre serán más importantes que los propios objetivos de tecnologías de la información.

El nivel donde se tomen las decisiones y la capacidad de responder y responsabilizarse de estas decisiones es importante porque influye de forma directa en los riesgos de la transición. Que quiero decir con esto. La toma de decisiones realizada en un nivel equivocado puede provocar la no asunción de responsabilidades por parte de otros departamentos y personas. Lo que en una organización del sector privado tiene un arreglo rápido, en una organización pública y más concretamente en la contratación pública (es responsabilidad compartida por órganos jerárquicamente independientes) puede ser un factor de bloqueo. O un factor que impida el compromiso (bloqueo encubierto).

El mejor escenario por tanto, en mi opinión (y hay que volver a recalcar que es fundamental considerar los objetivos y su influencia en la toma de decisiones) es aquel en el que el nivel político asume la decisión y la responsabilidad de la transición a la contratación pública electrónica, y consulta y coordina al departamento de contratación y al departamento de tecnologías de la información proponiendo una estrategia que se comunica a toda la organización, de forma que puedan ser asumidos y entendidos todos los esfuerzos que se precisan para realizar una transición a la contratación pública electrónica ajustada a los objetivos con los plazos, presupuestos y esfuerzos que la propia administración y su tejido productivo están dispuestos a soportar.

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