Las dimensiones y los objetivos estratégicos de la transición a la contratación pública electrónica.

Releyendo el informe que se presentó en IESE en su sede en Madrid, sobre la licitación electrónica en España, me ha surgido la necesidad  de poner encima de la mesa para el diseño de las posibles soluciones, todas las dimensiones que existen en la transición a la contratación pública electrónica. Estas dimensiones hay que tenerlas presentes a la hora de decidir los posibles distintos objetivos, que cada organización busque alcanzar de forma prioritaria con esta  transición al formato electrónico, y lo que es importante hay que conseguir entender las relaciones que existen entre estos objetivos y cómo unos pueden ayudar a otros, aunque eso sí, siempre con una prioridad. Quererlo hacer todo a la vez, suele aumentar muchísimo el riesgo de fracaso.

Vamos a exponer brevemente lo que yo considero que son estas dimensiones del problema de la transición a la contratación pública electrónica para posteriormente comentar en qué medida estas dimensiones deberían comunicarse y colaborar entre ellas, y finalmente, establecer un conjunto de los posibles objetivos estratégicos  asociados a cada dimensión. Hay que tener en cuenta que la lista de objetivos puede ser más extensa que la que yo expongo aquí, bien porque algún responsable encuentre otros objetivos o bien porque al combinar distintos objetivos simultáneamente se obtenga una lista más completa.

DIMENSIONES

–         Dimensión jurídica. Decía José Ramón Pin en la presentación del informe citado anteriormente que el nacimiento de las administraciones públicas se produjo a través de la confluencia de tres grandes acontecimientos: los funcionarios públicos, el procedimiento y el papel. Es cierto que el procedimiento (expresión jurídica de la actividad  y trámites que se deben seguir) tiene por una parte la fuerza de la ley, y por otra parte tiene el formato papel, que le da forma. Si cambiamos el formato papel por el formato electrónico, el procedimiento tiene la misma esencia pero distinta forma y tratamiento. Esto es algo que los funcionarios tienen que desaprender para  que lo que antes hacían en papel, ahora lo hagan de distinta forma con el mismo fin en el formato electrónico. Documento, firma, expedientes, notificación, compulsa, validación, copia…. En formato electrónico tienen la misma finalidad pero distinta forma y utilizan distintas herramientas. Hay que capacitar a los funcionarios (y a las empresas)  en el uso de estas herramientas (informáticas) para que puedan generar procedimientos distintos (reglamentos) pero con la misma esencia y finalidad (ley).

–         Dimensión Social: La contratación pública mueve muchos recursos. Entre el 15% y el 20 % del PIB. Pero no se mueven solos, los mueven personas en el sector público y en el sector privado (proveedores). Estas personas aumentar su productividad a través del uso eficiente de las tecnologías y cuando aumentan su productividad en la contratación pública también la aumentar para otras actividades y sectores como por ejemplo el comercio privado. La contratación pública ayuda a las PYMES a generar un esfuerzo dirigido hacia el aumento de productividad y el acceso a nuevos mercados. Estos aspectos consiguen la competitividad como sociedad. “No hay empresas de éxito en sociedades fracasadas”. Esta es la clave.

–         Dimensión Económica. Cuando hablamos del 20 % del PIB la dimensión económica de la contratación pública, no parece tener mucha controversia. Pero hay que adentrarse en los detalles, porque ese 20 % puede ser mucho más eficiente con el formato electrónico. Contribuir al fortalecimiento de las PYMES (son las que crean empleo), y a la reducción del déficit por un aprovechamiento de los recursos y sobre todo por unas compras basadas en la información previa a través de la estructuración de la información de contratación y su posible explotación,  que habilita el formato electrónico.

–         La Dimensión Tecnológica. Esta, aunque a veces no lo parezca, es  la razón de ser de este blog. Como conseguir que las TIC (Tecnologías de la Información y las Comunicaciones) se integren  y soporten los objetivos de la contratación pública electrónica de una forma coherente en base a presupuesto, capacidad, madurez, objetivos, plazos, formación de las personas que forman las administraciones y las empresas.

COLABORACIÓN

Todas estas dimensiones hay que ponerlas en común a la hora de pensar en las soluciones que realizarán la transición a la contratación pública electrónica.

–         La dimensión jurídica tiene que ser capaz de entender que el papel irá dejando de ser su aliado natural y deberá apoyarse en el código. Lawrence Lessig nos los dijo a principios de siglo “El código es la ley”. Piensen las implicaciones de esto, y el cambio que implica en la forma en que hoy en día tenemos de realizar la contratación pública.

–         La dimensión social tiene que ser consciente de que la productividad de las tecnologías no es gratis. Requiere un esfuerzo en las personas y una arquitectura y un buen gobierno  TIC en las organizaciones que no han tenido hasta ahora, pero que tienen que incorporar si quieren tener éxito en su empeño. Desde lo más alto de las organizaciones. Hay un rol que la alta dirección de la administración debe jugar en las TIC. Lo mismo que la alta dirección tiene un rol en recursos humanos, en finanzas, en producción…

–         La dimensión económica tiene que tener presente que sólo es un medio, que el fin es siempre social, que lo más compartido es la ley y lo menos el beneficio, pero sin ley no hay beneficio. Pero en un mundo globalizado, sin resultados económicos producidos por el conjunto de la sociedad y su brazo armado (la administración) no podemos competir sin resultados económicos, con otras sociedades. Es así. A partir de ahí esta claro que la relación económica y social tienen que ir muy unidas y sobre todo cuando establezcamos los objetivos de cada dimensión, habremos de analizar las ataduras que los objetivos económicos tienen en relación con los objetivos sociales.

–         La dimensión tecnológica, las tecnologías de la información  tienen que abandonar su torre de marfil e integrarse en el negocio  y sus estrategias y aportar todo lo bueno que las TIC tienen, sin quedarse de observador a ver cómo funciona el negocio. Son el negocio. Y el negocio tiene que entender que la tecnología es un habilitador de la productividad y la competitividad de todos los elementos de la organización: personas, procesos y estructuras, que  no es nunca neutral, que implica siempre esfuerzo de los elementos citados, tanto individual como colaborativamente  y que por todo ello  nunca es gratis. Toda la innovación posible (o al menos gran parte de ella) vendrá de la mano de la capacitación que la tecnología produce en el resto de los elementos de la organización: personas, procesos y estructuras.

Estas dimensiones, su comunicación y su colaboración, necesitan estar presentes en la transición a la contratación pública electrónica. El reto es sistémico y no podemos dejar algunas de estas dimensiones fuera del diseño de las soluciones que finalmente se implanten.

OBJETIVOS

Para determinar la lista de objetivos estratégicos  fundamentales vamos a utilizar unas listas clasificadas según las dimensiones comentadas.  La lista es muy escueta para no perdernos en matices, por motivos de claridad pero a la hora de tomar decisiones los objetivos estratégicos tienen que estar totalmente definidos y con métricas que permitan saber a la organización que ha alcanzado las metas o que no lo ha conseguido y en qué medida no lo ha conseguido.

–         Objetivos  estratégicos de la dimensión jurídica.

  • normalizar los procedimientos
  • Trasparencia; Igualdad de trato y Concurrencia reales, (adaptadas al contexto actual)

–         Objetivos  estratégicos de la dimensión social

  • Formación y capacitación de los responsables y agentes de la contratación en el nuevo formato electrónico.  (administración y empresas)
  • Análisis de los resultados de la inclusión social, el medio ambiente y la innovación impulsados por la contratación pública.

–         Objetivos  estratégicos de la dimensión económica.

  • Eficiencia y Eficacia
  • Reducción del presupuesto de compras, o ampliación de los bienes y servicios comprados.
  • Análisis de los datos de contratación en sus distintas variables: presupuesto, gestión, ahorro …
  • Acceso a nuevos mercados de contratación pública del tejido productivo que se relaciona con mi administración.

–         Objetivos estratégicos de la dimensión tecnológica.

  • Innovación del sistema productivo
  • Utilización de las tecnologías para crear valor en la sociedad a través del impulso de la administración pública.

Nota: las personas que estén familiarizados con el cuadro de mando integral de Kaplan y Norton verán que estos cuatro objetivos estratégicos vienen a coincidir de una forma muy sospechosa con los objetivos de cualquier organización: financiero, procesos, innovación, personas. No se trata de inventar la rueda, solo hay que echarla a rodar. Por cierto, Kaplan y Norton dicen que en más de un 90% las organizaciones fallan a la hora de hacer que sus planes estratégicos se lleven a cabo.

CONCLUSIÓN

Si somos capaces de priorizar los objetivos estratégicos, seremos capaces de definir una estrategia general para la transición a la contratación pública electrónica y a partir de ahí generar un mapa estratégico que sea capaz de visualizar como unos objetivos pueden ayudarse unos a otros, y cuales deben ser prioritarios, (en cada administración). Una vez identificado este mapa estratégico, seremos capaces de establecer las actividades necesarias y sus requisitos para acto seguido  planificar con recursos, plazos y esfuerzos las distintas actividades que cada objetivo nos ha planteado. Este primer nivel de planificación hemos de comunicarlo a todos los interesados. Porque una estrategia que no se comunica, no sirve para nada. Todos tienen que empujar, o decidir no empujar. Pero todos tienen que ser conscientes de qué se quiere conseguir y con qué esfuerzo y sobre todo para qué.  

En resumen, si no sabemos definir claramente lo que queremos, los objetivos, no habrá posibilidad de conseguirlo; independientemente  del presupuesto del esfuerzo y del tiempo que dediquemos.

Un último apunte: la estrategia sirve fundamentalmente para competir. En mi opinión, la administración pública y su buen funcionamiento es lo que permite competir a la sociedad a la que da servicios, en un mundo globalizado, con otras sociedades. Es lo que estamos viendo continuamente hoy en día. “ No hay empresas de éxito en sociedades fracasadas”.
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Por mcanno

Especialista en Tecnologías de la Información aplicadas a medios de pago, comercio electrónico y contratación pública

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