La Comisión Europea lanza una estrategia para la contratación pública electrónica.

La Comisión Europea ha publicado el viernes pasado el documento: Una estrategia para (la transición a)  la contratación pública electrónica. Este es un documento oficial, que en mi opinión debe ser leído y revisado por todos aquellos interesados en estos temas (políticos, jurídicos, gestores, y tecnólogos). En esta entrada hago un resumen  de su contenido.

 1.- Introducción:

Se hace una recapitulación muy resumida de la importancia económica y social del mercado de la contratación pública en Europa.

 2.- Un cambio a mejor: el caso de negocio de la contratación pública electrónica

En este capítulo se relatan los beneficios muy claros y contrastados que representa la transición de la contratación pública al formato electrónico. Se relacionan los ejemplos más claros con sus beneficios que se han reportado hasta la fecha.

 3.- Superando las barreras: el camino a seguir.

Identifica las barreras de esta transición en una cierta inercia de los agentes que intervienen en la contratación y en la fragmentación del mercado producida por los sistemas implementados en los distintos países.

Las acciones legislativas y no legislativas propuestas son las siguientes:

Crear un marco legislativo efectivo.

–         proponer la obligatoriedad creciente en distintas fases. Con un plazo total de 2 años a contar desde la trasposición de la propuesta actual de la directiva.

–         Regular los catálogos electrónicos, sistemas dinámicos de adquisición y catálogos electrónicos. Hacer obligatorio e-Certis(tablas de correspondencia de los criterios de selección entre estados miembros)

–         Aplicar una obligatoriedad similar a la contratación de utilidades.

–         Compartir información y buenas prácticas a través del sistema IMI (Internal Market Information System).

–         La Comisión urge a los Estados Miembros a realizar los trabajos preparatorios para alcanzar los cambios operativos necesarios.

–         La Comisión quiere asegurar la interoperabilidad entre sistemas de forma que los proveedores no encuentren barreras para acceder al mercado público de contratación.

–         No promueve el uso obligatorio de la firma electrónica, pero tratará de armonizar el uso de las firmas electrónicas entre los estados miembros que lo exigen y los que no.

–         La Comisión está valorando un marco para la identificación digital, la autenticación y las firmas que mejore la confianza y asegure la facilidad de uso y la interoperabilidad en toda la Unión Europea. Se espera una propuesta legislativa a este respecto a finales del 2do trimestre de 2012.

 Promover soluciones prácticas basadas en las mejores prácticas.

–          A través de la simplificación y el principio de “Pensar Primero en Pequeño” (para las PYMES).

–          Se ha establecido un grupo de expertos en licitación electrónica (e-TEG eTendering expert Group) para definir una guía sobre licitación electrónica. (a principios de 2013)

–          Siguiendo esta guía la Comisión presentará unas recomendaciones a las instituciones de la Unión y los estados miembros.

–          En paralelo se publicara el Golden Book (el libro dorado) con las mejores implementaciones (a mediados del 2013)

 Soportar el despliegue de la infraestructura de contratación pública electrónica.

–         La Comisión ha promovido el proyecto PEPPOL que permite la interoperabilidad de los distintos sistemas de contratación pública electrónica en Europa. Y quiere asegurar su sostenibilidad. (a mediados de 2012)

–         La Comisión ha propuesto el lanzamiento del programa “Connecting Europe Facility”, que soportará las inversiones necesarias para el despliegue de la infraestructura de servicios digitales europeos (2014-2015)

 Difusión de la estrategia.

–          La comisión lanzará un plan de comunicación y difusión de la estrategia a los órganos de contratación y a los proveedores.

–          La comisión organizará una conferencia anual de contratación pública electrónica (empezando a mediados de 2012)

Monitorización de resultados y beneficios de la contratación pública electrónica.

–         La comisión lanzará un proceso para monitorizar en tiempo real el avance de la contratación pública electrónica. (con plazo mediados de 2013)

–         La comisión europea editará un informe anual sobre la contratación pública electrónica (inicio a mediados de 2013)

 4.- Liderando con el Ejemplo.

 La propia Comisión implementará en sus Direcciones Generales la contratación pública electrónica de ciclo completo (a mediados del 2015, un año antes del plazo dado a los estados miembros)

La Comisión Europea hará disponible su solución de contratación pública electrónica a los estados miembros para reducir costes de infraestructura.

 5.- Dimensión internacional de la contratación pública electrónica

El texto actual del Acuerdo de Compras Públicas (GPA) de la Organización Mundial de Comercio (WTO) no tiene muchas referencias válidas, y la Comisión propondrá un incremento de las posibilidades de acceso a las compras públicas con acuerdos bilaterales con terceros países.

La Comisión Europea promoverá diálogos internacionales para regular la apertura de  los sistemas de contratación pública electrónica que permitan monitorizar activamente los trabajos de normalización internacionales.

 6.- Conclusión

La transición a la contratación pública electrónica, no es un reto técnico ni un reto tecnológico. Es un cambio socio económico que requiere el apoyo político del más alto nivel. La Comisión urge a los estados miembros a dar señales claras de sus acciones políticas para encarar este reto, en particular adoptando el pacto legislativo de Contratación Pública antes del final del año 2012 para que la transición completa a la contratación pública electrónica pueda alcanzarse con éxito a mediados del año 2016.

 MI REFLEXIÓN.

 Hay que ponerse manos a la obra. Ya.  A lo mejor este es el momento de convocar el Plan Nacional de Implantación de la contratación pública electrónica. ¿Vosotros qué opináis?

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Estado y evolución del contexto de la contratación pública

Hablamos a menudo dela transición  a la contratación pública electrónica y los propósitos y objetivos que persigue, pero a menudo obviamos o damos por sentado el conocimiento del contexto en el que se produce la contratación pública. Cual es el estado y la evolución de este contexto es lo que vamos a tratar de contar en esta entrada.

El contexto de la contratación pública es la sociedad. La sociedad  en la que nos movemos es una que pertenece en el ámbito económico al G20. Por tanto la forma de competir y progresar de la sociedad es utilizando los medios y las métricas del grupo del G20.

La sociedad de la información y el conocimiento se caracteriza porque ha sustituido algunos de los factores de producción de forma radical. En concreto la fuerza del trabajo corporal ha sido sustituida por el conocimiento basado en la información.

Todas las organizaciones de más de dos personas, requieren comunicar información, compartirla y utilizarla para ejercer sus actividades. Es obvio aunque se nos olvida. La información son los datos con significado. Cuando accedemos a la información y la procesamos (información en contexto) conseguimos conocimiento útil para realizar las acciones que obtienen los resultados que la organización ofrece a la sociedad. Cuanto mejor y más inmediata es la información, mejor y más disponible esta el conocimiento y mejores son los resultados que nos ayudan a competir.  Estos resultados son los que permiten a esta organización sobrevivir.

Si, también a las administraciones públicas. No hay empresas de éxito en sociedades fracasadas. Y no hay sociedades que puedan mantenerse sin un desempeño económico que produzca excedentes suficientes para generar  y organizar el estado (las administraciones públicas).

La información y el conocimiento tienen una forma distinta y un comportamiento distintos de los otros factores de producción. Sus rentas se disipan rápidamente  y tienen que estar en un movimiento perpetuo para mantener un nivel adecuado de renta. La Quinta disciplina:  las organizaciones que aprenden de Peter Senge, trataba estos temas.

Ahora en los últimos quince años, además, en estas organizaciones ha llegado internet. Y ha traído un contexto nuevo. Lo ha modificado radicalmente. Y lo que es peor. En los próximos cinco años lo va a modificar radicalmente aún mucho más.

Las organizaciones se adaptan, tienen que hacerlo. No tienen opción. Las administraciones también.  Los gobiernos son una organización o mejor dicho un conjunto ordenado de organizaciones que se mueven en un contexto general: la sociedad a la que sirven.

El contexto general ha cambiado y va a seguir cambiando  a un ritmo vertiginoso.  La crisis solo es el aviso del cambio. Y el cambio no tiene vueltas atrás.

El informe del Boston Consulting Group  : The Internet Economy in the G20 deja claro el estado y la evolución de las organizaciones y sus necesidades en las sociedades que representan el grupo de las 20 economías más potentes del mundo.

Algunos de los temas y frases que entresaco del informe y que pueden ayudar a comprender el estado del arte y la evolución del contexto donde se mueve la administración pública española. (Somos parte del G20).

  • El rápido crecimiento de internet y sus consecuencias.
    • El crecimiento en volumen y opciones en Internet  tendrá un crecimiento superior en los cinco próximos años superior a los 15 años anteriores.
  • El impacto de internet en la economía.
    • En  UK Internet representa el 30 % del PIB.  Entre
    • Entre 2010 y 2016 la economía de internet en el G20 se duplicará
  • El impacto futuro de internet en la economía
    • Los compradores buscarán (productos y servicios) en internet antes de comprar nada.
  • Desde la utilización intensiva de internet a la no utilización de internet por parte de las organizaciones.
    • Todas las organizaciones harán un uso intensivo de internet en sus relaciones comerciales
  • No parpadees, el futuro se está precipitando rápidamente sobre nosotros.
    • las políticas que promueven la investigación y enfatizan la educación, la formación y la generación de habilidades digitales son esenciales.

Otro informe: Internet Importa: el profundo impacto de la red en la crecimiento, el empleo y la prosperidad,  de McKinsey que podéis descargaros en este enlace deja los siguientes datos remarcados:

–       2.000 millones de usuarios en todo el mundo

–       Internet es responsable de un incremento del 3,4 % del PIB en los trece países analizados, y del 20 % del incremento del PIB de los últimos cinco años.

–       Internet genera 2,6 puestos de trabajo por cada empleo que destruye.

–       El 75 % del impacto de internet proviene de las industrias tradicionales.

–       Internet es responsable del incremento del 10 % en la productividad de las PYMES.

–       Las PYMES que usan internet intensivamente crecen y exportan el doble que el resto.

–       Internet genera un excedente de  hasta en 20 euros por consumidor al mes.

Si analizamos lo que ha pasado y lo que va a pasar, es cuando podemos ver claramente que la transición a la contratación pública electrónica no es una opción que podemos dilatar hasta que alguien decida que ha llegado el momento.  Es el momento, es el entorno, los que deciden  y las organizaciones que no se adapten, no sobrevivirán, o perderan el paso de las sociedades que van en cabeza. Es el efecto de la destrucción creativa descrita por el economista Schumpeter .

No tienen ningún sentido  pensar que las personas  y empresas van a adoptar una serie de nuevas formas de relación, nuevos formatos, accesos a información inmediata, ubicua y trasparente, y que sus administraciones van a poder seguir en el siglo XIX. No va a ser posible. Y sin embargo, el impulso añadido de la administración electrónica  daría a toda la sociedad pautas  y empuje en la dirección adecuada.

Os dejo el último párrafo de las conclusiones del informe de McKinsey , que me han parecido unas palabras reveladoras: “Comprender hasta qué punto  Internet contribuye a las economías nacionales, deberían impulsar a los líderes gubernamentales y empresariales para buscar formas de optimizar su participación en el ecosistema global de Internet. Fomentar su uso es un primer paso ineludible en el aprovechamiento del  gasto público, pero los líderes también deben concentrarse en la provisión de capital humano, de capital financiero, de infraestructuras y del ambiente de negocios adecuado.”

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Entrevista a Alfonso Ruiz de Castañeda alrededor de la transición a la licitación y la contración pública electrónicas

Continuando con las actividades para compartir y divulgar de conocimientos y experiencias alrededor de la transición a la contratación pública electrónica hoy tenemos con nosotros a Alfonso Ruiz de Castañeda de la Llave, para charlar sobre la transición a la contración pública electrónica.

Alfonso Ruiz de Castañeda es Subdirector General Adjunto de la Junta Consultiva de Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda y ha participado activamente en la elaboración de las directivas comunitarias de Compras públicas.

Entrevista a Alfonso Ruiz de Castañeda

Hola  Alfonso que tal?

Para empezar y aunque eres superconocido por todo el mundo de la contratación pública, nos puedes contar un poco ¿cuales son tus actividades principales alrededor de la transición a la contratación pública electrónica en general, y como crees que se puede utilizar internet para ayudar a las administraciones y las empresas para hacer esta transición?

 Codice tiene que ser conocido y utilizado.

 La nueva propuesta de directiva Europea de Contratación apuesta por el formato electrónico. ¿Cómo puede ser la evolución a partir de aquí?

 La nueva directiva apuesta definitivamente por el formato electronico. El posible ahorro está valorado en 21.000 millones de euros.

A partir de la aprobación de la directiva se da un plazo de 2 años para que el formato electrónico sea una realidad.

 Consideras que habría que tener un Plan General de Implantación Nacional de la Contratación Pública electrónica, de forma que todas las administraciones del Estado, tuvieran unas referencias o guías sobre como implantar la contratación pública electrónica?

 El plan es algo necesario y debe ser puesto en marcha. Hay que pensar en los temas de interoperabilidad.

 Hemos visto que las nuevas propuestas de Directivas apuestan de forma clara por el formato electrónico, pero a veces es difícil entender cómo los objetivos son establecidos por la Comisión Europea en nombre de los Estados Miembros, pero los planes de cada administración no suelen tener en cuenta estos objetivos. ¿Cual puede ser el mecanismo de coordinación de objetivos europeos y locales a la hora de realizar la transición a la contratación pública electrónica ?

 Es necesario dar participación a todos para conseguir su compromiso.

 Tenemos noticias de como avanzan nuestros vecinos europeos en la transición a la contratación pública electrónica. En tu opinión ¿hay una velocidad diferente en la administración española, nos estamos retrasando, o por el contrario vamos al ritmo que el resto de las administraciones europeas?

 No estamos tan lejos, es más España tiene unos elementos, como el dni electrónico,  que no tienen otros,  pero no rematamos la faena.

Hay que informar, formar y generar compromiso eliminando a las barreras y apartando a las personas que bloquean el avance.

 El rol de los directivos en la implantación de la contratacióni pública no siempre es asumido de forma completa. ¿que opinión tienes sobre este asunto, está la transición a la contratación pública electrónica bien dirigida.?

Hay un deficit salvaje en relación al rol que deben asumir los máximos dirigentes de las administraciones públicas en la transición a la contratación pública electrónica.

Hay un sistema jurídico bien diseñado pero no siempre bien aplicado.

Muchas Gracias Alfonso,

Te agradezco el tiempo y las opiniones que nos has permitido compartir contigo y espero que sigamos avanzando en la implantación de la contratación pública electrónica y aunemos los esfuerzos para alcanzar los objetivos que nos hemos propuesto.

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Las tecnologías de la información en la transición a la contratación pública electrónica.

Es obvio, aunque a veces no lo parezca, que las tecnologías de la información son un elemento esencial en la contratación pública “electrónica”.  Tan esencial que sin este elemento no es posible alcanzar la contratación pública electrónica.  Pero hay otros elementos tan esenciales o más como las personas, que tienen que manejar el nuevo formato electrónico, los procesos que tiene que adecuarse a las características del formato electrónico y las estructuras que deben modificar su composición y reglas de funcionamiento para adecuarse también al formato electrónico.

Ya hemos comentado muchas veces que cuando tratamos de cambiar o trasformar una organización con el único impulso de las tecnologías de la información, tenemos unas probabilidades muy grandes de engrosar las estadísticas de fracaso de proyectos tecnológicos. Según aparece año tras año en el Informe The Chaos Report del Standish Group.

Además y dado que las tecnologías de la información están pasando de ser herramientas transaccionales (enfocadas a la transacción y el rendimiento operativo) a ser, además,  herramientas transformacionales (enfocadas a trasformar a la organización), nos encontramos con muchos más problemas de los habituales para gestionar y controlar las trasformaciones que nuestras organizaciones precisan por los cambios en el entorno (la sociedad, la economía, las tecnologías, las relaciones, el poder ….).

La contratación pública electrónica representa un proyecto de transformación de las organizaciones, y  no es sólo un proyecto tecnológico. Si no entendemos esto tenemos dos problemas:

  • la propia transición a la contratación pública electrónica y
  • Unos costes y plazos que se harán impredecibles, con tendencia a padecer  incrementos continuos y desbocados.

Se ha publicado una entrada en el Blog de Carlos Francavilla Gestión de Valor de TI, sobre una pregunta:  ¿Qué deben saber los líderes empresariales acerca de las TI? (Nota: Por favor, si leéis la entrada, sustituid el término empresa por organización, para asimilar los contenidos a la nomenclatura de las administraciones públicas. )  que lanzó el máximo responsables de las tecnologías de la información(CIO) del estado australiano de Queensland, el Sr. Peter Grant. Las preguntas han sido respondidas por Mark Toomey de Infonomics, (y traducidas por Carlos Francavilla) uno de los principales autores de la norma ISO 38500 sobre Gobierno de las TI, y me gustaría reflejar algunas de las opiniones que se han vertido en estas respuestas.

Estas opiniones están en línea con parte de lo que comentamos en la última entrada de este blog, sobre el rol de la alta dirección en la transición a la contratación pública electrónica, pero es bueno revisitarlas y en su caso matizarlas.

“En primer lugar, el término “management” en esta discusión se refiere a los líderes empresariales. Voy a extenderla para incluir, cuando sea relevante, el consejo de administración u otro órgano de gobierno que puede ejercer la dirección y el control de la organización.”

“Por encima de todo, el management debe saber que TI es un recurso que se ha convertido en inherente a la operación en curso, la capacidad futura y el desempeño de su organización. Como un recurso integral, con independencia de cualquier otra consideración, TI no puede ser tratada en forma aislada. Tampoco puede ser eliminada de la actividad de gestión”

“El management debe saber que, al igual que con todos los recursos, el logro de los objetivos depende de cómo se utiliza el recurso, así como también sobre la forma en que se suministra el recurso”

“Con el fin de hacer un uso eficiente y eficaz de TI, el management debe saber cómo funciona su negocio y, en particular, la forma de implantar los cambios en el negocio. A mediados de los ’60, H.J. Leavitt (Applied organizational change in industry: structural, technological and humanistic approaches) trabajo sobre el cambio organizacional y muestra que los directivos deben comprender cuatro elementos de su sistema de negocio – la gente, las tareas (procesos) que realizan, la estructura de la organización junto a las reglas bajo las cuales opera, y las herramientas (tecnología) en la que se basa el sistema. El trabajo de Leavitt no debe dejar ninguna duda en el management que, el intento de implantar un cambio posibilitado por TI debe adoptar un enfoque general, haciendo frente al mismo tiempo a todos los elementos del sistema empresarial. Por desgracia, seguimos viendo ejemplos de casos donde ha existido claramente una falta de conexión – una confianza ingenua en que el proyecto de TI puede liderar el cambio y todo lo demás funcionará “.

En mi opinión, creo que es conveniente que todos los hipotéticos lectores del blog que tengan intención de iniciar el proceso de transición a la contratación pública electrónica, lean esta entrada que hemos comentado, porque es bueno comprender cuales son los elementos que intervienen, de forma sustancial, para conseguir los objetivos propuestos. Antes de plantear ninguna estrategia hay que saber que tipo de cambio vamos a afrontar y quienes son los protagonistas que deben llevar a cabo ese cambio de forma coordinada.

 

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Las dimensiones y los objetivos estratégicos de la transición a la contratación pública electrónica.

Releyendo el informe que se presentó en IESE en su sede en Madrid, sobre la licitación electrónica en España, me ha surgido la necesidad  de poner encima de la mesa para el diseño de las posibles soluciones, todas las dimensiones que existen en la transición a la contratación pública electrónica. Estas dimensiones hay que tenerlas presentes a la hora de decidir los posibles distintos objetivos, que cada organización busque alcanzar de forma prioritaria con esta  transición al formato electrónico, y lo que es importante hay que conseguir entender las relaciones que existen entre estos objetivos y cómo unos pueden ayudar a otros, aunque eso sí, siempre con una prioridad. Quererlo hacer todo a la vez, suele aumentar muchísimo el riesgo de fracaso.

Vamos a exponer brevemente lo que yo considero que son estas dimensiones del problema de la transición a la contratación pública electrónica para posteriormente comentar en qué medida estas dimensiones deberían comunicarse y colaborar entre ellas, y finalmente, establecer un conjunto de los posibles objetivos estratégicos  asociados a cada dimensión. Hay que tener en cuenta que la lista de objetivos puede ser más extensa que la que yo expongo aquí, bien porque algún responsable encuentre otros objetivos o bien porque al combinar distintos objetivos simultáneamente se obtenga una lista más completa.

DIMENSIONES

–         Dimensión jurídica. Decía José Ramón Pin en la presentación del informe citado anteriormente que el nacimiento de las administraciones públicas se produjo a través de la confluencia de tres grandes acontecimientos: los funcionarios públicos, el procedimiento y el papel. Es cierto que el procedimiento (expresión jurídica de la actividad  y trámites que se deben seguir) tiene por una parte la fuerza de la ley, y por otra parte tiene el formato papel, que le da forma. Si cambiamos el formato papel por el formato electrónico, el procedimiento tiene la misma esencia pero distinta forma y tratamiento. Esto es algo que los funcionarios tienen que desaprender para  que lo que antes hacían en papel, ahora lo hagan de distinta forma con el mismo fin en el formato electrónico. Documento, firma, expedientes, notificación, compulsa, validación, copia…. En formato electrónico tienen la misma finalidad pero distinta forma y utilizan distintas herramientas. Hay que capacitar a los funcionarios (y a las empresas)  en el uso de estas herramientas (informáticas) para que puedan generar procedimientos distintos (reglamentos) pero con la misma esencia y finalidad (ley).

–         Dimensión Social: La contratación pública mueve muchos recursos. Entre el 15% y el 20 % del PIB. Pero no se mueven solos, los mueven personas en el sector público y en el sector privado (proveedores). Estas personas aumentar su productividad a través del uso eficiente de las tecnologías y cuando aumentan su productividad en la contratación pública también la aumentar para otras actividades y sectores como por ejemplo el comercio privado. La contratación pública ayuda a las PYMES a generar un esfuerzo dirigido hacia el aumento de productividad y el acceso a nuevos mercados. Estos aspectos consiguen la competitividad como sociedad. “No hay empresas de éxito en sociedades fracasadas”. Esta es la clave.

–         Dimensión Económica. Cuando hablamos del 20 % del PIB la dimensión económica de la contratación pública, no parece tener mucha controversia. Pero hay que adentrarse en los detalles, porque ese 20 % puede ser mucho más eficiente con el formato electrónico. Contribuir al fortalecimiento de las PYMES (son las que crean empleo), y a la reducción del déficit por un aprovechamiento de los recursos y sobre todo por unas compras basadas en la información previa a través de la estructuración de la información de contratación y su posible explotación,  que habilita el formato electrónico.

–         La Dimensión Tecnológica. Esta, aunque a veces no lo parezca, es  la razón de ser de este blog. Como conseguir que las TIC (Tecnologías de la Información y las Comunicaciones) se integren  y soporten los objetivos de la contratación pública electrónica de una forma coherente en base a presupuesto, capacidad, madurez, objetivos, plazos, formación de las personas que forman las administraciones y las empresas.

COLABORACIÓN

Todas estas dimensiones hay que ponerlas en común a la hora de pensar en las soluciones que realizarán la transición a la contratación pública electrónica.

–         La dimensión jurídica tiene que ser capaz de entender que el papel irá dejando de ser su aliado natural y deberá apoyarse en el código. Lawrence Lessig nos los dijo a principios de siglo “El código es la ley”. Piensen las implicaciones de esto, y el cambio que implica en la forma en que hoy en día tenemos de realizar la contratación pública.

–         La dimensión social tiene que ser consciente de que la productividad de las tecnologías no es gratis. Requiere un esfuerzo en las personas y una arquitectura y un buen gobierno  TIC en las organizaciones que no han tenido hasta ahora, pero que tienen que incorporar si quieren tener éxito en su empeño. Desde lo más alto de las organizaciones. Hay un rol que la alta dirección de la administración debe jugar en las TIC. Lo mismo que la alta dirección tiene un rol en recursos humanos, en finanzas, en producción…

–         La dimensión económica tiene que tener presente que sólo es un medio, que el fin es siempre social, que lo más compartido es la ley y lo menos el beneficio, pero sin ley no hay beneficio. Pero en un mundo globalizado, sin resultados económicos producidos por el conjunto de la sociedad y su brazo armado (la administración) no podemos competir sin resultados económicos, con otras sociedades. Es así. A partir de ahí esta claro que la relación económica y social tienen que ir muy unidas y sobre todo cuando establezcamos los objetivos de cada dimensión, habremos de analizar las ataduras que los objetivos económicos tienen en relación con los objetivos sociales.

–         La dimensión tecnológica, las tecnologías de la información  tienen que abandonar su torre de marfil e integrarse en el negocio  y sus estrategias y aportar todo lo bueno que las TIC tienen, sin quedarse de observador a ver cómo funciona el negocio. Son el negocio. Y el negocio tiene que entender que la tecnología es un habilitador de la productividad y la competitividad de todos los elementos de la organización: personas, procesos y estructuras, que  no es nunca neutral, que implica siempre esfuerzo de los elementos citados, tanto individual como colaborativamente  y que por todo ello  nunca es gratis. Toda la innovación posible (o al menos gran parte de ella) vendrá de la mano de la capacitación que la tecnología produce en el resto de los elementos de la organización: personas, procesos y estructuras.

Estas dimensiones, su comunicación y su colaboración, necesitan estar presentes en la transición a la contratación pública electrónica. El reto es sistémico y no podemos dejar algunas de estas dimensiones fuera del diseño de las soluciones que finalmente se implanten.

OBJETIVOS

Para determinar la lista de objetivos estratégicos  fundamentales vamos a utilizar unas listas clasificadas según las dimensiones comentadas.  La lista es muy escueta para no perdernos en matices, por motivos de claridad pero a la hora de tomar decisiones los objetivos estratégicos tienen que estar totalmente definidos y con métricas que permitan saber a la organización que ha alcanzado las metas o que no lo ha conseguido y en qué medida no lo ha conseguido.

–         Objetivos  estratégicos de la dimensión jurídica.

  • normalizar los procedimientos
  • Trasparencia; Igualdad de trato y Concurrencia reales, (adaptadas al contexto actual)

–         Objetivos  estratégicos de la dimensión social

  • Formación y capacitación de los responsables y agentes de la contratación en el nuevo formato electrónico.  (administración y empresas)
  • Análisis de los resultados de la inclusión social, el medio ambiente y la innovación impulsados por la contratación pública.

–         Objetivos  estratégicos de la dimensión económica.

  • Eficiencia y Eficacia
  • Reducción del presupuesto de compras, o ampliación de los bienes y servicios comprados.
  • Análisis de los datos de contratación en sus distintas variables: presupuesto, gestión, ahorro …
  • Acceso a nuevos mercados de contratación pública del tejido productivo que se relaciona con mi administración.

–         Objetivos estratégicos de la dimensión tecnológica.

  • Innovación del sistema productivo
  • Utilización de las tecnologías para crear valor en la sociedad a través del impulso de la administración pública.

Nota: las personas que estén familiarizados con el cuadro de mando integral de Kaplan y Norton verán que estos cuatro objetivos estratégicos vienen a coincidir de una forma muy sospechosa con los objetivos de cualquier organización: financiero, procesos, innovación, personas. No se trata de inventar la rueda, solo hay que echarla a rodar. Por cierto, Kaplan y Norton dicen que en más de un 90% las organizaciones fallan a la hora de hacer que sus planes estratégicos se lleven a cabo.

CONCLUSIÓN

Si somos capaces de priorizar los objetivos estratégicos, seremos capaces de definir una estrategia general para la transición a la contratación pública electrónica y a partir de ahí generar un mapa estratégico que sea capaz de visualizar como unos objetivos pueden ayudarse unos a otros, y cuales deben ser prioritarios, (en cada administración). Una vez identificado este mapa estratégico, seremos capaces de establecer las actividades necesarias y sus requisitos para acto seguido  planificar con recursos, plazos y esfuerzos las distintas actividades que cada objetivo nos ha planteado. Este primer nivel de planificación hemos de comunicarlo a todos los interesados. Porque una estrategia que no se comunica, no sirve para nada. Todos tienen que empujar, o decidir no empujar. Pero todos tienen que ser conscientes de qué se quiere conseguir y con qué esfuerzo y sobre todo para qué.  

En resumen, si no sabemos definir claramente lo que queremos, los objetivos, no habrá posibilidad de conseguirlo; independientemente  del presupuesto del esfuerzo y del tiempo que dediquemos.

Un último apunte: la estrategia sirve fundamentalmente para competir. En mi opinión, la administración pública y su buen funcionamiento es lo que permite competir a la sociedad a la que da servicios, en un mundo globalizado, con otras sociedades. Es lo que estamos viendo continuamente hoy en día. “ No hay empresas de éxito en sociedades fracasadas”.
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La transición a la contratación pública electrónica.

Hay una clara tendencia en nuestras sociedades a digitalizar todo aquello que nos permita tener una adecuada información y conocimiento  para asegurarnos que nuestras acciones tienen un mejor rendimiento.

Hemos digitalizado todo lo que nos proporciona la necesaria información (datos en un contexto) para desarrollar nuestras actividades. Digitalizamos nuestras relaciones a través de las redes sociales. Digitalizamos ya hace mucho tiempo nuestro dinero, que hoy es un apunte en una base de datos. Digitalizamos nuestro ocio: música, cine, lectura, juegos…, Digitalizamos nuestra salud. Digitalizamos la educación y la formación. Digitalizamos la administración de nuestras empresas y el comercio entre ellas y entre las empresas y los individuos.

La digitalización es un proceso imparable, que en función de las variables de resistencia al cambio, comunicación, mimetismo, beneficios o presencia de pioneros, entre otras,  cuesta más o menos en cada uno de los sectores en lo que está digitalización se instaura.

Esta transición, la digitalización, siempre es un proceso que implica una trasformación. Cambios. No hay nada más difícil que mi propio cambio. Apelo y provoco siempre al cambio en los demás, pero me resisto a cambiar mis usos y costumbres.

Cuando esta trasformación sólo implica la voluntad individual, la variable más fuerte que influye en la velocidad de la transición es el mimetismo y las modas. Cuando la transición tiene que ver con las organizaciones, normalmente es el beneficio el principal motor de la transición al fenómeno de la digitalización.

Cuando es una organización pública  (administración) y la trasformación (formato electrónico de la contratación pública) no tiene un beneficio directo que redunde o afecte directamente a los fines y supervivencia de la organización, y a las personas que realizan el esfuerzo trasformador, la resistencia al cambio es considerable, y es mucho más difícil trasformar esa resistencia en compromiso a través de la motivación (faltan motivos y emociones).

Pero aún así, también en la contratación pública la digitalización (el formato electrónico) avanza. En este entorno, y teniendo en cuenta que el principal beneficiado de la transición a la contratación pública electrónica es la sociedad en su conjunto, lo que es muy claro es que esta transición conlleva mucho más esfuerzo que el que pudiera entenderse de implementar una aplicación informática en el ámbito de un departamento cualquiera de cualquier administración pública.

El proceso de transición a la contratación pública electrónica y las trasformaciones asociadas a esta transición son de un calado y dificultad importantes y deben de ser gobernadas y gestionadas acorde con dicha importancia y dificultad.  No hay que sobreestimar ni infravalorar esta transición, y sobre todo hay que ser capaces de monitorizar los avances,  las inversiones y los beneficios para que no se produzcan esfuerzos baldíos y perdidas de recursos (tiempo, esfuerzo y dinero) de forma inútil.

Po tanto lo que si creo que está claro es que la digitalización de la contratación pública será un hecho. Que el formato electrónico será el que se utilice de forma generalizada. Las sociedades  que más tarde lo hagan tendrán retrasos y serán menos competitivas. No hay que olvidar que la competitividad y la productividad siguen siendo las piezas clave en un mundo cada vez más globalizado y en sociedades con un envejecimiento de la población, que requieren más resultado con menos esfuerzo (conocimiento e innovación).

En resumen la transición a la contratación pública electrónica:

–          Es una tendencia imparable. Todos los sectores han digitalizado, por convicción,  la información que necesitan para su actividad

–          Es una necesidad perentoria. Si la empezamos pronto tendremos ventajas competitivas como sociedad, si la hacemos tarde, tendremos retrasos que luego será muy difícil soslayar.

–          No se trata SOLO de implantar tecnología, la trasformación afecta a los procesos, las personas y las estructuras y los cambios deben ser coordinados y equilibrados entre todos estos elementos.

–          Hay que liderar la transición, realizando y dirigiendo los cambios con cabeza y corazón, porque los beneficios no los disfrutan directamente los que tienen que hacer el esfuerzo inicial de la trasformación.

La mejor transición es la que es capaz (responsabilidad) de hacer trasformaciones en la dirección adecuada (estrategia) con los recursos disponibles y monitorizando los resultados.

¿Consideráis que como sociedad estamos dando los pasos adecuados al ritmo adecuado en esto de la transición a la contratación pública electrónica, de la misma forma en que, por ejemplo,  el sistema bancario realizo completamente la  digitalización de su actividad  años atrás? ¿Y si no es así que elementos (gobierno, gestión, recursos..) consideráis que nos faltan para poder llevara a cabo esta transición?

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El cambio

El Sentido de la urgencia de John P.Kotter
El Sentido de la urgencia de John P.Kotter

La semana pasada, en un seminario de ISACA donde di una charla sobre los estándares e interoperabilidad en la contratación pública electrónica, introduje (lo hago a menudo) una trasparencia sobre el cambio. En esta transparencia me apoyo en el libro de John P. Kotter «A sense of urgency». La  transparencia tiene los siguientes  mensajes que se han sacado del libro :

•Manifiesto sobre la necesidad del cambio en las organizaciones, en las naciones y en las personas, para sobrevivir y para afrontar los retos actuales.

El gran problema de todo tipo de organizaciones es la complacencia

• Los complacientes admiten que hay desafíos difíciles, pero siempre son un asunto del departamento de al lado. Piensan que saben lo que hay que hacer y lo hacen. Pero en un mundo tan cambiante como el nuestro, dice Kotter, la autosatisfacción con el “status quo” puede crear el desastre.

• Muchos directivos, creen que han encontrado la solución a este problema cuando ven mucha actividad, cuando la gente va corriendo de reunión en reunión, cuando se preparan muchos Powerpoints, cuando las agendas están llenas a rebosar. Pero a menudo esta agitación no conduce a nada, sólo es presión que crea ansiedad y ansiedad que crea presión. Esta falsa urgencia puede ser incluso más destructiva que la pasividad.

• la alternativa a la complacencia, es un verdadero sentido de la urgencia, (que no consiste en una interminable lista de deberes, ni en un subidón de adrenalina que no puede mantenerse más que un rato); es la concentración en unas pocas estrategias críticas, es una profunda determinación para conseguir el éxito, es la voluntad firme de conseguir algo importante cada día, sin dejarlo nunca para más adelante.

Uno de los asistentes, me hizo un comentario sobre los continuos cambios, a menudo sobre cambios previos y sin tiempo de madurez ni de asimilación. Un ejemplo de ello son los cambios continuos en la legislación sobre contratación pública (sin el tiempo necesario para asimilar por parte de los agentes estos cambios), y los cambios que requiere la ley 11/2007 de administración electrónica. Estando de acuerdo con su percepción  me esforcé (supongo que con más voluntad que acierto) en hacerle comprender que muchas veces los cambios que hacemos son actividad frenética carente de sentido, tal y como  apunta el Sr. Kotter. Claro, la cuestión aquí es saber que cambios son los adecuados y qué cambios son superfluos o contraproducentes. Y como sucede en los barcos, cuando el motor gira a más revoluciones de las adecuadas, se produce un vacío y se pierde capacidad de avance. Del mismo modo la actividad frenética no siempre implica el cambio, o mejor dicho el objetivo que el cambio propone, algunas veces nos faltan los parámetros, las coordenadas, el destino al que queremos llegar.

En cualquier caso, es un mensaje que creo que es bueno repetir de vez en cuando, porque no es fácil asumir el propio cambio, siempre alentamos el cambio en los demás pero esquivamos el propio.