Ya llevamos algunos años tratando de implantar la digitalización integral generalizada de la contratación pública en todos los organismos del sector público.
Para partir de un punto en común, vamos a definir la digitalización utilizando las palabras de Rita McGrath en su libro “Seeing around the corners”: La digitalización, simplemente, significa reemplazar la actividad que solía realizarse de forma analógica y desconectada con una actividad conectada e intermediada por una capa tecnológica. Es decir se introduce en la actividad habitual, una capa tecnológica intermediada y conectada (sistema de información) que permita producir y utilizar el formato digital. La digitalización esta muy relacionada con la DATIFICACIÓN y la TRANSFORMACIÓN DIGITAL.
A continuación os copio la explicación que me ha proporcionado Copilot de Microsoft sobre estos conceptos con sus correspondientes enlaces de las fuentes utilizadas.
Datificación123: La datificación básicamente consiste en procesar información hasta convertirla en datos. Este proceso permite medir, almacenar y consultar posteriormente estos datos mediante herramientas tecnológicas1. La datificación es un fenómeno contemporáneo que se refiere a la cuantificación de la vida humana a través de información digital, muy a menudo con fines económicos4. Este proceso de transformación del dato, cuantificado por medio de análisis y organización, en un determinado tipo de información que pueda ser utilizada después con fines concretos2.
Digitalización5: La digitalización es la conversión de señales analógicas en formato digital, mediante un dispositivo o un circuito electrónico5. La progresiva digitalización de nuestras vidas ha provocado que muchos procesos que antes no quedaban registrados ahora lo estén, de manera automática y hasta invisible para los usuarios4.
Relación entre datificación y digitalización46: La digitalización y la datificación están estrechamente relacionadas. La digitalización de procesos y servicios es un fenómeno emergente que está creando una nueva forma de divisoria digital. La abundancia de datos generados y disponibles a partir del uso de aplicaciones web y móviles requiere competencias específicas para su explotación7. Una vez iniciado el proceso de digitalización en la empresa, con la captación y explotación de datos, se debe continuar con la digitalización del resto de procesos internos de la empresa6. En resumen, la digitalización facilita la datificación al convertir más aspectos de nuestras vidas en datos que pueden ser recopilados, analizados y utilizados4.
Transformación Digital12347: La transformación digital aplica un enfoque que prioriza la digitalización y está dirigido al cliente en todos los aspectos de una empresa, desde sus modelos de negocio hasta las experiencias del cliente, los procesos y las operaciones. Utiliza IA, automatización, cloud híbrido y otras tecnologías digitales para aprovechar los datos e impulsar flujos de trabajo inteligentes, agilizar la toma de decisiones más adecuadas y facilitar una respuesta en tiempo real a las disrupciones del mercado1.
Relación entre digitalización y transformación digital8 5 9 10 11 : La digitalización es un proceso aislado que se puede ejecutar en diferentes partes de una empresa, y la transformación digital abarca la totalidad del negocio8. La digitalización es el camino hacia la transformación digital8. La digitalización puede resumirse como la conversión de información al formato no físico, mientras que la transformación digital supone la implementación de procesos que actualicen las herramientas y los objetivos de la empresa a un mundo de por sí digitalizado5.
Creo que todos los órganos de contratación, antes o después, de un modo u otro, tendrán que implantar la digitalización integral de su servicio de contratación. En esta entrada, doy mi opinión, sobre cuáles son los errores más habituales para implementar esta digitalización integral en todas las fases del proceso de contratación. Con la intención de provocar la reflexión de los potenciales decisores y participantes en esta digitalización integral, para que todo sea un poco más fácil.
Antes de hablar de los errores de la digitalización integral de los servicios de contratación hagamos una parada para analizar el contexto: Las leyes actuales permiten y apoyan la implantación generalizada de la digitalización integral pero no obligan a su puesta en marcha excepto en la fase de licitación. En el resto de las fases del proceso de contratación (planificación, preparación, ejecución y evaluación) no se contempla la obligatoriedad de implantar su digitalización.
Y sin embargo en esas fases se producen el 80% de los datos significativos que podrían ayudar a la toma de decisiones de las sucesivas contrataciones. Y por supuesto, permitirían entregar datos de calidad y completos al Espacio De datos de Contratación Pública que la Comisión Europea ha lanzado recientemente y espera completar en breve.
Vamos a comentar lo que considero que son los errores más comunes de esta digitalización integral.
LA FORMA CANÓNICA DE LA DIGITALIZACIÓN
La digitalización se produce mediante sistemas de información que traducen el mundo físico (analógico) al mundo digital, registrando todas las actuaciones que se producen en un ámbito determinado de forma coherente y auto explicativa. Se requiere, por tanto, que dichos registros tengan formatos digitales estandarizados y sean coherente en relación al dominio específico considerado, que normalmente estará amparado por un conocimiento básico, en nuestro caso la función de la contratación pública.
La forma de conseguir esta coherencia es a través de una ontología (la Comisión Europea publica la ontología de contratación pública). La ontología es una parte de la filosofía que estudia el ser y sus relaciones. Y tiene mucha importancia porque el ser y sus hechos, cuando se describen con datos tienen que establecer de forma coherente sus vinculaciones. Por ejemplo, si tengo la entidad (el ser) “contratos” y no todos son iguales, es importante que establezca la entidad Tipo de Contrato”, y como estas dos dimensiones se relacionan entre ellas.
A partir de esta ontología de la contratación púbica puedo crear, en informática, una base de datos relacional (entidad-relación) que implementa y materializa tanto el núcleo de la ontología como otros temas auxiliares más específicos de mi situación particular que pueden no estar recogidos en la ontología pero que puedo considerar útiles o necesarios.
A partir de esta base de datos relacional puedo construir la mayor parte de los sucesos de la vida real y registrarlos mediante datos, que a su vez, agrupados en un momento temporal, generan documentos que pueden ser firmados digitalmente, con trámites (como notificaciones), líneas de tiempo y expedientes completos.
Si trato de hacer la digitalización con una colección de documentos digitales (pdf’s) no tengo la coherencia necesaria para explicar de forma exhaustiva todos los sucesos individualmente considerados, ni los datos elementales para poder aplicar la analítica avanzada que me llevará a conseguir mejores predicciones para las potenciales futuras decisiones. Sin embargo si soy muy respetuoso con el ciclo “canónico” (ontología, entidad-relación, documento y expediente), puedo hacer estadísticas avanzadas de este ciclo y producir mejoras continuas, constantes e incrementales en el proceso y evaluación de la toma de decisiones de la contratación pública.
No realizar la digitalización integral de forma canónica puede ser un error que se cobre intereses más adelante.
JUNTAR LA DIGITALIZACIÓN CON LA PERSONALIZACIÓN DE PROCESOS POR EL CAMBIO AL FORMATO DIGITAL
Otro error en la digitalización integral mediante sistemas de registro-gestión es tratar de acometer el proceso de digitalización conjuntamente con la automatización de los procedimientos (de contratación (le llamo personalización porque entiendo que la reingeniería de procesos no es el caso de la contratación pública cuyo proceso está soportado por la propia ley de contratos y las directivas de contratación).
Este error consiste en personalizar los procedimientos digitales que la ley de contratos establece sin haber realizado una fase previa de “Entender y gestionar el formato digital”, adquiriendo maestría y autonomía en este formato.
No entender e interiorizar el formato digital antes de hacer una personalización de los procesos, redunda en un constante refinamiento de los flujos de trabajo asociados al procedimiento con formato digital hasta que al final se ajusta todo de forma natural y coherente. Pero este ajuste no llega por revelación divina, sino por experimentación con el formato digital y maduración operativa (que requiere tiempo).
Este error me lleva a declarar que es conveniente realizar la digitalización integral primero maximizando el aprendizaje digital y después la personalización de los procedimientos, para evitar costes y plazos innecesarios.
NO DAR PARTICIPACIÓN A LOS ESPECIALISTAS Y A LOS AGENTES EN GENERAL
El siguiente error en la digitalización integral del procedimiento de contratación es no contar con la participación honesta y genuina de las personas que llevan a cabo todo el proceso de contratación (en todos los roles porque la digitalización es integral. Pensar que la digitalización integral de la contratación pública se puede hacer sin la intervención de los agentes que participan en la gestión es muy audaz, por no decir temerario. La evolución constante de los modos operativos requiere que todos actualicemos nuestras habilidades. Esto precisa de liderazgo, comunicación y soporte para que los agentes entiendan que la tecnología puede aumentar su rendimiento y el del servicio en su conjunto de forma significativa.
La gestión del cambio y del comportamiento son fundamentales en estas implantaciones, pero antes hay comunicar y ofrecer participación a los intervinientes, y liderar todo el proceso de adopción.
LOS COSTES OCULTOS DE LA DIGITALIZACIÓN INTEGRAL
Y por último el error más grande es no considerar los costes ocultos de la digitalización integral que se pueden resumir en estos tres
- Liderazgo adaptativo.
- Gestión del cambio y aprendizaje
- Gestión del comportamiento
MI REFLEXIÓN
La digitalización integral de la contratación pública es la base necesaria para avanzar y mejorar el proceso de contratación. Como cualquier actividad consta de tres elementos fundamentales: procesos, personas y tecnología, que evolucionan de forma constante y hay que actualizarlos continuamente. La digitalización no es la panacea ni supone una mejora sustancial pero cualquier mejora a la que se pueda aspirar en contratación pública se basará en el uso de datos continuos, de calidad y conectados que es el producto de la digitalización.