Hemos visto en la entrada anterior que es muy conveniente definir los objetivos que perseguimos en los proyectos de contratación pública electrónica y que estos sean cuantificables. Podemos querer conseguirlos todos a la vez, pero eso nos llevará al caos organizativo y al estancamiento de los proyectos que abordemos.
Cuando observamos las funciones básicas de la contratación (os acordáis de aquello del A.R.T.E. en la contratación), vemos que hay cuatro grandes categorías funcionales que podemos perseguir en función de nuestros objetivos.
No se trata de que no las podamos perseguir todas. Se pueden perseguir todas, pero entonces es mejor generar varios proyectos y acometerlos de forma escalonada, aunque haya un plan estratégico global que lo contemple todo. Pero que no se haga todo a la vez. Es muy complicado.
Las funciones principales en la contratación pública en la administración podían verse como:
- Archivo: Necesito que los trámites y documentos electrónicos esten a disposicón de terceros organismos que puedan consultar los expedientes de contratación durante su periodo de vigencia (normalmente bastante tiempo después de la extinción del expediente). Este objetivo me garantiza el cumplimiento de la ley 11/2007 en la parte del expediente, archivo, documento y firma electrónica, y su vigencia en el tiempo.
- Relación. Ser capaz de convocar al mercado y obtener concurrencia, competencia, capacidad de negociación, relaciones con proveedores, soucing, catálgoos, posibles centrales de compras, y todo lo que hay alrededor de generar un entorno donde no el formato electrónico sino la relación electrónica
- Tramitación. Ser capaz de realizar los trámite y documentos internos en formato electrónico generando una gestión muy eficiente en base a la tramitación electrónica (se mueven los bits no los papeles) y generando un expediente electrónico. Este objetivo dotará de una eficiencia operativa mayor que la gestionada en papel y permitirá en organizaciones muy grandes tener un control del procedimiento de contratación, que podría estar muy normalizado
- Explotación de la información. Mediante técnicas de “ Business Intelligence”, que nos permitirá conocer nuestra realidad sobre las compras de nuestra organización y anticiparnos a las mismas siendo capaces de incrementar tanto la negociación en las relaciones como el aquilatamiento de las verdaderas necesidades (esto último puede producir ahorros muy superiores a los ahorros generados por concurrencia, porque se trata de pedir lo que necesita en base al consumo estadístico de ejercicios anteriores)
Cuando hayamos determinado que tipo de solución queremos implementar, o aunque sea una solución que contemple todo, hayamos priorizado los objetivos en base a las funciones especificadas, vamos a tener que examinar las competencias de los agentes que van a llevar a cabo la TRANSFORMACIÓN y la posterior gestión de la contratación en formato electrónico.
Si intentamos hacer la trasformación sin dar una formación o incorporar personas expertas en conseguir los objetivos propuestos tendremos muchas dificultades. Y cuando este hecha la trasformación deberemos pasar de la función administrativa a una función especializada de compras en cualquiera de las dimensiones que queramos potenciar (relación, tramitación, explotación, archivo…).
El formato electrónico nos permite realizar la función administrativa de forma muy eficiente y dedicar el esfuerzo sobrante a la especialización de las personas en la actividad de contratación específica que queramos potenciar.
Y no podemos olvidarnos de que los objetivos tienen que ser asumidos por las personas que han de llevar a cabo la trasformación, pero estas personas tienen que tener las competencias necesarias, o adquirirlas para liderar la trasformación y conseguir los objetivos y posteriormente para gestionar de «otra forma».
Lo que no podemos pensar es que una herramienta informática hará todo el trabajo de trasformación ella sola y capacitará por arte de magia a los agentes que realizan la contratación para conseguir los objetivos (no están basados en el papel) sino en las nuevas herramientas (formato electrónico, manejo y análisis de datos, relaciones con proveedores, negociación …. ) Y son capacidades necesarias que deben incorporarse al proceso de TRASFORMACIÓN.
No se trata de cambiar para seguir haciendo lo mismo. En absoluto. Se trata de hacerlo mejor dedicando la motivación y especialización de los agentes que intervienen para conseguir resultados que en el formato papel no podemos pero que si podemos utilizando el formato electrónico.
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