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Evaluar la madurez de una organización para implantar la contratación pública electrónica.

Conocer el nivel de madurez de las organizaciones respecto de sus capacidades reales para implantar la contratación pública electrónica permitiría alinear los objetivos de forma más coherente sin producir falsas expectativas o tratar de conseguir resultados inalcanzables.

Muchas veces, ante situaciones complejas, tenemos  una visión distorsionada o interesada, o incluso aplicamos el sesgo de confirmación (sólo damos crédito a los datos que refuerzan nuestras convicciones).

En relación a las capacidades de las organizaciones (administraciones públicas y empresas) para implantar la contratación pública electrónica (CPe), creo que sería conveniente establecer algo parecido a un nivel de madurez que nos pudiera guiar para conocer las capacidades reales de una organización para abordar esta  TRASFORMACIÓN con éxito. ¡Cuidado! no confundir con el concepto de madurez en contratación pública, a secas. No tienen nada que ver.

Si entendemos la contratación pública electrónica como un sistema de negocio que aglutina personas, procesos, estructura y tecnología, podríamos fijarnos en un modelo de madurez de procesos, para realizar una analogía útil. En este caso podemos seguir el método recomendado por las buenas prácticas de la gestión de servicios de tecnologías de la información ITIL V3, que en el apendice H de su libro Diseño del Servicio(es un marco alineado con el modelo del Software Engineering Institute Capability Maturity Model)  establece un marco para categorizar los niveles de madurez de los procesos (aquí debemos hacer la analogía del marco de procesos con el sistema general de contratación pública electrónica)

Para ello, el marco reseñado, utiliza cinco áreas para cualificar la madurez de los procesos de una organización un proceso:

  • Visión y Dirección
  • Procedimientos
  • Personas
  • Tecnologías
  • Cultura

Y define cinco niveles (los voy a adaptar muy tenuemente a la contratación pública electrónica):

Inicial (Nivel 1)
El proceso de contratación pública electrónica se reconoce como tal, pero no hay actividad especifica de gestión o es muy pequeña y no se le asigna una importancia relevante respecto de los recursos y la intención de la organización.  Este nivel puede describirse como que la contratación pública electrónica no se ha iniciado de manera formal, en ninguna de sus facetas.

Repetible (Nivel 2)
La contratación pública electónica ha sido reconocido como una necesidad pero se le asigna poca importancia en cuanto a recursos, o el enfoque dentro de la operación y general de la administración. En general las actividades relacionadas con la contratación pública electrónica no están coordinadas, son irregulares, sin dirección y se dirigen hacia la efectividad de la contratación pública electrónica sin una planificación estratégica integral.

Definido (Nivel 3)
La contratación pública electrónica ha sido reconocida y documentada, pero no hay ningún acuerdo formal, la aceptación o el reconocimiento de su papel dentro de la función general de la contratación pública y la gestión de TI en su conjunto. Sin embargo, la contratación pública electrónica tiene un responsable, promotor o  dueño del proceso general de implantación , con objetivos formales y con los recursos asignados, y se centra en la eficiencia y la eficacia de la contratación pública electrónica y en la innovación necesaria para su implantación.

Gestionado (Nivel 4)
La contratación pública electrónica ha sido plenamente reconocido y aceptada  como función básica y se coordina con las operaciones de  TI que habilitarán los distintos procesos generales en formato electrónico (Archivo, Tramitación, Relación, Explotación) y sus influencias reciprocas. El sistema de negocio esta centrado tiene objetivos y metas que se basan en los objetivos de negocio y los objetivos de la operativa general de todos los procesos que se consideran. La implantación de la contratación pública electrónica está totalmente definida, administrada y se ha adoptado una actitud proactiva, con documentación de interfaces y se han establecido dependencias con otros procesos funcionales y con la correspondiente coordinación con el departamento de TI dentro de la organización.

Optimización (Nivel 5)
La contratación pública electrónica  ha sido plenamente reconocida y tiene objetivos y metas estratégicas con mapas estratégicos  alineados con la estrategia general de la organización y los objetivos de TI. La contratación pública electrónica y sus facetas (Archivo, Tramitación, Relación, Explotación) se han convertido en ‘institucionales’  como parte de la actividad cotidiana de todos los involucrados en el proceso de contratación, que además han realizado el cambio cultural al formato electrónico, poseen una «caja de herramientas» para adaptarse a este formato ante cualquier problema habitual de gestión, y han producido la trasformación de la contratación pública desde un procedimiento administrativo en papel, a un procedimiento de gestión integral de compras públicas en formato electrónico. Un equipo autónomo  de mejora continua de la contratación pública electrónica se establece como parte del propio proceso de contratación pública electrónica

La analogía debería ser referenciada a cada uno de las grandes áreas (relativamente independientes) en que hemos dividido la contratación pública electrónica desde el punto de vista de las administraciones. Estos cuatro procesos son:

  • Archivo Electrónico de los expedientes
  • Relación Electrónica con el mercado (proveedores)
  • Tramitación Electrónica (organización, trámites, y documentos)
  • Explotación de datos Electrónica (Data Mining: Informes y Estadísticas avanzadas)

Las empresas tienen otros procesos que complementan esta visión, pero que también necesitan ser explicitados para no abordar proyectos imposibles, ni proyectos sin valor. Estas áreas en la empresa serían:

  • Acceso a la oferta paneuropea de contratación pública electrónica
  • Acceso a las Redes de contratación pública (localización identificación, enrutamiento y direccionamiento)
  • Identificación Electrónica –Eid- interoperable de la empresa y sus representantes
  • Capacidad de Tansaccionar en formato electrónico (oferta, contrato, pedido, factura, pago) y conservar y archivar las evidencias electrónicas correspondientes.

Cada una de estas áreas en la administración pública y en la empresa deberían de tener un nivel de madurez, sencillo y fácil de definir en relación a las dimensiones inicialmente consideradas: visión y dirección, procesos, personas, tecnología, cultura.

Al final (para una administración pública por ejemplo) podría quedar una tabla con la identificación de los valores asignados a las variables descritas como sigue:

Visión y Dirección

  • (0) Dirección Visión, No existe una estrategia de implantación de la CPe.
  • (1) Existes propuestas de los niveles inferiores
  • (3) Existe una estrategia definida, comunicada y con planes

Personas:

  • (0) Las personas de la organización no conocen las herramientas que permiten el formato electrónico: documento, firma, expediente, mensaje, notificación, registro, …
  • (1) Las personas de la organización concen algunos de las herramientas y servicios pero no tienen una formación total ni son conscientes de su importancia.
  • (3) Las personas están formalmente capacitadas en todos los aspectos del formato electrónico

Procedimientos

  • (0) No se han generado unos procedimientos y documentos normalizados conocidos por todos.
  • (1) Se tiene procedimientos más o menos normalizados pero no se ha formalizado ni comunicado oficialmente.
  • (3) Existe un manual de calidad donde se reflejan la organización, documentos y procedimientos de forma explicita, aceptada y formalmente comunicada por la organización.

Tecnología

  • (0)Los sistemas de información están orientados a la oferta, es decir el departamento de TI ofrece a contratación los elementos que el TI considera necesarios. El objetivo es TI.
  • (1) Los sistemas de información tratan de adecuarse a la contratación pública pero sin perder la perspectiva del departamento.
  • (3) Los sistemas de información están orientados y enfocados a conseguir el valor demandado por el departamento de contratación y las decisiones tecnológicas se toman considerando las variables de beneficio, coste, riesgos y sinergias.

Cultura

  • (0) La innovación y adecuación al medio no está presente en los intereses de los decisores ni de los ejecutores de la contratación pública
  • (1) Existen algunas iniciativas para tratar de realizar el cambio cultural al formato electrónico en la contratación pública
  • (3) Hay una visión comunicada que trata de fomentar la cultura de la innovación con incentivos explícitos y apoyando el compromiso personal y grupal de los decisores y ejecutores de la contratación pública

Con estas variables se puede asignar, (3 puntos, el mejor, 1 punto el intermedio  o 0 puntos, el peor)  en función del nivel que cada uno se haga de sí mismo y  aplicarlo a cada área. En el caso de la administración quedaría como sigue:

Cada fila puede tener por tanto, un valor máximo máximo de 15 puntos o un mínimo de 0 puntos

Los niveles se movería entre  o puntos y 15 puntos

  • N1=0-3 puntos
  • N2=4-7 puntos
  • N3=8-11 puntos
  • N4=11-14 puntos
  • N5=15 puntos

Esto nos podría dar una tabla sencilla con el nível de madurez, como sigue (es un ejemplo):

  Visión Personas Proced Tecnolog. Cultura Ptos. NIVEL
Archivo 0 1 1 2 2 6 2
Tramitación 0 0 1 0 0 1 1
Relación 1 1 2 1 0 5 2
Explotación 0 0 0 1 1 2 1

 

 

Junto con esta tabla, la administración podría exponer sus objetivos más alineados con sus capacidades, que podrían estar en cualquiera (o en todas, pero no hay que abordar todas a la vez) de las áreas consideradas (Archivo, Tramitación, Relación y Explotación). Reflexión: la parte del Archivo cada vez me parece que tiene carácter general, y que tanto en la tramitación electrónica como en la relación electrónica  debe estar presente de forma asociada a cada una de estas áreas.

Con estos niveles podrían realizarse distintas aproximaciones a la implantación por tipo y objetivos, de forma que las expectativas fueran conocidas y asumidas por todos los integrantes de la administración y comunicadas a  todos los participantes en la implantación de la contratación pública electrónica, permitiendo así generar planes asequibles y objetivos alcanzables.

¿Os parece que con un método similar a este seríamos capaces de hacer la implantación a la contratación pública electrónica de una forma más racional, coordinando los esfuerzos necesarios y los posibles resultado a obtener, en función de la madurez y de los objetivos propuestos por la administración?

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