La quinta disciplina en la contratación pública electrónica.

Repasando el libro de “La quinta disciplina” de Peter  Senge que hace  Jose Monzó Marco en su blog Pensamiento Sistémico,  me ha hecho pensar sobre  si la trasformación a la contratación pública cuenta en la actualidad con la presencia de todos los elementos que se requieren  para llevar a cabo dicha trasformación.

La esencia del libro de Peter Senge, es que las organizaciones para innovar no basta con descubrir o inventar, es necesario generalizar (el libro verde para la generalización del recurso electrónico en  la contratación pública es una muestra), y que ese proceso de generalización requiere una conjunción de elementos que permita que invenciones aisladas puedan converger en un movimiento de innovación y adopción de nuevas formas y procedimientos, en este caso en la contratación pública.

Pero además Peter Senge habla de la quinta disciplina como el elemento que es capaz de aglutinar todas las disciplinas individuales en una  organización para poder llevar adelante el éxito en las organizaciones.  Aunque las disciplinas son para su aplicación personal y posteriormente realizar su asimilación a las organizaciones,  quiero realizar aquí la reflexión sobre estas disciplinas aplicadas a la trasformación a la contratación pública electrónica.

–         Pensamiento sistémico: capacidad de pensar en el espacio del problema en su conjunto. Recordad el ARTE de la contratación pública (Archivo, Relación, Tramitación y Explotación.

–         Dominio Personal:  Capacidad de analizar y sintetizar la realidad, como es y no como nos interesa, para alcanzar los objetivos de la organización, y los nuestros subordinados a estos.

–         Modelos Mentales:  Huir de los prototipos heredados y las concepciones y supuestos previos arraigados. Las inferencias hay que manejarlas con sumo cuidado. Todo aquello que pueda verificarse debe verificarse.

–         Visión Compartida: No se trata de establecer objetivos y estrategias que no conoce nadie. Se trata de avanzar con toda la organización de forma coordinada.

–         Aprendizaje en equipo: Esta es la más importante. Hay que ser capaces de aprender y desaprender al ritmo que marca el entorno. No podemos aislar nuestra organización y protegerla de un entorno hostil o amable. Es nuestro entorno.

El ejemplo que aparece en el libro de Peter Senge, sobre la aviación comercial, en el que se comenta que se requirió la confluencia de un conjunto de elementos para abordar la aviación comercial con éxito: la hélice de inclinación variable, el motor refrigerado por aire, el tren de aterrizaje retráctil, el monocasco, los alerones,.. Y cuando falto alguno de ellos, las iniciativas fracasaron. Solo cuando estuvieron presentes y asequibles los elementos esenciales, se produjo la innovación y la aviación comercial “despego”.

Utilizando este referente, y los conceptos que desarrolla Peter Senge en su libro,  se trata de conocer cuáles son los elementos esenciales, que deberían estar presentes  para que la innovación que supone la trasformación a la contratación pública electrónica se lleve a cabo.

Voy a establecer una lista, personal e incompleta,  de estos elementos y si consideráis que falta alguno, por favor utilizad los comentarios para completarla. (Debajo de cada elemento, que considero esencial, os dejo mis impresiones en azul, sobre cómo está dicho elemento.

–         Existe una necesidad, con un propósito  y una visión claras

  • Creo que si existe, y cada vez está mucho más compartido, tanto por las administraciones, las empresas y los dirigentes políticos.

–         La tecnología está disponible y es asequible

  • Está disponible y es asequible, pero no está gobernada, ni tiene una estrategia de tecnologías de la información que sean capaces de subordinarse al negocio (la contratación pública). A veces la tecnología prevalece sobre el negocio y esa es una forma recurrente de fracaso.  ¿Cómo me identifico como responsables de una empresa?

–         El soporte jurídico

  • Existe un soporte jurídico claro pero los reglamentos y sobre todo los modelos mentales no están unificados.  Por ejemplo la identificación digital en Europa es un elemento que precisa coordinación. Hay soporte jurídico de alto nivel pero no existe un reglamento claro y conciso. ¿Cómo aporto los documentos que me requieren en una licitación para cumplir con los criterios de selección? ¿En qué idioma?

–         Los agentes tienen acceso al conocimiento y la capacitación.

  • Este es un punto de clara mejoría, que tiene que ver con que hay flecos en los puntos anteriores, administración empresas y sobre todo los poderes públicos  que tiene que gobernar esta trasformación( no se va a producir por generación espontánea).

–         El cambio se gobierna (dirige, evalúa y monitoriza) adecuadamente.

  • No hay elementos que gobiernen este cambio y garanticen los beneficios para los agentes que intervienen, y esto hace que la trasformación se demore y cueste más de lo debido.

–         Hay una voluntad clara de implementar esta trasformación

  • Este punto no está nada claro. Hay muchas declaraciones y pocas acciones. Por detallarlo un poco más: existe el propósito (por qués y para qués), se han identificado los valores (están escritos en las directivas), hay una visión clara (proyecto PEPPOL), hay ideas suficientes (Estándares de identificación  e interoperabilidad CEN BII, stork), pero falta un nivel de voluntad política claro que permita que las inversiones necesarias tengan un beneficio seguro. Todos los estados miembros, todas las autonomías, todos los ayuntamientos están generando sus versiones sin un plan de coordinación que pueda asegurar el retorno de las inversiones.

Está claro que faltan aún algunos elementos, pero lo importante no son los elementos sino las actitudes que como organización debemos conseguir para alcanzar el éxito, para conseguir que los esfuerzos (personales, inversiones, gobierno) obtengan los resultados esperados. Repasemos las características necesarias para que las personas, y por asimilación las organizaciones, sean capaces de conseguir sus propósitos y apliquemos estás características a la situación de la contratación pública electrónica, según mi opinión, este podría ser el resultado:

–         Pensamiento sistémico: No hay un compendio claro y accesible del espacio del problema. Se acometen por parte de la Comisión Europea soluciones parciales: La licitación para el mercado único, pero el problema es mayor que la licitación y si no se resuelve de forma sistémica no generamos soluciones, generamos más problemas.

–         Dominio Personal:  Esto tiene que ver con visiones a corto plazo, en las que las arquitecturas de la información establecidas no van mucho más allá de la arquitectura de mi administración, y con suerte mis proveedores, y no se consideran arquitecturas capaces de hacer que el negocio (la contratación pública) alcancen las cotas previstas (el marco del mercado único panueropeo de contratación pública en formato electrónico)

–         Modelos Mentales:  Seguimos pensando que el formato electrónico es muy complejo porque no lo entendemos. Hay que entenderlo y gobernarlo. En caso contrario no ofrecerá los beneficios. Pero es ingenuo pensar que podemos poner el formato electrónico a la contratación pública sin entender y gobernar las tecnologías de la información. No tiene sentido.

–         Visión Compartida: Sería deseable que hubiera un autentico plan de implantación a nivel europeo. Dado que los problemas de coordinación y autoridad en Europa aún no están resueltos, hay que conseguir, como sea, un Plan de Implantación Nacional de la Contratación Pública Electrónica. No es opcional. Las inversiones no pueden hacerse sin un beneficio constatable y asequible.

–         Aprendizaje en equipo: Entendiendo como organización el conjunto de las administraciones españolas y el conjunto de las empresas españolas, este punto es crucial. Hay que aprender en equipo aunque solo sea para no seguir cometiendo los mismos caros y estúpidos errores una y otra vez.

¿Consideráis que la Contratación Pública Electrónica en España, cuenta con la presencia de todos los elementos necesarios para que se produzca la innovación a través de la trasformación al formato electrónico de la contratación pública?

Si no están todos los elementos, ¿cuáles son los que echáis en falta?. ¿Es posible conseguirlos? ¿Cómo?

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El Comité Económico y Social responde a las preguntas del libro verde sobre contratación pública electrónica.

En estas líneas quiero resumir lo que en mi opinión es más relevante de las respuestas que el Comité Económico y Social Europeo (en adelante CESE) ha dado a las preguntas planteadas en el Libro verde de la Comisión Europea sobre la generalización del recurso a la contratación pública electrónica.

El documento tal y como se ha publicado en el Diario Oficial de la Unión europea, lo podéis descargar en este enlace.  En tinta azul os paso mis reflexiones al inicio del resumen y algunas más en el propio resumen.

Aclaraciones previas.

Lo hemos comentado en este blog con anterioridad cuando hablamos de las funciones principales de la contratación pública con el acrónimo ARTE (Archivo, Relación, Tramitación y Explotación) . Las instituciones europeas se centran en la parte de relación electrónica con el mercado porque es la función necesaria para conseguir el mercado único. Ese es su objetivo fundamental. Sin embargo las administraciones públicas tienen que tener en cuenta el resto de las funciones: archivo electrónico, tramitación electrónica y explotación electrónica. En mi opinión, no es posible generar una trasformación a la contratación pública electrónica con éxito atendiendo sólo a una de las funciones que integran este servicio público.

Por tanto todo lo que discute  el CESE es alrededor de cómo generar una relación electrónica entre las administraciones y el mercado (los proveedores) que habilite un mercado único paneuropeo, interoperable, y asequible de contratación pública. Y no comenta, presumiblemente porque no está dentro de su ámbito de actuación, el resto de los aspectos funcionales que hay que tener en cuenta, y cuya trasformación al formato electrónico son, al igual que la relación electrónica, de vital importancia para conseguir los objetivos globales marcados.

Mi conclusión final es que el CESE apunta claramente en una dirección:

–          No hay opción de conseguir los beneficios propuestos (mercado único de la contratación pública en Europa) si no se realiza adecuadamente  (plazos y presupuestos) su trasformación al formato electrónico, y la consiguiente capacitación de los agentes (administraciones y empresas) para manejar este formato con sus retos específicos, junto con sus características especiales y diferentes del formato papel.

Y esta dirección debería tener en cuenta los siguientes aspectos del problema:

–          Para realizar esta trasformación, el elemento habilitador son las TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN, pero no hay que olvidar el resto de elementos: personas, procesos y estructuras. Estas tecnologías de la información ya han demostrado ser capaces de lo mejor y de lo peor. Todo depende que cómo se gobiernan estas tecnologías para que ofrezcan al negocio los beneficios esperados en función de las inversiones realizadas. El rol político y de alta dirección administrativa deben asumir las responsabilidades inherentes a su cargo y gobernar las TI para que permitan obtener los beneficios en consonancia con las inversiones.

–          No podemos pensar ilusamente que el proceso que gestiona el 20 % del PIB Europeo va a generar esta ingente trasformación que representa el formato electrónico en la contratación pública sin una dirección, evaluación y monitorización (gobierno) adecuados.

 1. Conclusiones y recomendaciones

  • Se precisa un marco intereuropeo para la contratación pública electrónica, es fundamental para  el mercado interior, dada la importancia de la contratación pública en el PIB de todos los Estados miembros;
  • La contratación pública electrónica  reduce costes;  agiliza el proceso, aporta más transparencia, y acerca más la sociedad de la información.
  • El marco de la contratación pública electrónica no puede estar separada de la revisión del marco legal de la contratación pública.
  • Hay ejemplos de mejores prácticas:  Portugal que ha utilizado la obligatoriedad del formato electrónico en la relación electrónica entre administración y proveedores.
  • Que la Comisión Europea,  asuma un liderazgo fuerte y efectivo  con vistas a lograr un marco de la contratación pública electrónica integrado, interoperable y normalizado respecto de las empresas y la tecnología en todos los Estados miembros.
  • Se precisa un mecanismo de seguimiento de la aplicación de los planes
  • la Comisión Europea, a buscar soluciones innovadoras para superar los problemas que plantean los procedimientos de las empresas y el idioma.
  • La Comisión, además, debe asumir un papel de líder (predicar con el ejemplo)
  • La contratación pública electrónica sirve como vehículo para fomentar el comercio paneuropeo en el mercado interior tanto para las pequeñas y medianas empresas (pymes) como para las microempresas.
  • Que todas las convocatorias de contratación pública en los Estados miembros –tanto por encima como por debajo del umbral se publiquen en el portal de la entidad adjudicadora nacional;
  • Que las pymes reciban asistencia mediante iniciativas directas para la creación de capacidades,
  • Que la arquitectura de la contratación pública electrónica sea interoperable y esté basada en normas abiertas y en programas de fuente abierta.

2. Respuestas a las preguntas del libro verde sobre generalización del recurso de la contratación pública electrónica

Pregunta 1.

La contratación pública resulta controvertida a veces y el resultado son acusaciones de corrupción y prevaricación. Si bien la falta de voluntad política puede ser uno de los motivos, con toda probabilidad existen también otros factores subyacentes, como los niveles de uso informático en los distintos Estados miembros y la complejidad a la que deben hacer frente determinados sectores a la hora de llevar a la práctica la contratación pública electrónica.

No se deben imponer en el formato electrónico unos requisitos técnicos más onerosos que no estaban presentes en el proceso tradicional.

La estrategia actual de la Comisión permite a los Estados miembros crear su propia y exclusiva plataforma de TIC para la contratación pública electrónica.

Los Estados miembros deberían guiarse por unas directrices y normas al respecto elaboradas por el grupo de trabajo de la Comisión Europea sobre interoperabilidad. (normas CEN BII y experiencias de su utilización en el proyecto PEPPOL)

Una red de contratación pública electrónica exige un enfoque normalizado en lo relativo a la arquitectura de las TIC  y en lo relativo a los procesos empresariales .

Una transición de varias velocidades a la contratación pública electrónica ha dado como resultado la multiplicidad de enfoques a escala regional y local en los Estados miembros.

Si se considera objetivo estratégico la puesta en marcha de la contratación pública electrónica a nivel nacional y transfronterizo, el CESE recomienda a la Comisión Europea dar más prioridad a esa puesta en marcha y contar con el respaldo de un mecanismo de supervisión más sólido y efectivo, basado en medidas preventivas y correctivas, igual que ocurre en otros ámbitos políticos de la administración electrónica.

Pregunta 2.

El CESE reconoce los siguientes retos:

Sobre el liderazgo político y administrativo para la implantación de la contratación pública electrónica, el CESE lo considera una dificultad específica.

El CESE añade que en una iniciativa estratégica de estas características la Comisión Europea debería haber encabezado la contratación pública electrónica mediante la creación de una plataforma al respecto para todas las direcciones y agencias de la Comisión al llegar a su término el Plan de Acción sobre contratación pública electrónica.

Hacia un entorno técnico interoperable. También hay que conseguir la interoperabilidad legal que es un elemento que no está conseguido.

Pregunta 3.

El CESE está de acuerdo en que debe incentivarse a la administración pública nacional y las entidades adjudicadoras para que introduzcan un marco para la contratación pública electrónica.

no debería mantenerse la estrategia de varias velocidades

La utilización innecesaria de tecnologías complejas, como PKI. De acuerdo en la parte de identificación y Acceso pero no en la parte de confidencialidad. Hay que conseguir que la confidencialidad pueda obtenerse con total garantía por parte de los proveedores. Sin ello no habrá confianza real en el sistema de contratación pública.  

Las pymes son el eje empresarial de la empresa de la UE.

garantizar el acceso a una tecnología que podría facilitarse a través de nodos tecnológicos facilitados por las autoridades competentes responsables de la política empresarial o por órganos constituidos que representen a las pymes;

— acometer iniciativas para crear conocimiento y capacidad dirigidas a las pymes,

utilizar la contratación pública electrónica y la formación en capacidades,

Pregunta 4.

Las entidades adjudicadoras son entidades gubernamentales y están sometidas a la política del gobierno. Estados miembros empleen estrategias para la puesta en marcha de la contratación pública electrónica

La cuestión es si la contratación pública electrónica debería ser el único canal para participar en la contratación pública.

Pregunta 5.

El CESE está a favor de un instrumento de contratación pública, como la subasta electrónica, que por su propia naturaleza exige un marco de contratación pública electrónica, sujeto, no obstante, a la creación de un marco de asistencia a las pymes,

El CESE recalca el peligro de la brecha digital, pues creará competencia desleal, ya que las pymes estarán en desventaja a la hora de participar en la contratación pública a causa de una barrera tecnológica.

Pregunta 6.

El CESE cree que la contratación pública debe canalizarse fundamentalmente a través de la contratación pública electrónica,

si las pymes y las ONG tienen capacidad para operar en un entorno B2G.

Pregunta 7.

Las barreras innecesarias y desproporcionadas a la participación transfronteriza por lo que se refiere a la contratación pública electrónica surgirán principalmente de los retos siguientes:

mecanismo de autenticación,

procesos empresariales,

idioma,

disposición a abrir los mercados locales a la competencia.

El CESE sugiere que la Comisión Europea diseñe y apruebe un plan de acción concertado y completado mediante la puesta en práctica de un sistema de seguimiento para garantizar que se salvan dichos obstáculos.

Pregunta 8.

 la participación en el comercio transfronterizo mediante la contratación pública por debajo de los umbrales por parte de las pymes y las microempresas reforzará el Mercado Único.

Pregunta 9.

El CESE cree que el marco legislativo para la contratación pública electrónica es exhaustivo. El fracaso surge de la falta de voluntad de aplicarlo.

Pregunta 10.

Demasiado a menudo las soluciones están guiadas por la arquitectura técnica, no por los procesos empresariales..

el CESE propone que el trabajo en este sentido se base en el Expediente Virtual de la Empresa que está realizando la Contratación Pública Paneuropea en Línea (PEPPOL, Pan-European Public Procurement Online).

Pregunta 11.

Una posible solución podría ser que la Comisión desarrollara una herramienta para la traducción de contrataciones en línea específicamente diseñada y adaptada al lenguaje técnico de los documentos de las licitaciones, es decir, prestando especial atención a cómo traducir correctamente palabras técnicas como «podría», «obligatorio», etc., sin matices que pudieran dar lugar a malas interpretaciones.

Pregunta 12.

El CESE recomienda que la Comisión influya en los Estados miembros para que construyan marcos de contratación pública electrónica basados en normas abiertas.

El CESE recomienda a la Comisión animar a los Estados miembros a utilizar la solución abierta e-Prior que la Comisión ha puesto a disposición como componentes de fuente abierta y gratuita para la integración de cualquier solución para la contratación pública electrónica que esté en fase de diseño.

Pregunta 13.

El CESE recomienda que la Comisión fomente e incremente la provisión de soluciones de fuente abierta para la integración en sistemas de contratación pública electrónica existentes o en desarrollo.

Pregunta 14.

El CESE está de acuerdo en que la Comisión Europea debería seguir desarrollando su serie de aplicaciones, como las soluciones de e-Prior y ponerlas a disposición de los Estados miembros para que las usen.

Pregunta 15.

Como se ha señalado, la Comisión Europea y los Estados miembros deben acometer iniciativas para la creación de capacidades que ayuden a las pymes a prepararse para el comercio electrónico B2G. El problema del idioma es un obstáculo que las pymes tendrán muchas más dificultades en superar si quieren participar en la contratación pública electrónica dentro de la UE.

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Implantación «ágil» de la contratación pública electrónica

Cuando establezco un dialogo positivo y sincero con las personas que se responsabilizan de poner en marcha las iniciativas de trasformación a la contratación pública electrónica, tengo la sensación de que no siempre tenemos la misma visión del problema, y esto  hace que las soluciones no sean compartidas. Esta situación me apunta a que estoy en un ámbito complejo y que las decisiones y modos de actuar deberían tener en cuenta dicho ámbito.

En mi opinión, la contratación pública es un procedimiento complejo, realizado por agentes jerárquicamente independientes (por ejemplo un órgano de contratación y un interventor) que comprometen a comprador (administración) y proveedor (empresas) de forma libre, pero en desequilibrio (las partes no son iguales por el principio del bien general en la contratación pública).

Realizar la trasformación al formato electrónico de este servicio, en su ciclo completo, no requiere sólo una aproximación tecnológica. Ya hemos comentado que la tecnología es el elemento habilitador pero no el único elemento.  Las personas, los procedimientos y las estructuras organizativas son piezas fundamentales en esta transformación, e ignorarlas suele conducir al fracaso en estos proyectos (inversión sin beneficios).

Pero el hecho de que la trasformación sea difícil no la hace menos apetecible porque lo que sí parece que se cumple, es el efecto positivo directo de los beneficios en las administraciones (presupuesto, eficacia y eficiencia) y el beneficio, que algunos pueden pensar que es colateral pero que para mí también es un beneficio directo,  lo representa el hecho de que las empresas “aprenden” a relacionarse en formato electrónico con las administraciones (deberían de ser todas, y pueden ampliar sus mercados y ser más competitivos y productivos).

La implantación de la contratación pública electrónica no puede ser vista únicamente como algo monolítico y planificable. Se puede planificar y hay que hacer planificación pero deben hacerse planificaciones cortas, rápidas y seguras, que nos permitan aprender a través del uso. Me explico. Si aprendemos a licitar un contrato menor en formato electrónico, estamos utilizando sistemas de información sin introducir excesivas complejidades inicialmente que nos pueden paralizar (rechazo a lo desconocido y miedo al fracaso en algo muy importante). Y por el contrario aprendemos a utilizar el formato electrónico para que cuando tengamos que hacer un procedimiento de contratación abierto, por ejemplo,  el formato electrónico no cause ningún problema de adaptación. Ya sabremos utilizar este formato electrónico.

Otro elemento importante en la implantación ágil de la contratación pública electrónica es que antes de realizar una “reingeniería del procedimientos de contratación” que con casi total seguridad será necesaria, el hecho de conocer el formato electrónico y sus características nos ahorrará una reingeniería de procedimiento en papel pasadas al formato electrónico,  con el desajuste y errores que ello conlleva.

Pero lo más importante es que las personas  y las estructuras (están formadas por personas) podrán asimilar la tecnología sin traumas y entendiendo los cambios que vienen y que hay que adoptar. Este punto nos permitirá ir adecuando los próximos pasos sin la rigidez de una planificación que cuando empieza a complicarse y se ve como imposible y carente de sentido y enseguida se asume el fracaso.

Creo que lo importante para la trasformación es fomentar el uso rápido y seguro del formato electrónico, allí donde se pueda realizar. Nadie echa gasolina a un coche que no va a usar. Ninguna administración gastará (a no ser que la obliguen) en la trasformación al formato electrónico de la contratación pública si no utiliza este formato y comprueba sus beneficios. Y añadiría que con un esfuerzo razonable.

Por estas razones considero que las implantación de la contratación pública electrónica tienen que seguir las metodologías “ágiles” que tan buen resultado dan en la resolución de los problemas complejos. Porque la implantación de la contratación pública electrónica es un problema complejo. En cualquier organización.

Si podéis echad un vistazo a los trabajos y seminarios de Dave Snowden sobre la complejidad  y pensad si  la trasformación a la contratación pública electrónica entra dentro de los sistemas complejos, es más bien un sistema complicado, o incluso un sistema simple. Este video del propio Dave Snowden os puede ayudar a tratar de entender el tipo de sistema que representa la trasformación a la contratación pública electrónica (¡cuidado¡  no la contratación pública en sí). Porque si estamos ante un sistema complejo (el de la trasformación a la contratación pública electrónica) entonces hay que determinar la forma de actuar y la manera en la que tomamos las decisiones. Y si es así,  tal y como comenta Mario Lopez de Avila :  Agile es [debería ser] la opción por defecto para el ‘manejo’ en el ámbito de lo Complejo.

¿Vosotros creéis que la trasformación a la contratación pública está en el ámbito de los sistemas (personas, contexto y herramientas) complejos? ¿O solo necesitamos que los expertos nos guíen un poco (ámbito de los sistemas complicados) y lo demás se puede hacer por imposición?.

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Presentación en el congreso de ITSMF: La norma ISO 38500 y la contratación pública electrónica

Tal y como os había comentado en este enlace de slideshare podéis descargaros la presentación que hemos realizado hoy el grupo de Gobierno y Estrategia TI de ITSMF,  en el congreso de ITSMF e ISACA alrededor de la norma ISO 38500 y su aplicación a la contratación pública electrónica. 

En próximas entradas iremos desgranando contenidos y comentarios sobre los trabajos futuros alrededor de las ideas expuestas en esta presentación.

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Una guía para el gobierno de las tecnologías de la información en la implantación y gestión de la contratación pública electrónica.

Ya he comentado en alguna ocasión que mi profesión es la informática.  En  el ámbito de  la  aplicabilidad de la informática empecé primero especializándome  en la administración pública como contratado laboral y luego pasé a trabajar en  medios de pago, para posteriormente especializarme en comercio electrónico y terminar hace ya más de diez años dedicándome de lleno a productos y servicios de tecnologías de la información alrededor de la contratación pública electrónica.

En este contexto he tratado de generar una visión conjunta (tecnologías y negocio) del uso de las tecnologías de la información en la modernización de la contratación. Para ello, y a raíz de la profundización en aspectos de estrategia y gobierno de las TI (tecnologías de la información) en grupos de ITSMF España (Foro español de gestión de servicios de tecnologías de la información), he dado alguna conferencia sobre la aplicabilidad de la norma ISO 38500 de Gobierno de las TI, al ámbito de la implantación, y gestión de la contratación pública electrónica. Ver este enlace.

Se lo he comentado a Guillermo Yañez  y me ha sugerido que inicie un diálogo en la Comunidad de Contratación Pública, y así lo he hecho. Os adjunto los correos que hemos intercambiado inicialmente para centrar el debate y pediros que la comunidad trate de avanzar y comentar sobre  los principios que se comentan en la norma ISO 38500 (es una norma de amplio espectro) para que entre todos seamos capaces de generar una guía que sirva a los organismos públicos para gobernar las tecnologías en la implantación, evolución y gestión de la contratación pública electrónica. El ánimo de esta guía, como el de la propia norma ISO 38500, es evitar los fracasos de los proyectos de implantación por no haber tenido en cuenta los principios que aparecen en la norma y su modelo de gobierno. Veréis que son de sentido común, pero a veces las prisas u otras preocupaciones nos nublan la mente y nos olvidamos del sentido común. Creo que por eso es bueno hacer una reflexión y tener un referente claro y conciso: la guía.

Estos son los correos, están algo retocados para centrar el tema con claridad.

DE MANUEL A GUILLERMO.

 Hola Guillermo,

Estoy preparando una presentación sobre el Gobierno de las TI en la implantación de la contratación pública electrónica. Te adjunto la presentación  que de momento, es un borrador. (consultar este enlace).

Me gustaría conocer tu opinión acerca las resistencias internas, las demandas de TI por parte de los usuarios  y el gobierno de las TI.

Cuando hablo de gobierno de las TI me refiero a como una organización (administración pública) dirige, supervisa y monitoriza el uso presente y futuro de las tecnologías para conseguir sus objetivos.

En el caso de la contratación pública electrónica, la idea que tengo, es repasar los principios que mueven este gobierno de las TI y publicar una guía para que los responsables sean capaces de conseguir el éxito en las iniciativas de trasformación al formato electrónico de la contratación pública.

Yo lo veo desde fuera,  sobre todo, cuando charlo con las personas que quieren implantar una solución pero no se fijan en las barreras reales que no suelen ser tecnológicas sino más bien culturales y organizativas:

  • quien es el responsable,
  • cuál es la estrategia,
  • que tengo que comprar y a quién,
  • que rendimiento tengo que pedir,
  • que leyes y requisitos legales y técnicos debo seguir,
  • y como puedo gestionar el factor humano.

Por ejemplo este último punto,  el factor humano, en mi opinión y por lo que puedo ver, es el más olvidado siempre. Los que dirigen la trasformación no son capaces de manejar la demanda interna de tecnología y se centran en la provisión de la misma. La provisión no debe ser nunca olvidada ni desatendida, pero si no gestionamos la demanda, no veo cómo podemos conseguir los resultados, si las personas no se comprometen y solo obedecen. En un contexto de transición y trasformación, no basta con obedecer, porque todo es nuevo, es necesario comprometerse e innovar. Se puede innovar en el formato y las herramientas  y seguir el procedimiento que marcan las leyes y los reglamentos. Creo yo.

Bueno, en resumen, no sé si puedes darme tu opinión. Sobre la presentación (será el 23 de octubre) voy a tratar de ir generando debates para conocer otras opiniones. Pero me gustaría conocer la de alguien de dentro de la administración de forma lo más libre posible, porque a lo mejor estoy equivocado y no van por ahí las dificultades.

Gracias.

Un saludo, Manuel

DE GUILLERMO A MANUEL

Hola Manuel, te cuento, desde mi punto de vista:

1. Entiendo la idea, pero es mucho más claro el correo que la presentación.

2. Dos problemas, uno técnico y el otro de aplicación, como tú lo llamas de generalización.

3. Centrándonos en el 2º, y para facilitar su resolución, la ISO.

4. Tú intención, popularizar lo que dice la ISO y conseguir que se aplique.

Entrando en la presentación la veo:

1. Muy técnica, quizá los destinatarios se muevan todos a ese nivel, pero por lo que yo veo, en la Administración pública, no sé cuantos seguirían el hilo.

2. Si tb. estos van a ser sus destinatarios, el lenguaje debería ser más claro, sencillo y directo, como el que utilizas en el correo.

3. La rentabilidad de la inversión en la CPE se adivina, pero no se ve de una forma clara y directa entre todos los nº. Creo que es clave insistir en este aspecto para «convencer» que es el primer y fundamental paso.

4. Problemas técnicos al margen: PEPPOL, STORK,…., estos problemas no dependen de la Administración.

5. Problemas de aplicación que dependen y que deben ser abordados y resueltos por cada Administración.

6. Aquí entra el centro de la exposición la ISO….

7. Como te he dicho, muy pocas (al menos yo no conozco) Administraciones tienen contacto con la  gestión de calidad, ni se sabe lo que es, ni lo que son estas normas, …, por ello si el destinatario es «público» la presentación debe ser ligera y adaptada en cada aspecto concreto, es decir, que puedan identificar la responsabilidad, la estrategia, la adquisición, el rendimiento, la conformidad y la conducta humana.

Es lo que se me ocurre, podías anunciar el evento en la comunidad para los que estén interesados.

Seguimos en contacto.

DE MANUEL A GUILLERMO.

Gracias Guillermo,

La presentación es para un auditorio que se supone que sabe de qué va la ISO 38500 pero voy a tratar de hacerla más clara y asequible, porque  la presentación pretende delimitar  los grandes apartados de la guía, y la guía sí que va a ir dirigida a las administraciones públicas, que no tienen por qué ser especialistas en el gobierno de las TI, ni en la norma ISO 38500.

La  idea sobre la que estoy trabajando es cómo realizar una guía que permita a todos entender qué es lo que hay que buscar (servicios y productos), y en qué hay que poner especial atención,  para conseguir la contratación pública electrónica.

Y abusando de tu visión  las preguntas serían:

  •   ¿Es necesaria la guía?. Esta es la más importante porque se trata de responder a la pregunta ¿después de los errores en la implantación de la contratación pública electrónica podemos hacer algo que ayude a alguien a no cometer los mismos errores de siempre? Entiendo que de ser necesaria esta guía habría que redactarla y cuidar su presentación con mucho esmero. Que fuera muy didáctica.
  •  Si fuera necesaria ¿a quién debería de ir dirigida?. A todos, a los que mandan, a los que «sufren» la contratación, a los que tienen miedo de no saber cómo abordarla …
  •  Los proyectos que fallan (no sé tu experiencia, a mi me han fallado bastantes) ¿en qué fallan, y cómo podemos solucionarlo?. Cuando un proyecto falla no pasa nada si estos fallos sirven para que otros no fallen, pero en lo que yo veo no es el caso. Seguimos fallando en cosas muy parecidas.
  •  Cuando alguien decide avanzar en esto, ¿encuentra todas las respuestas o se tiene que inventar las cosas desde el principio?. A quién puede acudir alguien que quiera empezar. Todos conocen la comunidad de prácticas, y tal y como comentaste (creo que hay que ahondar) tienen las respuestas para empezar? o tienen más preguntas?
  •  La industria de las tecnologías, lleva tiempo identificando que los proyectos no fallan sólo porque los proveedores no saben entregar productos y servicios (eso es lo que la industria está mejorando) , sino también porque los clientes y usuarios, no terminan de comprender qué se les puede pedir a las TIC y cómo y qué no se les puede pedir porque no te lo van a dar (al menos de momento).

Bueno, sigo dándole vueltas, pero creo que hay algo que falta en los decisores y en las personas que inician estos proyectos, para llevarlos a cabo con éxito. A ver si somos capaces de identificarlo y ponerlo a disposición para evitar errores y gastos innecesarios.

Gracias por tu ayuda.

Un saludo, Manuel

DE GUILLERMO A MANUEL

Buenos días de nuevo,

Es necesaria la guia?. Mucho, copio y pego un comentario de la comunidad de ayer mismo:«Por cierto si alguien tiene muy avanzado lo de la administración electrónica ( sea eso lo que sea) me encantaría que nos escribiesemos porque tenemos que empezar a implantarla y ufff.. me da panico.«

  • ¿después de los errores en la implantación de la contratación pública electrónica podemos hacer algo que ayude a alguien a no cometer los mismos errores de siempre?. Yo creo que debemos, cada uno desde nuestro lado de la mesa, pero a todos nos interesa.
  • Entiendo que de ser necesaria esta guía habría que redactarla y cuidar su presentación con mucho esmero. Que fuera muy didáctica. Mucho, aquí he pensado:
    • Crear un grupo de trabajo propio en la comunidad.
    • Presentar tu presentación.
    • Iniciar debates de cada uno de los aspectos que hay transmitir y enseñar.
    • Dentro de cada debate, diferentes medios, presentaciones, vídeos, recursos…
    • En cada hilo, siempre hay posibilidad de participar, si se consigue dinamizar la participación, la guía se puede mover bien por la nube y conseguir que sea un recurso serio, adaptado, siempre imperfecto e inacabado y siempre en proceso de mejora y actualización.
  •  Si fuera necesaria a quién debería de ir dirigida. A todos, a los que mandan, a los que «sufren» la contratación, a los que tienen miedo de no saber cómo abordarla … Esto habría que abordarlo en el grupo de trabajo, quizá los hilos deberían estructurarse criterio o quizá no.
  • Los proyectos que fallan (no sé tu experiencia, a mi me han fallado bastantes) en qué fallan, y cómo podemos solucionarlo. Cuando un proyecto falla no pasa nada si estos fallos sirven para que otros no fallen, pero en lo que yo veo no es el caso. Seguimos fallando en cosas muy parecidas. A mi no me falla lo que de mi depende, de mi y de la tecnología que yo uso, no de la que me imponen. Cuando he intentado salir (fuera de mi despacho) para seguir haciendo cosas (una vez intenté crear una red interna de contratación), no he conseguido nada (bueno, coscorrones).
  • Cuando alguien decide avanzar en esto, encuentra todas las respuestas o se tiene que inventar las cosas desde el principio. Yo ya lo he dicho cuando redacte el plan de implantación de la …., bueno yo repito lo que otros dicen: la rueda está inventada, es redonda, gira, tiene ejes y radios y hace ya tiempo se le puso una cámara de aire para amortiguar los baches del camino. Yo creo que esta ISO no dice cosas muy distintas que el resto, la base es la misma, los palos que hay que tocar, son los de siempre, el proceso el mismo…, en fin, que yo creo que hay que afinar bien en cómo contarlo, algo bueno, y luego manejar los hilos de la red para iniciar esa gran transformación.
  • A quién puede acudir alguien que quiera empezar. todos conocen la comunidad de prácticas, y tal y como comentaste (creo que hay que ahondar) tienen las respuestas para empezar? o tienen más preguntas?. Poco a poco creo que se va sembrando, .., vamos ofreciendo fuentes donde acudir, aunque creo que podemos afinar mucho.
  • La industria de las tecnologías, lleva tiempo identificando que los proyectos no fallan sólo porque los proveedores no saben entregar productos y servicios (eso es lo que la industria está mejorando) , sino también porque los clientes y usuarios, no terminan de comprender qué se les puede pedir a las TIC y cómo y qué no se les puede pedir porque no te lo van a dar (al menos de momento). Yo tengo claro que la Administración debe acudir al mercado a comprar lo que los proveedores ofrecen (que son los que tienen el talento y la iniciativa para innovar y crear productos con valor); el otro día lo dije en linkedin, para mi el 30% del problema es la tecnología que debe ser de una empresa y que creo que funciona; el 70% es responsabilidad de la Administración.
  • Bueno, sigo dándole vueltas, pero creo que hay algo que falta en los decisores y en las personas que inician estos proyectos, para llevarlos a cabo con éxito. A ver si somos capaces de identificarlo y ponerlo a disposición para evitar errores y gastos innecesarios. Lo que falta es aceptar y asumir que hay que trabajar más y mejor, tomar decisiones, organizar el trabajo y enfrentarse a la desagradable tarea de organizar la trasformación que representa la contratación pública electrónica.

Bueno Manuel, creo que todos estos debates deberían ser compartidos, seguro que serían más variados y ricos.

Están compartidos en la comunidad de prácticas en este enlace.

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¿Un plan nacional para la implantación de la contratación pública electrónica?.

A partir de la presentación del libro de Jaime Dominguez-Macaya, y viendo reunidas a muchas personas que tienen un interés común pero no están lo suficientemente coordinadas, me ha vuelto una idea(no es nueva ni es única) que ya habíamos insinuado en el blog antes, y se me ha quedado dando vueltas en la cabeza. No sé si ya estará en marcha en algún despacho de la Administración Pública  pero si es así,  a día de hoy, lo desconozco.

La idea es poner en marcha un Plan nacional-estatal para la implantación de la contratación pública electrónica. Voy a dar un repaso somero a los argumentos de esta idea. 

Desde la visión a la acción

La visión y los por qués están cada vez más claros, comunicados y asumidos por todos. Es bueno que le echemos un vistazo a los contundentes informes del Comité Económico y Social Europeo de 13 de Julio, sobre el libro verde de la modernización de la contratación pública y sobre el libro verde de la generalización del recurso de la contratación pública electrónica. O al demoledor artículo publicado en The Guardian sobre los beneficios de la contratación pública electrónica en el Reino Unido y las consecuencias de no hacerlo bien (Hay que tener en cuenta que hay muchas más opciones para no hacerlo bien que para lo contrario).

La Interoperabilidad y la generalización

Estos son los dos grandes problemas que hay que solucionar.  La interoperabilidad es un problema  técnico que debe ser resuelto a la mayor brevedad  posible. Los estándares están siendo trabajados pero se precisa urgentemetne una primera versión operativa y utilizable, que además pueda ser usada realmente (PEPPOL-CEN BII fase 1 y 2??).

La generalización es otro problema distinto más complejo de resolver, porque la interoperabilidad trata los problemas de relación electrónica, pero la contratación pública electrónica abarca más funciones que la relación electrónica del comprador y el proveedor. Lo que más le preocupa a la Comisión Europea es crear un mercado único de contratación pública electrónica. Pero el problema no es sólo la relación electrónica, también esta el Archivo electrónico, la Relación electrónica,  la Tramitación electrónica (expediente) y la Explotación electrónica de los datos de la contratación públca (El ARTE en la contratación).  Los objetivos de la Comisión o de las Estado Nacionales no coinciden con los objetivos de las adminsitraciones públicas ni  las personas, que finalmente tienen que generar el impulso real y suscitar el cambio en sus organizaciones. Estas organizaciones no están preocupadas por el mercado único. Su preocupación es el día a día, las exigencias del servicio público, las exigencias del procedimiento administrativo, las exigencias del poder político para que las cosas se hagan, como sea. Y además los plantes para implantar la contratación pública  precisan de proyectos y procesos  de tecnologías de la información y las comunicaciones (hardware, software, aplicaciones, formación, gestión del cambio, capacitación ….), con un alto riesgo.

Las estrategias y los planes

Los planes generales se disuelven cuando los llevamos al terreno concreto de cada administración. Hay que ser capaces de articular estrategias que adapten el mapa al territorio (lo contrario es imposible). Esto  es vital para que el esfuerzo (recursos, voluntad, tiempo  y dinero) consigan el resultado previsto.

El sentido de la urgencia

Además, hay que hacerlo con el sentido de la urgencia que nos impone un tiempo de crisis donde el gasto (cerca del 20% del PIB) en contratación es a la vez un riesgo (no innovar, no introducir mejoras reales posible a través de las tecnologías) y una oportunidad (mejorar utilizando las capacidades ciertas que tiene la sociedad española en su conjunto), con trascendencias vitales. No ser eficientes o no ser competitivos como sociedad, tiene consecuencias. A lo mejor no las percibimos hoy pero las veremos mañana, o las sufrirán las próximas generaciones.

El plan de acción

Adaptar el plan de acción a la situación específica de cada administración pública no es algo fácil pero es algo posible. Hay que compartir conocimiento y experiencias y tiene que haber coordinación y colaboración entre las administraciones y las empresas. Sin esta colaboración, no exenta de tensiones, no es posible avanzar. Y tenemos que avanzar.

El plan nacional para la implantación de la contratación pública electrónica (o como tratar de gestionar el 20 % del PIB de forma óptima), tratando de coordinar e impulsar temas como los siguientes:

–         Formación para la profesionalización de los responsables de contratación

–         Gestión del Cambio: Información, Formación, Soporte e Impulso.

–         Guías para el Gobierno de las TIC y la definición de estrategias de implantación adaptadas a cada administración pública

–         Software (homologado o al menos con las características funcionales mínimas incorporadas y probadas)

–         Servicios gestionados y que obtengan la trasformación que se está demando y los beneficios que ya se han reportado.

–         Incorporación de los proveedores en el ciclo de compra electrónico desde el principio, sobre todo a las PYMES.

–         Simplificación del procedimiento y de las exigencias jurídicas. Entender que el formato electrónico es diferente del formato papel y que la trasparencia y la fiscalización se consiguen de forma diferente en uno y otro formato.

–         Coordinación con el resto de estados europeos a través de la Comisión Europea

–         Eliminar las dudas sobre los temas que están claros y fijar las dudas sobre puntos pendientes de concretar. Pero permitiendo avanzar sobre aquello que es seguro. No esperar a utilizar el formato electrónico hasta que todo lo que esté aclarado. (Nunca estará totalmente aclarado).

Soy consciente de que no es fácil, pero también estoy convencido de que es posible. Otros ya lo han hecho y hay muchos que lo están intentando. Se trata de colaborar de forma coordinada para evitar riesgos y pérdidas innecesarias. Y sobre todo compartir información, formación, experiencias, conocimiento, fracasos y éxitos. Siendo conscientes que toda ayuda puede ser poca  y que el camino es largo, y no exento de dificultades (más bien todo lo contrario).

En cualquier caso y si, tal como apuntan todos los indicios, la Comisión Europea termina introduciendo la “obligatoriedad” de la contratación pública electrónica a los Estados Miembros, será necesario, no sólo un Plan Nacional para la Implantación sino mecanismos de coordinación, comunicación, formación impulso y soporte para la implantación.

Además, este Plan de Implantación se podría generar una  comunidad de prácticas y utilizar las Comunidades de Prácticas que ya existen alrededor de este asunto, utilizando las redes sociales para difundir información y experiencias y eliminar la incertidumbre, y los riesgos a través del conocimiento.

Es el siglo XXI, y no podemos retrasar nuestra entrada en él  como hicimos con el siglo pasado.

No dejéis de leer este artículo de Araceli Mangas en Saviologos:  La otra riqueza de las naciones: una función pública eficiente en el siglo XXI.

Vosotros ¿apoyaríais un Plan de Implantación de la Contratación Pública electrónica propulsado desde las más altas instancias del poder estatal, coordinando y colaborando con todas las administraciones públicas y con la Comisión Europea?

 

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La demanda de tecnologías de la información en la contratación pública electrónica.

La estadística de los fallos en la implantación de proyectos de tecnologías de la información es un dato que nos debería hacer pensar como se puede mejorar el Gobierno de las TI en las corporaciones. El informe del grupo Standish sobre el Caos de los proyectos de tecnologías es revelador a la par que preocupante.

Hemos comentado la iniciativa de la industria de las tecnologías de la información alrededor de la norma ISO/IEC 38500 para el Gobierno corporativo de las TI, y el libro que mejor explica la norma : Waltzing with the elephant de Mark Toomey., para tratar de evitar esta nefasta estadística.

La cuestión que se plantean las organizaciones es cómo conseguir el éxito en la implantación de nuevas herramientas tecnológicas en las organizaciones, teniendo en cuenta que las trasformaciones afectan a otros factores (como nos explica Leavitt en su Cambio organizativo 1965) que son básicos en el funcionamiento de las organizaciones: personas, procedimientos, y estructuras.

Se han hecho grandes inversiones para mejorar el Gobierno de las TI en el ámbito de la provisión de tecnología, pero se ha hecho poco para enteder como estás tecnologías afectan a los restantes factores del cambio. Y este es el problema que trata de solventar la norma ISO /IEC 38500. Como organizar y explotar las tecnologías desde el punto de vista del gobierno corporativo (la alta dirección de las organizaciones) para conseguir un uso eficiente, eficaz y aceptable de las tecnologías.

El informe de Oxford sobre las barreras y obstáculos de la implantación de la administración electrónica nos da pistas sobre cuáles son los principales problemas en la adopción del formato electrónico en la administración electrónica y por extensión en la contratación pública electrónica. En esta última además hay un problema mucho mayor, en mi opinión, ya que el éxito de la implantación tienen dos componentes muy difíciles de conseguir: la generalización de la implantación (sin una masa crítica suficiente la administración no consigue que los proveedores acepten e incorporen el formato electrónico a sus modos operativos y por tanto no consiguen la concurrencia) y la interoperabilidad, sencilla y asequible, que permita la no segmentación tecnológica del mercado.

Volviendo a las barreras y obstáculos observamos que muchas de estas barreras no tienen nada que ver con el suministro y la entrega de servicios y herramientas de  Tecnologías de la Información sino más bien con la demanda y aceptación de estos servicios y herramientas por parte de personas (las personas son el “pegamento” necesario de toda actividad humana) y la consiguiente adecuación de procedimientos y estructuras, que en el caso de la administración pública pueden tener cierta tendencia a la rigidez.

Si esto es así, si llegamos a la conclusión de que la tecnología puede entregar aquello que se le pide si se le pide bien, la cuestión es cómo conseguir que la demanda y la provisión(entrega) de tecnologías de la información consigan el equilibrio adecuado para aportar  el valor que cubra  las necesidades identificadas por la alta dirección de nuestra organización. Esto aplicado a la implantación de la contratación pública electrónica podría leerse así:

Para realizar un Gobierno de las tecnologías de la información para la trasformación de la contratación pública al formato electrónico en una organización en particular hay que seguir los siguientes pasos que equilibren y evalúen la demanda y la provisión de las tecnologías de la información, en relación y respecto al resto de  los factores que intervendrán en esta trasformación: personas, procedimientos y estructuras. Todo ello se podría conseguir con la iteración de los siguientes pasos:

–          Identificación y Definición de las Necesidades. Este punto es fundamental, si no hay necesidades no hay valor posible, independientemente del nivel de inversión que se haga. No habrá beneficio. El resultado final de esta etapa es definir la demanda (en un primer nivel) de forma equilibrada y con sentido común.

–          Diseño de la solución que aporte el valor necesario para satisfacer las necesidades. Esta es la visión compartida. Aquí el gobierno tiene que ser capaz de involucrar a todas las partes que integran el servicio de contratación pública y comprometerles con una visión compartida en función de la demanda inicial. Hay que huir de la carta a los reyes mayor, ser parco y no pretender que la tecnología arregle problemas que no puede arreglar.

–          Generación de la estrategia que priorice y segmente las actividades que materializan la visión en objetivos medibles y alcanzables en función del tiempo, los recursos y las obligaciones contraídas (conformidad con las leyes y normas). La estrategia debe estar configurada en función de la madurez organizativa y técnica de la administración y de su tejido productivo (de este último en menor medida), el plazo disponible o deseable para la implantación y los recursos que pueden utilizarse (presupuesto, conocimiento, personas …)

–          Planificación de los proyectos y programas identificados. Esta parte del Gobierno probablemente es la que está más desarrollada por la industria. Una buena gestión de proyectos es posible y debería de haber conocimiento suficiente  para minimizar el riesgo de la gestión de proyectos.  Lo cual no es óbice para no gestionar y controlar el desarrollo de cada proyecto de la implantación

–          Implantación y operación de los servicios y herramientas que se utilizan en el nuevo escenario. El factor humano, relacionado con el uso de las tecnologías de la información, que debería de haberse tenido en cuenta desde el principio debe cuidarse en este momento de forma exquisita. No se trata de sobre actuar si no de servir en todo momento para que las personas conozcan y sepan utilizar las nuevas herramientas a través de los nuevos procedimientos y con nuevas estructuras.

–         Monitorización y Valoración de resultados. Que nos permitan conocer y entender las desviaciones desde la imagen inicial hasta el resultado final.

Seguir estos pasos aplicando la norma ISO/IEC 38500 no garantiza el éxito, pero en mi opinión, puede balancear en un  equilibrio adecuado la demanda y la provisión  de las TI a través del Gobierno de estas tecnologías. Seguro que ayuda mucho y sobre todo reduce la probabilidad del fracaso. Lo demás probablemente sea trabajo. Y no poco.

¿Creéis que la demanda y la provisión de tecnologías de la información en la implantación de la contratación pública electrónicas están bien gobernadas (evaluadas, dirigidas y monitorizadas)?

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Los primeros pasos en la implantación de la contratación pública electrónica.

Cuando una administración pública o empresa del sector público se plantea la transición a la contratación pública electrónica,  va a tener que tomar decisiones que afectan a su forma actual de realizar la contratación pública y a los elementos que se utilizan: personas, procedimientos, estructuras y tecnología.

Los primeros pasos son, como casi todos los primeros pasos, lo más difíciles y los más importantes. Todos los pasos son deudores de los pasos anteriores y están condicionados por estos. Si nos equivocamos en los primeros pasos, el esfuerzo y la energía empleados en ellos habremos de volverlos a emplear para empezar en el punto inicial de partida. Y esto es, además de desmotivador, muy caro.

Muchas de estas organizaciones tienen la falsa concepción desde mi punto de vista, de que una aplicación informática es todo lo que necesitan. Pero no es así. Llevamos más de 600 años (desde Gutenberg) generando y perfeccionando tecnologías que producen papel, documentos en papel, y no vamos a cambiar esto en un par de meses con una aplicación por muy buena que esta sea.

La contratación pública electrónica es un problema eminentemente cultural que precisa de tecnología (ya madura pero compleja que hay que SIMPLIFICAR),  que afecta a las personas (su formación y capacitación, para producir resultados en formato electrónico), a los procedimientos (las actividades que estas personas realizan para conformar la actuación general de contratación), las estructuras (que se han creado para garantizar que estas actividades se realizan conforme a la ley que a su vez está pensada para los resultados –expedientes- en formato papel y en sus características).

Antes de decidir cuáles son los primeros pasos vamos a ver una panorámica de las sucesivas fases o etapas que vamos a ir atravesando en esta transición a la contratación pública electrónica.

Cuando una organización decide, por tanto hacer la transición al formato electrónico, en la contratación pública tiene unos objetivos (trasparencia, concurrencia, mejora de ofertas, mejora de la gestión, cumplir la ley, fomentar la innovación en la sociedad a la que sirve, ….) , que suelen caer en alguna de las categorías siguientes: hacer mejor su actividad, hacer algo que ahora no hace, cumplir las leyes.

Para ello, y antes de empezar,  ha debido analizar el contexto externo (lo que está pasando fuera) y el contexto interno (sus propias capacidades y situaciones).  Una vez hecho este análisis habrá llegado (o no) a la conclusión de que “necesita” un cambio. Necesita hacer la transición a la contratación pública electrónica.

Con esta necesidad claramente evidenciada se establece una visión. Quieren satisfacer la necesidad de una determinada forma (la visión)  para conseguir alguno de estos objetivos: hacerlo mejor, hacer algo nuevo, o cumplir la ley ( o los tres).

Una vez que esta organización es capaz de materializar o de visualizar su estado futuro, habiendo conseguido sus objetivos, se plantea una estrategia. Esta estrategia consiste en priorizar y definir los pasos y metas que irá persiguiendo de forma que consiga la visión y los objetivos finales.

Establecida la estrategia llega el momento de planificar: dotar de tiempo y recursos  a los pasos y actividades que se han priorizado y relacionado en la estrategia.  Además se dará cuenta de que el tiempo y los recursos precisan una estructura (organización ad hoc) para que los  planes puedan ser correctamente gestionados y controlados (una oficina de proyectos o un comité de gestión). Distingo entre gestión y dirección de una forma consciente que aclararé un poco más tarde. Estos proyectos pueden agruparse en programas.

Con los planes (tiempo y recursos) puestos en marcha se procede  a la implementación utilizando productos y servicios que permitan el formato electrónico en las áreas que la estrategia ha definido como parte fundamental del negocio de entre las cuatro siguientes (ARCHIVO, RELACION, TRAMITACIÓN Y EXPLOTACIÓN).

Y después de la implementación llega el tiempo de la operación. Hemos introducido elementos (herramientas, servicios,  productos, técnicas ..) que debemos gestionar para garantizar su correcta operación y verificar se que consiguen los objetivos de la contratación pública electrónica que la estrategia, la visión y la necesidad nos habían definido. Además de la operación, también se ve que hay que considerar la mejora continua de todos los elementos que se han puesto en marcha.

No mencionamos la parte de la seguridad porque se sobreentiende. Todo tiene que ser trasparente y confidencial en su momento y en sus justos términos. Los definidos por las leyes y los reglamentos.

Ahora voy a dar mi opinión sobre cuáles son los primeros pasos que una administración de cualquier tamaño debe de dar para garantizar el proceso descrito. Nótese que apenas he utilizado la palabra tecnología, de una forma consciente, lo mismo que si fuera a diseñar una autopista no emplearía la palabra excavadora , aunque la voy a utilizar con toda seguridad. La tecnología es un medio (muy potente) que hay que dirigir y gestionar, no es un fin.

Antes de los primeros pasos y como una forma de describir el proceso general voy a utilizar un gráfico que aparece en el blog de Gestion de Valores en IT , según  el libro de Mark Toomey “waltzing with elephants” con las aportaciones de  John Thorp, en el que se hace referencia a estas fases que hemos relacionado previamente y  que implican  el gobierno de las TIC, para el uso presente y futuro de las tecnologías de la información en las organizaciones, tal y como expone la norma ISO 38500.

En la figura aparecen los aspectos comentados y una capa superior que es la del gobierno corporativo (también de las TI). Esta es la figura.

Aparecen también otros aspectos a tener en cuenta pero no quiero perder la visión general del problema, para dar mi opinión sobre los primeros pasos que hay que dar en la implantación de la contratación pública electrónica.

Si vamos a utilizar Tecnologías de la información en un sistema de negocio (la contratación pública) que supone una trasformación de todos los factores que intervienen en el sistema: personas, procedimientos, estructuras y tecnologías, los primeros pasos  deben ser cómo vamos a evaluar, dirigir, y controlar la TRANSICIÓN a la contratación pública electrónica desde el punto de vista de la organización (administración) que lo implanta. Es decir qué tipo de Gobierno de todo el proceso vamos a generar para garantizar las inversiones y conseguir los resultados de una TRASFORMACIÓN que como ya se ha demostrado produce unos beneficios tangibles y considerables si se pilota correctamente su TRANSICIÓN, y con el ritmo adecuado, teniendo en cuenta que vamos a emplear recursos escasos y complejos (personas y tecnologías)  para generar actividades (procedimientos de contratación) y estructuras (organizaciones que soportan el proceso de la contratación).

Por tanto y con independencia del tamaño y objetivos específicos de la organización (administración pública) que implanta la contratación pública electrónica, los primeros pasos deben ser:

  1. conformar un cuerpo de gobierno que sea capaz de evaluar, dirigir y controlar las tecnologías de la información en un entorno donde el resto de los factores (personas, procedimientos y estructuras) tienen igual o mayor peso para alcanzar los resultados propuestos. Y esta forma de gobierno puede ser tan simple o tan compleja, tan grande o tan pequeña, como lo sean los factores que hay que dirigir y gestionar).
  2. escribir, documentar y comunicar las fases que nos hemos propuesto seguir para realizar esta transición. Un documento sencillo, simple y que permita tener una referencia solida a la que recurrir cuando empiecen los problemas.

Después vendrán el resto de los pasos, que son por una parte los propios de cualquier contratación pública de bienes y servicios. Y de esto los gestores de contratos saben mucho más que yo. Y por otra los pasos cada vez más transitados de los proyectos de administración electrónica.

 

Y este es el resumen de las fases que he utilizado como argumento para defender los primeros pasos que he propuesto:

–      analizar el contexto, que me empuja a realizar esta implantación a la contratación pública electrónica.

–      Identificar la necesidad real de la organización: imperativo legal, económico o de gestión.

–      determinar los objetivos que mi organización precisa, y cuantificarlos, de forma que se pueda saber cuando hemos alcanzado la meta.

–      generar una visión que combine la racionalidad del objetivo con la emotividad (movimiento) del proceso de  implantación.

–      definir una estrategia de transición, que priorice y  de respuesta a las situaciones que la organización va a hacer frente durante la transición y después de la misma. Comunicar la visión, los  objetivos y las estrategias a la organización y a los agentes que intervienen.

–      Planificar en el tiempo y con recursos los programas o proyectos que la estrategia haya identificado y priorizado. Generar una estructura que avale y propicie el control y supervisión de estos proyectos.

–      Implementar los cambios con las actividades requeridas de formación, comunicación , capacitación que permitan la TRASFOMRACIÓN

–      Operar el nuevo sistema equilibrando continuamente todos sus factores: personas, procedimientos, estructuras y tecnologías. Sin olvidarnos de la gestión de servicios de tecnologías de la información ni de su mejora continua.

–      Medir y evaluar los resultados de forma permanente.

 

¿Vosotros consideráis que estos  primeros pasos son los adecuados para realizar con éxito la TRANSICIÓN a la contratación pública electrónica o pondríais otros?

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Conferencia sobre Europa y el libro verde de contratación pública electrónica.

El pasado viernes, día 1 de abril, tuve el placer de dar una charla invitado por el Consell de Mallorca, sobre Europa y el libro verde de la contratación pública electrónica, en el teatro municipal de la localidad de Lloseta (Mallorca).

La conferencia tuvo la siguiente agenda:

  • 10:00 Inauguración oficial
    • Sr. Miquel Rosselló: Conseller de Cooperación Local e Interior
    • Sr. Batle del Ayuntamiento de Lloseta

  • 10:15 “Novedades normativas en los contratos públicos: La ley 34/2010 de 5 de Agosto que modifica la ley 30/2007”
    • Ponente: Sr. Feliu J. Bauzá Martorell. Doctor en Derecho y Profesor de derecho adminsitrativo de La UIB

  • 11:45  “Europa y el libro Verde de la contratación pública electrónica”
    • Ponente: Sr. Manuel Caño Pofessional de Tecnologías de la Información especializado en contratación pública electrónica, comercio electrónico, medios de pago y redes sociales. Director de Estrategia de PLYCA en LBi

  • 12:45 “La contractación pública electrónica: experiencia práctica en el Ayuntamiento de Calviá, en Mallorca”
    • Ponentes : Sr. Juan Sanz : Jefe de los Servicios Económicos del Ayuntamiento de Calvía, y el Sr. Antonio Tirado: Jefe del Servicio de Informátiva del Ayuntamiento de Calviá.

  • 14:00 Colóquio y Clausura

El resumen que puedo sacar de la conferencia es que sigo percibiendo  mucho interés en la contratación pública electrónica por parte de las administraciones, pero creo que se necesita aumentar el conocimiento previo para pasar a la acción, y conocer las experiencias que se están produciendo, (el formato electrónico y sus características es aún un desconocido para muchas personas) y también se necesita algún elemento que permitiera la coordinación y cooperación entre las diversas iniciativas que se están produciendo, con el fin sobre todo de proteger las inversiones y alcanzar los resultados esperados.

Os dejo los documentos que utilicé en la presentación:

–         Las diapositivas subidas a slideshare que podéis descargar desde aquí.

–         El documento explicativo subido a scrib que podeis descargar desde aqui.

En este sentido sigo creyendo que una comunidad de práctica alrededor de estos temas nos permitiría sacara adelante proyectos mucho más coordinados y con más éxito y menos esfuerzo.

¿No creéis que se está necesitando este “punto (no voy a definirlo) de coordinación” para compartir experiencias y conocimiento? ¿Cómo definiríais vosotros este “punto de coordinación”?

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Los equilibrios en la implantación de la contratación pública electrónica.

Cuando elevamos la mirada y la apartamos de nuestro trabajo cotidiano para intentar tener una visión sobre el futuro que nos gustaría tener en contratación pública surge siempre una pregunta de difícil respuesta:

¿Cuál es el equilibrio correcto entre la contratación pública actual y la contratación pública en formato electrónico y como deben ser los pasos para garantizar la correcta transición y no hacer una trasformación que genere una problema mayor que el que se intenta solucionar?

Es decir como consigo realizar la visión sin perder de vista la operación de los servicios de contratación actuales. El equilibrio. Teniendo en cuenta que voy a tener que utilizar las mismas personas de contratación,  que además tengo que tratar de que estas personas se involucren en los nuevos formatos y utilicen las nuevas tecnologías (no es fácil sin unas buenas razones),  cambiar los procedimientos porque en el formato electrónico el escenario difiere muchísimo respecto del escenario que representa el formato papel, y  utilizar las estructuras actuales que al final cambiarán por el peso de lo obvio, pero de momento serán las mismas.

Cuales son los ingredientes que debo de tener en cuenta para conseguir el equilibrio teniendo en cuenta además lo siguiente:

  • El formato electrónico necesita capacitación por parte de las personas que lo van a utilizar (la caja de herramientas de la cultura de papel es distinta de la caja de herramientas de la cultura del formato electrónico)
  • El departamento de TI tiene que darme en tiempo y forma aplicaciones, sistemas e infraestructuras que deben ser probados y adecuados a los tiempos que requiero para mantener lo viejo y hacer nacer lo nuevo.
  • Hay un equilibrio entre estrategia – gobierno de TI y táctica- gestión de las TI alrededor de la contratación pública en su paso al formato electrónico que no es fácil de abordar, que tiene muchos detractores.
  • Cuales son las verdaderas necesidades y cómo puedo exponerlas de fomra que la visión que producen estas necesidades sean atendidas por todos los integrantes del servicio (contratación y TI)

El equilibrio trata de ir acometiendo los cambios al ritmo y de forma que se consigan los máximos beneficios declarados al mínimo coste.  Quiero aclarar que ni los beneficios ni los costes  son exclusivamente de presupuesto. Deben estar referenciados  en función de los factores que habilitan el cambio: personas, procedimientos, estructuras, tecnología.

Por tanto, se trata de dibujar una transición que habilita la trasformación desde la contratación pública en formato papel a la contratación pública en formato electrónico teniendo en cuenta que los tiempos y los costes deben venir condicionados, en mi opinión,  por los siguientes factores que deben estar en equilibrio constante:

  • obligaciones legales.
  • madurez organizativa y tecnológica
  • objetivos específicos
  • tiempos y presupuestos.

Gráficamente tenemos el siguiente esquema del cambio:

 

Vemos en la figura que las dimensiones del cambio son:

  • Necesidad, sin la que se generaría resistencia
  • Visión sin la que generaría confusión
  • Plan sin el que se generaría el caos
  • Medios sin los que se generaría frustración
  • Capacitación sin la que se generaría miedo

Todas estas dimensiones deben tener el equilibrio adecuado en función de los factores descritos anteriormente:

  • A qué estoy obligado como administración pública o sector público a implantar en la contratación pública electrónica (ley 11/2007, ley 30/2007)
  • Que madurez tengo como organización para implementar la contratación pública electrónica
  • Que objetivos específicos busco para acentuar las soluciones en función de lo que me interesa como organización:  Por ejemplo quiero armonizar mis procedimientos, quiero tener mejores precios, quiero más agilidad en la contratación, quiero un cuadro de mandos en contratación pública, quiero capacitar a mi tejido productivo, ….
  • De qué tiempos y presupuestos dispongo para implantar la contratación pública electrónica

 

Como veis hay aquí estrategia y táctica, Gobierno y Gestión. Y no únicamente  referidas a Tecnologías de la Información para habilitar el adjetivo de electrónico en la contratación pública; sino de forma integral (contratación y tecnología) porque la contratación pública antes o después será electrónica (¿sólo electrónica?):

  • Gobierno que tiene que evaluar (buscar equilibrios desde las propuestas), dirigir (decidir y organizar los recursos marcando objetivos y tiempos, asignando recursos y prioridades) y supervisar (monitorizar los avances y procurar alternativas en caso de problemas).
  • Gestión que tiene que planificar y ejecutar los distintos proyectos y gestionar la entrega de valor definido y acordado en tiempo y forma.

¿Creéis que hay algún factor más de los expuestos: obligaciones legales, madurez, objetivos, plazos y presupuesto, que debe ser tenido en cuenta para buscar el equilibrio en la implantación de la contratación pública electrónica? ¿Todos estos factores tienen el mismo peso?

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