Cuando al servicio de retorno que conocemos como contratación pública le añdimos el adjetivo “electrónico”, ya no hablamos sólo de un servicio de retorno sino de una TRASFORMACIÓN que implica el cambio de todo el sistema de negocios que conocemos como contratación pública.
Según el modelo de cambio organización de Leavitt (1964) un sistema de negocio está compuesto por cuatro factores que coordinadamente colaboran para conseguir los resultados esperados. Estos factores son:
- Personas
- Procedimientos.
- Estructura
- Tecnología.
Y el modelo se representa en la siguiente figura:
Cuando queremos realizar un cambio, normalmente no podemos cambiar solo uno de los factores, ya que como en todo sistema los factores se retroalimentan entre sí y se influyen de modo dinámico.
En la contratación pública existe un sistema de negocio compuesto por estos cuatro factores. Cuando queremos aplicar unas tecnologías diferentes a las tecnologías que proporciona el formato papel, queremos que los propios cambios en las tecnologías sean motores del cambio para el resto de los factores. Y normalmente sucede lo contrario, el resto de los factores compensa los esfuerzos de cambio de las tecnologías de la información y no se produce el cambio del sistema de negocio en su totalidad.
Además, las tecnologías de la información necesarias para colocar el adjetivo electrónico a la contratación pública son múltiples y variadas (expediente electrónico, documento electrónico, firma electrónica, motores de flujos, software base orientado al dato, elementos de interoperabilidad, estándares….) y cada una de estas tecnologías puede provocar por sí sola un caos organizativo y un derroche de recursos. Si las juntamos todas en un proyecto de implantación, el riesgo de caos se acerca mucho a la certeza.
Necesitamos un modelo que nos ayude a gobernar las tecnologías de la información. Este modelo es el estándar ISO/IEC 38500 sobre el gobierno de las tecnologías de la información, que según la nota de prensa que acompañó a su publicación en 2008, se puede resumir como:
«Dado que las tecnologías de información inadecuadas (TI) pueden dificultar el rendimiento y la competitividad de las organizaciones o exponerlas al riesgo de no cumplir con la legislación vigente, la nueva norma ISO / IEC 38500 proporciona orientación general sobre el papel de la alta dirección en relación con el gobierno corporativo de las TI.
«La mayoría de las organizaciones utilizan las TI en sus organizaciones como una herramienta fundamental y pocas organizaciones pueden funcionar sin ella. También es un habilitador importante en los planes de negocios futuros de muchas organizaciones. ISO / IEC 38500 ayudará a los órganos de gobierno para evaluar, dirigir y monitor el uso de las TI.
«Va a ayudar a los máximos responsables a asumir la conformidad con las obligaciones – con las regulaciones, la legislación, el derecho consuetudinario, contractual – en relación con el uso aceptable de la información y con un adecuado gobierno corporativo de las TI. »
ISO / IEC 38500:2008, la gobernanza corporativa de tecnología de la información, es aplicable a organizaciones de todos los tamaños, incluidas las empresas públicas y privadas, entidades gubernamentales, y organizaciones no lucrativas. Esta norma proporciona un marco para una gestión eficaz de las TI a ayudar a las personas al más alto nivel de las organizaciones a comprender y cumplir con sus obligaciones legales, reglamentación, y las obligaciones éticas con respecto a sus organizaciones «uso de las TI.
El marco que representa ISO/IEC 39500:2008 incluye definiciones, principios y un modelo. En él se exponen seis principios para el buen gobierno corporativo de TI que marcan el comportamiento para guiar la toma de decisiones:
- responsabilidad;
- estrategia;
- adquisición;
- rendimiento;
- conformidad;
- el comportamiento humano.
La finalidad de la norma tiene por objeto promover el uso eficaz, eficiente y aceptable de las TI en todos los las organizaciones mediante:
- la garantía a los interesados de que, si la norma se sigue, se puede tener confianza en el gobierno corporativo de las TI utilizadas en la organización;
- informar y orientar a los directores en el gobierno y el uso de las TI en su organización,
- proporcionar una base para la evaluación objetiva de la gestión empresarial de las TI
El modelo para la gobernanza de TI proporcionan en la norma ISO / IEC 38500 define tres fundamentales tareas de gobierno –
- Evaluar,
- Diirigir y
- Supervisar (monitorizar)
que se aplican a las propuestas de uso de TI, los proyectos que implementan el uso de las TI y las operaciones que dependen de ella.
Además del documento oficial hay un buen libro sobre gobierno TI de Mark Toomey “Waltzing with the elephants” que desarrolla y explica este estándar.
Me gustaría unir en este blog los conceptos de contratación pública y de gobierno de las TI, necesarios ambos, en la implantación de la contratación pública electrónica, y afirmar que tal y como se comenta por el autor del libro que acabamos de referenciar: la realidad de las organizaciones actuales es que la estrategia de negocios incluye la estrategia para el uso de las TI, ya no se pueden considerar como cosas separadas.
Si analizamos con cautela el concepto de contratación publica electrónica, podemos llegar a la conclusión de que si al servicio de retorno que representa la contratación pública le dotamos de un formato nuevo, el formato electrónico, para alcanzar los objetivos que el poder político (europeo, estatal, federal, regional, local..) han establecido como estratégicos, es necesario el empleo de tecnologías de la información. Además estas tecnologías deben ser gobernadas, de lo contrario, no obtendremos los objetivos o beneficios esperados (probablemente obtengamos resultados negativos).
Es decir, se trata de utilizar tecnologías (bien gobernadas) por parte de los responsables máximos de las organizaciones que utilizan las tecnologías en este ámbito, para mejorar el rendimiento de la contratación pública electrónica, y conseguir el espíritu que ha sido expuesto en las directivas: concurrencia, trasparencia e igualdad de trato.
Para ello el estándar ISO/IEC 38500 proporciona un modelo para el gobierno de las tecnologías de la información, expresando las funciones de gobierno a través de tres actividades fundamentales: evaluar, dirigir y monitorizar.
En la figura siguiente se aprecia este modelo con más claridad:
Para empezar a entender el modelo, se puede seguir el ciclo del gobierno como sigue:
– la Gestión Corporativa, como parte de su responsabilidad en los procesos de negocio prepara las propuestas (contratación pública electrónica) para el uso de las tecnologías de la información
– Las propuestas son evaluadas por el gobierno corporativo, teniendo en cuenta las presiones sobre el negocio (estrategia Europa 3030, Agenda Digital Europea, libros verdes de la Comisión) y las necesidades del negocio (más con menos)
– En función de esta evaluación el gobierno corporativo toma decisiones y genera una acción específica (Trasformación al formato electrónico)
– La decisión adoptada por el gobierno corporativo se trasforma en Planes y políticas (proyecto de implantación, operación de TI)
– La gestión de la organización de TI se compromete a través de proyectos de TI a entregar las capacidades acordadas a la organización
– Estas capacidades acordadas se operan bajo el título operaciones de TI.
– El rendimiento de las TI y la conformidad con la legalidad vigente se monitorizan y supervisan para informar periódicamente al gobierno corporativo sobre las TI. (Métricas de resultados, objetivos…)
– Esta monitorización se utiliza para las sucesivas valoraciones de propuestas de mejora que puedan ser realizadas de forma sucesiva por parte de los gestores.
Al final, y como resumen, hay que entender de nuevo que los sistemas de negocio (la contratación pública) se componen de cuatro factores fundamentales: personas, procedimientos, estructuras y tecnologías. Las tecnologías hay que gobernarlas, pero son insuficientes (normalmente) para provocar por sí solas el cambio de toda la organización. Se precisa el concurso de los otros tres factores.
En muchos proyectos de contratación pública electrónica, vemos repetidamente, que están dirigidos por la tecnología, sin terminar de entender que las personas, los procedimientos y las estructuras (organización) tienen un papel fundamental. Esta fórmula de tratar de gestionar cambios a través de la tecnología, es conocida como la flecha plateada y establece que los cambios en la tecnología propiciarán el resto de los cambios en las personas, procedimientos y estructura. Esto no suele pasar nunca y los cambios en contratación pública electrónica deben ser abordados como cambios organizativos generales que tengan en cuenta todos estos factores. Sin ellos el fracaso de la implantación o los sobrecostes o los plazos dilatados están a la orden del día.
En mi opinión, es importante que todos los responsables técnicos, políticos, de contratación, de la organización entiendan los esfuerzos coordinados que se requieren para conseguir el éxito en la implantación de la contratación pública electrónica, y el adecuado gobierno de las TI, siguiendo el modelo expuesto y atendiendo a los seis principios que rigen la norma.
¿Vosotros pensáis que la tecnologías es suficiente para realizar la implantación de la contratación pública electrónica?
¿Creéis que las tecnologías de la información deben ser gobernadas de forma coherente con los objetivos generales de la organización siguiendo un modelo o estándar?
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