La motivación de las personas en la implantación de la contratación pública electrónica

Me ha parecido muy interesante  el debate que se ha producido en torno a por qué se involucran  las personas que trabajan en la administración para conseguir la trasformación, la mejora, hacia la administración electrónica, el open government, y otras tantas iniciativas en las que, en mi opinión,  pasan inexorablemente por la motivación (intrínseca y extrínseca) de las personas .

El debate lo podéis seguir en Linkedin en el grupo del Plan de Innovación Pública del Gobierno Vasco.  También Oscar Cortes de i-public@ ha planteado el debate en su Grupo en linkedin del Club de dirección pública de ESADE. La pregunta que lo ha originado: ¿Os parece posible involucrar a los trabajadores públicos en el proceso de cambio organizativo? ¿Cómo se podría conseguir esa involucración y qué tipo de actuaciones la facilitarían? Y todo ello con un post de Iñaki Ortiz que resume el debate: Las personas se involucran si quieren

Además Julen Iturbe en su blog Consultoría Artesana se ha hecho eco de este debate y han aportado sus interesantes reflexiones.

Comentábamos en una entrada anterior que los sistemas de negocio (por ejemplo el servicio de contratación pública) están compuestos, siguiendo a Leavitt, por cuatro factores clave:

  • Las personas
  • Los procedimientos
  • Las estructuras
  • Las tecnologías.

Y que cualquier cambio o trasformación requiere de la cooperación y coordinación de estos cuatro factores. Que además se retroalimentan entre sí, es decir, generan una influencia dinámica unos factores en otros.

En el libro de Mark Toomey “Waltzing with the elephants” sobre el gobierno de las Tecnologías de la información dice (traducción libre):

En términos generales, el cambio de alguno de estos elementos que interactúan tendrá consecuencias para los otros elementos. Sin embargo, de ello no se desprende que la modificación de un elemento tendrá la deseada repercusión en los demás, y para mantener el sistema en equilibrio, es necesario que se definan claramente los cambios necesarios en cada uno de ellos.

También podemos ampliar el modelo mediante el reconocimiento de que todos los sistemas de negocio (la contratación pública) operan en un contexto organizativo determinado por su ambiente y entorno (contexto de negocios), sobre el que tiene relativamente poco control directo y al que debe adaptarse con el tiempo (la sociedad de la información y el conocimiento). El contexto de un sistema de negocios incluye otras organizaciones e individuos – sus proveedores, competidores, clientes, mano de obra mercado, los educadores, reguladores, etc. con sus cuatro elementos básicos:

–      Las personas que trabajan en el sistema y proporcionan el «pegamento» que es esencial cuando se trata con incertidumbre; No todo puede estar automatizado. La vida no se puede procedimentar “completamente”.

–      Procesos o conjunto de tareas que se llevan a cabo para el logro de los resultados, sin tener en cuenta la medida en que se automatizan y la forma en que se obtienen;

–      La estructura, que establece límites en la operación (tales como la geografía y el tiempo) y que provee la autoridad para la toma de decisiones (incluso para su escalado o  delegación);

–      La tecnología, que proporciona capacidades de apoyo, el rendimiento, rendimiento, control y muchas otras funciones que son esenciales para cualquier negocio moderno.


Estos cuatro pilares interactúan para crear un sistema de negocios (la contratación pública).  Al ajustar individualmente estos cuatro factores  y adaptar sus interacciones, los sistemas de negocio se pueden ajustar en muchas dimensiones, tales como rendimiento, velocidad, fiabilidad, coste y capacidad de adaptación.


Comprender la naturaleza del sistema de negocio es clave para entender el papel de las TI en apoyo de la empresa. Las organizaciones de TI utilizan para permitir a las personas, procesos y estructura para disponer de nuevas formas, más eficaces y más confiables, con mayor capacidad, con un alcance mayor y con una mayor disponibilidad.

Sin embargo, normalmente tratamos de hacer que a través de la tecnología se produzca  el cambio en el resto de los factores, y esto no siempre funciona. Sobre todo no funciona cuando hay un cambio cultural por medio. En el caso de la contratación pública electrónica un cambio del formato en papel al formato electrónico, que altera la caja de herramientas y los equilibrios de poder (cultura) que se ha generado a través de años de cultura del formato papel. Por tanto, y en mi opinión, las personas están en el centro de todo, la tecnología es  un medio poderoso pero inerte sin la participación de las personas.

Quiero reseñar también que además en la parte de la contratación pública electrónica, los cambios que habilitan la TRASFORMACIÓN no afectan únicamente a los factores (personas, procesos, estructura y tecnologías) de la administración sino que afectan también y de forma sustancial a estos factores dentro de las empresas.

La motivación para conseguir la innovación y la mejora en los medios y en la gestión tiene factores intrínsecos propios de la persona y extrínsecos, propios del entorno. Una de las barreras recurrentes para inhibir la motivación intrínseca (es la verdadera motivación) es la tendencia a buscar un culpable. En el momento que encontramos un culpable se inhibe la motivación. Todos se reduce a que mientras dicho culpable (persona, o situación) permanezcan en su estado actual y no desaparezca o cambie, nosotros estamos en la zona cómoda de la excusa protectora que inhibe el esfuerzo. Debemos por tanto no focalizar toda nuestra frustración en la búsqueda de un culpable porque ello inhibe nuestro esfuerzo y porque normalmente no suele ser tan fácil encontrar un único culpable.

Por otro lado y aunque la motivación sea muy fuerte lo cierto es que el cambio siempre produce miedo (respeto dirán algunos) a lo desconocido. Solo el conocimiento y la experiencia pueden ayudar a vencer estos miedos. Estos miedos se pueden disipar a través de las comunidades de práctica (como la de contratación pública). Pero estas comunidades suelen tener largos periodos de creación y de generación de confianza hasta que empiezan a dar frutos.

En la contratación pública electrónica los cuatro factores se dan de forma clara y hay que ajustar todos ellos, fundamentalmente las personas para que sean capaces de demandar a la tecnología los medios necesarios para realizar la trasformación.

Con todos estos ingredientes, con los comentarios que se han hecho por parte de blogueros y de personas en las redes sociales, ¿ cuales creéis que son las pautas para fomentar la motivación intrínseca que empuje y obtenga la implantación de la contratación pública electrónica?

Os dejo este enlace a Youtube  con un video  que me ha evocado siempre una alta motivación . Que lo disfrutéis.

Si te interesan estos temas únete a la red formal de contratación pública electrónica

Te esperamos (necesitamos)

 

Por mcanno

Especialista en Tecnologías de la Información aplicadas a medios de pago, comercio electrónico y contratación pública

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