La estadística de los fallos en la implantación de proyectos de tecnologías de la información es un dato que nos debería hacer pensar como se puede mejorar el Gobierno de las TI en las corporaciones. El informe del grupo Standish sobre el Caos de los proyectos de tecnologías es revelador a la par que preocupante.
Hemos comentado la iniciativa de la industria de las tecnologías de la información alrededor de la norma ISO/IEC 38500 para el Gobierno corporativo de las TI, y el libro que mejor explica la norma : Waltzing with the elephant de Mark Toomey., para tratar de evitar esta nefasta estadística.
La cuestión que se plantean las organizaciones es cómo conseguir el éxito en la implantación de nuevas herramientas tecnológicas en las organizaciones, teniendo en cuenta que las trasformaciones afectan a otros factores (como nos explica Leavitt en su Cambio organizativo 1965) que son básicos en el funcionamiento de las organizaciones: personas, procedimientos, y estructuras.
Se han hecho grandes inversiones para mejorar el Gobierno de las TI en el ámbito de la provisión de tecnología, pero se ha hecho poco para enteder como estás tecnologías afectan a los restantes factores del cambio. Y este es el problema que trata de solventar la norma ISO /IEC 38500. Como organizar y explotar las tecnologías desde el punto de vista del gobierno corporativo (la alta dirección de las organizaciones) para conseguir un uso eficiente, eficaz y aceptable de las tecnologías.
El informe de Oxford sobre las barreras y obstáculos de la implantación de la administración electrónica nos da pistas sobre cuáles son los principales problemas en la adopción del formato electrónico en la administración electrónica y por extensión en la contratación pública electrónica. En esta última además hay un problema mucho mayor, en mi opinión, ya que el éxito de la implantación tienen dos componentes muy difíciles de conseguir: la generalización de la implantación (sin una masa crítica suficiente la administración no consigue que los proveedores acepten e incorporen el formato electrónico a sus modos operativos y por tanto no consiguen la concurrencia) y la interoperabilidad, sencilla y asequible, que permita la no segmentación tecnológica del mercado.
Volviendo a las barreras y obstáculos observamos que muchas de estas barreras no tienen nada que ver con el suministro y la entrega de servicios y herramientas de Tecnologías de la Información sino más bien con la demanda y aceptación de estos servicios y herramientas por parte de personas (las personas son el “pegamento” necesario de toda actividad humana) y la consiguiente adecuación de procedimientos y estructuras, que en el caso de la administración pública pueden tener cierta tendencia a la rigidez.
Si esto es así, si llegamos a la conclusión de que la tecnología puede entregar aquello que se le pide si se le pide bien, la cuestión es cómo conseguir que la demanda y la provisión(entrega) de tecnologías de la información consigan el equilibrio adecuado para aportar el valor que cubra las necesidades identificadas por la alta dirección de nuestra organización. Esto aplicado a la implantación de la contratación pública electrónica podría leerse así:
Para realizar un Gobierno de las tecnologías de la información para la trasformación de la contratación pública al formato electrónico en una organización en particular hay que seguir los siguientes pasos que equilibren y evalúen la demanda y la provisión de las tecnologías de la información, en relación y respecto al resto de los factores que intervendrán en esta trasformación: personas, procedimientos y estructuras. Todo ello se podría conseguir con la iteración de los siguientes pasos:
– Identificación y Definición de las Necesidades. Este punto es fundamental, si no hay necesidades no hay valor posible, independientemente del nivel de inversión que se haga. No habrá beneficio. El resultado final de esta etapa es definir la demanda (en un primer nivel) de forma equilibrada y con sentido común.
– Diseño de la solución que aporte el valor necesario para satisfacer las necesidades. Esta es la visión compartida. Aquí el gobierno tiene que ser capaz de involucrar a todas las partes que integran el servicio de contratación pública y comprometerles con una visión compartida en función de la demanda inicial. Hay que huir de la carta a los reyes mayor, ser parco y no pretender que la tecnología arregle problemas que no puede arreglar.
– Generación de la estrategia que priorice y segmente las actividades que materializan la visión en objetivos medibles y alcanzables en función del tiempo, los recursos y las obligaciones contraídas (conformidad con las leyes y normas). La estrategia debe estar configurada en función de la madurez organizativa y técnica de la administración y de su tejido productivo (de este último en menor medida), el plazo disponible o deseable para la implantación y los recursos que pueden utilizarse (presupuesto, conocimiento, personas …)
– Planificación de los proyectos y programas identificados. Esta parte del Gobierno probablemente es la que está más desarrollada por la industria. Una buena gestión de proyectos es posible y debería de haber conocimiento suficiente para minimizar el riesgo de la gestión de proyectos. Lo cual no es óbice para no gestionar y controlar el desarrollo de cada proyecto de la implantación
– Implantación y operación de los servicios y herramientas que se utilizan en el nuevo escenario. El factor humano, relacionado con el uso de las tecnologías de la información, que debería de haberse tenido en cuenta desde el principio debe cuidarse en este momento de forma exquisita. No se trata de sobre actuar si no de servir en todo momento para que las personas conozcan y sepan utilizar las nuevas herramientas a través de los nuevos procedimientos y con nuevas estructuras.
– Monitorización y Valoración de resultados. Que nos permitan conocer y entender las desviaciones desde la imagen inicial hasta el resultado final.
Seguir estos pasos aplicando la norma ISO/IEC 38500 no garantiza el éxito, pero en mi opinión, puede balancear en un equilibrio adecuado la demanda y la provisión de las TI a través del Gobierno de estas tecnologías. Seguro que ayuda mucho y sobre todo reduce la probabilidad del fracaso. Lo demás probablemente sea trabajo. Y no poco.
¿Creéis que la demanda y la provisión de tecnologías de la información en la implantación de la contratación pública electrónicas están bien gobernadas (evaluadas, dirigidas y monitorizadas)?
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