Las tensiones en la implantación de la contratación pública electrónica

En un estudio del Oxford Institute auspiciado por la Comisión Europea,  se comentaban las principales barreras para la implantación de la administración electrónica.

Cuando implantamos la contratación pública electrónica se suelen producir tensiones como consecuencia de muchas de las barreras que el citado estudio había detectado.

De forma resumida estas barreras se concentraban en los siguientes puntos:

  • Fallos de liderazgo
  • Inhibidores financieros
  • División digital (la brecha digital)
  • Coordinación  Deficiente
  • Puestos de trabajo e Inflexibilidad organizativa
  • Falta de confianza
  • Diseño Técnico Deficiente

Y también se avanzaban otras causas importantes que hacen que la TRANSICIÓN a la administración electrónica sea compleja.

  • Leyes Administrativas
  • Autentificación e Identificación
  • Derechos de Propiedad Intelectual
  • Responsabilidades claramente definidas
  • Privacidad y Protección de datos
  • Transparencia de las administraciones públicas
  • Reutilización de la información del sector público

Pero, además de estas, y en función de las experiencias, en la implantación de la contratación pública electrónica creo que se produce una especial tensión a la hora de realizar la trasformación al formato electrónico.

Como venimos insistiendo las trasformaciones, siempre precisan de cuatro elementos fundamentales: personas, procedimientos, estructuras y tecnologías.

Cualquier cambio precisa de adaptaciones de estos cuatro factores, pero en el caso de la contratación pública electrónica (y de la administración electrónica en general) una consideración muy importante es la de que hay que cambiar la cultura. Del formato en papel (cultura del papel) al formato electrónico (cultura electrónica).  La cultura, siguiendo a José Antonio Marina en su libro Las sociedades fracasadas, se define como “el conjunto de herramientas que permiten a las personas afrontar de forma generalmente aceptada los problemas cotidianos a los que se enfrentan”.

Pues bien, en el formato papel, hemos generado procedimientos, que se basan en el papel y sus características. Llevamos más de 600 años (la era Gutemberg, y yo me atrevería a decir que desde antes) generando y poniendo en marcha tecnología que produce papel. Nos basamos en el papel para generar nuestros procedimientos, nuestras estructuras, y basamos los equilibrios de poder en las características del papel.

Pero de repente llega el formato electrónico con características radicalmente distintas y queremos que los procedimientos sean un remedo de los procedimientos en papel, que las estructuras permanezcan y que la tecnología basada en producir, utilizar,  almacenar y recuperar papel siga como si no hubiera pasado nada.

Esto produce una tensión muy grande que además en mi opinión pasa desapercibida porque se achaca al resto de las barreras toda la tensión de la transición al formato electrónico.

Si fuésemos capaces de entender las características del formato electrónico en relación al formato papel, es posible que las personas que tienen que cambiar los procedimientos y las estructuras, además de cambiar su caja de herramientas (cultura) pudieran utilizar la tecnología del formato electrónico (documento, firma, expediente, registros, notificaciones, imágenes, sonido….) de forma proactiva y sobre todo sacándole el máximo partido.

De lo contrario, si pretendemos utilizar los mismos diseños (procedimientos, estructuras, tecnologías, y caja de herramientas) del formato papel al formato electrónico, lo que normalmente conseguimos es un proceso (el de la contratación pública electrónica) rígido, pesado, … poco eficiente. Vamos lo contrario de lo que esperábamos.

Además esta tensión se ve agravada por la pertinaz situación de desencuentro entre el ámbito jurídico y el tecnológico. La tecnología del siglo pasado nos ayudaba a realizar nuestras funciones (fundamentalmente a través de aplicaciones orientadas al dato). Hoy en día las aplicaciones orientadas al documento son la que verifican las leyes. En palabras de Lawrence Lessig en su libro El codígo 2.0 , el código informático ayuda a implementar las leyes (la contratación pública electrónica puede ser un ejemplo más). En este sentido si el ámbito jurídico ignora las especiales características del formato electrónico, y  las opciones tecnológicas no se habilitan de forma inteligente para conseguir el espíritu de la ley utilizando el formato electrónico, las tensiones se mantienen y lo que es más importante no se consiguen los resultados previstos.

Por tanto, creo que sería bueno que todos los agentes que intervienen en la implantación de la contratación pública electrónica entendieran las diferentes características del formato electrónico respecto del formato papel.

En esta tabla dejo mis opiniones sobre las distintas características de estos dos formatos.

 

Formato electrónico Características Formato Papel Observaciones
Muy ágil Agilidad Poco ágil Las correcciones del formato electrónico pueden ser
Poco flexible Flexibilidad Muy Flexible La tecnología del papel permite muchas opciones de flexibilidad
Casi Total Trasparencia Muy Opaco La trasparencia es una característica básica del formato electrónico
Se mueven los bits  a la velocidad de la luz Velocidad El moviendo es lento y farragoso Es la parte más vistosa de las diferencias entre los dos formatos
Total si se controla, en caso contrario tiende al caos rápidamente Capacidad de comunicación y coordinación Muy lenta y complicada La coordinación y cooperación en el formato electrónico da una productividad personal y grupal imposible de alcanzar con el formato papel
Tiende al infinito Búsqueda y recuperación Muy complicada según aumenta el volumen No sería posible hacer un servicio de buscador como el de Google utilizando el papel.
Perfecta Tecnología de copias Muy cercana a la perfección Las copias del formato electrónico son originales que con tecnologías de sellado de tiempo pueden ser
Fuertes si se basan en criptografía con capacidad de evolución y se  organizan las terceras partes de confianza Firmas Débiles La firma electrónica es mucho más segura que la firma manuscrita y tiene más capacidades de verificación, pero tiene que pelear contra una fuerte cultura de la firma manuscrita.

Estas características son una primera aproximación pero sería bueno que las personas que tienen que cambiar su cultura al formato electrónico y tienen que definir procedimientos basados en leyes, y cambiar estructuras que permitan que la actividad se desarrolle lo hicieran teniendo en cuenta que el cambio de formato no es neutral, que el formato electrónico introduce de forma inclemente sus características y eso lo cambia todo. Si no se tienen en cuenta estas características las probabilidades de utilizar el formato electrónico de la forma adecuada, y obtener los resultados previstos, son muy escasos.

Vosotros ¿cambiaríais algunas de las características que hemos puesto en la tabla comparativa entre el formato electrónico y el formato papel?

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Por mcanno

Especialista en Tecnologías de la Información aplicadas a medios de pago, comercio electrónico y contratación pública

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