ARQUITECTURA (PROPUESTA) DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA CONTRATACIÓN PÚBLICA ELECTRÓNICA.

En una entrada del blog de compras públicas eficaces de Guillermo, se comentan los principios  jurídicos para la administración electrónica. Cuando intento entender estos principios y los trato de traducir a código informático (es el peaje que hay que pagar para poner el adjetivo “electrónico” a la contratación pública), creo que la principal dificultad radica en establecer una visión sobre qué arquitectura de negocio (puede haber más de una) puede ofrecer la coexistencia de los distintos sistemas de información (aplicaciones y datos) que son necesarios y deben dar el contexto que requiere el ecosistema del que hemos hablado en otra entrada de este blog, que contemple y materialice estos principios jurídicos.

Tratando de “visionar” esta arquitectura en un primer nivel, sin adentrarme mucho en detalles (ya sé que es donde se esconde el diablo) he querido representar una propuesta en la siguiente figura.

arquitectura de negocio de la contratación pública electrónica
arquitectura de negocio de la contratación pública electrónica

En ella se aprecian los siguientes elementos:

  • Hay administraciones públicas con sistemas de información
    • Archivo del expediente electrónico
    • Relación con la red pública de contratación
    • Tramitación del expediente electrónico
    • Explotación de los datos para la mejora continua
  • Hay operadores económicos con sistemas de información
    • Acceso a la oferta de contratación pública
    • Red pública que permite la relación con las administraciones
    • Tramitación en formato electrónico de los intercambios con la administración siguiendo los estándares
    • E-Identificación que permite la confianza y la seguridad necesarias para permitir la relación electrónica
  • Hay una red pública de contratación que les permite comunicarse
  • Hay unos estándares (lenguaje) que les permite entenderse y proporcionan parte de la interoperabilidad necesaria entre los sistemas de información de administraciones y empresas.
  • Hay unos servicios que les proporcionan las utilidades que precisan  para establecer entre ellos:
    • El acceso ( publicación de la oferta pública de contratación y acceso “ordenado y filtrado a la misma)
    • La identificación (de las partesque intervienen –administración y empresas-)
    • La relación (como podemos establecer la relación siempre hay que entender que las compras (algunas) serán realizadas en un entorno de confianza mutua que debe estar garantizada por las leyes, en última instancia, pero nadie comercia para estar en los juzgados eso debe ser la excepción.
    • La transacción que permite materializar los acuerdos que se van tomando por las partes (oferta, contrato, pedido, factura…)

Junco con los elementos necesarios de la arquitectura hemos colocado los distintos servicios que ayudan a completar las funciones necesarias para la contratación pública electrónica. Servicios tales como:

–         Sistemas de publicación de anuncios con servicios de subscripción

–         Sistemas de federación (o cualquier otro tipo ) de autoridades de certificación que permitan la utilización de certificados de firma emitidos por autoridades homologadas en otros estados miembros.

–         Registros de licitadores que ayuden a generar o generen los atestados, certificados y documentos electrónicos requeridos por administraciones públicas para la identificación de los operadores económicos y la adecuación de estos a los criterios de elección y exclusión expresados en los anuncios de contratación y sus documentos asociados.

–         Sistemas de clasificación que puedan armonizar la descripción de productos y servicios de las diferentes industrias para constituir el conjunto de variables que rodean a la descripción de dichos productos o servicios (catálogos)

–         Otros servicios, cuya implementación sea necesaria o ayude a conseguir el espíritu de las directivas de contratación:  transparencia, concurrencia e igualdad de trato.

También vemos en esta imagen que en el centro de la red pública de contratación existen elementos de gobernanza de la propia red, de los estándares y de los elementos de interoperabilidad que habilitan las propias capacidades de la red.  Puntos de acceso completos y ligeros, identificación de emisores receptores, garantía y confidencialidad de la red ….

En una visión de muy alto nivel vamos a exponer los pasos que dentro  de esta arquitectura podrían materializar la contratación pública electrónica, paneuropea e interoperable (tres adjetivos que son ¿complementarios?) :

1.- Una administración necesita adquirir un bien o servicio.

2.- Consigue la autorización interna para realizar el gasto o inversión y realiza los pasos de un procedimiento normalizado para publicar su petición de ofertas (anuncio de licitación). Este anuncio se publica en su perfil de contratante, plataformas de contratación, y el diario oficial de las comunidades (según la ley y sus umbrales). Además adjunta los pliegos (clausulas administrativas y prescripciones técnicas), donde establece el tipo y formato de relación que va a aceptar. Relación que va a ser electrónica.

3.- Un operador económico que se ha suscrito (en el perfil de la administración, la plataforma o en los boletines electrónicos)  a avisos automáticos sobre la aparición de estos anuncios, recibe un aviso de que existe una petición de ofertas que se ajusta a sus posibilidades como proveedor de bienes o servicios.

4.- Accede a los sistemas de publicación (perfil de contratante, plataforma, diarios oficiales) y descarga el anuncio  y los pliegos.

5.- A través de los servicios (suyos o proporcionados por terceros) obtiene los requisitos para realizar la identificación electrónica exigida y la forma de cumplimentar y presentar la oferta (sobre electrónico, carga en una página….) que le piden en los pliegos y genera un oferta siguiendo los formatos estándares vigentes (CEN BII). Cuanto más adoptados estén los estándares más fácil serán las adopciones de las herramientas por parte de los agentes que las usen y más barata será la construcción y evolución de las mismas. La oferta consta de datos estructurados que siguen el estándar y documentos libres que necesitan ser traducidos al lenguaje que el órgano de contratación haya decidido utilizar. Si los criterios son objetivos (es la tendencia) los requisitos de traducción serán menores. Si los criterios son subjetivos (interpretables por expertos) la traducción será un punto necesario. En cualquier caso los datos normalizados pueden ir en inglés (estándar de facto) y en el idioma de la autoridad contratante.

6.- Firma la oferta digitalmente con un certificado electrónico reconocido en su Estado Miembro, y por tanto reconocible en cualquier administración pública de cualquier otro Estado Miembro.

7.- Accede a la dirección de envío (figura en la publicación de anuncios) y envía la oferta

8.- Recibe un acuse de recibo (ya sabe cuando se abrirán las ofertas) con un número y sello electrónico del registro de entrada de la administración contratante.

9.- Accede al portal de contratación de la administración contratante en el día y hora de la apertura de ofertas y se informa de si su oferta ha sido admitida o no al proceso de adjudicación. O si por el contrario puede subsanar (reenviar documentos) algún error y seguir el proceso de adjudicación.

10.- Si resulta adjudicado, en la oferta que presentó ha indicado la dirección electrónica de notificación, que puede ser combinada, complementada o sustituida con una notificación oficial en el portal de contratación del órgano contratante.

11. – Se le requiere para que materialice la garantía definitiva y la envíe,  y que además proporcione documentos o permisos de acceso sobre su situación fiscal, o cualquier otro requerimiento que la administración considere para el adjudicatario.

12.- Recibe un contrato para ser firmado y enviado electrónicamente.

13.- Firma el contrato electrónicamente y lo envía. En todas las comunicaciones obtiene un acuse de recibo con número y sello electrónico del registro de entrada de la autoridad contratante.

14.- Recibe el contrato que firmó previamente, firmado por la administración de forma electrónica. Lo archiva en sus sistemas de información.

15.- Recibe un pedido electrónico con el requerimiento de entregar el bien o servicio indicado.

16.- Entrega el bien o servicio indicado, con un albarán electrónico que una vez aceptado y conformado se firma y se le entrega al operador económico.

17.- Recibido el alabarán de entrega emite una factura electrónica y la envía a la administración contratante, de la que recibe un acuse de recibo con número y sello del registro de entrada.

18.- Recibe una notificación de la autoridad contratante indicándole la fecha prevista de materialización del pago.

19.- Pasado el plazo de la garantía recibe un notificación comunicándole que esta a su disposición la garantía que entrego y que puede retirarla de la administración o entidad bancaria que generó la garantía.

20.- Recibe una comunicación que firma y envía (si esta de acuerdo) donde se le informa de la extinción del contrato.

Esta visión no es algo del futuro. Es algo que tecnológicamente ya es posible sin grandes.  El problema mayor de todo esto, sigo pensando, es el de que los agentes que intervienen y los decisores, todos tengan en la cabeza (compartan) la misma visión y que puedan ir avanzando y colocando las piezas del puzle, pero todos con la misma imagen general del puzle, en la misma dirección. Permitiendo así que el ecosistema resultante pueda “garantizar” las inversiones (pública y privadas) en los sistemas de información que cada cual quiera acometer en una situación en la que el riesgo no es la visión sino sólo hacerlo bien y lo más barato posible,  y  de forma asequible para que los que van a utilizar los sistemas de información y sus servicios. Estos sistemas de información y los servicios relacionados  constituirán el ecosistema de la contratación pública electrónica.

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Por mcanno

Especialista en Tecnologías de la Información aplicadas a medios de pago, comercio electrónico y contratación pública

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