Cuando una administración o empresa pública decide implantar la contratación pública electrónica lo primero que suele pensar es en un proyecto de implantación.
Recoge información y experiencias similares de su entorno más cercano y similar, genera un pliego, pública el pliego y recibe las correspondientes ofertas que valora y finalmente adjudica e inicia el proyecto.
Desde mi punto de vista el plan de acción, que debería de contemplarse en un proyecto de implantación de la contratación pública electrónica, debería tener, al menos las siguientes grandes áreas de actuación:
– Identificación Digital. El formato electrónico, igual que el formato papel requiere la identificación de las partes (administración y empresas).
– Sistemas de Información. El formato electrónico tiene como característica fundamental que requiere para su “gestión y manejo” la intervención de aplicaciones informáticas, que hay que definir, desarrollar o adaptar, probar, instalar y mantener. Capítulo especial representan las integraciones de estas aplicaciones que van a permitir la contratación con los sistemas actuales de la administración que las implanta. O sistemas que son necesarios para permitir que la función de compras se complete en formato electrónico. Por ejemplo, registros de entrada telemáticos, notificaciones electrónicas, …..y otros sistemas de los que se pueden considerar horizontales. Este área es el que normalmente se identifica como única(o al menos más importante) área de actuación y no suele ser suficiente.
– Formación y Capacitación de las personas que vienen realizando la contratación pública para saber utilizar estas aplicaciones.
– Gestión del Cambio cultural. Ya hemos comentado que José Antonio Marina en su libro “Las culturas fracasadas” define la cultura como “un conjunto de soluciones que utilizamos habitualmente y de forma generalizada para enfrentarnos a los problemas cotidianos”. Cuando los problemas cotidianos cambian de formato, o el entorno cambia y presenta nuevos problemas, este conjunto de soluciones tiene que ser sustituido. Pero no es fácil sustituir esta “caja de herramientas” que denominamos cultura por otra caja que nos permite enfrentarnos a los nuevos problemas con sus nuevos formatos. Este cambio cultural es la parte más compleja de cualquier implantación de la contratación pública electrónica, porque en mi opinión, supone que todas las personas que intervienen, tienen que llegar a entender que el cambio les afecta de una forma directa. Ya no pueden sentir la seguridad de sus conocimientos y su “Caja de herramientas”. Tienen que volver a enfrentarse a la complejidad y a la incertidumbre, y cambiar de cultura. Y esto siempre es muy costoso.
– Por último, hay que tener en cuenta, que aunque hemos considerado la implantación de la contratación pública electrónica como un proyecto, y en realidad, es un proceso. Quiero decir, que la contratación pública en formato electrónico será la única forma de contratar. Y antes o después será un proceso que requerirá gestión de los servicios de tecnologías de la información asociados que permiten su mantenimiento y evolución, tanto de los sistemas (productos tecnológicos) como de los servicios que son necesarios para que estos sistemas estén disponibles en el tiempo y forma en la que vayan a ser requeridos.
Estas cinco grandes áreas, deben considerarse en mayor o menor medida en todos los proyectos de implantación de la contratación pública electrónica.
La pregunta que surge casi automáticamente, es: ¿si todas las administraciones están preparadas (presupuesto y recursos técnicos) para acometer este tipo de proyectos (en alguna medida) o habría necesidad de plantear soluciones como las conocidas como cloud computing, que consisten en ofrecer los servicios de contratación en un formato que nos independice de la tecnología utilizada y la necesidad de «poseer» esos requerimientos tecnológicos.?
Vosotros ¿que opináis? Sería lógico proponer la contratación pública electrónica como servicio en cloud computing? ¿Quién debería proponerlo y cómo?
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La licitación pública electrónica presenta numerosas ventajas frente a soluciones alojadas en infraestructura propia. Las cinco más importantes (aunque se me ocurren al menos otras diez) son:
La primera es la reducción de coste: La entidad pública paga por el uso real que hace del servicio, optimizando así el coste del servicio. Además el uso de plataformas de recursos compartidos permite reducir significativamente el coste respecto a soluciones desarrolladas a medida, facilitando así el acceso de muchas entidades públicas a servicios de licitación electrónica a los que de otra manera, no podrían acceder.
La segunda es la rapidez de la implantación, que es casi inmediata. En unos días cualquier entidad pública puede pasar de no disponer de herramientas de licitación electrónica a licitar de forma sólo electrónica, recibir ofertas y gestionar las mesas de contratación y apertura de sobre de forma electrónica, hasta la firma del contrato. Sin necesidad de desarrollar nada ni de hacer pruebas. Sin inversiones en infraestructura, ni en licencias, ni en mantenimientos de servidores… La plataforma existe, miles de entidades en Europa la utilizan. Tan sólo hay que parametrizar la nueva entidad y sus usuarios, y a licitar.
La tercera es la garantía del servicio: La licitación electrónica en modo SaaS permite proporcionar una serie de servicios de valor añadido a la entidad pública, como la adaptación de la plataforma tecnológica a los cambios normativos o legales, la garantía del nivel de servicio de plataforma, la constitución de comunidades de proveedores cuya gestión garantiza la concurrencia y por tanto la reducción de coste, etc.
La cuarta es la seguridad: Es mucho más sencillo proteger con garantías entornos de cloud consolidados, que proteger numerosos entornos dispersos y aislados. Procesos como los recogidos en la ISO 27.001, la adecuación al ENS y el empleo de técnicas de encriptación basadas en firma digital aseguran la confidencialidad y seguridad de la información con garantía.
La quinta es la agilidad y flexibilidad en la necesidad de infraestructura: La licitación electrónica como servicio permite adaptar la necesidad de infraestructura de forma rápida y flexible a los diferentes tipos de licitación que cada entidad pública realiza.
La licitación electrónica como servicio es práctica habitual en muchos otros países de Europa, como el Reino Unido, Portugal o los Países Escandinavos. En países como Portugal se ha configurado un modelo de plataformas de licitación electrónicas gestionadas por operadores privados, de forma similar al mercado de las Telcos. Ninguna entidad pública desarrolla soluciones de licitación. Para qué invertir en desarrollar aplicaciones que se pueden contratar por la décima parte de su coste al año?
España ha seguido durante años una estrategia de desarrollo de herramientas de “backoffice” a medida, y ha ido retrasando la adopción de soluciones eficientes para dar soporte a los procesos de licitación de forma electrónica. Menos del 1% de las Entidades Públicas españolas licitan de forma electrónica!
La UE lleva años impulsando la licitación electrónica en modo servicio. En uno de sus documentos más recientes, la Declaración de Granada, anima a los países miembros a «crear mercados electrónicos transfronterizos explorando las oportunidades de cloud computing”.
Lo que está claro es que la tendencia en Europa camina hacia las el uso de todo tipo de aplicaciones en modo servicio, especialmente en procesos que son estándares o regulados por ley, como es el de la licitación electrónica. Miles de entidades públicas licitan ya de forma electrónica en modo servicio en Europa, más de las que lo hacen con aplicaciones “hosted”.
El sector público español necesita de soluciones eficientes, adaptables y flexibles que permitan racionalizar y optimizar su gestión. Y la licitación electrónica como servicio es una gran oportunidad de reducir el gasto público y garantizar la transparencia en los procesos de licitación y adjudicación.
En España ya existen varias entidades públicas que licitan de forma electrónica en modo servicio. Ya han tenido lugar los primeros procedimientos totalmente electrónicos con éxito y gran concurrencia, y están naciendo los primeros casos de éxito.
A la pregunta de quién debe proponer la licitación electrónica como servicio, sólo puedo formular otra: Quién propone hoy la licitación electrónica “hosted”?
Gracias por tus comentarios Pedro,
Parece claro que la tendencia es hacia los servicios en la «nube».
Un buen punto de reflexión para las personas que tienen que decidir el modelo de contratación pública electrónica en sus organizaciones.
Seguimos.