Cuando elevamos la mirada y la apartamos de nuestro trabajo cotidiano para intentar tener una visión sobre el futuro que nos gustaría tener en contratación pública surge siempre una pregunta de difícil respuesta:
¿Cuál es el equilibrio correcto entre la contratación pública actual y la contratación pública en formato electrónico y como deben ser los pasos para garantizar la correcta transición y no hacer una trasformación que genere una problema mayor que el que se intenta solucionar?
Es decir como consigo realizar la visión sin perder de vista la operación de los servicios de contratación actuales. El equilibrio. Teniendo en cuenta que voy a tener que utilizar las mismas personas de contratación, que además tengo que tratar de que estas personas se involucren en los nuevos formatos y utilicen las nuevas tecnologías (no es fácil sin unas buenas razones), cambiar los procedimientos porque en el formato electrónico el escenario difiere muchísimo respecto del escenario que representa el formato papel, y utilizar las estructuras actuales que al final cambiarán por el peso de lo obvio, pero de momento serán las mismas.
Cuales son los ingredientes que debo de tener en cuenta para conseguir el equilibrio teniendo en cuenta además lo siguiente:
- El formato electrónico necesita capacitación por parte de las personas que lo van a utilizar (la caja de herramientas de la cultura de papel es distinta de la caja de herramientas de la cultura del formato electrónico)
- El departamento de TI tiene que darme en tiempo y forma aplicaciones, sistemas e infraestructuras que deben ser probados y adecuados a los tiempos que requiero para mantener lo viejo y hacer nacer lo nuevo.
- Hay un equilibrio entre estrategia – gobierno de TI y táctica- gestión de las TI alrededor de la contratación pública en su paso al formato electrónico que no es fácil de abordar, que tiene muchos detractores.
- Cuales son las verdaderas necesidades y cómo puedo exponerlas de fomra que la visión que producen estas necesidades sean atendidas por todos los integrantes del servicio (contratación y TI)
El equilibrio trata de ir acometiendo los cambios al ritmo y de forma que se consigan los máximos beneficios declarados al mínimo coste. Quiero aclarar que ni los beneficios ni los costes son exclusivamente de presupuesto. Deben estar referenciados en función de los factores que habilitan el cambio: personas, procedimientos, estructuras, tecnología.
Por tanto, se trata de dibujar una transición que habilita la trasformación desde la contratación pública en formato papel a la contratación pública en formato electrónico teniendo en cuenta que los tiempos y los costes deben venir condicionados, en mi opinión, por los siguientes factores que deben estar en equilibrio constante:
- obligaciones legales.
- madurez organizativa y tecnológica
- objetivos específicos
- tiempos y presupuestos.
Gráficamente tenemos el siguiente esquema del cambio:
Vemos en la figura que las dimensiones del cambio son:
- Necesidad, sin la que se generaría resistencia
- Visión sin la que generaría confusión
- Plan sin el que se generaría el caos
- Medios sin los que se generaría frustración
- Capacitación sin la que se generaría miedo
Todas estas dimensiones deben tener el equilibrio adecuado en función de los factores descritos anteriormente:
- A qué estoy obligado como administración pública o sector público a implantar en la contratación pública electrónica (ley 11/2007, ley 30/2007)
- Que madurez tengo como organización para implementar la contratación pública electrónica
- Que objetivos específicos busco para acentuar las soluciones en función de lo que me interesa como organización: Por ejemplo quiero armonizar mis procedimientos, quiero tener mejores precios, quiero más agilidad en la contratación, quiero un cuadro de mandos en contratación pública, quiero capacitar a mi tejido productivo, ….
- De qué tiempos y presupuestos dispongo para implantar la contratación pública electrónica
Como veis hay aquí estrategia y táctica, Gobierno y Gestión. Y no únicamente referidas a Tecnologías de la Información para habilitar el adjetivo de electrónico en la contratación pública; sino de forma integral (contratación y tecnología) porque la contratación pública antes o después será electrónica (¿sólo electrónica?):
- Gobierno que tiene que evaluar (buscar equilibrios desde las propuestas), dirigir (decidir y organizar los recursos marcando objetivos y tiempos, asignando recursos y prioridades) y supervisar (monitorizar los avances y procurar alternativas en caso de problemas).
- Gestión que tiene que planificar y ejecutar los distintos proyectos y gestionar la entrega de valor definido y acordado en tiempo y forma.
¿Creéis que hay algún factor más de los expuestos: obligaciones legales, madurez, objetivos, plazos y presupuesto, que debe ser tenido en cuenta para buscar el equilibrio en la implantación de la contratación pública electrónica? ¿Todos estos factores tienen el mismo peso?
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