En las experiencias de implantación de la transición a la contratación pública electrónica, podemos apreciar algunos patrones que se suelen repetir y que en mi opinión favorecen las estadísticas que nos dicen que el 68 % de los proyectos de Tecnologías de la información fallan: se retrasan, superan el presupuesto inicial, o no alcanzan el valor esperado.
Antes de empezar a definir los factores críticos de éxito, o mejor, el primero de ellos podría ser el que entresacamos de la siguiente frase John Maynard Keynes en su libro “Two memoirs-Dr. Melchior a Defeated Enemy and My Early Beliefs” , cuando dice: “No basta con que el estado de cosas que queremos promover (-la contratación pública electrónica-), sea mejor que el le precedió (-la contratación pública en papel-) ha de mejorar lo suficiente como para que compense los males de la transición”. Pues bien, en mi opinión, los peligros de cualquier transición son una variable que puede tomar muchos valores y que en el caso de la transición a la contratación pública electrónica estos valores puede ser más o menos grandes en función de que tengamos en cuenta los factores críticos de éxito, más importantes.
La Wikipedia en inglés nos cuenta que un factor crítico de éxito es :
(Critical success factor (CSF) is the term for an element that is necessary for an organization or project to achieve its mission.),
Traducción libre: Un factor crítico de éxito es el término que se da a un elemento que es necesario en una organización o proyecto para conseguir su misión (propósito).
Voy a considerar que los factores críticos de éxito no son absolutos (o todo o nada) sino que pueden alcanzar valores que favorecen o perjudican la consecución de la misión de un proyecto(propósito). En nuestro caso la transición a la contratación pública electrónica es el proyecto y los propósitos los beneficios que queremos alcanzar con ella.
Vamos a relacionar algunos de estos factores críticos de éxito.
PROPÓSITO
Lo primero que para mi supone un factor crítico de éxito es justamente no definir el propósito claramente.
Los posibles propósitos más normales de la transición a la contratación pública electrónica son algunos de los siguientes:
– Hacer algo nuevo (dentro de las opciones que marca la ley)
- Catálogos electrónicos
- Acuerdos Marco
- Subasta electrónica
- Sistemas Dinámicos de Adquisición
- Gestión de proveedores
– Hacer algo mejor:
- La tramitación electrónica del expediente
- La licitación electrónica
- Explotación de un volumen ingente de datos con herramientas estadísticas avanzadas.
- Archivo electrónico
– Ser conforme a las leyes
- En caso de que finalmente sea obligatoria la relación electrónica con el mercado,
- La factura electrónica
COMUNICACIÓN
Una vez identificado y definido claramente el propósito de la transición, es fundamental comunicarlo. A todos los interesados. Es obvio que no puedo hacer nada solo. En la sociedad moderna no es posible. Siempre tenemos que hacer las cosas con la colaboración de otros, pero para colaborara hay que ser capaces de comunicar. Y comunicar bien: Qué, Cómo, Cuándo, Cuánto, a quién… La comunicación debe ser no solo hacia la parte interna de la organización, sino también hacia la parte externa de la contratación: los proveedores
La comunicación no sucede de forma espontánea. Hay que provocarla, Organizarla y demandarla en todos los niveles. Y este es el factor crítico de éxito más olvidado. Sin comunicación no hay actividad. Sin la comunicación adecuada, las actividades no son las adecuadas y todo tiende al error. Se comunican ordenes, emociones, conocimiento, estados…. Hay que comunicarlo todo. Y bien.
COLABORACIÓN
Hemos comentado a menudo en el blog que las organizaciones están compuestas de cuatro elementos fundamentales: personas, procesos, estructuras y tecnologías. Estos elementos precisan colaborar entre ellos de una forma concisa y con una adaptación continua al contexto, y adaptación entre ellos. No pueden actuar de forma independiente.
Además la transición a la contratación pública electrónica exige de una forma muy especial, la colaboración de las áreas de negocio y las tecnologías de la información. Esta colaboración no puede ser dejada al azar o esperar de las personas que integran el proyecto, la realicen de forma natural. O que se produzca sin colisiones. Los responsables tienen que exigir y fomentar esta colaboración, imponiendo en algunos casos criterios de actuación que pueden ser mal entendidos por algún departamento pero que van a favor del propósito principal de la transición.
ESTRATEGIAS
Este es un factor crítico de éxito que es bastante claro para todos, aunque no siempre está en la mente de todos los decisores con la necesaria intensidad. La estrategia tiene una doble cara. La primera es la cara de la estrategia general de la organización para realizar la transición y la segunda, a mi modo de ver muy importante, es la estrategia de tecnologías de la información que vamos a aplicar para materializar la estrategia general, que veremos en el siguiente factor crítico de éxito.
El GOBIERNO DE LA TECNOLOGÍA.
La transición a la contratación pública electrónica requiere tecnologías de la información de forma intensiva y exhaustiva. Las tecnologías de la información son el factor habilitante del resto de los factores: personas, procesos y estructuras. Sin este factor obtenido en tiempo y forma (gobernado), la transición se vuelve imposible, empezando por la pérdida de confianza en las propias capacidades de la organización como conjunto que actúa en un contexto dado.
El gobierno de la tecnologías tiene, como hemos comentado anteriormente en el blog, un modelo que consiste en:
- dirigir,
- evaluar y
- supervisar
las actividades de las tecnologías en función de seis principios para el gobierno de las tecnologías de la información :
- Responsabilidad, quién es el máximo responsable de alcanzar el propósito en el tiempo y con el presupuesto acordado. Que matriz de responsabilidades tienen las principales actividades que vamos a desarrollar, y como las puedo exigir y seguir.
- Estrategias: que estrategias de tecnologías de la información vamos a utiliza para alcanzar este propósito.
- Adquisición. Como vamos a escoger la compra o el desarrollo de qué tecnología y como vamos a comprobar que funciona. Básico.
- Rendimiento, Que rendimiento vamos a exigir a estas tecnologías para que aporten la fuerza y capacitación que precisan las personas para hacer su trabajo de contratación publica
- Conformidad, que leyes y reglamentos hay que exigirles a las tecnologías para que las cumplan de forma adecuada al propósito de la organización
- Factor Humano, como se manejan la trasformación necesaria en los intereses y capacidades de las personas que están involucradas en el uso de las tecnologías de la información en todos los niveles.
EL USO DE LA TECNOLOGÍA
Este también es un factor crítico de éxito que a menudo no se tiene en cuenta. Todos estamos pendientes de la entrega de los compromisos para cumplir el propósito. Pero la entrega de los compromisos en el caso de las tecnologías no es suficiente. La única forma en la que conseguimos el propósito en esta transición es mediante el uso de la tecnología. Este uso siempre requiere formación y capacitación de las personas, modificación de los procedimientos por las diferentes características del formato electrónico respecto del formato papel y adaptación de las estructuras, que no pueden seguir tratando de dirigir personas y procesos que manejan el formato electrónico de las misma forma en la que lo hacían con el formato en papel.
Seguir estos factores, de sentido común, pueden marcar la diferencia de una transición cuyos “males” (presupuesto, tiempo, mejoras) sean mucho más pequeños que los beneficios del propósito inicial que dio origen y sentido a la transición a la contratación pública electrónica
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