En 2003 el comisario europeo para la empresa y la sociedad de la información Erkki Liikanen utilizó en la lección inaugural de la UOC (Universitat Oberta de Catalunya) de título: La administración electrónica para los servicios públicos europeos, la frase “mas con menos” refiriéndose a que las administraciones deberían dar más servicios con menos recursos.
Esta frase, que se ha venido utilizado repetidamente en los distintos Planes de Acción de la Comisión Europea, ha sido planteado de nuevo en la modernización del servicio de contratación pública que las administraciones ofrecen a ciudadanos y empresas.
Y este servicio de contratación pública siempre se ha visto como uno de los que mayor beneficios sociales puede ofrecer en su trasformación al formato electrónico, tanto por su volumen presupuestario, como por la cantidad de agentes que intervienen en su gestión y el tiempo dedicado a la misma. Y además, porque la modernización de este servicio puede representar un motor o palanca de productividad, al proponer una gestión electrónica de este proceso a los proveedores, facilitando así que las relaciones electrónicas se extiendan en las relaciones de los proveedores entre sí.
Todo esto (utilizando la descripción de Jose Antonio Marina) es la parte de la inteligencia teórica. La parte en la que podemos pensar que se producirá el «más con menos». Pero luego en la vida real, en la inteligencia práctica, vemos que esto se puede fácilmente trasformar en un “menos con más”.
Desde mi punto de vista estas son las principales causas de los peligros ciertos de caer en el «menos con más» al abordar la trasformación a la contratación pública electrónica.
– Objetivos sin definir para poder medir el avance. Si los proyectos no tienen objetivos verificables y medibles en contratación pública, será muy difícil determinar que se ha producido una mejora. Sea cual sea.
– Mayor atención a la infraestructura que al negocio. Se suele caer en la tentación de que si tenemos una infraestructura mejor, los sistemas harán todo el trabajo y no será necesario un esfuerzo personal. El cambio. Y no es así. La trasformación a la contratación pública electrónica requiere el esfuerzo de todos los participantes.
– Automatización total del proceso en vez de fomentar, inicialmente, el formato electrónico. Se tiende a utilizar en exceso las capacidades de flujos de trabajo o herramientas de generación y revisión de documentos (ciclo de vida de los documentos) sin tener en cuenta que incluir complejidad en un entorno (el del formato electrónico) desconocido, o al menos no conocido suficientemente, puede inducir a un mayor trabajo real.
– Falta de simplificación aprovechando el nuevo formato. Es una de las visiones que hay que tener. En el formato papel es muy difícil conseguir trasparencia en el resultado, y se tiende a tratar la trasparencia como una característica a conseguir en el momento de ejecutar el trámite. Si embargo el formato electrónico tiene una capacidad de búsqueda infinitamente superior a la capacidad de búsqueda del formato papel, por lo que se puede “relajar” la transparencia en el trámite (simplificar) , porque el resultado en formato electrónico siempre es trazable y auditable, casi de forma automática.
– Decisiones tecnológicas alejadas de la realidad del negocio y sin evaluar las dimensiones de coste, valor, riesgos y sinergias. Tratamos de integrar todo con todo, sin comprobar si las integraciones de sistemas que no han sido definidos para ser integrados, pasan la prueba de someterlos a la evaluación de las dimensiones de valor, costes, riesgos y sinergias, y analizar públicamente dicha evaluación.
– Falta de liderazgo en la innovación. El cambio siempre requiere liderazgo y sentido de la urgencia. En ausencia de estos dos elementos o de alguno de ellos, no se produce el cambio, aunque se haya producido el gasto en implantar sistemas y aplicaciones tecnológicas. No se producirá el cambio, o mejor dicho no se producirá la mejora. No es lo mismo cambiar que mejorar.
– Falta de estándares y elementos de interoperabilidad en los sistemas de información implementados que provoquen la segmentación del mercado. Este es el elemento más “derrochador”, porque no solo compromete las inversiones de las administraciones que no utilizan estándares y garantizan la interoperabilidad, sino que comprometen las inversiones de los proveedores que se relacionan con ella.
– Centrar los esfuerzos en la adquisición de sistemas, y aplicaciones más que en la trasformación cultural que empuje el cambio. Este es un elemento más sutil que nos hace pensar que por el hecho de implantar o instalar sistemas de información obtendremos de forma automática los beneficios que la industria proclama. Y no es así. Por ejemplo: el ahorro de costes no se produce por el formato electrónico, sino por el aumento de concurrencia y competencia que pueden estar soportados por el formato electrónico. Siendo el formato electrónico la causa y no el efecto.
– Responsabilidades aisladas y falta de coordinación interdisciplinar. Este elemento es también muy notable. Dejamos esta trasformación en manos de un departamento: Tecnología, Contratación, Intervención.. Y es una trasformación que debe ser liderada aunando las voluntades y los esfuerzos de muchos departamentos.
Todos estos elementos son, por sí mismos, inhibidores del “más con menos” y por tanto facilitadores del “menos con más”. Si a la hora de implantar la contratación pública electrónica, se observan uno, o varios de ellos en el ambiente, hay un alto grado de probabilidades de que se materialice este “menos con más”.
¿Creéis que hay algún otro elemento que fomente de modo notable el «menos con más» en la trasformación a la contratación pública electrónica. ?
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