Cuando una administración pública o empresa del sector público se plantea la transición a la contratación pública electrónica, va a tener que tomar decisiones que afectan a su forma actual de realizar la contratación pública y a los elementos que se utilizan: personas, procedimientos, estructuras y tecnología.
Los primeros pasos son, como casi todos los primeros pasos, lo más difíciles y los más importantes. Todos los pasos son deudores de los pasos anteriores y están condicionados por estos. Si nos equivocamos en los primeros pasos, el esfuerzo y la energía empleados en ellos habremos de volverlos a emplear para empezar en el punto inicial de partida. Y esto es, además de desmotivador, muy caro.
Muchas de estas organizaciones tienen la falsa concepción desde mi punto de vista, de que una aplicación informática es todo lo que necesitan. Pero no es así. Llevamos más de 600 años (desde Gutenberg) generando y perfeccionando tecnologías que producen papel, documentos en papel, y no vamos a cambiar esto en un par de meses con una aplicación por muy buena que esta sea.
La contratación pública electrónica es un problema eminentemente cultural que precisa de tecnología (ya madura pero compleja que hay que SIMPLIFICAR), que afecta a las personas (su formación y capacitación, para producir resultados en formato electrónico), a los procedimientos (las actividades que estas personas realizan para conformar la actuación general de contratación), las estructuras (que se han creado para garantizar que estas actividades se realizan conforme a la ley que a su vez está pensada para los resultados –expedientes- en formato papel y en sus características).
Antes de decidir cuáles son los primeros pasos vamos a ver una panorámica de las sucesivas fases o etapas que vamos a ir atravesando en esta transición a la contratación pública electrónica.
Cuando una organización decide, por tanto hacer la transición al formato electrónico, en la contratación pública tiene unos objetivos (trasparencia, concurrencia, mejora de ofertas, mejora de la gestión, cumplir la ley, fomentar la innovación en la sociedad a la que sirve, ….) , que suelen caer en alguna de las categorías siguientes: hacer mejor su actividad, hacer algo que ahora no hace, cumplir las leyes.
Para ello, y antes de empezar, ha debido analizar el contexto externo (lo que está pasando fuera) y el contexto interno (sus propias capacidades y situaciones). Una vez hecho este análisis habrá llegado (o no) a la conclusión de que “necesita” un cambio. Necesita hacer la transición a la contratación pública electrónica.
Con esta necesidad claramente evidenciada se establece una visión. Quieren satisfacer la necesidad de una determinada forma (la visión) para conseguir alguno de estos objetivos: hacerlo mejor, hacer algo nuevo, o cumplir la ley ( o los tres).
Una vez que esta organización es capaz de materializar o de visualizar su estado futuro, habiendo conseguido sus objetivos, se plantea una estrategia. Esta estrategia consiste en priorizar y definir los pasos y metas que irá persiguiendo de forma que consiga la visión y los objetivos finales.
Establecida la estrategia llega el momento de planificar: dotar de tiempo y recursos a los pasos y actividades que se han priorizado y relacionado en la estrategia. Además se dará cuenta de que el tiempo y los recursos precisan una estructura (organización ad hoc) para que los planes puedan ser correctamente gestionados y controlados (una oficina de proyectos o un comité de gestión). Distingo entre gestión y dirección de una forma consciente que aclararé un poco más tarde. Estos proyectos pueden agruparse en programas.
Con los planes (tiempo y recursos) puestos en marcha se procede a la implementación utilizando productos y servicios que permitan el formato electrónico en las áreas que la estrategia ha definido como parte fundamental del negocio de entre las cuatro siguientes (ARCHIVO, RELACION, TRAMITACIÓN Y EXPLOTACIÓN).
Y después de la implementación llega el tiempo de la operación. Hemos introducido elementos (herramientas, servicios, productos, técnicas ..) que debemos gestionar para garantizar su correcta operación y verificar se que consiguen los objetivos de la contratación pública electrónica que la estrategia, la visión y la necesidad nos habían definido. Además de la operación, también se ve que hay que considerar la mejora continua de todos los elementos que se han puesto en marcha.
No mencionamos la parte de la seguridad porque se sobreentiende. Todo tiene que ser trasparente y confidencial en su momento y en sus justos términos. Los definidos por las leyes y los reglamentos.
Ahora voy a dar mi opinión sobre cuáles son los primeros pasos que una administración de cualquier tamaño debe de dar para garantizar el proceso descrito. Nótese que apenas he utilizado la palabra tecnología, de una forma consciente, lo mismo que si fuera a diseñar una autopista no emplearía la palabra excavadora , aunque la voy a utilizar con toda seguridad. La tecnología es un medio (muy potente) que hay que dirigir y gestionar, no es un fin.
Antes de los primeros pasos y como una forma de describir el proceso general voy a utilizar un gráfico que aparece en el blog de Gestion de Valores en IT , según el libro de Mark Toomey “waltzing with elephants” con las aportaciones de John Thorp, en el que se hace referencia a estas fases que hemos relacionado previamente y que implican el gobierno de las TIC, para el uso presente y futuro de las tecnologías de la información en las organizaciones, tal y como expone la norma ISO 38500.
En la figura aparecen los aspectos comentados y una capa superior que es la del gobierno corporativo (también de las TI). Esta es la figura.
Aparecen también otros aspectos a tener en cuenta pero no quiero perder la visión general del problema, para dar mi opinión sobre los primeros pasos que hay que dar en la implantación de la contratación pública electrónica.
Si vamos a utilizar Tecnologías de la información en un sistema de negocio (la contratación pública) que supone una trasformación de todos los factores que intervienen en el sistema: personas, procedimientos, estructuras y tecnologías, los primeros pasos deben ser cómo vamos a evaluar, dirigir, y controlar la TRANSICIÓN a la contratación pública electrónica desde el punto de vista de la organización (administración) que lo implanta. Es decir qué tipo de Gobierno de todo el proceso vamos a generar para garantizar las inversiones y conseguir los resultados de una TRASFORMACIÓN que como ya se ha demostrado produce unos beneficios tangibles y considerables si se pilota correctamente su TRANSICIÓN, y con el ritmo adecuado, teniendo en cuenta que vamos a emplear recursos escasos y complejos (personas y tecnologías) para generar actividades (procedimientos de contratación) y estructuras (organizaciones que soportan el proceso de la contratación).
Por tanto y con independencia del tamaño y objetivos específicos de la organización (administración pública) que implanta la contratación pública electrónica, los primeros pasos deben ser:
- conformar un cuerpo de gobierno que sea capaz de evaluar, dirigir y controlar las tecnologías de la información en un entorno donde el resto de los factores (personas, procedimientos y estructuras) tienen igual o mayor peso para alcanzar los resultados propuestos. Y esta forma de gobierno puede ser tan simple o tan compleja, tan grande o tan pequeña, como lo sean los factores que hay que dirigir y gestionar).
- escribir, documentar y comunicar las fases que nos hemos propuesto seguir para realizar esta transición. Un documento sencillo, simple y que permita tener una referencia solida a la que recurrir cuando empiecen los problemas.
Después vendrán el resto de los pasos, que son por una parte los propios de cualquier contratación pública de bienes y servicios. Y de esto los gestores de contratos saben mucho más que yo. Y por otra los pasos cada vez más transitados de los proyectos de administración electrónica.
Y este es el resumen de las fases que he utilizado como argumento para defender los primeros pasos que he propuesto:
– analizar el contexto, que me empuja a realizar esta implantación a la contratación pública electrónica.
– Identificar la necesidad real de la organización: imperativo legal, económico o de gestión.
– determinar los objetivos que mi organización precisa, y cuantificarlos, de forma que se pueda saber cuando hemos alcanzado la meta.
– generar una visión que combine la racionalidad del objetivo con la emotividad (movimiento) del proceso de implantación.
– definir una estrategia de transición, que priorice y de respuesta a las situaciones que la organización va a hacer frente durante la transición y después de la misma. Comunicar la visión, los objetivos y las estrategias a la organización y a los agentes que intervienen.
– Planificar en el tiempo y con recursos los programas o proyectos que la estrategia haya identificado y priorizado. Generar una estructura que avale y propicie el control y supervisión de estos proyectos.
– Implementar los cambios con las actividades requeridas de formación, comunicación , capacitación que permitan la TRASFOMRACIÓN
– Operar el nuevo sistema equilibrando continuamente todos sus factores: personas, procedimientos, estructuras y tecnologías. Sin olvidarnos de la gestión de servicios de tecnologías de la información ni de su mejora continua.
– Medir y evaluar los resultados de forma permanente.
¿Vosotros consideráis que estos primeros pasos son los adecuados para realizar con éxito la TRANSICIÓN a la contratación pública electrónica o pondríais otros?
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