El ARTE de la contratación pública electrónica

Cuando tratamos de solucionar un problema, lo normal es que primero lo definamos, y después analicemos las distintas facetas del mismo y dependiendo de su volumen, propongamos una solución única y de golpe o dividamos el problema y diseñemos e implementemos soluciones que nos dan respuesta a cada parte identificada del problema.

Este proceso solemos hacerlo de forma rápida e intuitiva, muchas veces basados en el conocimiento más o menos profundo del problema que queremos resolver. La técnica que utilizamos, a veces inconscientemente, es la de analizar (definimos el problema, su espacio, sus consecuencias, sus posibles partes) y la de síntesis (juntamos las piezas elevamos la visión) para poder ser capaces de comunicar y motivar a los otros en la forma en la que tenemos que atacar el problema.  Es decir, vamos de lo complejo a lo simple, del detalle a lo abstracto, en una interacción que nos permite tratar de forma simultánea la compejidad (los detalles) y la intención (el objetivo). No podemos perder de vista ninguna de los dos aspectos.

Cuando el problema es grande, – de un volumen que da que pensar-, es complejo porque pretende equilibrar objetivos un tanto incompatibles, es multitudinario porque hay múltiples agentes que intervienen en el proceso, y esos agentes son individuos y organizaciones que normalmente han establecido unos equilibrios de poder que «funcionan», lo primero que hay que hacer es analizar las partes del problema, definirlas y tratarlas de forma separada, pero sin perder de vista (síntesis) que el todo siempre debe ser mayor que la suma de las partes.

La contratación pública electrónica, desde mi punto de vista, tiene algunas de esas características: Tiene

  • un volumen muy grande (hablaremos en una próxima entrada de las dimensiones de la contratación pública electrónica
  • un procedimiento complejo, basado en normas jurídicas cuya evolución y cambio son demasiado rápidas para poder ser asimiladas por todos los agentes que intervienen.
  • una cantidad de agentes, individuos y organizaciones, que intervienen en el proceso y cuyas capacidades digitales son dispares, esto es, no todos estos agentes tienen la formación suficiente en el formato electrónico, ni siquiera están de acuerdo en que el formato electrónico sea mejor que el formato papel.
  • una cultura, basada en el papel, que  estableció equilibrios de poder, que son como las raíces de los árboles en terrenos secos, muy profundas, muy fuertes, pero invisibles.

Para establecer una división útil del problema lo primero que hay que entender es que estamos antes un problema de comercio: hay un comprador y un vendedor. Este es el equilibrio fundamental. Después hay que tener en cuenta que el comercio electrónico que vamos a implantar -contratación pública electrónica- está dirigida por la parte compradora (buy side), tanto por su volumen como por la ley que lo regula que se ampara en el bien común para establecer que al contrario que el comercio habitual en el que las partes son equiparables en derechos, en la contratación pública, la administración tiene ciertas prerrogativas ante los proveedores. Hay más elementos que cabría tener en cuenta pero por ahora son suficientes.

La división inicial fundamental, que se expresa con el acrónimo A.R.T.E. ( no pretende ser una licencia literaria sino solo una forma fácil de retener en la memoria) puede ser la siguiente desde el punto de vista de la administración – recordamos que es la que ordena la actividad de la contratación pública – :

  • Archivo : donde vamos a resolver el problema del expediente electrónico de contratación desde el punto de vista de su seguimiento, y puesta a disposición de cualquier agente autorizado para su consulta, a lo largo de toda su vigencia. Esto puede implicar muchos años.
  • Relación: donde vamos a buscar la capacidad de interactuar a través de los principios de interoperabilidad y los estándares entre la administración y las empresas. Por ejemplo, públicar anuncios, enviar ofertas, dar de alta productos y servicios en catálogos dentro de un sistema dinámico o de un acuerdo marco, recibir un pedido, firmar un contrato.
  • Tramitación: es la parte que hace en formato electrónico todo lo que las organizaciones (sobre todo la administración) deben hacer para seguir el procedimiento marcado por la ley 30/2007 de Contratos del Sector Público. Este área de actuación es el más personalizable de todos ellos.
  • Explotación: es el área que permite a las administraciones y a las empresas analizar y fijar criterios de actuación para mejorar los resultados obtenidos en la contratación pública, tanto como comprador como proveedor. La parte más importante es el área compradora porque es el área cuyos resultados  a través del análisis de información útil comporta un mayor beneficio. Entre otras actividades dentro de este área están los cuadros de mando de la contratación, donde a través de los indicadores definidos por las autoridades se va comprobando paulatinamente si se van cumpliendo las expectativas
ARTE de la contratación pública electrónica
ARTE de la contratación pública electrónica

Los proveedores tienen una división similar pero con menos gravedad en su implantación. Aunque tienen que tener presente todas las facetas del problema.

Estas áreas de la contratación pública electrónica no tienen entre ellas las mismas características. Por ejemplo la tramitación y la explotación, son altamente personalizables, es decir son, a partir de unas características básicas normalizadas,muy dependientes del organismo que las implanta. Por contra, el archivo y la relación electrónica, tiene como característica general que son muy estándar, por que la interoperabilidad está en la base de esas actividades.

Bien, si ya podemos pensar en que la contratación pública electrónica no es un bloque indivisible y que tiene facetas, a la hora de tomar decisiones para su implantación tenemos que pensar que faceta queremos resolver primero, para cumplir los objetivos que los decisores se han marcado. Esto nos lleva a intentar analizar la parte de toma de decisiones que lo haremos en una entrada posterior.

Una solución para cada problema

Algunas veces no analizamos ni definimos de forma concisa nuestros problemas, y por tanto es muy difícil dar con la solución adecuada que realmente los soluciona de forma efectiva y eficiente.

contratación pública en Europa
Video sobre la contratación pública electrónica en Europa

Me explico. Si vemos el siguiente video: contratación pública electrónica para PYMES que realizo la Comisión vemos que la contratación pública electrónica tiene un sesgo marcado hacia el acceso a las PYMES a la contratación pública.

Es decir, según este video el problema que quiere resolver la contratación púbica no es de administración electrónica. No está enfocado a la administración electrónica, está enfocado a la sociedad de la información y el conocimiento, donde cualquier información útil está digitalizada y puesta en internet para que pueda ser utilizada de forma eficiente por cualquiera (las PYMES). Esta información puede ser conocer un concurso y desacargarse los pliegos, identificar mi empresa para poder acceder al concurso (el famoso sobre adiministrativo) o transaccionar con la administración que ha convocado la petición de ofertas para enviar en formato electrónico ofertas, firmar contratos, recibir pedidos, actualizar catálogos .. en fin cualquier elemento de información puesta en un formato digital. Con plenas garantías jurídicas y por tanto con plena operatividad práctica.

Pero cuando observamos los proyectos de contratación pública, casi ninguno tiene este sesgo. Esto nos tiene que hacer reflexionar a la hora de entender los proyectos de contratación pública sobre quienes son los clientes del proyecto, qué problemas intentan solucionar y que aspectos de las posibles soluciones cumplen los requisitos que solucionan (valga la redundancia) el problema.

A este respecto es bueno que leáis los que dice Mario López de Ávila Muñoz en su blog nodos en la red sobre los aspectos de Cliente-Problema-Solución.  Y entendamos  que no todos los proyectos de contratacion pública se inician con los mismos objetivos, ni están amparados en una voluntad uniforme de unos clientes con el «pensamiento único», ni quieren resolver los mismos problemas y por tanto las soluciones no pueden ser «cafe para todos».

En un próximo post intentaré explicar lo que denomino el ARTE en la contratación pública que es el acrónimo de las siguientes actividades:

  • Archivo : donde vamos a resolver el problema del expediente electrónico de contratación desde el punto de vista de su seguimiento, y puesta a disposición de cualquier agente autorizado para su consulta, a lo largo de toda su vigencia. Esto puede implicar muchos años.
  • Relación: donde vamos a buscar la capacidad de interactuar a través de los principios de interoperabilidad y los estándares entre la administración y las empresas. Por ejemplo, públicar anuncions, enviar ofertas, dar de alta productos y servicios en catálogos dentro de un sistema dinámico o de un acuerdo marco, recibir un pedido, firmar un contrato.
  • Tramitación: es la parte que hace en formato electrónico todo lo que las organizaciones (sobre todo la administración) deben hacer para seguir el procedimiento marcado por la ley 30/2007 de Contratos del Sector Público. Este área de actuación es el más personalizable de todos ellos.
  • Explotación: es el área que permite a las administraciones y a las empresas analizar y fijar criterios de actuación para mejorar los resultados obtenidos en la contratación pública, tanto como comprador como proveedor. La parte más importante es el área compradora porque es el área cuyos resultados  a través del análisis de información útil comporta un mayor beneficio. Entre otras actividades dentro de este área están los cuadros de mando de la contratación, donde a través de los indicadores definidos por las autoridades se va comprobando paulatinamente si se van cumpliendo las expectativas.

Y efectivamente hay que realizar esta aproximación desde el punto de vista de las administraciones públicas y desde el punto de vista de las empresas, pero entendiendo que no serán las mismas soluciones porque no son los mismos problemas ni tienen los mismos clientes.