Definición del Espacio del Problema de la Contratación Pública Electrónica.

Esta entrada va a intentar  definir el espacio del problema de la contratación pública electrónica para que todos los interesados puedan, a partir de unos supuestos básicos compartidos, o bien compartir la definición de dicho espacio, o bien rebatir estos supuestos y por tanto la definición resultante.

Para definir el espacio del problema vamos a realizar un proceso de análisis y definiciones asociadas que nos permita aclarar conceptos mediante la división y la simplificación, para poder luego juntar las piezas en un todo, mediante la síntesis.

La primera división nos permite definir las tres palabras: contratación, pública y electrónica,  que se van a ir encadenando y asociando sus  conceptos. Primero contratación, luego contratación pública y por último contratación pública electrónica.

La Contratación (Compras, Comercio) .

La Contratación, representa un acuerdo, formal o no, por el que se intercambia valor: bienes y servicios por una cantidad acordada de dinero. Se produce en un escenario que llamamos mercado y que puede estar definido geográficamente o socialmente. Normalmente, este mercado se dota de normas que permiten racionalizar el proceso de la contratación (comercio) entre el comprador y el vendedor.

Tiene, por tanto,  dos agentes principales el comprador y el vendedor que a través de formas diversas llegan al acuerdo de intercambiar valor.

Dependiendo del tipo de mercado  y la formas de transaccionar el mercado  puede ser definido como:

  • Comercio del lado del vendedor (Sell side): el vendedor ofrece sus bienes y servicios a un precio sujeto a poca o ninguna negociación  por parte del comprador. Un ejemplo típico es el mercado de las comunicaciones. Pocos vendedores muchos compradores.
  • Comercio del lado del comprador (Buy side): es el comprador el que define sus necesidades y los requisitos para realizar la transacción. Un ejemplo típico es la contratación pública. Pocos compradores y muchos vendedores.
  • Comercio de mercado  (Marketplace) se produce una conjunción de compradores y vendedores que negocian en condiciones más igualitarias que las anteriores.   Un ejemplo típico es el mercado minorista. Muchos compradores y muchos vendedores.

La Contratación Pública

Es del tipo de comercio de lado del comprador (buy side). Es una función del sector público (administración y empresas públicas)  que representa un servicio de retorno de las sociedades modernas por el cual, y a través de la recogida de impuestos de los contribuyentes (organizaciones e individuos), se realiza la adquisición de bienes y servicios necesarios,  en función de unas directrices determinadas que estipulan  el grupo o personas que detentan el poder político.

La dimensión de la contratación pública en las sociedades modernas está entre el 15 y el 20 % del Producto Interior Bruto.

Se desarrolla a través de la ejecución del Presupuesto Anual del sector público con una diferenciación básica inicial entre gastos e inversiones (capítulo 2 y capítulo 6 respectivamente de los presupuestos públicos).

El Mercado de Contratación Pública es accesible por cualquier empresa u operador económico que cumpla los requisitos exigibles para poder ser adjudicatario. En general el mercado nacional (y el europeo) es un mercado accesible por ley a todos los operadores económicos nacionales (y  europeos) y a través de convenios de la Unión Europea a proveedores de países terceros.

Esta regulado por leyes y reglamentos. En el caso de Europa y sus Estados Miembros, la regulación se realiza a través de dos Directivas Comunitarias que regulan toda la actividad de la compra pública. Las directivas son traspuestas a la legislación básica nacional por los estados miembros. La trasposición al ordenamiento jurídico nacional de cada Estado Miembro debe ser respetuosa con los principios de las directivas comunitarias.

La contratación pública tiene las mismas fases que una compra normal pero algunas de ellas están muy procedimentadas y formalizadas para garantizar los principios que la ley promulga (trasparencia, concurrencia e igualdad de trato).

  • Identificación y definición de la necesidad y requisitos de contratación  (identificación, criterios de selección-exclusión y criterios de adjudicación)
  • Invocación, Acceso y Ordenación (catálogos) de los mercados
  • Recepción de ofertas
  • Identificación y admisión  de proveedores
  • Proceso de valoración, adjudicación y formalización del contrato
  • Ejecución del contrato

Este proceso  pueden estar dividido o subdividido en fases de índole similar o más  pormenorizadas, pero siempre son conceptualmente las mismas. La contratación pública (B2G) y la contratación privada entre empresas (B2B) se diferencian fundamentalmente  en la fase de preadjudicación (hasta el contrato) siendo la fase de post  adjudicación (después del contrato) muy similar en la contratación entre empresas privadas. Esta diferenciación consiste en la formalización del proceso. En las compañías privadas, la fase de preadjudicación y su formalización no está tan procedimentada como en la administración pública.

Las funciones básicas de la contratación pública para las administraciones son las siguientes (se dan habitualmente en todo tipo de expedientes)

  • Archivo: de las actuaciones para su posterior consulta o auditoría
  • Relación: con los agentes externos que intervienen -los operadores económicos-
  • Tramitación: tramites y documentos que generan el expediente.
  • Explotación: de los datos de gestión y resultados para la mejora continua del procedimiento.

Las funciones básicas de la contratación pública para los operadores económicos son las siguientes:

  • Acceso al mercado (red pública de acceso a cualquier administración pública   a través de Internet, por parte de cualquier operador económico)
  • Relación de ofertas (anuncios filtrados en función del interés de cada operador económico con capacidad de suscripción)
  • Transacciones electrónicas (oferta, garantía, contrato, pedido, albarán, factura, pago)
  • E-Identificación (registros, certificaciones, identificación…)

La Contratación Pública electrónica.

El comercio electrónico a través de Internet es una realidad incuestionable cuyo volumen va creciendo de forma casi exponencial en los últimos años. El formato electrónico elimina gran parte de la fricción en la relación comercial y permite establecer entornos de máxima información y trasparencia que redundan en beneficios generales para el proveedor y el consumidor. La confianza y la seguridad que fueron un problema inicial, se han ido solucionando a través de  la propia regulación del comercio electrónico y de su utilización, y actualmente no representan la barrera más grande para su implantación.

El comercio electrónico entre empresas y consumidores se ha revelado como una palanca productiva de primer orden. Sin embargo el comercio entre empresas no ha conseguido su despegue real desde unas expectativas muy grandes generadas a principios del siglo XXI.

La contratación pública electrónica requiere utilizar el formato electrónico para conseguir los beneficios presupuestarios derivados de la información y acceso que permite dicho  formato; y además conseguir un empuje real del formato de contratación electrónico entre empresas.

La contratación pública electrónica precisa del expediente electrónico, documento electrónico y firma electrónica para su desarrollo. En España estos requisitos están plasmados en La ley 11/2007 de Administración Electrónica, que desarrolla los Esquemas nacionales de Interoperabilidad y Seguridad. En Europa no hay directivas comunitarias a este respecto pero si hay un Marco Europeo de Interoperabilidad que establece las dimensiones legal, organizativa, semántica y técnica para conseguir la interoperabilidad de los sistemas informáticos implicados. Este Marco Europeo de Interoperabilidad está pendiente de su publicación definitiva.   Los esquemas nacionales de interoperabilidad y seguridad deberán ser coherentes con el Marco Europeo de Interoperabilidad comentado.

El formato electrónico añade una capa (tecnologías de la información) que requiere normalización e interoperabilidad. Dado que es una capa que requiere una inversión considerable en sistemas y gestión de las tecnologías es conveniente que esta inversión esté garantizada. Para ello los sistemas deben ser interoperables.

La no interoperabilidad de los sistemas introduciría un elemento que facilitaría la fragmentación de los mercados haciendo inviables la obtención de los beneficios del mercado único de la contratación pública europea.

La interoperabilidad tiene direcciones hacia el exterior (estándares que permiten tener trámites y documentos normalizados entre las administraciones y  los operadores económicos) y hacia el interior para que el expediente electrónico pueda ser consultado y auditado por organismos distintos a la administración que creo el expediente electrónico.

El espacio del problema de la contratación pública electrónica.

Una vez que se han establecido y asentado los principios fundamentales de las partes individualmente consideradas de la contratación pública electrónica ahora se trata de generar una visión de la solución  que cubra todo el espacio del problema que resumimos:

  • Generación de un mercado único europeo interoperable de contratación pública. (este espacio se genera por la suma de mercados interoperables de cada administración pública)
    • Red pública
    • Estándares
    • Herramientas
    • Servicios
  • Generación de una visión compartida que permita diseñar una  arquitectura de sistemas de información (aplicaciones  y datos) a partir de la arquitectura de negocio expuesta en la definición previa del problema (siguiendo TOGAF).
  • Establecimiento de objetivos cuantificables.
  • Generación de una o varias estrategias que verifiquen la visión y los objetivos
  • Implementación de planes que permitan verificar los objetivos en función de las mejores estrategias posibles.
  • Generación de una estructura que garantice los proyectos que se han determinado en los planes.
  • Gestión de proyectos definidos en los planes previos, con sus planes de contingencia (alternativas) correspondientes.
  • Verificación y medida de los resultados obtenidos en comparación con los requisitos y resultados definidos.

Para completar la visión de la solución o soluciones (puede haber más de una solución válida) en la siguiente entrada vamos a analizar los distintos tipos de posibles proyectos que cubrirán parte del espacio del problema.

Interoperabilidad en la identificación digital

firma digital
firma digital

Uno de los problemas más complicados de resolver en la contratación pública electrónica, y no necesariamente por los elementos tecnológicos que intervienen en su posible solución, sino por el nivel de cooperación y organización que hay que establecer previamente;  es el de la identificación digital, Uno de los proyectos europeos más importantes para la generación de esta coordinación es  STORK .

La Universidad Jaume I se han hecho eco de la noticia de que » a partir del 25 de octubre se han puesto en marcha en toda la Unión Europea una plataforma para la interoperabilidad de identidades electrónicas, cuyos programas piloto se encuentran, desde el lunes 25 de octubre, públicamente accesibles. Esta plataforma permite los ciudadanos usar sus identidades electrónicas nacionales para gozar de servicios de administración electrónica en diferentes países europeos. Los seis programas piloto que comienzan a funcionar a partir de ahora serán mejorados progresivamente y permitirán comprobar y evaluar la integración en servicios web interactivos ya existentes de la plataforma de interoperabilidad Stork original.»

LOS SEIS PROGRAMAS PILOTO STORK

  • Autenticación transfronteriza para servicios electrónicos: La finalidad de este programa piloto es permitir que los servicios públicos en línea, que ya ofrecen los estados miembros, estén accesibles para la ciudadanía de otros estados. Para acceder a estos servicios, los ciudadanos y las ciudadanas usarán las propias credenciales de identidad electrónica emitidas en sus países.
  • Chat más seguro: Con el objetivo primordial de mejorar la seguridad en Internet para la infancia y la adolescencia, profesorado de diferentes países creará tareas y salas de chat para sus estudiantes, por grupos de edades concretas, de cara al aprendizaje electrónico transfronterizo. Se animará al estudiantado para que trabaje con estudiantado análogo de otros países y para que creen instrumentos educativos entre iguales que ponen el acento en la sensibilización sobre la seguridad en Internet.
  • Movilidad de estudiantes: Este programa permite al estudiantado acceder a los servicios administrativos en línea que ofrecen las universidades, usando sus credenciales electrónicas nacionales (documentos de identidad, certificaciones digitales), de manera que puedan realizar inscripciones (por ejemplo, en programas Erasmus), autenticarse y usar otros servicios académicos de interés. Además, el programa constituye un hito preliminar y necesario para analizar el intercambio futuro de datos entre universidades pertenecientes a los diferentes países que utilizan el sistema europeo de transferencia de créditos (ECTS). El Gabinete de Planificación y Prospectiva Tecnológica de la Universitat Jaume I de Castellón (UJI) lidera este programa piloto en el que también participan universidades de Portugal, Austria, Italia y Estonia. En septiembre un miembro del equipo Stork de la UJI realizó en Bruselas una demostración del proceso de registro y acceso a los sistemas de gestión con credenciales propias de otros países en la 17th Internacional Conference on Telecommunications 2010.
  • Entrega electrónica transfronteriza: El objetivo de este programa es que las ciudadanas y los ciudadanos de países extranjeros puedan acceder con sus identidades electrónicas nacionales a los portales de entrega electrónica de otros países. Aparte, este programa pretende crear una estructura básica que permita a las administraciones públicas enviar documentos a ciudadanos de diferentes países directamente a través del portal de entrega electrónica del país de la persona en cuestión.
  • Cambio de dirección: La finalidad de este programa piloto es desarrollar un esquema para ofrecer un servicio interoperable de cambio de dirección, que permita a los ciudadanos extranjeros (usando sus propias credenciales de identificación electrónica) notificar un cambio de dirección en todas los lugares correspondientes, sin que por eso cambien los procesos aplicados actualmente en cada estado miembro. Para conseguirlo, se usará la plataforma de interoperabilidad, definida por STORK, para identificar y autenticar la identificación electrónica del ciudadano o la ciudadana y se definirán dos opciones posibles (recuperación y actualización de direcciones).
  • Servicios de la Comisión: El Servicio de Autenticación de la Comisión Europea permite el acceso a un gran número de aplicaciones de la Comisión. Con los cambios que se producirán en este servicio con la implantación de la estructura STORK, las identificaciones electrónicas nacionales quedarán perfectamente integradas. Como la integración técnica ha sido completada recientemente, los servicios de producción de la Comisión Europea irán mejorando progresivamente todas las funcionalidades.

En la contratación pública electrónica la identificación electrónica es uno de los elementos más complicados de conseguir. Y conseguirlo  de forma asequible para los proveedores y las administraciones. Las administraciones deben ser capaces de identificarse en la red, de forma que las noticias y contenidos que publiquen y las transacciones que habiliten puedan tener un tercero de confianza (las autoridades de certificación) que garantice que el sitio que estoy visitando es el auténtico, y lo son por tanto todos sus contenidos. En España la identificación de las administraciones  se realiza, a través de la ley 11/2007 de administración electrónica con el componente de Sede Electrónica, un certificado específicamente emitido por las autoridades de certificación para identificar organismos públicos, de acuerdo a la mencionada ley.

La cuestión en contratación pública es cómo identificar también a los proveedores, teniendo en cuenta que se deben identificar a personas y a empresas. Las personas además tienen que estar habilitadas (poder bastante) para poder comprometer a la empresa en relación a lo que, por ejemplo,  una oferta presentada en una administración establece. Además hay que identificar electrónicamente a la empresa como organización.

Por último hay que establecer un mecanismo que garantice la confidencialidad de la oferta en los terminos establecidos por el Anexo X de la Directiva Comunitaria de Compras Públicas.

Como vemos no es fácil establecer todos los procedimientos y herramientas que habiliten estas identificaciones. La tecnología de criptográfia de clave pública existe y es asequible. Pero hay que establecer los elementos de interoperabilidad que consigan las funciones que relacionamos a continuación: (Todas las funciones deben tener los calificativos de paneuropea e interoperable).

  • identificación digital personal
  • identificación digital corporativa (administraciones -sede electrónica- y empresas)
  • Confidencialidad de las ofertas (hay varios posible mecanismos, algunos de ellos implica el cifrado de ofertas).

Stork es una pieza fundamental, (fijaos en el programa de STORK que aparece en el primer lugar) pero aún hay mucho camino que hacer. PEPPOL puede ser y es un buen banco de pruebas del que sacar muchas experiencias.



Las reformas del sector público en el Reino Unido pueden empezar por la contratación pública electrónica.

La Unión Europea
La Unión Europea

En esta entrada de hoy quiero hacer un resumen sobre una propuesta que me ha parecido interesante. Se trata de un documento que ha propuesto la empresa PROACTIS sobre la Eficiencia y Reforma del Sector Público del Reino Unido.

Como habéis podido comprobar en las últimas entradas, se aprecia que en la Unión Europea en general y en el Reino Unido en particular, el tema de la contratación pública  está adquiriendo una gran notoriedad, (probablemente por su volumen y margen de mejora)  a través de muchas comunicaciones que, como es lógico,  producen todo tipo de controversias.

Aunque etas comunicaciones y controversias se expongan en el blog, no quiere decir que sus conclusiones sean aplicables a España de forma directa. Son conversaciones que nos deben ayudar a reflexionar con más datos. Por si son útiles. Nada más.

En el documento de marras se expone que la contratación pública es la función que debe liderar la Reforma sobre la eficiencia en el Sector Público. El documento que os he enlazado ( os pedirán que os registréis para cargarlo) está en inglés y en esta entrada os hago un resumen breve (en cursiva) de sus contenidos con mis comentarios en azul. En cualquier caso os recomiendo su lectura integra. Ahí va el resumen:

Escenarios del Sector Público

Hay un aumento del gasto social (pensiones, educación, sanidad) que se va elevando de forma constante en los últimos tiempos y se sabe que no va a disminuir.

La crisis ha traído una disminución de los ingresos del Estado. Por tanto hay que buscar zonas de ajuste y mayores eficiencias.

La contratación marca el rumbo

El mantra de «hacer más con menos»  vuelve con fuerza. Evitar corrupción y los despilfarros.

Los políticos y los gestores deben ayudar a la contratación dándose cuenta que el alto volumen de compras realizadas por las administraciones públicas son un yacimiento de mejora continua.  Hay dos formas de hacerlo:

  • la mala. Sencilla y rápida –rebajar linealmente todos los gastos. Esta fórmula empeorará las situación porque aquellas inversiones que pueden sacarnos del problema se verán afectadas y por tanto no cumplirán su función.
  • La buena: mas difícil y con esfuerzo, es aquella que analiza los gastos, sus costes, las inversiones, los riesgos,  los medios , las sinergias, y toma decisiones en función de los parámetros que conoce. El inconveniente de esta fórmula es que hay que trabajar mucho y pensar más. Pero rápido.

Descripción general del documento

El objetivo de este trabajo es el control de gastos a través de la  contratación pública electrónica – el proceso de identificación, captura y control de los gastos que cuando se implementa adecuadamente se traduce en ahorros de dinero y en beneficios contables y servicios mejorados. Representa una gran oportunidad, aún sin explotar para el sector público.

1.    El meollo del problema

Conseguir ahorros y mejoras en la gestión de forma inmediata reduciendo el gasto de forma inteligente. Esto conlleva implícita la urgencia del cambio.

  • Reducir la complejidad y la burocracia


Simplificar es siempre un proceso que debe hacerse. Donde no sea posible hay que evitar que la complejidad impida conseguir los objetivos. La complejidad se puede abordar de muchas formas. La burocracia es necesaria al igual que la complejidad, en su justa medida, siempre que colabore en la consecución de los objetivos. Si se convierten en un fin en sí mismo, entonces hay que corregir ambas: complejidad y burocracia.

  • Trabajar con lo que se necesita

Es el famoso piense en grande y haga en pequeño”. Yo añadiría en cuanto haya hecho analice y genere una nueva visión con la experiencia que ha recogido. Las teorías son necesarias, pero la experiencia es la que valida la teoría. No debemos persistir en el error, más allá de lo estrictamente necesario para aprender de él.

Ser realista. Atender a las soluciones a corto plazo con decisión. Construir un plan de tres años para la mejora continua.

  • Tenga un BackOffice más simple y aumente la capacidad de contratación

Muchas veces el papel de la administración electrónica toma mucha más fuerza en el proceso de contratación pública electrónica que el propio objetivo de la contratación. Quiero decir que hay que definir los objetivos con mucha claridad, pensar y repensar que queremos obtener. Por ejemplo si lo que queremos obtener es un procedimiento de contratación homogéneo  es posible que el proyecto sea más parecido a un proyecto de administración electrónica que a un proyecto de contratación pública electrónica. Sin embargo si el objetivo es conseguir beneficios generales como: mejora del presupuesto, reducción de cargas a las empresas, agilidad en la contratación, mejora en la gestión de contratos, transparencia, …entonces el proyecto estará enfocado a la contratación pública electrónica.

Mejorar la gestión del gasto requiere fuertes controles internos. Promover la normalización y la simplificación y fortalecer la capacidad interna de su equipo de compras.

  • Consiga Ideas innovadoras en los Procedimientos de Gestión

Hay que seguir la ley y los reglamentos, pero los flujos interiores de cada organización y cómo se produce la relación con el mercado, pueden tener mejoras sustanciales, simplificaciones de forma que el objetivo vuelva a ser la contratación pública, la mejora de este servicio de retorno en todos sus aspectos y a través de todos los agentes que intervienen.

Se requieren mejoras radicales en lugar de mejoras incrementales. Los tiempos de recesión obligarán a los líderes para abrir su pensamiento a nuevas ideas y nuevos métodos. El uso de nuevos métodos y tecnologías serán fundamentales para mejorar la eficiencia y la eficacia de los servicios públicos. Animar a los interesados para construir una nueva cultura.

La innovación no puede ser alimentada en un silo.

  • Adoptar la tecnología con prudencia

La tecnología es el habilitador principal de todas las mejoras que se plantean, y además es el principal habilitador de la contratación pública electrónica, pero no es el único habilitador y además en muchas ocasiones puede ser un inhibidor. Como en la administración de fármacos, no sólo hay que saber qué tecnología utilizar sino también utilizarla en la dosis y momentos adecuados.  Ayuda mucho no perder de vista en las decisiones sobre tecnología los objetivos generales que se persiguen. Para ello es bueno tener muy presentes los marcadores e indicadores que nos ayudan  a medir la consecución de estos objetivos, y comparar las decisiones sobre tecnología en función de cómo contribuyen a conseguir estos objetivos, con las cuatro dimensiones fundamentales: coste, valor, riesgos y sinergias.

Use el sentido común. Aunque las cosas suenen demasiado buenas para ser verdad, por lo general lo son.

2.    Planificación para el cambio: Control del gasto y contratación electrónica

  • Establecer los roles y responsabilidades

  • Nombrar un líder de la Contratación Pública. Si existe entonces asegúrese que tiene la autoridad.

Yo añadiría lo que vengo comentando, en contratación pública electrónica establezca objetivos medibles, con sus metas, y con sus marcadores. Tenga en cuenta que va a utilizar tecnología de la información cuyo peso y potencia pueden ser un gasto o una inversión. Todo depende de cómo se diseñe la TRANSICIÓN y como se haga.

  • Entender cómo y dónde se gasta el dinero

  • Cualificar y revisar la base de proveedores

  • Racionalizar el número de proveedores

”Más es el enemigo de mejor «es el mantra cuando se trata de evaluar a los proveedores – permitiendo que la base de proveedores para crecer sin la plena participación de los resultados de la contratación en el aumento de los costos de administración y una pobre gestión de relaciones.

Esto aparentemente choca con el espíritu de las Directiva Comunitarias, a no ser que se consideren los acuerdos marco para este tipo de iniciativas

  • Ampliar la cartera de contratos corporativos

Las organizaciones del sector público deben considerar el establecimiento de una cartera de contratos corporativos allí donde puedan aplicarlo. A través de acuerdos marco.

  • Reforma estratégica del Abastecimiento (sourcing) Estratégico

  • Establecer relaciones más cercanas con los suministradores habituales

Con dos grandes motivaciones: Mejor rendimiento y mayor control. Lo primero es obvio pero lo segundo no lo es tanto, porque los controles suelen relajarse  con la confianza. Y probablemente sea un error.

  • Buscar alianzas y oportunidades de colaboración

Utilizando el volumen de compra y la capacidad de financiación. Para ello hay que generar actividades de colaboración y coordinación con otras administraciones,  y con departamentos dentro de cada administración. Este punto es un aspecto cultural que suele ser difícil de conseguir.

  • Asegurar el cumplimiento con la normativa de contratación

La forma más rápida de conseguir una contratación no es normalmente la forma que sigue el procedimiento. Para conseguir agilidad lo mejor es preparar con antelación las compras posibles y sus servidumbres. Pero esto es muy complicado. Para paliarlo una buena forma es tener datos de compras previas. Esto ayuda en las compras repetitivas, porque permiten su planificación, sin embargo en las compras que suponen inversión o adaptación al medio es más difícil la previsión.

  • Automatizar Cuentas por pagar

Se trata de tener información de los gastos comprometidos pendientes de pago. Este control y la información que arroja pueden ayudar, en un volumen tan grande, a realizar operaciones financieras que favorecen la buena marcha de las administraciones.

  • Centrarse en la gestión del capital

  • Aproveche las ventajas de las nuevas tecnologías

No creo que se pueda llevar a cabo todo esto sin tecnología. Pero también considero que la tecnología no es neutral y que una mala planificación estratégica en la utilización de estas tecnologías, o una mala definición de los objetivos y sus planes pueden hacer que la tecnología no vaya a favor de los objetivos, sino radicalmente en contra.

3.    Los elementos más comunes de las soluciones de automatización de la contratación

La aplicación de las nuevas tecnologías en la contratación pública puede mejorar significativamente lo que las organizaciones pueden lograr y soportar diferentes tipos de objetivos del sector público.

Estas son las formas más comunes que este informe considera para la contratación pública electrónica, pero hay muchas otras,  siempre en función de qué queremos conseguir. Se forma simplificada pero adecuada para cada situación.

Estas soluciones incluyen:

  • Revisión de las Adquisiciones y del análisis del gasto

Sistemas de información que ofrezcan información fiable de cuanto, como, donde  y sobre todo por qué se gasta.

  • Nuestras Fuentes de suministro (catálogos)

Sistemas Dinámicos, Acuerdos Marco, y subasta electrónica para aquellos bienes y servicios de utilización corriente y cuyas especificaciones y calidad no permiten dudas o márgenes.

  • Compromisos con los proveedores.

La contratación pública está regulada por ley para permitir la trasparencia, concurrencia e igualdad de trato a los proveedores, pero esto no significa que se olvide del objetivo primero de las contrataciones: dotar a las administraciones de bienes y servicios que les permitan desarrollar su actividad. Son compras que, como en el caso personal de cada uno, se detectan,  se analizan, se planifican, se realizan, y se ejecutan, y para ello desde un punto de vista de las decisiones –sobre todo si son compras no habituales- hay que conocer al proveedor a través de la oferta, que nos guste, y que confiemos en él. Esto no es repentino, ni es fácil.

  • Proveedor Gestionado registros y catálogos

  • Administración de contratos:

  • Ciclo de la Compra al pago

Soluciones que obtengan de manera sencilla los dos ciclo fundamentales en la contratación.

  • PUBLICACIÓN –  LICITACIÓN – ADJUDICACIÓN-
  • CONTRATO- PEDIDO-FACTURA-PAGO

Si estos dos ciclos son entendidos cada uno de ellos como un todo en vez de tratar cada fase como algo aislado, la contratación tendrá una visión mucho más completa del escenario general en cada ejecución.

  • Factura Electrónicas

Se producen ahorros considerables en la gestión y pueden realizarse los controles e informes  descritos anteriormente.

  • Conformidad de Facturas de forma rápida y eficiente..

La validación del gasto de una manera más rápida y efectiva.

  • Los gastos de los funcionario

No entiendo este último punto en este informe. Pero ahí lo han puesto.

El ARTE de la contratación pública electrónica

Cuando tratamos de solucionar un problema, lo normal es que primero lo definamos, y después analicemos las distintas facetas del mismo y dependiendo de su volumen, propongamos una solución única y de golpe o dividamos el problema y diseñemos e implementemos soluciones que nos dan respuesta a cada parte identificada del problema.

Este proceso solemos hacerlo de forma rápida e intuitiva, muchas veces basados en el conocimiento más o menos profundo del problema que queremos resolver. La técnica que utilizamos, a veces inconscientemente, es la de analizar (definimos el problema, su espacio, sus consecuencias, sus posibles partes) y la de síntesis (juntamos las piezas elevamos la visión) para poder ser capaces de comunicar y motivar a los otros en la forma en la que tenemos que atacar el problema.  Es decir, vamos de lo complejo a lo simple, del detalle a lo abstracto, en una interacción que nos permite tratar de forma simultánea la compejidad (los detalles) y la intención (el objetivo). No podemos perder de vista ninguna de los dos aspectos.

Cuando el problema es grande, – de un volumen que da que pensar-, es complejo porque pretende equilibrar objetivos un tanto incompatibles, es multitudinario porque hay múltiples agentes que intervienen en el proceso, y esos agentes son individuos y organizaciones que normalmente han establecido unos equilibrios de poder que «funcionan», lo primero que hay que hacer es analizar las partes del problema, definirlas y tratarlas de forma separada, pero sin perder de vista (síntesis) que el todo siempre debe ser mayor que la suma de las partes.

La contratación pública electrónica, desde mi punto de vista, tiene algunas de esas características: Tiene

  • un volumen muy grande (hablaremos en una próxima entrada de las dimensiones de la contratación pública electrónica
  • un procedimiento complejo, basado en normas jurídicas cuya evolución y cambio son demasiado rápidas para poder ser asimiladas por todos los agentes que intervienen.
  • una cantidad de agentes, individuos y organizaciones, que intervienen en el proceso y cuyas capacidades digitales son dispares, esto es, no todos estos agentes tienen la formación suficiente en el formato electrónico, ni siquiera están de acuerdo en que el formato electrónico sea mejor que el formato papel.
  • una cultura, basada en el papel, que  estableció equilibrios de poder, que son como las raíces de los árboles en terrenos secos, muy profundas, muy fuertes, pero invisibles.

Para establecer una división útil del problema lo primero que hay que entender es que estamos antes un problema de comercio: hay un comprador y un vendedor. Este es el equilibrio fundamental. Después hay que tener en cuenta que el comercio electrónico que vamos a implantar -contratación pública electrónica- está dirigida por la parte compradora (buy side), tanto por su volumen como por la ley que lo regula que se ampara en el bien común para establecer que al contrario que el comercio habitual en el que las partes son equiparables en derechos, en la contratación pública, la administración tiene ciertas prerrogativas ante los proveedores. Hay más elementos que cabría tener en cuenta pero por ahora son suficientes.

La división inicial fundamental, que se expresa con el acrónimo A.R.T.E. ( no pretende ser una licencia literaria sino solo una forma fácil de retener en la memoria) puede ser la siguiente desde el punto de vista de la administración – recordamos que es la que ordena la actividad de la contratación pública – :

  • Archivo : donde vamos a resolver el problema del expediente electrónico de contratación desde el punto de vista de su seguimiento, y puesta a disposición de cualquier agente autorizado para su consulta, a lo largo de toda su vigencia. Esto puede implicar muchos años.
  • Relación: donde vamos a buscar la capacidad de interactuar a través de los principios de interoperabilidad y los estándares entre la administración y las empresas. Por ejemplo, públicar anuncios, enviar ofertas, dar de alta productos y servicios en catálogos dentro de un sistema dinámico o de un acuerdo marco, recibir un pedido, firmar un contrato.
  • Tramitación: es la parte que hace en formato electrónico todo lo que las organizaciones (sobre todo la administración) deben hacer para seguir el procedimiento marcado por la ley 30/2007 de Contratos del Sector Público. Este área de actuación es el más personalizable de todos ellos.
  • Explotación: es el área que permite a las administraciones y a las empresas analizar y fijar criterios de actuación para mejorar los resultados obtenidos en la contratación pública, tanto como comprador como proveedor. La parte más importante es el área compradora porque es el área cuyos resultados  a través del análisis de información útil comporta un mayor beneficio. Entre otras actividades dentro de este área están los cuadros de mando de la contratación, donde a través de los indicadores definidos por las autoridades se va comprobando paulatinamente si se van cumpliendo las expectativas
ARTE de la contratación pública electrónica
ARTE de la contratación pública electrónica

Los proveedores tienen una división similar pero con menos gravedad en su implantación. Aunque tienen que tener presente todas las facetas del problema.

Estas áreas de la contratación pública electrónica no tienen entre ellas las mismas características. Por ejemplo la tramitación y la explotación, son altamente personalizables, es decir son, a partir de unas características básicas normalizadas,muy dependientes del organismo que las implanta. Por contra, el archivo y la relación electrónica, tiene como característica general que son muy estándar, por que la interoperabilidad está en la base de esas actividades.

Bien, si ya podemos pensar en que la contratación pública electrónica no es un bloque indivisible y que tiene facetas, a la hora de tomar decisiones para su implantación tenemos que pensar que faceta queremos resolver primero, para cumplir los objetivos que los decisores se han marcado. Esto nos lleva a intentar analizar la parte de toma de decisiones que lo haremos en una entrada posterior.