Preguntas y reflexiones sobre el libro verde de contratación pública electrónica (parte 5)

Seguimos con las reflexiones y respuestas sobre el Libro Verde de la Comisión Europea de Contratación Pública. Os recuerdo que en esta entrada podéis o bien  adjuntar vuestras reflexiones en una hoja de cálculo de Google docs o bien como comentarios al final de esta entrada.

Vamos con la parte 5 de las preguntas.

El libro verde para la contratación pública electrónica pregunta sobre las posibles acciones que se pueden llevar a cabo para conseguir la “otra mitad del cielo” en la contratación pública electrónica. Si la primera mitad consiste en  generar una demanda en formato electrónico (las administraciones en su faceta de compradores públicos) la segunda mita se trata de  que sea contestada por una oferta con capacidades de establecer la relación electrónica en todas las fases del ciclo (las empresas, accediendo, identificándose y haciendo transacciones en formato electrónico).

7.4. Mayor accesibilidad (de las PYME), sostenibilidad e innovación en la contratación

Pregunta

15. La Comisión ha tomado ya medidas para fomentar la creación de estrategias destinadas a mejorar el acceso de las PYME a los mercados de la contratación electrónica. ¿Qué otros pasos se podrían dar para mejorar el acceso de todos los interesados, especialmente de las PYME, a los sistemas de contratación electrónica?

En mi opinión hay dos grandes áreas de actividad que deben ser gestionadas:

  1. Cambios de regulación y procedimientos que permitan a las empresas (sobre todo a las PYMES) acceder al mercado único europeo de contratación pública en igualdad de condiciones no importa cual sea su tamaño o capacidad de relación. En este sentido se trata de lleva a cabo las mejores prácticas identificadas en los informes de la Comisión que tratan de dar mejor y mayor acceso de las PYMES a la contratación pública
  2. Gestión del cambio al formato electrónico en las empresas que comprende:
  • Formación y capacitación, basadas en la red (living labs, y redes formales de apoyo, formación  y capacitación), para las funciones fundamentales de:
    • Acceso a la oferta pública con filtros en función de la actividad de cada empresa y sindicación de peticiones de oferta, de forma que las empresas conozcan por defecto cuál es la oferta pública a la que pueden acceder y presentar ofertas.
    • Identificación digital de la empresa y sus representantes para poder presentar las ofertas con los criterios de selección y exclusión perfectamente identificados y firmar digitalmente la oferta con poder bastante por persona física representante de la empresa.
    • Transaccionar (acceso, presentación de oferta, catálogo, contrato, pedido, factura, pago) con sistemas de información accesibles, y sobre todo liberados de cualquier barrera tecnológica o presupuestaria.
  • Sistemas de Información basados en servicios en la nube que permitan un coste razonable y asequible, con opciones de incorporar estos servicios y sistemas a los propios sistemas de la empresa en función de la conveniencia y capacidad tecnológica y presupuestaria de la propia empresa.
  • Sistemas ágiles y rápidos de presentación y resolución de reclamaciones, basados en la misma tecnología (acceso, identificación y transacción electrónicas)

Estas funciones necesitan de una red formal de contratación pública electrónica para las empresas que podría estar impulsada desde las organizaciones y asociaciones empresariales (cámaras de comercio).

Hay una reflexión clara que me gustaría remarcar: Todo el esfuerzo que se realice en generar el mercado único interoperable paneuropeo de contratación pública electrónica será una inversión sin retornos hasta que no se implemente y capacite a las empresas para acceder, identificarse y transaccionar en este mercado. Los beneficios que se recogen en todos los informes de mejora de presupuestos se basan en la CONCURRENCIA y el aumento de la COMPETITIVIDAD. Este aumento de la concurrencia y la competitividad solo son posibles si se impulsa el formato electrónico en las empresas.

Otro beneficio es la reducción de cargas administrativas y la productividad, que igualmente descansan en tener a las empresas respondiendo en formato electrónico a los requerimientos de ofertas y demás transacciones que les hagan las administraciones en el mismo formato.

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Las empresas y la contratación pública electrónica

Hemos estado generando contenidos alrededor de la contratación pública electrónica, como si solo se tratará de una actividad del sector público, pero como es lógico la parte compradora requiere que los proveedores sean capaces de responder a sus demandas, en el formato electrónico adecuado y siguiendo los procedimientos.

La parte principal de la contratación pública electrónica se representa casi siempre con  el sector público implementando los sistemas de información para que la contratación pública se realice en formato electrónico. Esto ya es bastante complicado. Pero imaginemos ahora que son todos  los proveedores del sector público los que tienen que estar capacitados para utilizar este formato y sacarle provecho, tanto para ellos, como para las administraciones que se relacionan en dicho formato. Esto ya empieza a estar muy cuesta arriba. Pero es posible. Y sobre todo es necesario.

Vamos a empezar una serie de entradas alrededor de la contratación pública electrónica en relación con los proveedores (sobre todo las PYMES). Vamos a generar en esta primera aproximación una recordatorio de las funciones principales y una explicación de las iniciativas (de momento las europeas) que están siendo utilizadas para incentivar que el formato electrónico en la contratación sea una realidad para los proveedores.

Voy a excluir, de la relación de las funciones de los proveedores, la parte de gestión interna de cada proveedor, que deberá ser realizada en función de los sistemas, más o menos sofisticados, o más o menos capaces, que tengan implantados. Dejaremos para otra ocasión como afrontar las integraciones de los sistemas de gestión de las PYMES, con los nuevos formatos electrónicos. Un punto complicado y con decisiones difíciles.

Las funciones principales son:

Acceso a la oferta pública de contratación. Este acceso se realiza a través de las plataformas y sitios de concentración de la publicación de los anuncios de contratación y los consiguientes documentos. (PLACE, TED, Perfil de Contratante, Boletines).Alguna vez hemos propuesto la generación de un buscador de anuncios de  contratación que fuera capaz ( a través de una ontología del anuncio de licitación) de generar resultados con filtros adecuados para cada proveedor en función de variables tales como, dirección geográfica, capacidad del proveedor, ofertas concretas, disponibilidad de suministros de bienes y servicios ….

Red Pública de contratación electrónica, que permita direccionar electrónicamente a cualquier integrante o agente que intervenga de forma explicita en un proceso de contratación (administración y proveedores).  Esta red es la que PEPPOL ha implementado y está empezando a utilizar.

Transacciones electrónicas que habiliten el formato electrónico de los principales diálogos en los que se descompone una contratación pública, una vez generada la difusión de la petición de ofertas: presentación de oferta, subsanación de documentos, firma del contrato, recepción de pedidos, envío de facturas, confirmación de pagos. …

E-Identificación de la organización del proveedor (identificación y criterios de selección y  exclusión) y sus representantes legitimados para cada ocasión de forma que esta identificación sea segura y ágil, y sobre todo interoperable en todo el sector público europeo.

Las iniciativas que iremos comentando más detenidamente en próximas entradas,  pero que ahora relacionamos y que se ocupan fundamental mente de las PYMES son las siguientes:

–         El proyecto EuroPROC reúne a 11 organizaciones de apoyo a las empresas o
Agencias de Desarrollo Regional de 10 países europeos. EuroPROC ha publicado recientemente una Guía de Buenas Prácticas en los servicios de apoyo a las PYME en Europa y mercados Internacionales de contratación pública. El objetivo de esta guía es proporcionar una información clave para las Organizaciones de Apoyo al Negocio (BSO) la planificación para adoptar nuevas medidas que proporcionen a las PYMEs  servicios en las oportunidades de negocio de la contratación pública electrónica internacional (o al menos panueropea). Además, esta guía ofrece  informaciones claras sobre los servicios que podrían satisfacer las necesidades de las PYME y la manera de configurarlas y financiarlas. Las guías la podéis descargar aquí.

el proyecto PRISME :

  • Objetivos El objetivo de PRISME (Contratación Pública de la Innovación de las PYME) es mejorar el acceso – y más particularmente el acceso de las PYMES innovadoras – a la contratación pública, cerrando la brecha entre ellos y los compradores públicos . Para lograr este objetivo, las actividades llevadas a cabo por PRISME se centrará en las PYME, por un lado, los compradores públicos en el otro lado, y los compradores públicos y las PYME en conjunto. La innovación y la contratación pública serán los pilares básicos de las acciones ejecutadas en todo el proyecto.
  • Actividades dirigidas a las PYME:  A traves de un diagnóstico individual que se llevará a cabo con el fin de crear conciencia sobre las oportunidades de contratación pública entre las PYME. Estos diagnósticos irán acompañados de recomendaciones personalizadas. En las sesiones de capacitación se propondrá el tema de la contratación pública electrónica,  y más particularmente en como acceder a la oferta transnacional.
  • Actividades dirigidas a los compradores públicos: Talleres dedicados a los compradores públicos se organizarán para dar a conocer las características de las PYME y en especial, de los innovadoras, y para facilitar el acceso de esta PYME a la contratación pública. Habrá ocho números de un boletín electrónico que difundirán a una amplia gama de entidades públicas con el fin de ofrecerles orientación sobre la manera de pensar de las «PYME»  innovadoras  a la hora de la elaboración de sus ofertas.
  • Actividades que reunirán  a autoridades públicas y las PYME: Reuniones paneuropeas cara a cara  se organizarán para estimular de una manera muy interactiva el conocimiento mutuo de las PYME y los compradores públicos. Los compradores públicos especificarán sus necesidades y las PYME tendrán la oportunidad de mostrar sus soluciones innovadoras y sus tecnologías a los compradores públicos. – También se organizarán seminarios entre las PYME y los compradores públicos.

Duración del proyecto: desde 09 2010 hasta agosto 2012.

– eproc es una iniciativa de colaboración europea encargada de fomentar y apoyar la adopción de los nuevos procesos de contratación pública electrónica  y herramientas para las pequeñas y medianas empresas (PYME).

Con la clara tendencia hacia las autoridades locales (Ayuntamientos) la adopción de los nuevos sistemas de contratación electrónica han mejorado la eficiencia y eficacia, y se considera que algunas PYME podrían estar en desventaja en la aplicación para las empresas del formato electrónico si no se ayuda  a responder  positivamente a esta iniciativa de  comercio electrónico. En pocas palabras, es por eso que el proyecto Eproc – con los socios de Alemania, Holanda, Irlanda y Gales – entró en vigor.

El objetivo del proyecto Eproc es fomentar y apoyar a las PYME a adoptar la nueva contratación electrónica sus procesos y herramientas. Eproc ayudará a las PYME a entender las implicaciones de lo que se les pide que hagan y a tener un mayor conocimiento de cómo beneficiarse de la evolución de la nueva contratación pública electrónica. Con el fin de lograr este objetivo Eproc ha producido una serie de  guías intuitivas y recursos en línea y ha desarrollado la línea Eproc de Zona de Aprendizaje.

Como veis el movimiento existe y ya es perceptible y sólo tenemos que aproximarnos a él, e iniciar las actividades que permitan a nuestras organizaciones (administración y empresas) acompasar nuestro ritmo al ritmo general, porque ahí están los beneficios de la contratación pública electrónica.

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NOTAS DEL DEBATE DE LA MESA REDONDA SOBRE CONTRATACIÓN PUBLICA EN EL REINO UNIDO

En el debate producido en el Reino Unido a raíz de la publicación de un informe de Sir Philip Green, sobre el despilfarro en la contratación pública del Reino Unido que tratamos en esta entrada , se han sucedido múltiples opiniones, algunas de las cuales nos llegan a través de esta entrada de blog Procurement Insight.

Recordemos que el informe viene a decir que se está produciendo en el Reino Unido un gasto inmenso en contratación pública y que este gasto puede ser mucho más eficiente a través de la centralización y la especialización, y utilizando los datos de las compras para mejorar las propias compras. Es un informe que además de atacar al gobierno anterior trata de aportar algunas posibles soluciones en contratación pública, exponiendo hechos que aparentemente tienen un amplio margen de mejora.

Con motivo de la publicación del informe se ha suscitado, entre otras muchas cosas,  una mesa redonda de la que podeis tener la transcripción y el audio, que aparecen en la propia entrada que os he enlazado.

Esta mesa redonda tiene, creo, una ventaja que consiste en que aporta, opiniones de personas según parece experimentadas en las distintas facetas de la contratación pública:  políticos, funcionarios, consultores, ….Es por ello que he considerado que podría ser un buen ejercicio, propiciar vuestra posible reflexión a partir de sus comentarios.

La mesa redonda está dirigida por un moderador que va realizando preguntas a sus componentes. Estos componentes tienen estas características (no voy a utilizar sus nombres y puestos porque solo pretendo exponer sus reflexiones e ideas fundamentales, no obstante en la trascripción que os he enlazado están todos los detalles)

  • Miembro de la Oficina de Adquisiciones del Gobierno Unido del 2000 al 2008
  • Director de la empresa “Equipo de Compras” .
  • Presidente de la Asociación Internacional para la Gestión Comercial y de Contratos.
  • El gestor de compras del condado de Fife en el Reino Unido
  • Uno de los fundadores  del sitio Procurement Insights.
  • Un consultor externo especializado en compras públicas

Voy a dejar los puntos más relevantes a continuación:

  • El informe no aporta nada que no se supiera.
  • Hay un mantra repetido de la Nuevas Gestión del Sector Público que intenta aplicar formas del sector privado sin tener en cuenta la naturaleza distinta de la gestión pública y privada y sus diferentes objetivos.
  • El sector público tiene buenas experiencias en contatación pública. Escocia en el Reino Unido y Virgina en Los Estados Unidos.
  • Hay una resistencia al cambio muy fuerte por los equilibrios de poder actuales.
  • La crisis ha resaltado la falta de coordinación entre los distintos departamentos de la Administración.
  • Los principales ahorros en la contratación no se producen por mejorar los precios (5%) a través de la concurrencia, sino fundamentalmente por comprar mejor (30%) a la hora de especificar que es lo que realmente se necesita.
  • La centralización puede ser una opción peron en los Estados Unidos se ha visto en el periodo 1992 2001 que produjo lo contrario de lo que pretencía.
  • La consolidación de la base de proveedores (una media menor de proveedores por contrato) es contraria al mejor rendimiento del presupuesto. Produce aumento de precios.
  • Las tecnologías pueden ayudar a aumentar la base de proveedores, y a coordinar los aportes de la centralización, sin que esta sea la única opción. Dotando a los sistemas de agilidad.
  • Los proveedores tienen que formar parte del cambio, y es muy dificil convencerles de que aporten un grado de innovación que provoca algo que aparentemente va contra ellos (la concurrencia)
  • No hay un liderazgo claro del gobierno en marcar la estrategia de furuto. Y hay muchas voces y opinicones que todas pueden tener algo de razón.
  • La tecnología ayuda y habilita pero no es la panacea. Es una herramienta que puede ser efectiva o completamente una pérdida de recursos.
  • Actualmente se tarda entre 18 y 24 meses en establecer las relaciones necesarias para poder ser proveedor de la administración. Estos plazos son inasumibles en una economía ágil.
  • Una clave fundamental del problema puede ser que la contratación pública es vista como una función administrativa más que como una función especializada. Los especialistas debería ser capaces de generar unas buenas prácticas para ser seguidas por todos, con las correspondientes herramientas.
  • Es difícil ser optimista porque no se ve una estrategia que pueda liderar tanto la función, como los procesos, como las herramientas, como el soporte jurídico óptimo.

Esto es lo que he creído importante resaltar de la mesa de debate. Como os he comentado antes, la intención es tener conocimiento de que pasa en otros entornos similares para fomentar nuestras propias reflexiones.

La oportunidad de negocio en Rumanía, eje de una jornada

En la noticia que encabeza esta entrada, leemos que existen oportunidades para las empresas españolas (asesoradas por la cámara de comercio de Castellón) para acceder a licitaciones públicas en Rumanía, en sectores como la Ingeniería y la Construcción.

Las preguntas  que me hago son las siguientes:

– si las empresas españolas son competitivas en este área (y muchas otras), ¿no podría la contratación pública electrónica, dar acceso a un mercado pan-europeo que probablemente no este sufriendo la misma crisis en los mismos sectores?

– si el acceso, la identificación y las transacciones electronicas (oferta, contrato, pedido, factura, pago, catálogos) fueran tan asequibles y tan fáciles como  un «click» en una sede electrónica europea, ¿no ayudaría esto a nuestras empresas a licitar estos concursos? (ampliación de mercados con un coste mínimo). ¿No haría que nuestro tejido productivo estuviera más preparado para digitalizar cualquier tipo de información de gestión reduciendo el costes administrativos asociados al papel?. Facturas, contratos ….

– si nuestro país se quedara rezagado en la contratación pública electrónica, ¿las empresas con capacidad para licitar electrónicamente de otros países no vendrían (dado el coste mínimo) a licitar en  las ofertas de las administraciones públicas españolas, aupados en una ventaja competitiva respecto del  tejido productivo español por la falta de capacitación digital de este?

Es la competitividad y la productividad las que van a marcar la verdadera senda del crecimiento. La innovación también pero en la contratación pública las dos primeras marcarán verdaderas diferencias. ¿Es la contratación pública electrónica una oportunidad para las administraciones y para las empresas, es decir, para la sociedad en su conjunto? ¿O es demasiado complicado?.

Una solución para cada problema

Algunas veces no analizamos ni definimos de forma concisa nuestros problemas, y por tanto es muy difícil dar con la solución adecuada que realmente los soluciona de forma efectiva y eficiente.

contratación pública en Europa
Video sobre la contratación pública electrónica en Europa

Me explico. Si vemos el siguiente video: contratación pública electrónica para PYMES que realizo la Comisión vemos que la contratación pública electrónica tiene un sesgo marcado hacia el acceso a las PYMES a la contratación pública.

Es decir, según este video el problema que quiere resolver la contratación púbica no es de administración electrónica. No está enfocado a la administración electrónica, está enfocado a la sociedad de la información y el conocimiento, donde cualquier información útil está digitalizada y puesta en internet para que pueda ser utilizada de forma eficiente por cualquiera (las PYMES). Esta información puede ser conocer un concurso y desacargarse los pliegos, identificar mi empresa para poder acceder al concurso (el famoso sobre adiministrativo) o transaccionar con la administración que ha convocado la petición de ofertas para enviar en formato electrónico ofertas, firmar contratos, recibir pedidos, actualizar catálogos .. en fin cualquier elemento de información puesta en un formato digital. Con plenas garantías jurídicas y por tanto con plena operatividad práctica.

Pero cuando observamos los proyectos de contratación pública, casi ninguno tiene este sesgo. Esto nos tiene que hacer reflexionar a la hora de entender los proyectos de contratación pública sobre quienes son los clientes del proyecto, qué problemas intentan solucionar y que aspectos de las posibles soluciones cumplen los requisitos que solucionan (valga la redundancia) el problema.

A este respecto es bueno que leáis los que dice Mario López de Ávila Muñoz en su blog nodos en la red sobre los aspectos de Cliente-Problema-Solución.  Y entendamos  que no todos los proyectos de contratacion pública se inician con los mismos objetivos, ni están amparados en una voluntad uniforme de unos clientes con el «pensamiento único», ni quieren resolver los mismos problemas y por tanto las soluciones no pueden ser «cafe para todos».

En un próximo post intentaré explicar lo que denomino el ARTE en la contratación pública que es el acrónimo de las siguientes actividades:

  • Archivo : donde vamos a resolver el problema del expediente electrónico de contratación desde el punto de vista de su seguimiento, y puesta a disposición de cualquier agente autorizado para su consulta, a lo largo de toda su vigencia. Esto puede implicar muchos años.
  • Relación: donde vamos a buscar la capacidad de interactuar a través de los principios de interoperabilidad y los estándares entre la administración y las empresas. Por ejemplo, públicar anuncions, enviar ofertas, dar de alta productos y servicios en catálogos dentro de un sistema dinámico o de un acuerdo marco, recibir un pedido, firmar un contrato.
  • Tramitación: es la parte que hace en formato electrónico todo lo que las organizaciones (sobre todo la administración) deben hacer para seguir el procedimiento marcado por la ley 30/2007 de Contratos del Sector Público. Este área de actuación es el más personalizable de todos ellos.
  • Explotación: es el área que permite a las administraciones y a las empresas analizar y fijar criterios de actuación para mejorar los resultados obtenidos en la contratación pública, tanto como comprador como proveedor. La parte más importante es el área compradora porque es el área cuyos resultados  a través del análisis de información útil comporta un mayor beneficio. Entre otras actividades dentro de este área están los cuadros de mando de la contratación, donde a través de los indicadores definidos por las autoridades se va comprobando paulatinamente si se van cumpliendo las expectativas.

Y efectivamente hay que realizar esta aproximación desde el punto de vista de las administraciones públicas y desde el punto de vista de las empresas, pero entendiendo que no serán las mismas soluciones porque no son los mismos problemas ni tienen los mismos clientes.