Aproximación sistémica a la contratación pública electrónica

Para tratar el tema de la contratación pública electrónica se pueden realizar aproximaciones desde diversos puntos de vista:

–         El punto de vista de la Comisión Europea que defiende el interés común de los Estados Miembros.

–         El punto de vista de la administración (y sector público en general)  que quiere implantar la contratación pública electrónica para mejorar la función de compras.

–         El punto de vista de los proveedores que quieren acceder al mercado único de contratación pública paneuropea, y lo que ello supone de ampliación de mercados y modernización de la gestión de ventas.

Los proyectos de implantación de la contratación pública electrónica se llevan a cabo por parte de administraciones públicas y empresas del sector público que consideran que realizar este servicio en formato electrónico es una necesidad o al menos es muy conveniente.

Aunque normalmente no se hace, si debería contemplarse el hecho de establecer determinados indicadores que sean los que sirven de referencia para tomar las decisiones y llevar a cabo una implantación orientada a obtener resultados concretos en función de los objetivos marcados por la organización. Siempre teniendo en cuenta los márgenes, legales y de procedimiento,  en los que se deben mover estos proyectos de implantación de la contratación pública electrónica.

Por ejemplo, unos objetivos típicos (se utilizan muy a menudo) pueden ser:

–         Mejora operativa: obtener un 40 % de reducción de recursos en la gestión.

–         Mejora presupuestaria: obtener una reducción media del 5% de los precios de compra.

Cualquiera de estos dos objetivos debe tener indicadores que son los que marcan en qué medida se  están consiguiendo los objetivos. Por ejemplo, y ya que estamos en crisis, vamos a utilizar el de la mejora presupuestaria: reducción del 5 % en los precios de compra, y analizar que indicadores deberíamos medir para comprobar que se cumplen los objetivos.

Par conseguir este objetivo (ahorro del 5% del presupuesto) hay que identificar una serie de  indicadores que permitan verificar el objetivo. Para no extendernos mucho vamos a utilizar inicialmente un único indicador (no se recomienda utilizar más de tres indicadores por objetivo y hay que procurar que sean fáciles de medir): aumentar la concurrencia en un 10 % de media en los concursos públicos.

Es lógico pensar que para obtener una reducción de precios del 5%  hay que aumentar la concurrencia (la competitividad normalmente produce precios más competitivos –bajos-).

Para aumentar la concurrencia hay que fomentar el acceso, identificación y transacción electrónicas de los proveedores, que a su vez tienen que utilizar sistemas basados en estándares e interoperables (necesidad) para no incurrir en sobrecostes en el formato electrónico que harían inviable, aunque quisieran, ser más competitivos y por tanto bajar los precios. Pero además si aumento la concurrencia necesito gestionar más eficientemente los expedientes y el proceso de adjudicación. Tendré por tanto que aumentar la gestión electrónica de los expedientes de contratación en un 50 % (segundo indicador que aparece) y sobre las  ofertas recibidas trataré de utilizar adjudicación automatizada basada en criterios objetivos. Por lo que necesitaría añadir un indicador parecido a: aumentar la adjudicación automática de los concursos basados en criterios objetivos en un 30 %. (tercer indicador)

Ya tengo tres indicadores que me permiten “asegurar” que si los alcanzo obtendré una reducción del presupuesto. Me falta afinar y calcular los porcentajes, pero esto  no lo vamos a hacer aquí. Los tres indicadores son:

–         Aumentar la concurrencia en un 10 % con estándares e interoperabilidad

–         Aumentar la gestión (y archivo) de expedientes electrónicos en un 50 %

–         Aumentar la adjudicación automática basada en criterios objetivos en un 30 %.

Con un objetivo, ahorro de costes,  muy utilizado por los decisores en momentos de crisis como los actuales, se encadenan las siguientes actuaciones:

–         Para bajar los precios necesito concurrencia.

–         Para aumentar concurrencia necesito estándares e interoperabilidad

–         La concurrencia me obliga a gestionar más ofertas presentadas y por tanto necesito expedientes electrónicos ( o más personas en gestión).

–         Para automatizar la adjudicación de algunos contratos necesitaré introducir un módulo de ponderación automática de criterios objetivos.

Todos estos indicadores, apuntan a que se precisan puntos de vista, en mi opinión, que deben ser considerados cuando se implanta la contratación pública electrónica con un objetivo (al menos inicial) concreto.

Es cierto que los objetivos normalmente se plantean por otros responsables o decisores que no tienen que realizar la planificación y seguimiento de los planes para alcanzarlos. Pero unos objetivos sin planificación son deseos, y los deseos no siempre se cumplen, pero cuando no se cumplen generan desmotivación y resistencia al cambio.

Este ejemplo ha intentado demostrar la necesidad de la aproximación sistémica. Con un objetivo aparentemente aislado hemos visto que se necesitan actuaciones que tienen que ver con áreas de actuación que aún siendo dispares (administración, proveedores, estándares) están muy conectadas.

Para concluir creo que cuando hablamos de implantar la contratación pública electrónica hay que considerar una visión sistémica, independientemente de que los planes consideren partes o persigan objetivos que no tocan todas las posibles áreas de actuación. Y esas áreas de actuación se agrupan en tres aspectos que son los que hemos comentado al principio de la entrada:

–         Las administraciones y empresas del sector público.

–         Los proveedores

–         Los estándares y la interoperabilidad

En sucesivas entradas vamos a avanzar en los temas y aspectos que hay que considerar de forma general en estas tres grandes áreas de actuación.

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Por mcanno

Especialista en Tecnologías de la Información aplicadas a medios de pago, comercio electrónico y contratación pública

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