Algunas veces, cuando estoy compartiendo impresiones o dialogando con los responsables de poner en marcha la contratación pública electrónica detecto algunos matices que pueden poner en peligro los proyectos de contratación pública electrónica y que me gustaría comentaros porque pueden dar lugar a grandes equivocaciones estratégicas.
Para situar el contexto, vamos a suponer que ya hemos llegado a un punto del dialogo (puede –debe- ser a múltiples bandas) que existe una necesidad de realizar dentro de una organización la TRASFORMACIÓN a la contratación pública electrónica.
En la visión final todos los participantes en el dialogo son capaces de entender cómo tienen que:
– Generarse los expedientes electrónicos, con documentos y firmas electrónicas que permitan, entender los trámites realizados y ser capaces de anticipar los trámites futuros. Donde se pueden analizar los cuellos de botella de las organizaciones, si no se han distribuido los esfuerzos a lo largo del año. Una tramitación que les permita realizar el procedimiento administrativo con un esfuerzo menor, para concentrarse en la función de compras y realizar dicha función con una inclinación muy fuerte a la mejora continua. En fin una visión completa de las ventajas y las funciones de los expedientes electrónicos.
– Entender las ventajas de un archivo electrónico de los expedientes donde las búsquedas y accesos se realizan con una visión de las necesidades de los distintos agentes que acceden, a través de servicios de ticketing asegurados con firma electrónica reconocida, y donde los expedientes no tienen que moverse de la zona segura donde se guardan (no tienen por qué viajar –se mueven los bits no los átomos).
– Una capacidad muy grande de análisis de las distintas dimensiones de gestión de la contratación, resultados de las compras y análisis del presupuesto, basadas en herramientas de business intelligence que les permitirán analizar series temporales de gasto e inversión, generar informes de rendimiento, acceder a estadísticas para la mejora de las compras, y un sinfín de nuevas oportunidades gracias a la minería de datos.
– Mantener unas relaciones en formato electrónico con el mercado al que piden la provisión de bienes y servicios. Comprobando que ya hay técnicas y herramientas que les permiten generar y mejorar estas relaciones de una manera virtual pero con una riqueza de opciones mucho mayor que la relación presencial. Así, pueden acceder a más y mejores proveedores, con la capacidad de establecer, relaciones, conocimiento mutuo, confianza y seguridad en las actividades conjuntas que pueden llegar a realizar.
Todas estas visiones se producen de forma clara en las mentes de las personas que están decidiendo, pero hay un factor o mejor dicho matiz que no siempre alcanzamos a saber explicar adecuadamente.
Es la diferencia entre transición al formato electrónico y automatización de las compras.
La transición al formato electrónico consiste en utilizar este formato para sustituirlo por el formato papel. Esta transición genera muchas ventajas en la tramitación y gestión de la contratación pública. Hay que añadir que no es fácil y sobre todo que no es neutral. Introduce elementos que de no ser tenidos en cuenta provocarán efectos contrarios a los que se persiguen. Por ejemplo hay que generar actividades de gestión de servicios de Tecnologías de la Información en un nivel distinto al habitual por la sencilla razón de que la tecnología ahora no me ayuda a realizar la función de contratación. Es la tecnología la que integra el trabajo y decisiones de personas en la función de contratación. Y esto hay que saberlo gestionar.
Si una vez establecida la necesidad de la trasformación a la contratación pública electrónica fallamos al generar la visión compartida que tienen que estar en la cabeza de los agentes involucrados, tenemos muchas probabilidades de no conseguir los objetivos del proyecto en tiempo y forma.
Esta transición al formato electrónico se confunde con la automatización de la gestión de compras. Esto es muy complejo y requiere esfuerzos más allá de los requeridos (que no son pocos) por la transición al formato electrónico.
Estas confusiones se manifiestan cuando las personas al expresar sus requerimientos quieren realizar la automatización de todo, intentando integrar sistemas que no son fácilmente integrables, generando expectativas mucho más allá de lo razonable en relación con los automatismos posibles, y al final y debido a esta confusión y por no tener claras las fases, poner en peligro los proyectos de TRASFORMACIÓN a la contratación pública electrónica.
La automatización requiere el formato electrónico, pero el formato electrónico no conlleva ni mucho menos la automatización del procedimiento. De hecho la recomendación es empezar siempre por el formato electrónico (ya es una tarea compleja) y después de adquiridas las experiencias necesarias pasara a automatizar determinados elementos o flujos, a través de integraciones, incorporando sistemas de contratación que automatizan determinadas partes del proceso. En fin la forma lógica de realizar la TRASFORMACIÓN cuando aplicamos el sentido común.
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