En esta entrada de hoy quiero hacer un resumen sobre una propuesta que me ha parecido interesante. Se trata de un documento que ha propuesto la empresa PROACTIS sobre la Eficiencia y Reforma del Sector Público del Reino Unido.
Como habéis podido comprobar en las últimas entradas, se aprecia que en la Unión Europea en general y en el Reino Unido en particular, el tema de la contratación pública está adquiriendo una gran notoriedad, (probablemente por su volumen y margen de mejora) a través de muchas comunicaciones que, como es lógico, producen todo tipo de controversias.
Aunque etas comunicaciones y controversias se expongan en el blog, no quiere decir que sus conclusiones sean aplicables a España de forma directa. Son conversaciones que nos deben ayudar a reflexionar con más datos. Por si son útiles. Nada más.
En el documento de marras se expone que la contratación pública es la función que debe liderar la Reforma sobre la eficiencia en el Sector Público. El documento que os he enlazado ( os pedirán que os registréis para cargarlo) está en inglés y en esta entrada os hago un resumen breve (en cursiva) de sus contenidos con mis comentarios en azul. En cualquier caso os recomiendo su lectura integra. Ahí va el resumen:
Escenarios del Sector Público
Hay un aumento del gasto social (pensiones, educación, sanidad) que se va elevando de forma constante en los últimos tiempos y se sabe que no va a disminuir.
La crisis ha traído una disminución de los ingresos del Estado. Por tanto hay que buscar zonas de ajuste y mayores eficiencias.
La contratación marca el rumbo
El mantra de «hacer más con menos» vuelve con fuerza. Evitar corrupción y los despilfarros.
Los políticos y los gestores deben ayudar a la contratación dándose cuenta que el alto volumen de compras realizadas por las administraciones públicas son un yacimiento de mejora continua. Hay dos formas de hacerlo:
- la mala. Sencilla y rápida –rebajar linealmente todos los gastos. Esta fórmula empeorará las situación porque aquellas inversiones que pueden sacarnos del problema se verán afectadas y por tanto no cumplirán su función.
- La buena: mas difícil y con esfuerzo, es aquella que analiza los gastos, sus costes, las inversiones, los riesgos, los medios , las sinergias, y toma decisiones en función de los parámetros que conoce. El inconveniente de esta fórmula es que hay que trabajar mucho y pensar más. Pero rápido.
Descripción general del documento
El objetivo de este trabajo es el control de gastos a través de la contratación pública electrónica – el proceso de identificación, captura y control de los gastos que cuando se implementa adecuadamente se traduce en ahorros de dinero y en beneficios contables y servicios mejorados. Representa una gran oportunidad, aún sin explotar para el sector público.
1. El meollo del problema
Conseguir ahorros y mejoras en la gestión de forma inmediata reduciendo el gasto de forma inteligente. Esto conlleva implícita la urgencia del cambio.
- Reducir la complejidad y la burocracia
Simplificar es siempre un proceso que debe hacerse. Donde no sea posible hay que evitar que la complejidad impida conseguir los objetivos. La complejidad se puede abordar de muchas formas. La burocracia es necesaria al igual que la complejidad, en su justa medida, siempre que colabore en la consecución de los objetivos. Si se convierten en un fin en sí mismo, entonces hay que corregir ambas: complejidad y burocracia.
- Trabajar con lo que se necesita
Es el famoso “piense en grande y haga en pequeño”. Yo añadiría en cuanto haya hecho analice y genere una nueva visión con la experiencia que ha recogido. Las teorías son necesarias, pero la experiencia es la que valida la teoría. No debemos persistir en el error, más allá de lo estrictamente necesario para aprender de él.
Ser realista. Atender a las soluciones a corto plazo con decisión. Construir un plan de tres años para la mejora continua.
- Tenga un BackOffice más simple y aumente la capacidad de contratación
Muchas veces el papel de la administración electrónica toma mucha más fuerza en el proceso de contratación pública electrónica que el propio objetivo de la contratación. Quiero decir que hay que definir los objetivos con mucha claridad, pensar y repensar que queremos obtener. Por ejemplo si lo que queremos obtener es un procedimiento de contratación homogéneo es posible que el proyecto sea más parecido a un proyecto de administración electrónica que a un proyecto de contratación pública electrónica. Sin embargo si el objetivo es conseguir beneficios generales como: mejora del presupuesto, reducción de cargas a las empresas, agilidad en la contratación, mejora en la gestión de contratos, transparencia, …entonces el proyecto estará enfocado a la contratación pública electrónica.
Mejorar la gestión del gasto requiere fuertes controles internos. Promover la normalización y la simplificación y fortalecer la capacidad interna de su equipo de compras.
- Consiga Ideas innovadoras en los Procedimientos de Gestión
Hay que seguir la ley y los reglamentos, pero los flujos interiores de cada organización y cómo se produce la relación con el mercado, pueden tener mejoras sustanciales, simplificaciones de forma que el objetivo vuelva a ser la contratación pública, la mejora de este servicio de retorno en todos sus aspectos y a través de todos los agentes que intervienen.
Se requieren mejoras radicales en lugar de mejoras incrementales. Los tiempos de recesión obligarán a los líderes para abrir su pensamiento a nuevas ideas y nuevos métodos. El uso de nuevos métodos y tecnologías serán fundamentales para mejorar la eficiencia y la eficacia de los servicios públicos. Animar a los interesados para construir una nueva cultura.
La innovación no puede ser alimentada en un silo.
- Adoptar la tecnología con prudencia
La tecnología es el habilitador principal de todas las mejoras que se plantean, y además es el principal habilitador de la contratación pública electrónica, pero no es el único habilitador y además en muchas ocasiones puede ser un inhibidor. Como en la administración de fármacos, no sólo hay que saber qué tecnología utilizar sino también utilizarla en la dosis y momentos adecuados. Ayuda mucho no perder de vista en las decisiones sobre tecnología los objetivos generales que se persiguen. Para ello es bueno tener muy presentes los marcadores e indicadores que nos ayudan a medir la consecución de estos objetivos, y comparar las decisiones sobre tecnología en función de cómo contribuyen a conseguir estos objetivos, con las cuatro dimensiones fundamentales: coste, valor, riesgos y sinergias.
Use el sentido común. Aunque las cosas suenen demasiado buenas para ser verdad, por lo general lo son.
2. Planificación para el cambio: Control del gasto y contratación electrónica
- Establecer los roles y responsabilidades
- Nombrar un líder de la Contratación Pública. Si existe entonces asegúrese que tiene la autoridad.
Yo añadiría lo que vengo comentando, en contratación pública electrónica establezca objetivos medibles, con sus metas, y con sus marcadores. Tenga en cuenta que va a utilizar tecnología de la información cuyo peso y potencia pueden ser un gasto o una inversión. Todo depende de cómo se diseñe la TRANSICIÓN y como se haga.
- Entender cómo y dónde se gasta el dinero
- Cualificar y revisar la base de proveedores
- Racionalizar el número de proveedores
”Más es el enemigo de mejor «es el mantra cuando se trata de evaluar a los proveedores – permitiendo que la base de proveedores para crecer sin la plena participación de los resultados de la contratación en el aumento de los costos de administración y una pobre gestión de relaciones.
Esto aparentemente choca con el espíritu de las Directiva Comunitarias, a no ser que se consideren los acuerdos marco para este tipo de iniciativas
- Ampliar la cartera de contratos corporativos
Las organizaciones del sector público deben considerar el establecimiento de una cartera de contratos corporativos allí donde puedan aplicarlo. A través de acuerdos marco.
- Reforma estratégica del Abastecimiento (sourcing) Estratégico
- Establecer relaciones más cercanas con los suministradores habituales
Con dos grandes motivaciones: Mejor rendimiento y mayor control. Lo primero es obvio pero lo segundo no lo es tanto, porque los controles suelen relajarse con la confianza. Y probablemente sea un error.
- Buscar alianzas y oportunidades de colaboración
Utilizando el volumen de compra y la capacidad de financiación. Para ello hay que generar actividades de colaboración y coordinación con otras administraciones, y con departamentos dentro de cada administración. Este punto es un aspecto cultural que suele ser difícil de conseguir.
- Asegurar el cumplimiento con la normativa de contratación
La forma más rápida de conseguir una contratación no es normalmente la forma que sigue el procedimiento. Para conseguir agilidad lo mejor es preparar con antelación las compras posibles y sus servidumbres. Pero esto es muy complicado. Para paliarlo una buena forma es tener datos de compras previas. Esto ayuda en las compras repetitivas, porque permiten su planificación, sin embargo en las compras que suponen inversión o adaptación al medio es más difícil la previsión.
- Automatizar Cuentas por pagar
Se trata de tener información de los gastos comprometidos pendientes de pago. Este control y la información que arroja pueden ayudar, en un volumen tan grande, a realizar operaciones financieras que favorecen la buena marcha de las administraciones.
- Centrarse en la gestión del capital
- Aproveche las ventajas de las nuevas tecnologías
No creo que se pueda llevar a cabo todo esto sin tecnología. Pero también considero que la tecnología no es neutral y que una mala planificación estratégica en la utilización de estas tecnologías, o una mala definición de los objetivos y sus planes pueden hacer que la tecnología no vaya a favor de los objetivos, sino radicalmente en contra.
3. Los elementos más comunes de las soluciones de automatización de la contratación
La aplicación de las nuevas tecnologías en la contratación pública puede mejorar significativamente lo que las organizaciones pueden lograr y soportar diferentes tipos de objetivos del sector público.
Estas son las formas más comunes que este informe considera para la contratación pública electrónica, pero hay muchas otras, siempre en función de qué queremos conseguir. Se forma simplificada pero adecuada para cada situación.
Estas soluciones incluyen:
- Revisión de las Adquisiciones y del análisis del gasto
Sistemas de información que ofrezcan información fiable de cuanto, como, donde y sobre todo por qué se gasta.
- Nuestras Fuentes de suministro (catálogos)
Sistemas Dinámicos, Acuerdos Marco, y subasta electrónica para aquellos bienes y servicios de utilización corriente y cuyas especificaciones y calidad no permiten dudas o márgenes.
- Compromisos con los proveedores.
La contratación pública está regulada por ley para permitir la trasparencia, concurrencia e igualdad de trato a los proveedores, pero esto no significa que se olvide del objetivo primero de las contrataciones: dotar a las administraciones de bienes y servicios que les permitan desarrollar su actividad. Son compras que, como en el caso personal de cada uno, se detectan, se analizan, se planifican, se realizan, y se ejecutan, y para ello desde un punto de vista de las decisiones –sobre todo si son compras no habituales- hay que conocer al proveedor a través de la oferta, que nos guste, y que confiemos en él. Esto no es repentino, ni es fácil.
- Proveedor Gestionado registros y catálogos
- Administración de contratos:
- Ciclo de la Compra al pago
Soluciones que obtengan de manera sencilla los dos ciclo fundamentales en la contratación.
- PUBLICACIÓN – LICITACIÓN – ADJUDICACIÓN-
- CONTRATO- PEDIDO-FACTURA-PAGO
Si estos dos ciclos son entendidos cada uno de ellos como un todo en vez de tratar cada fase como algo aislado, la contratación tendrá una visión mucho más completa del escenario general en cada ejecución.
- Factura Electrónicas
Se producen ahorros considerables en la gestión y pueden realizarse los controles e informes descritos anteriormente.
- Conformidad de Facturas de forma rápida y eficiente..
La validación del gasto de una manera más rápida y efectiva.
- Los gastos de los funcionario
No entiendo este último punto en este informe. Pero ahí lo han puesto.