Principales elementos del mapa estratégico de la contratación pública.

Para poder generar una estrategia de tecnologías de la información que realice de forma óptima la transición a la contratación pública electrónica es conveniente tener una estrategia (general) sobre contratación pública.

Tener una estrategia general en contratación pública puede ser algo etéreo o muy concreto. Cuanto mayor sea la definición de los objetivos estratégicos más capacidad de comunicación tendremos, porque la comunicación, junto con los planes, son las primeras necesidades que hay que cubrir a la hora de implantar una estrategia. Una vez escogidos los distintos objetivos estratégicos, es conveniente generar un mapa estratégico, que nos permita entender los plazos, prioridades, restricciones y requisitos previos de cada uno de los distintos objetivos y como se pueden ayudar (o anular) entre sí.

En diversos países de la Unión Europea ya han iniciado la transición a la contratación pública electrónica y en algunos de ellos ya van bastante avanzados. Este inicio de la transición puede ser más o menos traumático. Es decir puede ser una transición basada en la obligatoriedad o en el propio convencimiento de los agentes que intervienen que el formato electrónico es el que puede de forma óptima conseguir los objetivos estratégicos propuestos. Pero con independencia de las tensiones externas, el hecho de tener clara la “hoja de ruta”, proporciona una capacidad EXTRA de gestión y control que vamos a necesitar en la transición a la contratación pública electrónica.

El documento con las primeras ideas sobre Guía para la implantación “ágil” de la contratación pública electrónica que estoy preparando tratará de ser una forma lógica de iniciar esta andadura.

Pero mientras tanto, quiero en esta entrada, colocar los objetivos estratégicos más lógicos que normalmente se plantean conseguir en la contratación pública. Muchos de ellos los habéis podido leer en el documento del Reino Unido que ya hemos comentado  en esta entrada, o en otros documentos de índole similar que normalmente preceden a un Plan Nacional para la transición a la  Contratación Pública Electrónica.

No obstante vamos a relacionar a continuación algunos de ellos, los que más nos han llamado la atención, para que en su caso puedan formar parte de un posible mapa estratégico, que permita a las administraciones (cada una en función de sus estrategias generales y sus capacidades) formar coherentemente dicho mapa y establecer una estrategia asociada de tecnologías de la información para alcanzar todos y cada uno de los objetivos estratégicos relacionados.

La razón de construir un mapa estratégico previo a las estrategias de tecnologías de la información, se basa en los hechos siguientes, que me parecen relevantes:

–         la modernización de la contratación pública electrónica es imprescindible en las sociedades modernas, pero tal modernización no tiene una única dimensión o variable, por lo que habrá que afectar varias dimensiones para conseguir los objetivos e incluso habrá que plantear algunos proyectos en paralelo. No se circunscribe sólo a contratar un aplicativo para realizar la transición a la contratación pública electrónica.

–         El formato electrónico es el único que puede obtener los resultados que se persiguen de forma óptima pero la tecnología es un elemento habilitador no trasformador. La trasformación se produce siempre a través del uso de las tecnologías por las personas, con procedimientos y en estructuras que capacitan los resultados.

–         La visión del mapa estratégico ayuda a comprender los distintos factores que hay que considerar para alcanzar los objetivos, y sobre todo permite comunicar  a los agentes que intervienen en la contratación qué metas se quieren conseguir de forma que puedan apoyarlas con su esfuerzo.

–         La estrategia de tecnologías de la información que se apoya en un mapa estratégico permite balancear y buscar alternativas en caso de contingencias no planificadas. Por ejemplo no se consigue un objetivo inicialmente propuesto pero se puede implantar una alternativa que permite alcanzar resultados similares, o incluso mejores. Esto hace que la tecnología pierda una visión absoluta de los objetivos tecnológicos y se centre en los objetivos de negocio.

La relación ejemplo  y sus referencias a tecnologías de la información podría ser  la siguiente:

–         Simplificación del procedimiento. Se trata de conseguir mayor agilidad en el proceso de contratación en general. De forma que si normalmente tardamos seis meses en adjudicar un contrato abierto desde la publicación de los pliegos  podamos reducirlo a una media de 4 meses o menos. Este tipo de objetivo tiene que ver con el formato electrónico en el sentido de que es un formato mucho más trasparente y no requiere tanto documento ni tanta firma como el formato papel. Es mucho más ágil y mucho más trazable y localizable con lo que el procedimiento particular (las tareas que cada administración pública propone para cumplir el reglamento) se pueden aligerar con el formato electrónico, aligerando además los plazos y trámites para su cumplimentación.

–         Gestión de proveedores. Conocer y ser capaces de llegar a todos los proveedores como forma proactiva de conseguir el mejor resultado de la compra. Se trata de cambiar la mentalidad imperante hasta ahora de yo publico y ya vendrán, por una mentalidad de hacer atractiva la contratación pública como forma de obtener los mejores resultados.  Esta función es fácil de conseguir a través del formato electrónico y sobre todo en la generación de catálogos electrónicos.

–         Concurrencia. Generar un aumento de la concurrencia en un determinado porcentaje en los distintos procedimientos de contratación. Este parámetro es el principal indicador previo a cualquier estrategia de reducción de costes en contratación. Además es el que centra los esfuerzos de interoperabilidad(PEPPOL) a través de estándares (CEN BII) como forma de conseguir el principal objetivo de la Comisión Europea: el mercado único de contratación pública paneuropea interoperable y asequible.

–         Profesionalización de los agentes. Normalmente la contratación pública ha sido considerada como una función administrativa. El paso a una función económica sin perder de vista el estricto cumplimiento de la ley implica un nivel de profesionalización que debes ser acompañado de una estrategia en la capacitación y formación de los agentes internos y externos que participan en el proceso de contratación.

–         Agregación. Muchas de las estrategias generales de las administraciones deben pasar por una segmentación en los tipos de contratación: suministros básicos, servicios generales, … y esta segmentación en función de la naturaleza de los bienes y servicios contratados puede ser objeto de distintos niveles de agregación. Las centrales de compra van a permitir que esta agregación implemente los procedimientos especialmente diseñaos para ello, como los acuerdos marco  o los sistemas dinámicos con la bien conocida subasta electrónica como posible forma de adjudicación.

–         Ejecución y Resultados. Cuando las administraciones quieren ir más allá de la fase de adjudicación y cierran el circuito de la contratación con la evaluación de resultados, tener una estrategia que sea capaz de medir en los distintos niveles de actuación al proveedor adjudicatario, al promotor y sus resultados y a la propia gestión del contrato puede ser una fuente de mejora continua que permita la verdadera dinamización del servicio de contratación en cualquier administración. Para ello las herramientas de tecnologías deben permitir una correcta comunicación de los distintos agentes en todas sus fases, incluso en la fase de reclamaciones cuyo formato debería de ser también electrónico.

Estos objetivos estratégicos y todos los que se puedan ir añadiendo en función de la situación específica de cada administración, deberían de tener un mapa asociado y una estrategia de tecnologías de la información que apoyara la confección de las herramientas que habilitan y materializan, a través de su uso, los objetivos que cada administración plantee.

Además un resultado colateral de la confección de estos objetivos estratégicos puede ser obtener de forma clara elementos como:

–         Tipificación de las contrataciones, en función de valor y costes: Este aspecto es de vital importancia porque permite tener distintas velocidades a la transición a la contratación pública electrónica en función del VOLUMEN y de los beneficios, costes, riesgos y sinergias de cada bien o servicio contratado. Por ejemplo, todos los datos apunta a que la contratación pública en el sector salud, puede reportar beneficios inmediatos, pero probablemente no será todo el sector sino los suministros de bienes y servicios más recurrentes. Por tanto se trata de realizar una segmentación ( o varias) de la contratación que se produzca en cada administración pública.

–         Una visión de la transición en fases:

  • Generar un liderazgo fuerte
  • Identificar nuevas formas de trabajar.
  • Cambiar la mentalidad de función administrativa por la de rendimiento económico-social
  • Identificar programas de excelencia en gestión de proyectos de tecnologías de la información

–         Esclarecer las estructuras actuales y los posibles cambios estructurales que deberían de permanecer tras la transición.

–         Conocer programas de profesionalización y evaluar opciones de puesta en marcha.

–         Identificar en el proceso de simplificación distintas fases de mejora en el uso del formato electrónico en los procedimientos.

En conclusión, lo que propongo es que antes de plantear una estrategia de tecnologías de la información, se plantee una estrategia general de objetivos estratégicos de contratación y se confeccione un mapa estratégico, para entender como se pueden alcanzar y en que plazo y con qué prioridad, cada uno de esos objetivos, y como las tecnologías deben apoyar y soportar a través de su uso al resto de los elementos de la organización que son, como siempre,  los que van a conseguir los resultados esperados: personas, procedimientos y estructuras.

Y para terminar, recordar que las estrategias  necesitan un plan pero no acaban con el plan. Tienen que tener una retroalimentación lo más rápida posible con los resultados y las dificultades que proporcionen los planes, y a partir de ahí volver a elaborar la estrategia(el camino), a ser posible, sin cambiar los objetivos.

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Por mcanno

Especialista en Tecnologías de la Información aplicadas a medios de pago, comercio electrónico y contratación pública

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