En esta entrada quiero resaltar que los modelos teóricos de transición a la contratación pública electrónica son fundamentales, pero no pueden implantarse de forma ciega, haciendo caso omiso de la situación de cada administración y de cada empresa.
La transición a la contratación pública electrónica se puede representar con la figura siguiente.
El Plan de acción de la transición a la contratación pública electrónica tiene, como hemos comentado anteriormente, cinco áreas fundamentales de actividad
- Identificación Digital
- Sistemas de Información, con las siguientes funciones:
- Archivo
- Relación
- Tramitación
- Explotación
- Formación y Capacitación de las personas que intervienen
- Gestión del Cambio y Plan de comunicación
- Gestión de Servicios de Tecnologías de la información
El cambio (que está representado por la transición de un estado inicial a otro estado final) tal y como nos dice el profesor Goldratt en la Teoría de las Limitaciones tiene siempre que dar respuesta a las tres preguntas fundamentales:
- En qué tengo que cambiar (necesidad).
- Hacia qué he de cambiar (visión).
- Cómo puedo empezar el cambio (plan, medios, capacitación).
Los pasos y elementos de la transición se aprecian en la figura siguiente:
El cambio siempre responde a una de las tres categorías siguientes:
- Crecimiento ( no es el caso de la contratación pública)
- Transición (pudiera ser por ejemplo pasar al formato electrónico, pero este formato no es neutral y hace que sea necesaria una trasformación)
- Trasformación (los cambios legislativos, los cambios sociales y los cambios tecnológicos requieren la transformación de la contratación pública)
Las dos últimas categorías son las que pueden ser aplicables al cambio en la contratación pública electrónica. Por simplificar nos referiremos a las dos categorías indistintamente aunque no son lo mismo. Los elementos de la figura son los siguientes:
Estado Inicial: es el estado o situación en el que las administraciones y las empresas están en la actualidad
Estado Futuro: es el estado o situación donde quieren estar (no tienen por qué coincidir en los objetivos de forma generalizada todas las organizaciones).
La Meta: representa el conjunto de hechos que pueden verificar que el cambio se ha llevado a cabo y hemos alcanzado el estado que pretendíamos.
La estrategia y los objetivos intermedios, representa el camino a seguir de los múltiples posibles y los objetivos que podemos ir detallando para conseguir esta transición. No es posible normalmente hacerla de golpe.
Tal y como comenta Dean Anderson en su libro Beyond Change Organization las dimensiones de la transición (en este caso a la contratación pública electrónica), están relacionadas con los siguientes conceptos:
- Necesidad: se ha dejado claro y resulta patente que existe una necesidad perentoria de realizar la transición.
- Visión: existe una visión que es capaz de motivar y señalar el camino (estrategia) a seguir. Son los por qués que hemos venido comentando y que deben tener una fuerza suficiente como para vencer las dudas cuando empiecen a surgir las dificultades. Toda transición tiene dificultades. Y también es bueno señalar que no es lo mismo el cambio que la mejora. Puedo cambiar y no mejorar. La visión ayuda a establecer claramente los elementos de mejora, más allá de las vicisitudes presentes que en cada momento nos esté generando la transición.
- Medios: Con qué recursos contaré a la hora de realizar la transición
- Plan: Donde se deben detallar las fases y objetivos parciales así como los ritmos y posibles alternativas ante las que habrá que hacer frente en la transición
- Capacitación: Que conocimientos y experiencias debo acumular para ser capaz de llevar la transición a buen puerto y cumplir las expectativas generadas.
Analizar estos elementos y generar una “estrategia” explícita o tácita, es siempre una buena opción para intentar asegurar el éxito de la transición.
Cuando intentamos hacer una transición sin los elementos expuestos, o sin haberlos comunicado y puesto en evidencia, a la mayor parte de personas posibles dentro del grupo de personas que influyen en la contratación pública, nos encontramos con los problemas que describimos a continuación:
- Necesidad: Si no existe la necesidad y es conocida y aceptada por los principales agentes que deberán desarrollar el cambio, se produce resistencia. Esta dimensión se centra en la pregunta: ¿En qué tengo que cambiar?
- Visión: Si no se genera una visión y esta es compartida por los agentes del cambio, como un reto en el que deben participar y colaborar activamente, se producirá la confusión. Esta dimensión se concentra en la pregunta: ¿Hacia qué he de cambiar?
- Las tres dimensiones restantes (medios, plan, capacitación) representan los ámbitos en los que se deberá dar respuesta a la tercera pregunta: ¿Cómo puedo empezar el cambio?. Estas tres dimensiones son las siguientes:
- Medios: si no adecuo los medios a los objetivos propuestos generaré frustración,
- Plan: si no planifico los objetivos, y los medios en una secuencia lógica de actividades con sus correspondientes planes de contingencia y objetivos parciales, provocaré el caos.
- Capacitación: si no tengo la experiencia y la especialización necesarias para dirigir el cambio y liderarlo, suscitaré miedo.
Analizando la contratación pública electrónica nos damos cuenta de que ni todas las fases del proceso tienen la misma dificultad ni todas son exigidas con el mismo énfasis por la legislación vigente.
Además, se tiende con demasiada frecuencia a pensar que todas las organizaciones son iguales y están en la misma situación, y no es cierto. Ni todas las administraciones realizan el mismo tipo de contratación pública, ni todas tienen el mismo grado de madurez, ni persiguen los mismos objetivos, en general nos podemos hacer las siguientes preguntas para verificar que esto es así:
- ¿están organizadas de la misma forma?,
- ¿utilizan los mismos procedimientos de contratación?, no en relación a la ley y los reglamentos (son iguales por ley) sino los detalles del procedimiento
- ¿se tiene la misma arquitectura de sistemas de información –aplicaciones y datos-en todos los casos?
- ¿tienen el mismo nivel de madurez de la organización?,
- ¿cuentan con el mismo presupuesto?,
- ¿el plan de acción se hará en el mismo plazo de tiempo?,
- ¿tienen las personas clave la misma capacitación?,
- ¿se cuenta con el mismo apoyo de la alta dirección?,
- ¿tiene el departamento de contratación el mismo ascendiente en todas las situaciones?,
- ¿se dan equilibrios de poder de iguales características ?
- ¿tienen las mismas necesidades?
- ¿La transición se ha planteado como un reto técnico (Tecnologías de la Información) o un reto adaptativo (sociedad de la información) o un reto funcional (contratación pública)?
Y así muchas más preguntas cuyas respuestas nos darán consejos distintos en las dimensiones de la transición y también en la estrategia y las metas. Por tano, es bueno tener un modelo objetivo pero creo que no es adecuado intentar seguir los modelos objetivos teóricos en todas las situaciones. Deben ser una referencia no una guía. Esta es la razón fundamental por la que hay que tener (y yo el primero) una cierta aversión a simplificar en exceso. Nunca partimos de la nada y hay que ser capaces de evolucionar lo que tenemos, sin generar nuevos problemas cuando aportemos soluciones nuevas.
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