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Los factores críticos de éxito en la transición a la contratación pública electrónica.

En las experiencias de implantación de la transición a la contratación pública electrónica, podemos apreciar algunos patrones que se suelen repetir y que en mi opinión favorecen las estadísticas que nos dicen que el 68 % de los proyectos de Tecnologías de la información fallan: se retrasan, superan el presupuesto inicial, o no alcanzan el valor esperado.

Antes de empezar a definir los factores críticos de éxito, o mejor, el primero de ellos podría ser el que entresacamos de la siguiente frase John Maynard Keynes en su libro “Two memoirs-Dr. Melchior a Defeated Enemy and My Early Beliefs” , cuando dice: “No basta con que el estado de cosas que queremos promover (-la contratación pública electrónica-), sea mejor que el le precedió (-la contratación pública en papel-) ha de mejorar lo suficiente como para que compense los males de la transición”. Pues bien, en mi opinión,  los peligros de cualquier transición son una variable que puede tomar muchos valores y que en el caso de la transición a la contratación pública electrónica estos valores puede ser más o menos grandes  en función de que tengamos en cuenta los factores críticos de éxito, más importantes.

La Wikipedia en inglés nos cuenta que un factor crítico de éxito es :

(Critical success factor (CSF) is the term for an element that is necessary for an organization or project to achieve its mission.),

Traducción libre: Un factor crítico de éxito es el término que se da a un elemento que es necesario en una organización o proyecto para conseguir su misión (propósito).

Voy a considerar que los factores críticos de éxito no son absolutos (o todo o nada) sino que pueden alcanzar valores que favorecen o perjudican la consecución de la misión de un proyecto(propósito). En nuestro caso la transición a la contratación pública electrónica es el proyecto y los propósitos los beneficios  que queremos alcanzar con ella.

Vamos a relacionar algunos de estos factores críticos de éxito.

PROPÓSITO

Lo primero que para mi supone un factor crítico de éxito es justamente no definir el propósito claramente.

Los posibles propósitos más normales de la transición a la contratación pública electrónica son algunos de los siguientes:

–          Hacer algo nuevo (dentro de las opciones que marca la ley)

  • Catálogos electrónicos
  • Acuerdos Marco
  • Subasta electrónica
  • Sistemas Dinámicos de Adquisición
  • Gestión de proveedores

–          Hacer algo mejor:

  • La tramitación electrónica del expediente
  • La licitación  electrónica
  • Explotación de un volumen ingente de datos con herramientas estadísticas avanzadas.
  • Archivo electrónico

–          Ser conforme a las leyes

  • En caso de que finalmente sea obligatoria la relación electrónica con el mercado,
  • La factura electrónica

COMUNICACIÓN

Una vez identificado y definido claramente el propósito de la transición, es fundamental comunicarlo.  A todos los interesados.  Es obvio que no puedo hacer nada solo. En la sociedad moderna no es posible. Siempre tenemos que hacer las cosas con la colaboración de otros, pero para colaborara hay que ser capaces de comunicar. Y comunicar bien: Qué, Cómo, Cuándo, Cuánto, a quién…  La comunicación debe ser  no solo hacia la parte interna de la  organización, sino también hacia la parte externa de la contratación: los proveedores

La comunicación no sucede de forma espontánea. Hay que provocarla, Organizarla y demandarla en todos los niveles.  Y este es el factor crítico de éxito más olvidado.  Sin comunicación no hay actividad. Sin la comunicación adecuada, las actividades no son  las adecuadas y todo tiende al error. Se comunican ordenes, emociones, conocimiento, estados…. Hay que comunicarlo todo. Y bien.

COLABORACIÓN

Hemos comentado  a menudo en el blog que las organizaciones están compuestas de cuatro elementos fundamentales: personas, procesos, estructuras y tecnologías. Estos elementos precisan colaborar entre ellos de una forma concisa y con una adaptación continua al contexto, y adaptación entre ellos. No pueden actuar de forma independiente.

Además la transición a la contratación pública electrónica exige de una forma muy especial, la colaboración de las áreas de negocio y las tecnologías de la información. Esta colaboración no puede ser dejada al azar o esperar de las personas que integran el proyecto, la realicen de forma natural. O que se produzca sin colisiones. Los responsables tienen que exigir y fomentar esta colaboración, imponiendo en algunos casos criterios de actuación que pueden ser mal entendidos por algún departamento pero que van a favor del propósito principal de la transición.

ESTRATEGIAS

Este es un factor crítico de éxito que es bastante claro para todos, aunque no siempre está en la mente de todos los decisores  con la necesaria intensidad. La estrategia tiene una doble cara. La primera es la cara de la estrategia general de la organización para realizar la transición y la segunda, a mi modo de ver muy importante, es la estrategia de tecnologías de la información que vamos a aplicar para materializar la estrategia general, que veremos en el siguiente factor crítico de éxito.

El GOBIERNO DE LA TECNOLOGÍA.

La transición a la contratación pública electrónica requiere tecnologías de la información de forma intensiva y exhaustiva. Las tecnologías de la información son  el factor habilitante del resto de los factores: personas, procesos y estructuras. Sin este factor obtenido en tiempo y forma (gobernado), la transición se vuelve imposible, empezando por la pérdida de confianza en las propias capacidades de la organización como conjunto que actúa en un contexto dado.

El gobierno de la tecnologías tiene, como hemos comentado anteriormente en el blog, un modelo que consiste en:

  • dirigir,
  • evaluar y
  • supervisar

las actividades de las tecnologías en función de seis principios para el gobierno de las tecnologías de la información :

  • Responsabilidad, quién es el máximo responsable de alcanzar el propósito en el tiempo y con el presupuesto acordado. Que matriz de responsabilidades tienen las principales actividades que vamos a desarrollar, y como las puedo exigir y seguir.
  • Estrategias: que estrategias de tecnologías de la información vamos a utiliza para alcanzar este propósito.
  • Adquisición. Como vamos a escoger la compra o el desarrollo de qué tecnología y como vamos a comprobar que funciona. Básico.
  • Rendimiento, Que rendimiento vamos a exigir a estas tecnologías para que aporten la fuerza y capacitación  que precisan las personas para hacer su trabajo de contratación publica
  • Conformidad, que leyes y reglamentos hay que exigirles a las tecnologías para que las cumplan de forma adecuada al propósito de la organización
  • Factor Humano, como se manejan la trasformación necesaria en los intereses y capacidades de las personas que están involucradas en el uso de las tecnologías de la información en todos los niveles.

EL USO DE LA TECNOLOGÍA

Este también es un factor crítico de éxito que a menudo no se tiene en cuenta. Todos estamos pendientes de la entrega de los compromisos para cumplir el propósito. Pero la entrega de los compromisos en el caso de las tecnologías no es suficiente. La única forma en la que conseguimos el propósito en esta transición es mediante el uso de la tecnología. Este uso siempre requiere formación y capacitación de las personas, modificación de los procedimientos por las diferentes características del formato electrónico respecto del formato papel y adaptación de las estructuras, que no pueden seguir tratando de dirigir personas y procesos que manejan el formato electrónico de las misma forma en la que lo hacían con el formato en papel.

Seguir estos factores, de sentido común, pueden marcar la diferencia de una transición cuyos “males” (presupuesto, tiempo, mejoras) sean mucho más pequeños que los beneficios del propósito inicial que dio origen y sentido a la transición a la contratación pública electrónica

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La reinvención del sector público y la contratación pública electrónica

Hoy, leyendo la entrada de Xavier Marcet, en su blog sobre la reinvención del sector público, me ha vuelto a producir sentimientos encontrados (entusiasmo y cansancio) alrededor del tema de este blog: la trasformación de la contratación pública al formato electrónico.

Aunque coincido plenamente con todos los puntos que relaciona en su entrada, dividida en dos mapas: situación y propuestas, destaco y comento las siguientes.

Situación:

2. No tenemos unas administraciones malas, comparativamente, pero sí muy mejorables: desconectadas entre ellas, todavía poco orientadas a usuario y con pocas áreas muy eficientes (como hacienda). Incapaces de cumplir sus propias leyes (como la de acceso electrónico).

Creo que la ley de acceso electrónico es una vía clara de trasformación. Todos sabemos que no es fácil y probablemente también sabemos que no hay otra opción. La cuestión ya no radica en determinar el por qué ni el qué, solo se trata de ponernos a trabajar en el cómo. Con inteligencia y una estrategia que permita conseguir beneficios que afiancen la trasformación y la doten de sentido.

4. La innovación en serio es, hoy, inviable en la administración. No se admite el riesgo. Sin poder equivocarse no pasamos de mejoras esporádicas pero no tenemos a la innovación como palanca de productividad, como base para generar mucho más valor al ciudadano y las empresas, como base de una nueva etapa de externalidades positivas, impresionables. La pinza partidistico – mediática impide aprender de los fracasos responsables, que es la base de la innovación.

Esta innovación en la contratación pública tiene resultados en la sociedad. Hay que conseguirla con perseverancia y sabiendo que todo lo que tiene valor conlleva esfuerzo.  Pero hay que conseguirlo.

Propuestas:

3. Sistematizar la innovación. Superar la epidemia de pruebas piloto descoordinadas para tomarse en serio ser una organización que innova sistemáticamente y estratégica.

La contratación pública electrónica necesita una coordinación o visión compartida que permita que cada administración pública con iniciativas, tenga asegurada su inversión en base a los estándares y la interoperabilidad,  y pueda fomentar en su área de influencia (el tejido productivo de sus proveedores)  la capacidad de abrir mercados en base a la licitación electrónica.

¿Qué puntos de la entrada de Xavier Marcet destacaríais como fundamentales para la implantación de la contratación pública electrónica de forma generalizada en España? ¿Qué creéis que estamos necesitando?

 

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El Plan de Acción en la implantación de la contratación pública electrónica en el sector público y el cloud compouting .

Cuando una administración o empresa pública decide implantar la contratación pública electrónica lo primero que suele pensar es en un proyecto de implantación.

Recoge información y experiencias similares de su entorno más cercano y similar, genera un pliego, pública el pliego y recibe las correspondientes ofertas que valora y finalmente adjudica e inicia el proyecto.

Desde mi punto de vista el plan de acción, que debería de contemplarse en un proyecto de implantación de la contratación pública electrónica, debería tener, al menos las siguientes grandes áreas de actuación:

–          Identificación Digital. El formato electrónico, igual que el formato papel requiere la identificación de las partes (administración y empresas).

–          Sistemas de Información. El formato electrónico tiene como característica fundamental que requiere para su “gestión y manejo” la intervención de aplicaciones informáticas, que hay que definir, desarrollar o adaptar, probar, instalar y mantener. Capítulo especial representan las integraciones de estas aplicaciones que van a permitir la contratación con los sistemas actuales de la administración que las implanta. O sistemas que son necesarios para permitir que la función de compras se complete en formato electrónico. Por ejemplo, registros de entrada telemáticos, notificaciones electrónicas, …..y otros sistemas de los que se pueden considerar horizontales. Este área es el que normalmente se identifica como única(o al menos más importante) área de actuación y no suele ser suficiente.

–          Formación y Capacitación de las personas que vienen realizando la contratación pública para saber utilizar estas aplicaciones.

–          Gestión del Cambio cultural. Ya hemos comentado que José Antonio Marina en su libro “Las culturas fracasadas” define la cultura como “un conjunto de soluciones que utilizamos habitualmente y de forma generalizada para enfrentarnos a los problemas cotidianos”. Cuando los problemas cotidianos cambian de formato, o el entorno cambia y presenta nuevos problemas, este conjunto de soluciones tiene que ser sustituido. Pero no es fácil sustituir esta “caja de herramientas” que denominamos cultura por otra caja que nos permite enfrentarnos a los nuevos problemas con sus nuevos formatos. Este cambio cultural es la parte más compleja de cualquier implantación de la contratación pública electrónica, porque en mi opinión, supone que todas las personas que intervienen, tienen que llegar a entender que el cambio les afecta de una forma directa. Ya no pueden sentir la seguridad de sus conocimientos y su “Caja de herramientas”. Tienen que volver a enfrentarse a la complejidad y a la incertidumbre, y cambiar de cultura. Y esto siempre es muy costoso.

–          Por último, hay que tener en cuenta, que aunque hemos considerado la implantación de la contratación pública electrónica como un proyecto, y en realidad, es un proceso. Quiero decir, que la contratación pública en formato electrónico será la única forma de contratar. Y antes o después será un proceso que requerirá gestión de los servicios de tecnologías de la información asociados que permiten su mantenimiento y evolución, tanto de los sistemas (productos tecnológicos) como de los servicios que son necesarios para que estos sistemas estén disponibles en el tiempo y forma en la que vayan a ser requeridos.

Estas cinco grandes áreas, deben considerarse en mayor o menor medida en todos los proyectos de implantación de la contratación pública electrónica.

La pregunta que surge casi automáticamente, es: ¿si todas las administraciones están preparadas (presupuesto y recursos técnicos) para acometer este tipo de proyectos (en alguna medida) o habría necesidad de plantear soluciones como las conocidas como cloud computing, que consisten en ofrecer los servicios de contratación en un formato que nos independice de la tecnología utilizada y la necesidad de «poseer» esos requerimientos tecnológicos.?

Vosotros ¿que opináis? Sería lógico proponer la contratación pública electrónica como servicio en cloud computing? ¿Quién debería proponerlo y cómo?

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