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La 7ª Conferencia de PEPPOL y la transición a la contratación pública electrónica.

 

Ya se pueden descargar las presentaciones de la 7ª Conferencia de PEPPOL desde su página principal. El programa y las presentaciones las podéis ver aquí.

En esta entrada vamos a hacer un resumen de lo que se ha comentado en esta conferencia examinando las principales presentaciones del evento.  Un resumen de lo sucedido allí por alguien que lo ha vivido,  lo podéis ver en la entrada de Oriol Bausa en el blog de su empresa Invinet.

 La presentación de la conferencia

  • Cuatro años desde el inicio del proyecto PEPPOL, se ha hecho un importante recorrido, aunque aún queda mucho.
  • El lema de la conferencia: HACIENDO MEJOR NUESTRA CONTRATACIÓN

Nuevas perspectivas en la contratación pública electrónica europea

  • Simplificación, mejores resultados y eficiencia
  • La contratación pública electrónica no es hacer en electrónico lo que se hace en papel.
  • No es un proyecto de tecnología. (¿Es de trasformación profunda?)
  • Aproximación integrada
  • Medidas legislativas:
    • propuesta de modernización de las directivas,
    • procedimientos y herramientas para el tratamiento electrónico,
    • medios de comunicación electrónicos
  • Medidas de acompañamiento:
    • Difusión de mejores prácticas
    • Soporte de Peppol  para hacerlo sostenible
    • Indicadores de avance e impacto
    • La comisión europea en contratación electrónica
  • Conferencia para la Contratación Pública electrónica en Bruselas 26 de Junio

Experiencias en la adopción de PEPPOL

  • Italia:
    • Los números son pequeños aún pero hay  un enorme potencial
    • Se ha registrado progresos en todos los aspectos de PEPPOL
    • Hay una tendencia clara que se verá aumentada con el tiempo.
    • Se necesitan más esfuerzos pero se han dado los pasos en la buena dirección.
  • Francia:
    • Hay un traspaso desde las plataformas a los servicios
    • Un cambio sustancial de documentos no estructurados a información estructurada
    • Hay una tendencia a generar ciclos completos: desde el envió de ofertas a los pedidos.
  • Escocia:
    • Se muestra lo que es posible con la reforma de la contratación pública
    • El comercio electrónico es una palanca estratégica
    • Pero no es un reto tecnológico.

Construyendo los cimientos para la contratación pública electrónica paneuropea

  • Algunos datos de la contratación pública europea
    • Representa el 19 % del PIB 2.200 mil millones de Euros.
    • Se podría ahorra 50 mil millones al año en formato electrónico
    • Se realiza menos del 5% en formato electrónico
    • Solo el 1,6 % de los contratos son transfronterizos
  • Retos de la contratación pública electrónica
    • Falta de procedimientos estándares que además son  muy complejos y costosos
    • Diferencias legales entre estados miembros.
    • Segmentación tecnológica de soluciones que impiden la interoperabilidad
  • Como ayuda PEPPOL ha superar estos retos.
    • Definiendo estándares  basados en los estándares CEN BII
    • Encauzando los problemas legales: firmas, catálogos, certificaciones
    • Desarrollando tecnologías para la interoperabilidad
  • El contexto de las soluciones (en amarillo), (¿por ahora?).

 

El número de organizaciones que actualmente han mostrado interés en PEPPOL  son 280 con diferente foco de actuación que se puede ver en la  siguiente imagen.

VCD: La función de identificación digital de las empresas y los criterios de selección: el sobre administrativo

En esta presentación sobre el VCD (Virtual Company  Dossier) se  muestra la solución del VCD entre distintos estados miembros.

Para finalizar dos mensajes claros:

  • Los proveedores deben alinearse con Open PEPPOL
  • El futuro es brillante.

 Mis reflexiones

En España estamos ausentes de este movimiento, nuestras administraciones, nuestras empresas y los proveedores de servicios. No sé la razón pero intuyo las consecuencias. No tenemos presencia institucional en PEPPOL y tenemos los mismos retos que se mencionan en la presentación inicial. No entiendo porque no estamos participando en este proyecto europeo, y sí lo hacemos en el resto de proyectos. Hubo, es mi opinión,  un impulso inicial en los años 2004-2005 pero se paralizó y, hasta donde sabemos no hay actividad institucional planificada alrededor de este proyecto PEPPOL. Solo conocemos  actividad institucional en los estándares CEN BII y su predecesor CODICE.

PEPPOL se instituye como la necesaria red y las especificaciones que van a permitir aplicar políticas (las que se diseñen) al volumen de recursos de la contratación pública europea.  Es la infraestructura y herramientas que van a hacer que sea posible. No hay atajos para alcanzar los beneficios. Deberíamos de aprender esta lección. Lo que tiene valor requiere esfuerzo. No sirven la autocomplacencia ni la queja. Solo sirven los resultados y estos siempre vienen de mano de los esfuerzos de todos, pero  bien dirigidos.

Los organismos públicos europeos que han iniciado hace años las actividades están empezando a realizar las primeras transacciones superando los retos. No olvidemos cuales son los retos.  Son retos que no son entre estados miembros son entre propuestas tecnológicas. Es decir los mismos retos o muy parecidos hay o puede haber entre Suecia y Francia que entre el Ayuntamiento de Zamora y la Junta de Andalucía, cuando un proveedor decide presentarse en formato electrónico a las propuestas de contratación pública.

No va a ser fácil ni inmediato, pero el ámbito europeo nos puede ayudar a solucionar de una manera racional y lógica el ámbito nacional. Dado que no tenemos grandes discrepancias idiomáticas, ni legales, el problema de islas tecnológicas en el ámbito nacional puede ser superado con la arquitectura de componentes PEPPOL.

Pero todos estos esfuerzos y opciones pasan por una fase previa (o en paralelo)  sin la que no es posible alcanzar ningún resultado: LA TRANSICIÓN AL FORMATO ELECTRÓNICO DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA. Sin esta transición bien dimensionada y bien ejecutada por las personas responsables del servicio y los gestores que intervienen en la contratación, todo es en vano. No hay información asequible y útil para diseñar y ejecutar políticas. No es fácil la transparencia. Las personas persiguen papeles en lugar de alcanzar resultados…..

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La profesionalización o externalización de la función de compras en la contratación pública electrónica.

 

El valor de la tecnología

El valor de la tecnología consiste en poder hacer cada vez más cosas de forma rutinaria sin tener que volver a pensar en cómo se hacen, para poder así  dedicar más tiempo y esfuerzo a actividades donde la tecnología no alcanza y si lo hacen las personas. Pero si no gobernamos la tecnología o no sabemos aplicarla de forma adecuada no obtenemos el resultado positivo esperado sino más bien todo lo contrario: pérdidas de presupuesto. tiempo, motivación, …

Un ejemplo: un coche me permite viajar sin tener que concentrarme en el esfuerzo físico de trasladarme (si estoy cansado, si tengo fuerzas, …) solo necesito concentrarme en la ruta (si no la conozco) y en el aprovisionamiento del combustible. El resto de las preocupaciones inherentes al coche (mecánica, frenos, habitáculo…) están cubiertos por la tecnología y garantizados por ella a través del mantenimiento(con una probabilidad razonable). Pero si no utilizo el coche adecuadamente y provoco o tengo  un accidente, esto puede acabar con mi vida y la de los míos (o con la de otros).

La contratación pública electrónica (cuando alcanzamos este estado a través de la transición al formato electrónico) nos va a permitir que las actividades rutinarias, que proporcionan un valor escaso: búsqueda de documentos, trámites rutinarios, publicación de concursos, adjudicación automática….sean desempeñados por la tecnología y se libere tiempo y esfuerzo que pueda dedicarse a otras actividades que dan mucho mayor valor en relación a los recursos que se utilizan en el servicio de contratación. Insisto si hacemos bien la transición. Que no es fácil, ni inmediato.

La contratación pública es compleja.

Tiene:

  • Complejidad por volumen (el 20 % del presupuesto anual de un estado moderno).
  • Complejidad por procedimiento: jurídicamente es un procedimiento complejo.
  • Complejidad de actores: intervienen muchas personas y departamentos jerárquicamente independientes y no hay un responsable claro del resultado de la contratación.
  • Complejidad para el mercado. Licitar en un concurso público no está al alcance de cualquier empresa. Sobre todo de las más pequeñas.
  • Complejidad en los tipos de procedimiento y los tipos de compra. Se compra todo de todas las formas posible.
  • Complejidad para gestionar, filtrar y ordenar la propia información del proceso y el resultado de las compras.
  • Complejidad para ofrecer y medir los resultados que la sociedad demanda: trasparencia, eficiencia, igualdad de trato, concurrencia, inclusión social, medioambiente, invocación, ahorro, ….
  • Complejidad para formar y capacitar a las personas que dirigen y controlan el proceso de forma distribuida: en todos los órganos de contratación de todas las administraciones y con alcance a un universo de proveedores muy grande.

La profesionalización de la función de compras tiene ventajas.

Es en el momento en el que ya tenemos el formato electrónico, donde podemos disponer de más opciones para afrontar esta complejidad. Y es en este momento donde probablemente se produzca una profesionalización del servicio de contratación, con especialistas en contratación que se encarguen de:

  • Un proceso administrativo impecable, trasparente y con una continua mejora.
  • Una buena gestión de proveedores,
  • Una gestión de la demanda
  • Una posible agregación de la demanda,
  • Un excelente análisis del gasto basado en datos, información, series temporales…
  • Diseño y ejecución de políticas asociadas a la contratación pública
  • Cuadros de mando que comuniquen y monitoricen la estrategia del servicio de compras.

Estas tareas   permiten conseguir mejores precios, aumentar la capacitación del tejido productivo para que sea más competitivo, y muchos más resultados, porque tendremos información útil y asequible para diseñar las políticas asociadas al servicio de contratación. En resumen devolver un valor a la sociedad superior al presupuesto que mueve la contratación. Un estado que podríamos describir como “los encuentros en la tercera fase” de la contratación pública.  Y esto solo será posible si se ha realizado con éxito la transición al formato electrónico.

Hay una hoja de ruta posible en la contratación pública

En mi opinión, esta podría ser una hoja de ruta posible en el ámbito de la contratación pública:

  1. Transición al formato electrónico (el momento actual y el futuro cercano)
  2. Profesionalización de la función de compras en el sector público (tendencia)
  3. Diseño y ejecución precisa de políticas relacionadas con la contratación: inclusión social, medioambiente, innovación,  sostenibilidad …(¿necesidad?)
  4. Mejora continua del proceso de contratación involucrando a los proveedores (¿mejora o utopía?)
  5. Datos públicos con la utilización por parte de las empresas de todos los datos de contratación para una provisión de bienes y servicios más eficiente al sector público en un régimen de competencia casi perfecta. (sociedad de la información y el conocimiento)

La externalización de la función de compas ¿es una opción? ¿es una tendencia?

Pero también, tal y como apunta la serie de entradas del blog “Spend Matters”  en la noticia que hemos publicado como destacada en esta entrada, podría pasar que se produzca una externalización del servicio de compras. Esta es la tendencia que se viene observando en el Reino Unido, desde hace dos años.

En este caso el punto 2 de la lista anterior: Profesionalización de la función de compras, se sustituiría por la externalización del servicio de contratación. En este punto nos adentramos a ámbitos ajenos a la misión y objetivo de este blog. El conocimiento puede servir para muchas cosas, el propósito lo debe marcar la sociedad y los interesados.

Lo que si creo es que la sociedad, en mi opinión, no va a querer renunciar a los puntos siguientes de la lista (los resultados) para sacar partido del volumen de recursos empleados en la contratación pública.

Bueno no es más que una hoja de ruta posible para la contratación pública, y aunque solo estoy seguro del primer punto, sobre el segundo tengo algunas dudas. Del resto, mejor ni hablamos. En cualquier caso, de lo que no me siento capaz es de poner estos puntos en un horizonte temporal. Imposible si tengo en cuenta la “triste” experiencia de los últimos quince años.

 

 

 

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El futuro de la contratación pública será … ¿electrónico?.

 

En el documento de iniciación a PEPPOL, del que en su día hicimos una traducción libre en este blog,  aparece la frase de Michel Barnier, Comisario Europeo de la Dirección General de Mercado Interior y Servicios :

“La contratación pública electrónica es el futuro de la contratación pública. Ofrece una mejora de los resultados de la contratación, reduce las pérdidas y los errores, y ayuda a los compradores públicos a gestionar transacciones complejas con mayor eficiencia. En 5 o 10 años, la mayoría de los procesos de contratación pública se llevarán a cabo electrónicamente. Tenemos que empezar a prepararnos para este cambio desde ahora mismo.”

Aunque, como decía Michael Hammer, profesor del MIT, hoy en día el secreto del éxito no es prever el futuro, sino construir una organización capaz de prosperar en cualquiera de los futuros que no podemos prever”.

Cada vez tengo una sensación más fuerte de que el futuro es mucho más incierto, y que hemos entrado en una dinámica de “predicción meteorológica”: solo podemos predecir con seguridad lo que va a pasar en los próximos dos días, y según vamos avanzando en el futuro, tendencias y predicciones se cubren  de incertidumbre y solo podemos hablar de probabilidades, nunca de certezas.

Sin embargo, el pasado nos reafirma, con machacona insistencia, que la forma de mejorar, de adaptarnos, es siempre a través del conocimiento, que es resultado de la introspección que cada uno de nosotros hace de la información útil entendible y disponible,  para ser capaces de entender esta información, utilizarla y adaptarla en las acciones que llevamos a cabo, lo que decidimos hacer y hacemos,  a la vez  que  producimos nueva información.

No sé si el futuro de la contratación será electrónico, pero sí sé que deberíamos prepararnos para ser capaces de manejar de forma óptima cualquier opción que el futuro nos depare. Y hay una probabilidad muy grande de que el futuro de la contratación pública sea electrónico.

Pues eso. A prepararse.

 

 

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Noticias destacadas en la semana del 27 de abril al 4 de mayo en twitter @econtratacion

Comentamos a continuación (en cursiva) las noticias publicadas en el usuario de twitter @econtratacion que más eco han tenido entre los seguidores de dicho usuario.

Ayuntamiento de Madrid – 882,2012-04-26 Medidas Contratación Plan de Ajuste

En esta noticia el ayuntamiento de Madrid pone claro que la contratación pública tiene un papel relevante en alcanzar el objetivo de ahorro, dado el elevado volumen de gasto que representa respecto del total del gasto público. Centra las acciones a seguir para conseguir este ahorro en una utilización eficiente de los fondos destinados a obras y adquisición de bienes y contratación de servicios  con la exigencia de una definición previa de las necesidades a satisfacer y la salvaguarda de la libre competencia y la selección de la oferta económicamente más ventajosa.

Mi comentario

La información es la principal aliada de estas acciones. La información útil y puesta a disposición del responsable político que diseña y ejecuta estas acciones es la vía lógica para tener alcanzar los objetivos propuestos. Esta información necesaria y dado el volumen que como el propio comunicado comenta representa la contratación pública precisa de que los datos y los trámites de la contratación pública se desarrollen en formato electrónico. Es así como se puede obtener la información necesaria para diseñar y ejecutar las políticas relacionadas con la contratación pública. Esta información se recoge fundamentalmente de un equilibrio entre las cuatro grandes áreas que describimos como el ARTE de la contratación (Archivo, Relación, Tramitación y Explotación) en formato electrónico.

Enlace a la noticia completa

UK-CIPS: La fecha límite de la Comisión europea para la contratación pública electrónica es de risa

En esta noticia el autor critica la fecha puesta como plazo para la obligatoriedad del formato electrónico en la Contratación Pública Europea por la Comisión europea como algo risible. Recuerda el autor que ya en 2005 la Comisión Europea estableció el mismo plazo para 2010 y solo se ha alcanzado el 5 % de los resultados esperados. A continuación habla de las medidas de acompañamiento como el apoyo financiero, el intercambio de mejores prácticas y una estrategia de difusión. Comenta así mismo el hecho de que el 53 % de los encuestados abogaba por la obligatoriedad frente al 42 % que se oponía, y reseña también que le gustaría saber como se ha obtenido el volumen de 100.000 millones de euros como posible ahorro a través del formato electrónico. Llevamos muchos años viendo como los proyectos de trasformación al formato electrónico son proyectos difíciles en cuanto a la resistencia al cambio y que no alcanzan las expectativas que se ponen en ellos, si se pone alguna.

Mi comentario

El futuro de la contratación (pública o privada) marca una tendencia clara a comprar basándonos en información útil, veraz, asequible y disponible en el momento en que se necesita. Tener acceso a esta información (tanto para el comprador como pare el vendedor) sólo es posible con medios electrónicos. En mi opinión no se trata de alcanzar una eficiencia absoluta, sino de mejorar constantemente la toma de decisiones sobre un volumen de recursos que representa el 20 % del PIB. Y el formato electrónico me permite como comprador o como vendedor tomar las mejores decisiones. Poner un plazo(el 2016), es determinar el sentido de la urgencia que requiere el cambio. Conseguirlo o no, solo depende de los planes y herramientas que los responsables y la participación de los intervinientes en el proceso quiera. Pero hay que recordar que el objetivo es ser socialmente más productivos,  y por tanto competitivos, en una economía globalizada.

Enlace a la noticia completa

Un modelo de formación virtual en contratación pública Parte 1

En esta noticia se comenta la posibilidad de utilizar la formación virtual como medio para capacitra a los responsables y participantes en la contratación.

Mi comentario

Internet lo cambia todo, los modos de producir, lo modos de comprar, y los modos de aprender. En la contratación pública confluyen los tres cambios: producimos lo que nos piden pero tenemos que conocer que piden las administraciones públicas (portales de contratación), somos capaces de interactuar con las administraciones públicas para realizar el proceso de compra, y los proveedores y los compradores necesitan capacitarse en los nuevos modos y formatos (formato electrónico) para manejar eficientemente el servicio de contratación pública. La mejor forma de aprender es la formación virtual.

Enlace a la noticia completa

Problemática de régimen jurídico de la contratación del sector público empresarial

En esta noticia accedemos dentro del número 5 de la revista dela Asociación de Interventores y Auditores del Estado el trabajo de Pedro Bernabé Portilla López Interventor y Auditor del Estado sobre el sometimiento de las entidades públicas empresariales para trasponer fielmente y en plazo las directiva comunitarias, así como la tendencia natural de los gestores públicos para huir de la aplicación del Derecho público, revelando que el respeto al régimen jurídico de la contratación pública se enfrenta en este sector  a importantes obstáculos.

Mi comentario

La transparencia es una de las características más reseñables (no me atrevería a decir deseables) de la trasformación al formato electrónico de la contratación publica. Pero entiendo que las dificultades para trasponer las directivas pueden venir de la falta de agilidad. Esta falta de agilidad puede ser superada con el formato electrónico. De esta forma se podría conseguir no sólo el control (aspectos garantistas objetivo de la función interventora y de auditoría) sino también la eficiencia (el objetivo primordial de los gestores).

Enlace a la noticia completa

La Contratación pública de obras y el Urbanismo español en el Tribunal de Justicia de la UE

En esta noticia se repasan por parte de la firma Mijares Abogados, la Contratación pública de obras y el Urbanismo español en relación con las últimas sentencias del Tribunal de Justicia de la Unión Europea

Mi comentario

Carezco de la formación jurídica pertinente para tener una opinión con  criterio suficiente.

Enlace a la noticia completa

Miscelanea

En general las noticias con más eco siguen siendo las que tienen una marcada tendencia jurídica  mucho más que aquellas otras noticias que tienen más relación con la necesaria, cada  más perentoria diría yo, transición al formato electrónico de la contratación pública, como único medio de alcanzar los objetivos de trasparencia, eficiencia, ahorro, igualdad de trato, mercado único europeo, conformidad con las leyes ….

Traducido al Román paladino, este blog no termina de rematar la faena de concienciación en la necesidad de preparar la transición al formato electrónico.

¿Vosotros creéis que la transición al formato electrónico de la contratación pública es  un tema que  requiere atención o no?

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Una analogía con el sector del automóvil para explicar la transición a la contratación pública electrónica.

 

Nos hemos acostumbrado a realizar viajes en automóvil de forma habitual. Ya no hay ningún misterio ni complejidad en hacer este tipo de viajes. Tenemos coches. Tenemos carreteras y códigos de circulación y sabemos conducir -aparentemente-. Hace tiempo las carreteras no eran tan buenas, el código de circulación tenía algunas lagunas (aún hoy hay algunas lagunas que se pueden mejorar), y los coches no eran tan buenos como ahora. También hace años cualquiera podía conducir, hasta que se hizo obligatorio sacarse el carnet de conducir.  Es verdad que tener el carnet de conducir no implica ser un conductor aceptable, pero es un paso necesario teniendo en cuenta lo que nos jugamos cuando subimos a un coche (nosotros y los de enfrente).

Ahora vamos a establecer la analogía de los viajes en automóvil con  la contratación pública y su transición al formato electrónico:

  • Los coches son los productos  de tecnologías de la información (bienes y servicios) que empleamos para obtener y manejar el formato electrónico en la contratación pública.
  • Las infraestructuras de comunicaciones y de software básico y las leyes son  las carreteras y el código de circulación.
  • Y los conductores somos los responsables políticos, jurídicos, de gestión y técnicos encargados de conducir el coche para hacer el viaje (la contratación pública en formato electrónico).

Tenemos que hacer la transición a la contratación pública electrónica (viajes en automóvil) porque los tiempos y el contexto así nos lo demandan (no podemos seguir haciendo viajes a pie).

Tenemos autopistas, y códigos de circulación, tenemos coches y hemos sacado el carnet de conducir. Lamentablemente cada cierto tiempo se producen accidentes, algunos de ellos con graves consecuencias. El coche se nos para y algunos mapas muestras erróneamente las carreteras y nos inducen a realizar viajes a ninguna parte. Esto va mejorando con el tiempo pero los conductores todavía no han entendido la responsabilidad y necesidad de conducir de forma óptima (adaptándose a las circunstancias). Por una razón u otra seguimos haciendo el 99 % de los viajes a pie. Y en los viajes que hacemos en automóvil  hay muchos accidentes. Pero no debemos echar la culpa de los accidentes al coche, a la carretera o al código de circulación. Son mejorables pero mejorarán si hacemos viajes en automóvil.

La gran mayoría de los accidentes obedece a una deficiente conducción de los responsables (políticos, jurídicos, técnicos o de gestión).  Hay que empezar a establecer unas reglas que nos permitan delimitar, participar y colaborar en estos viajes, porque cada vez van a ser más frecuentes y hay que reducir los accidentes, a la vez que aumentamos los viajes en automovil. Mejorando los coches, las autopistas y el código de circulación, pero sobre todo hay que mejorar a los conductores.

Y por cierto. van a abrir las fronteras para hacer viajes por toda Europa. Ya hay una estrategia en marcha para ello.  Los europeos ya tienen coches y hacen muchos viajes en automóvil incrementando así su productividad. Y  nosotros ¿sabemos conducir o vamos a seguir a pie mucho tiempo?

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Los factores críticos de éxito en la transición a la contratación pública electrónica.

En las experiencias de implantación de la transición a la contratación pública electrónica, podemos apreciar algunos patrones que se suelen repetir y que en mi opinión favorecen las estadísticas que nos dicen que el 68 % de los proyectos de Tecnologías de la información fallan: se retrasan, superan el presupuesto inicial, o no alcanzan el valor esperado.

Antes de empezar a definir los factores críticos de éxito, o mejor, el primero de ellos podría ser el que entresacamos de la siguiente frase John Maynard Keynes en su libro “Two memoirs-Dr. Melchior a Defeated Enemy and My Early Beliefs” , cuando dice: “No basta con que el estado de cosas que queremos promover (-la contratación pública electrónica-), sea mejor que el le precedió (-la contratación pública en papel-) ha de mejorar lo suficiente como para que compense los males de la transición”. Pues bien, en mi opinión,  los peligros de cualquier transición son una variable que puede tomar muchos valores y que en el caso de la transición a la contratación pública electrónica estos valores puede ser más o menos grandes  en función de que tengamos en cuenta los factores críticos de éxito, más importantes.

La Wikipedia en inglés nos cuenta que un factor crítico de éxito es :

(Critical success factor (CSF) is the term for an element that is necessary for an organization or project to achieve its mission.),

Traducción libre: Un factor crítico de éxito es el término que se da a un elemento que es necesario en una organización o proyecto para conseguir su misión (propósito).

Voy a considerar que los factores críticos de éxito no son absolutos (o todo o nada) sino que pueden alcanzar valores que favorecen o perjudican la consecución de la misión de un proyecto(propósito). En nuestro caso la transición a la contratación pública electrónica es el proyecto y los propósitos los beneficios  que queremos alcanzar con ella.

Vamos a relacionar algunos de estos factores críticos de éxito.

PROPÓSITO

Lo primero que para mi supone un factor crítico de éxito es justamente no definir el propósito claramente.

Los posibles propósitos más normales de la transición a la contratación pública electrónica son algunos de los siguientes:

–          Hacer algo nuevo (dentro de las opciones que marca la ley)

  • Catálogos electrónicos
  • Acuerdos Marco
  • Subasta electrónica
  • Sistemas Dinámicos de Adquisición
  • Gestión de proveedores

–          Hacer algo mejor:

  • La tramitación electrónica del expediente
  • La licitación  electrónica
  • Explotación de un volumen ingente de datos con herramientas estadísticas avanzadas.
  • Archivo electrónico

–          Ser conforme a las leyes

  • En caso de que finalmente sea obligatoria la relación electrónica con el mercado,
  • La factura electrónica

COMUNICACIÓN

Una vez identificado y definido claramente el propósito de la transición, es fundamental comunicarlo.  A todos los interesados.  Es obvio que no puedo hacer nada solo. En la sociedad moderna no es posible. Siempre tenemos que hacer las cosas con la colaboración de otros, pero para colaborara hay que ser capaces de comunicar. Y comunicar bien: Qué, Cómo, Cuándo, Cuánto, a quién…  La comunicación debe ser  no solo hacia la parte interna de la  organización, sino también hacia la parte externa de la contratación: los proveedores

La comunicación no sucede de forma espontánea. Hay que provocarla, Organizarla y demandarla en todos los niveles.  Y este es el factor crítico de éxito más olvidado.  Sin comunicación no hay actividad. Sin la comunicación adecuada, las actividades no son  las adecuadas y todo tiende al error. Se comunican ordenes, emociones, conocimiento, estados…. Hay que comunicarlo todo. Y bien.

COLABORACIÓN

Hemos comentado  a menudo en el blog que las organizaciones están compuestas de cuatro elementos fundamentales: personas, procesos, estructuras y tecnologías. Estos elementos precisan colaborar entre ellos de una forma concisa y con una adaptación continua al contexto, y adaptación entre ellos. No pueden actuar de forma independiente.

Además la transición a la contratación pública electrónica exige de una forma muy especial, la colaboración de las áreas de negocio y las tecnologías de la información. Esta colaboración no puede ser dejada al azar o esperar de las personas que integran el proyecto, la realicen de forma natural. O que se produzca sin colisiones. Los responsables tienen que exigir y fomentar esta colaboración, imponiendo en algunos casos criterios de actuación que pueden ser mal entendidos por algún departamento pero que van a favor del propósito principal de la transición.

ESTRATEGIAS

Este es un factor crítico de éxito que es bastante claro para todos, aunque no siempre está en la mente de todos los decisores  con la necesaria intensidad. La estrategia tiene una doble cara. La primera es la cara de la estrategia general de la organización para realizar la transición y la segunda, a mi modo de ver muy importante, es la estrategia de tecnologías de la información que vamos a aplicar para materializar la estrategia general, que veremos en el siguiente factor crítico de éxito.

El GOBIERNO DE LA TECNOLOGÍA.

La transición a la contratación pública electrónica requiere tecnologías de la información de forma intensiva y exhaustiva. Las tecnologías de la información son  el factor habilitante del resto de los factores: personas, procesos y estructuras. Sin este factor obtenido en tiempo y forma (gobernado), la transición se vuelve imposible, empezando por la pérdida de confianza en las propias capacidades de la organización como conjunto que actúa en un contexto dado.

El gobierno de la tecnologías tiene, como hemos comentado anteriormente en el blog, un modelo que consiste en:

  • dirigir,
  • evaluar y
  • supervisar

las actividades de las tecnologías en función de seis principios para el gobierno de las tecnologías de la información :

  • Responsabilidad, quién es el máximo responsable de alcanzar el propósito en el tiempo y con el presupuesto acordado. Que matriz de responsabilidades tienen las principales actividades que vamos a desarrollar, y como las puedo exigir y seguir.
  • Estrategias: que estrategias de tecnologías de la información vamos a utiliza para alcanzar este propósito.
  • Adquisición. Como vamos a escoger la compra o el desarrollo de qué tecnología y como vamos a comprobar que funciona. Básico.
  • Rendimiento, Que rendimiento vamos a exigir a estas tecnologías para que aporten la fuerza y capacitación  que precisan las personas para hacer su trabajo de contratación publica
  • Conformidad, que leyes y reglamentos hay que exigirles a las tecnologías para que las cumplan de forma adecuada al propósito de la organización
  • Factor Humano, como se manejan la trasformación necesaria en los intereses y capacidades de las personas que están involucradas en el uso de las tecnologías de la información en todos los niveles.

EL USO DE LA TECNOLOGÍA

Este también es un factor crítico de éxito que a menudo no se tiene en cuenta. Todos estamos pendientes de la entrega de los compromisos para cumplir el propósito. Pero la entrega de los compromisos en el caso de las tecnologías no es suficiente. La única forma en la que conseguimos el propósito en esta transición es mediante el uso de la tecnología. Este uso siempre requiere formación y capacitación de las personas, modificación de los procedimientos por las diferentes características del formato electrónico respecto del formato papel y adaptación de las estructuras, que no pueden seguir tratando de dirigir personas y procesos que manejan el formato electrónico de las misma forma en la que lo hacían con el formato en papel.

Seguir estos factores, de sentido común, pueden marcar la diferencia de una transición cuyos “males” (presupuesto, tiempo, mejoras) sean mucho más pequeños que los beneficios del propósito inicial que dio origen y sentido a la transición a la contratación pública electrónica

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La reinvención del sector público y la contratación pública electrónica

Hoy, leyendo la entrada de Xavier Marcet, en su blog sobre la reinvención del sector público, me ha vuelto a producir sentimientos encontrados (entusiasmo y cansancio) alrededor del tema de este blog: la trasformación de la contratación pública al formato electrónico.

Aunque coincido plenamente con todos los puntos que relaciona en su entrada, dividida en dos mapas: situación y propuestas, destaco y comento las siguientes.

Situación:

2. No tenemos unas administraciones malas, comparativamente, pero sí muy mejorables: desconectadas entre ellas, todavía poco orientadas a usuario y con pocas áreas muy eficientes (como hacienda). Incapaces de cumplir sus propias leyes (como la de acceso electrónico).

Creo que la ley de acceso electrónico es una vía clara de trasformación. Todos sabemos que no es fácil y probablemente también sabemos que no hay otra opción. La cuestión ya no radica en determinar el por qué ni el qué, solo se trata de ponernos a trabajar en el cómo. Con inteligencia y una estrategia que permita conseguir beneficios que afiancen la trasformación y la doten de sentido.

4. La innovación en serio es, hoy, inviable en la administración. No se admite el riesgo. Sin poder equivocarse no pasamos de mejoras esporádicas pero no tenemos a la innovación como palanca de productividad, como base para generar mucho más valor al ciudadano y las empresas, como base de una nueva etapa de externalidades positivas, impresionables. La pinza partidistico – mediática impide aprender de los fracasos responsables, que es la base de la innovación.

Esta innovación en la contratación pública tiene resultados en la sociedad. Hay que conseguirla con perseverancia y sabiendo que todo lo que tiene valor conlleva esfuerzo.  Pero hay que conseguirlo.

Propuestas:

3. Sistematizar la innovación. Superar la epidemia de pruebas piloto descoordinadas para tomarse en serio ser una organización que innova sistemáticamente y estratégica.

La contratación pública electrónica necesita una coordinación o visión compartida que permita que cada administración pública con iniciativas, tenga asegurada su inversión en base a los estándares y la interoperabilidad,  y pueda fomentar en su área de influencia (el tejido productivo de sus proveedores)  la capacidad de abrir mercados en base a la licitación electrónica.

¿Qué puntos de la entrada de Xavier Marcet destacaríais como fundamentales para la implantación de la contratación pública electrónica de forma generalizada en España? ¿Qué creéis que estamos necesitando?

 

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El Plan de Acción en la implantación de la contratación pública electrónica en el sector público y el cloud compouting .

Cuando una administración o empresa pública decide implantar la contratación pública electrónica lo primero que suele pensar es en un proyecto de implantación.

Recoge información y experiencias similares de su entorno más cercano y similar, genera un pliego, pública el pliego y recibe las correspondientes ofertas que valora y finalmente adjudica e inicia el proyecto.

Desde mi punto de vista el plan de acción, que debería de contemplarse en un proyecto de implantación de la contratación pública electrónica, debería tener, al menos las siguientes grandes áreas de actuación:

–          Identificación Digital. El formato electrónico, igual que el formato papel requiere la identificación de las partes (administración y empresas).

–          Sistemas de Información. El formato electrónico tiene como característica fundamental que requiere para su “gestión y manejo” la intervención de aplicaciones informáticas, que hay que definir, desarrollar o adaptar, probar, instalar y mantener. Capítulo especial representan las integraciones de estas aplicaciones que van a permitir la contratación con los sistemas actuales de la administración que las implanta. O sistemas que son necesarios para permitir que la función de compras se complete en formato electrónico. Por ejemplo, registros de entrada telemáticos, notificaciones electrónicas, …..y otros sistemas de los que se pueden considerar horizontales. Este área es el que normalmente se identifica como única(o al menos más importante) área de actuación y no suele ser suficiente.

–          Formación y Capacitación de las personas que vienen realizando la contratación pública para saber utilizar estas aplicaciones.

–          Gestión del Cambio cultural. Ya hemos comentado que José Antonio Marina en su libro “Las culturas fracasadas” define la cultura como “un conjunto de soluciones que utilizamos habitualmente y de forma generalizada para enfrentarnos a los problemas cotidianos”. Cuando los problemas cotidianos cambian de formato, o el entorno cambia y presenta nuevos problemas, este conjunto de soluciones tiene que ser sustituido. Pero no es fácil sustituir esta “caja de herramientas” que denominamos cultura por otra caja que nos permite enfrentarnos a los nuevos problemas con sus nuevos formatos. Este cambio cultural es la parte más compleja de cualquier implantación de la contratación pública electrónica, porque en mi opinión, supone que todas las personas que intervienen, tienen que llegar a entender que el cambio les afecta de una forma directa. Ya no pueden sentir la seguridad de sus conocimientos y su “Caja de herramientas”. Tienen que volver a enfrentarse a la complejidad y a la incertidumbre, y cambiar de cultura. Y esto siempre es muy costoso.

–          Por último, hay que tener en cuenta, que aunque hemos considerado la implantación de la contratación pública electrónica como un proyecto, y en realidad, es un proceso. Quiero decir, que la contratación pública en formato electrónico será la única forma de contratar. Y antes o después será un proceso que requerirá gestión de los servicios de tecnologías de la información asociados que permiten su mantenimiento y evolución, tanto de los sistemas (productos tecnológicos) como de los servicios que son necesarios para que estos sistemas estén disponibles en el tiempo y forma en la que vayan a ser requeridos.

Estas cinco grandes áreas, deben considerarse en mayor o menor medida en todos los proyectos de implantación de la contratación pública electrónica.

La pregunta que surge casi automáticamente, es: ¿si todas las administraciones están preparadas (presupuesto y recursos técnicos) para acometer este tipo de proyectos (en alguna medida) o habría necesidad de plantear soluciones como las conocidas como cloud computing, que consisten en ofrecer los servicios de contratación en un formato que nos independice de la tecnología utilizada y la necesidad de “poseer” esos requerimientos tecnológicos.?

Vosotros ¿que opináis? Sería lógico proponer la contratación pública electrónica como servicio en cloud computing? ¿Quién debería proponerlo y cómo?

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