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¿Se puede cambiar la forma de gestionar la contratación pública en algunos casos?

 

Leyendo una entrada en el blog de “Commitment matters” (Asuntos de contratación)  que titula Una oportunidad para los gestores y los abogados para entender el impacto de los contratos y sus terminos , me ha hecho reflexionar sobre la forma de actuar en la contratación pública. En la entrada se pregunta cuales son las diferencias entre los proyectos contratados que funcionan  y los que tienen retrasos en los plazos de entrega y no cumplen con los presupuestos previstos.

Os dejo a continuación una traducción libre de la entrada y posteriormente y de forma breve mis reflexiones.

La entrada del blog

Una vez más, los contratos y el juicio comercial, han demostrado su valor e importancia, esta vez en la entrega exitosa del megaproyecto de las Olimpiadas de Londres.

 Andrew Davies ha realizado una  investigación sobre la innovación en proyectos de infraestructura y sistemas con el  “Imperial College Business School” en el Reino Unido. Ha investigado el desempeño de la Autoridad de Desarrollo Olímpico en la entrega en plazo y ajustada al presupuesto de la infraestructura necesaria de las Olimpiadas, y ha llevado a cabo una comparación con proyectos similares, como la remodelación del estadio de Wembley (cuatro años de retraso y sustancialmente por encima del presupuesto) y la Terminal 5 de Heathrow (mucho éxito de desarrollo, pero con una aplicación defectuosa). 

Sus conclusiones constituyen una información valiosa para cualquier persona involucrada en el diseño y ejecución de los contratos de proyectos complejos:

–       Evitar los tradicionales contratos de precio fijo a menos que exista un mecanismo claro de colaboración para resolver los problemas y los cambios.

–       Evitar la parcelación del riesgo en los contratistas. El riesgo debe ser compartido por el cliente y los contratistas, hay que guiar continuamente un enfoque de colaboración.

–       Evitar unir las pruebas inconexas con la aceptación. Hay que adoptar un enfoque coordinado que permita un momento adecuado para que las pruebas del sistema completo puedan ser incorporadas en el acuerdo.

–       Evitar presupuestos poco realistas. Un enfoque de cooperación con datos transparentes significa que las relaciones entre el cliente y los socios de entrega son positivos desde el principio.

Curiosamente, el Dr. Davies observa que «los pesos pesados en la gestión de proyectos» son las personas que aprenden de estas experiencias – sin duda, si es cierto, hay que mejorar  la gestión comercial y la supervisión jurídica que deberían, ante todo, tener en mente la forma en que los contratos funcionan con los mejores términos y condiciones  que sean necesarios para apoyar una ejecución de éxito. O por el contrario y como suele ser habitual, nos centramos sólo en identificar las situaciones que pueden ir  mal y sólo nos preocupamos por poner en marcha la garantía de que tendremos las sanciones adecuadas en su momento. 

Reflexiones: 

Los proyectos tienen siempre tres grandes dimensiones: alcance, plazo y presupuesto. Estas tres dimensiones forman el denominado triángulo de oro e identifican, como en el caso de los ángulos del triángulo que todos ellos suman 180º. Esto significa que si se altera cualquiera de las tres dimensiones identificadas se alteran las otras dos. La cuestión es como realizar proyectos, en los que debido a la complejidad, el alcance pueda estar en un cambio casi continuo. Hay que aprender de la experiencia y atender a las lecciones aprendidas del estudio que se referencia y ver si estas experiencias se pueden incorporar de algún modo a las clausulas de un contrato – pliego de condiciones.

En la parte de los proyectos de software (proyectos normalmente transformacionales)  este hecho se suele identificar con  la frase: “Caminar sobre las aguas es igual de fácil que desarrollar software según las especificaciones: siempre que se congelen ambas”.  Pero la “congelación de especificaciones ” en el desarrollo de software en proyectos transformacionales  no suele ser una condición útil ni beneficiosa para casi ningún proyecto, cliente o usuario.

Mi reflexión-pregunta es la siguiente: ¿Hay margen en el soporte jurídico y las relaciones comerciales en la contratación pública para conseguir que cambios continuos en el alcance y una negociación  de forma equilibrada del plazo y del presupuesto, puedan llevarse a cabo?. Siempre en favor de alcanzar el mayor valor posible para la administración-sociedad que es el espíritu de la ley de contratos del sector público

Si esto es posible, habría que aplicarlo a los proyectos de transición a la contratación pública electrónica. Son proyectos donde se persigue una trasformación de la organización con el uso intensivo de las tecnologías de la información y habría que tener en cuenta los puntos resumen del estudio que se  comentaba al principio de esta entrada.

 

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Los entornos complejos de la contratación pública electrónica.

 

Para realizar la transición a la contratación pública electrónica venimos incidiendo en que hay dos grandes áreas de actuación: el área organizativa y el área tecnológica. Ambas áreas tienen un entorno de una complejidad tal que provoca que las decisiones que se tomen, no tengan un efecto previsible con anterioridad y que los efectos sean siempre identificados una vez que se han realizado las acciones propuestas.

En el área organizativa, la resistencia al cambio nos obliga a tratar de identificar las fases de la resistencia e ir generando acciones que nos permitan identificar, siempre a posteriori los efectos de dichas acciones.

En el área tecnológica, pasa lo mismo. En un entorno complejo las decisiones que han tenido un éxito predecible en el pasado, ahora son decisiones que no funcionan o que no aportan los resultados previstos.  En el área tecnológica la complejidad inherente de todo el entorno no nos permite establecer claramente las relaciones causa efecto de forma anticipada y solo es posible entender los efectos de una decisión con retrospectiva.

Esto hace conveniente que los decisores tengan un panorama general de todo lo que tienen que conseguir y en qué plazo, junto con la mayor información de experiencias previas,  para luego ir avanzando en la medida que puedan o incluso que la propia organización y su trasformación les permita.

Lo que si es bastante razonable, es entender que no hay atajos. Los atajos no representan una alternativa válida en las tecnologías que se han de utilizar. Puede que sea posible que se utilicen determinados atajos como ventajas provisionales de corto recorrido, pero al final la contratación pública en formato electrónico, requerirá de todas las garantías que la tecnología pueda proporcionar en las cuatro grandes funciones que hemos definido como el A.R.T.E. en contratación: Archivo, Relación Tramitación y Explotación.

Es ahí donde la consultoría sobre experiencias previas de transición adquiere un valor muy alto para la toma de decisiones. No podemos obviar lo comentado al principio de esta entrada: en los entornos complejos no podemos predecir las relaciones causa efecto de forma previa solo  podemos apreciar las consecuencias con retrospectiva. Y esto puede provocar efectos no deseados.

La complejidad de los entornos organizativos y tecnológicos pueden por tanto implicar  que no tomar las decisiones tecnológicas adecuadas por falta de perspectiva, o por falta de conocimiento, o por creer que existen atajos, hagan incurrir a los decisores en sobre costes, sobre esfuerzos, plazos superdilatados, o falta de resultados, cuando no, en el peor de los casos en el abandono de la transición a la contratación pública electrónica.

La transición a la contratación pública electrónica conlleva muchas decisiones en un período de tiempo corto y en un entorno muy complejo. Cada administración realizará una única transición al formato electrónico de la contratación pública. La suya. Pero es muy conveniente contar con experiencias de otros para equivocarse lo menos posible.

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Los proveedores en la contratación pública electrónica

En este blog hablamos mucho de Europa, de transición a la contratación pública electrónica de las administraciones públicas, de las barreras de la transición, de los resultados… pero hablamos poco de los proveedores. Y son la otra mitad del cielo.

Los retos de la administración con sus proveedores.

La administración contrata bien y compra mal.  La buena compra no se hace por seguir un procedimiento (electrónico o no) de forma escrupulosa, sino por tener el mejor proveedor posible en cada momento y para cada compra.  Y además seguir el procedimiento de contratación.

Para contratar hay que hacer una serie de actividades reguladas por la ley y los reglamentos que se plasman en procedimientos más o menos rígidos. Pero el mercado al que se invoca finalmente para obtener el bien o servicio, que queremos comprar, puede o no acudir a nuestra llamada. Esto precisa una estrecha colaboración entre el promotor del contrato y el gestor del contrato.

La confianza en las compras públicas. No todo puede estar escrito en un contrato.  ¿o si?

En tiempos de crisis casi todos acuden a las ofertas de contratación(los que saben). En la transición al formato electrónico hay que formar y capacitar a los proveedores para que puedan acudir al llamamiento de las autoridades contratantes.

En cualquier caso la buena compra (distinta de la buena contratación) tiene tres componentes que son esenciales para el departamento que precisa de este bien o servicio: tienes que conocer al proveedor (criterios de selección), tienes que estar de acuerdo con sus condiciones (criterios de adjudicación), y tienes que fiarte de él (¿credibilidad? ¿reputación?). No hay procedimiento que te permita establecer qué grado de confianza hay con un proveedor. A no ser que hayas comprado antes o que utilices las redes sociales, o que te fíes de su marca, o que otra administración te haya hablado bien de él.

Las redes sociales deberían de proporcionar el incremento de confianza (reputación) que los compradores requieren de los vendedores. Pero ¿Cómo se puede articular esta reputación en un proceso de adjudicación?.  Recientemente el Reino Unido ha anunciado la generación de una lista negra de proveedores de contratación pública. Es un elemento a considerar porque el aumento del formato electrónico aumenta la concurrencia, y se precisa tener acceso a la reputación del proveedor.

La transición al formato electrónico en los proveedores de las administraciones públicas.

La contratación y las compras son el foco del comprador de las administraciones públicas. Y ya se están capacitando para ello.

La licitación es el foco del proveedor y para ello, en formato electrónico, debería de tener formación y capacitación al menos en los siguientes aspectos.

–          Acceso a la oferta pública de contratación. Con la posibilidad de tener información filtrada al menos por código de CPV (common procurement vocabulary). Y por importe de licitación. No tiene por qué coincidir con los umbrales. De hecho sería bueno publicar incluso los contratos menores, porque también podrían ser licitados. Este acceso debería de tener la opción de contrato y de lote. Recuerden que la “Small Business Act de la Comisión Europea, propone la fragmentación de los grandes contratos en lotes para que las PYMES puedan licitar a estos lotes.

–          Capacidad de buscar posibles socios para formar UTE’s y aumentar sus opciones de actividad.

–          Capacidad, que sea asequible, de tener una identificación digital (ROLECE) de la propia empresa (se ha hablado últimamente del pasaporte de contratación) y de una identidad de sus representantes que permita interoperabilidad paneuropea.

–          Capacidad de transaccionar (PEPPOL)  con cualquier administración europea (presentar ofertas, firmar contratos, recibir pedidos, enviar albaranes, enviar facturas,  realizar reclamaciones ….) en formatos estándares (CEN BII)

–          Tener servicios de traducción jurídica y técnica para los documentos que exija en su lengua nativa la administración contratante.

 

En resumen.

No hay que olvidarse de los proveedores. Son los que generan la actividad (combustible) que mueve el motor. Las administraciones diseñan un motor eficiente, pero necesitan combustible.

 

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Noticias sobre licitación y contratación pública aparecidas en @econtratacion SEMANA 25 del 2012

Relación de las noticias que van apareciendo  en Twitter alrededor de la licitación y contratación públicas con el usuario de  @econtratacion. Semana 25 del 15 al 22 de junio de 2012. 

  • ARAGON: El Tribunal de Contratos Públicos estima el 63 % de los recursos presentados – ABC.es – Noticias Agencias http://awe.sm/ixsy
  • Euroalert.net – Eslovenia no aplica de momento las normas europeas sobre contratación pública en defensa – http://awe.sm/kRPT 
  • Gobierno de Canarias modifica los pliegos de contratación pública para agilizar el pago a proveedores Diario de Avisoshttp://awe.sm/gsBo 
  • La Diputación de Castellón logra ahorrar 900.000 € a 38 municipios con la central de compras El Periódico Mediterraneohttp://awe.sm/bvzG 
  • ¿Como escribir las especificaciones técnicas para la contratación pública de obras? | The Public Procurement Portal http://awe.sm/bvxH 
  • Qué nos depara el futuro en la contratación pública electrónica | Contratación Pública Electrónica | http://awe.sm/ipR9 
  • Mas contratación pública electrónica podría cortar la corrupción en Europa | The Public Procurement Portal http://awe.sm/gogF 
  • Entrevista a Sven Bergland de CapGemini sobre el desarrollo de la contratación pública electrónica en Nouega http://awe.sm/kFq3
  • EU: Entrevista sobre PEPPOL y el trabajo de la comisión sobre contratación pública http://awe.sm/fmK5 
  • Importancia de la innovación en España en la contratación pública (Punto 4 del Eurobarómetro) http://awe.sm/kF3W 
  • Resultado de la encuesta TRANS-FORM-E en la comunidad de prácticas de la contratación pública. | http://awe.sm/cpHr 
  • UBL implementa la semántica de CII (cross industry invoice), facturae 4.0 también | UBL España | http://awe.sm/jl9Z 
  • La Comisión Europea, Open e-Prior y el «Golden Book» de la contratación pública electrónica http://awe.sm/hiEM 
  • G20: Buscan aplicar leyes internacionales contra la corrupción: mejorar los procedimientos de contratación pública http://awe.sm/lAgW 
  • El IVEX ofrece un servicio de avisos sobre oportunidades de negocio. Contratación Pública Internacional | http://awe.sm/fheq 
  • Política digital en Andalucía – «El mundo sólo tiene interés hacia adelante…«, José Antonio Cobeña Fernández http://awe.sm/elBl
  •  
  • Las estrategias sobre administración electrónica deben centranres en qué hacer más que en cómo hacerlo| Andrea DiMaio |http://awe.sm/hhme 
  • JORNADA DE CONTRATACIÓN PÚBLICA RESPONSABLE. 28 de junio en la Casa Asia. Generalitat de Catalunya http://awe.sm/hhlX 
  • CONTRATACIÓN PÚBLICA: MARCO INTERNACIONAL DE OPORTUNIDADES EMPRESARIALES Cámara de Madrid http://awe.sm/ghhg 
  • Publicación del libro «Mecanismos de impugnación y solución de controversias con énfasis en la Contratación Pública» http://awe.sm/mAev 
  • Publicado el borrador de reglamento comunitario para hacer posible la firma electrónica transfronteriza http://awe.sm/ffcg 
  • La nueva Central de Compras de la Diputación presta servicio al 98% de los municipios. Las Provincias http://awe.sm/jfZ2 
  • Sourcing Innovation: El perspicaz e-book Visibilidad del gasto: Una guía de implementación es aún GRATIShttp://awe.sm/egaY 
  • Informe de Transparencia Internacional 2012: buena radiografía y buenas recomendaciones | http://awe.sm/cceh
  • La innovación exige el asalto al poder: ¿Héroes o suicidas? | Con Tu Negocio http://awe.sm/n1uR 
  • El Ayuntamiento de Reus regula las notificaciones electrónicas obligatorias. – Portal de Administración electrónica  http://awe.sm/m1qx
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Qué nos depara el futuro en la contratación pública electrónica

En esta entrada del blog Procurement Intelligence Unit (Unidad de Inteligencia de Compras) nos comentan sobre un estudio que están preparando para entender  qué puede depararnos el futuro en la contratación pública.

Esta claro que en épocas de crisis, el gasto se reduce, pero no solo se reduce también se cuida mucho más. Para cuidar el gasto hay que conocer en qué gasto, quién gasta y por qué, cuándo y a quién compro. Estas preguntas siempre importan, pero cuando hay poco presupuesto para gastar importan mucho más. Los departamentos de compras en las organizaciones públicas tendrán que tratar de generar valor con menos presupuesto.  Y las herramientas para conseguir esto son el formato electrónico y la profesionalización de la función de compras. Pueden ser actividades en paralelo pero no se pueden profesionalizar las compras en la sociedad en la actuamos sin utilizar el formato electrónico. No es posible.  Ya se ha demostrado.

El contexto de crisis favorece la transición al formato electrónico

Este contexto de crisis puede radicalizar la fase de la transición a la contratación pública electrónica, porque este formato favorece el ahorro, la trasparencia, la eficacia, la concurrencia y la profesionalización de la función de compras.

Pero también puede ser un momento de dudas porque la gran mayoría de los proyectos de transición a la contratación pública electrónica no alcanzan los resultados (a veces ni siquiera están definidos) que se esperan en cuanto a plazos, alcance de la transición y sobre todo en cuanto a los beneficios que se esperaban.

Los retos de la contratación pública son asequibles. Podemos.

Este es una de los grandes retos de la transición: conseguir el formato electrónico con una participación de todos los implicados, de forma asequible (presupuesto ajustado) y ofrecer valor desde el primer momento de la transición (ágil).   No es fácil pero sí es posible.

El otro gran reto es hacer que los proveedores de las administraciones públicas “aprendan” a relacionarse en el formato electrónico, a través de estándares interoperables (estándares CEN BII , con la infraestructura de PEPPOL y el registro  VCD -Virtual Company Dossier-) para acceder al mercado de oferta pública de Europa y de todos los países que firmen acuerdos bilaterales con la Unión Europea.

No es una utopía. Solo es trabajo, conocimiento, dedicación y objetivos claros y definidos. Cuanto antes empecemos antes habremos llegado.

En la contratación pública electrónica todo son ventajas, si se sabe hacer bien la transición. 

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La 7ª Conferencia de PEPPOL y la transición a la contratación pública electrónica.

 

Ya se pueden descargar las presentaciones de la 7ª Conferencia de PEPPOL desde su página principal. El programa y las presentaciones las podéis ver aquí.

En esta entrada vamos a hacer un resumen de lo que se ha comentado en esta conferencia examinando las principales presentaciones del evento.  Un resumen de lo sucedido allí por alguien que lo ha vivido,  lo podéis ver en la entrada de Oriol Bausa en el blog de su empresa Invinet.

 La presentación de la conferencia

  • Cuatro años desde el inicio del proyecto PEPPOL, se ha hecho un importante recorrido, aunque aún queda mucho.
  • El lema de la conferencia: HACIENDO MEJOR NUESTRA CONTRATACIÓN

Nuevas perspectivas en la contratación pública electrónica europea

  • Simplificación, mejores resultados y eficiencia
  • La contratación pública electrónica no es hacer en electrónico lo que se hace en papel.
  • No es un proyecto de tecnología. (¿Es de trasformación profunda?)
  • Aproximación integrada
  • Medidas legislativas:
    • propuesta de modernización de las directivas,
    • procedimientos y herramientas para el tratamiento electrónico,
    • medios de comunicación electrónicos
  • Medidas de acompañamiento:
    • Difusión de mejores prácticas
    • Soporte de Peppol  para hacerlo sostenible
    • Indicadores de avance e impacto
    • La comisión europea en contratación electrónica
  • Conferencia para la Contratación Pública electrónica en Bruselas 26 de Junio

Experiencias en la adopción de PEPPOL

  • Italia:
    • Los números son pequeños aún pero hay  un enorme potencial
    • Se ha registrado progresos en todos los aspectos de PEPPOL
    • Hay una tendencia clara que se verá aumentada con el tiempo.
    • Se necesitan más esfuerzos pero se han dado los pasos en la buena dirección.
  • Francia:
    • Hay un traspaso desde las plataformas a los servicios
    • Un cambio sustancial de documentos no estructurados a información estructurada
    • Hay una tendencia a generar ciclos completos: desde el envió de ofertas a los pedidos.
  • Escocia:
    • Se muestra lo que es posible con la reforma de la contratación pública
    • El comercio electrónico es una palanca estratégica
    • Pero no es un reto tecnológico.

Construyendo los cimientos para la contratación pública electrónica paneuropea

  • Algunos datos de la contratación pública europea
    • Representa el 19 % del PIB 2.200 mil millones de Euros.
    • Se podría ahorra 50 mil millones al año en formato electrónico
    • Se realiza menos del 5% en formato electrónico
    • Solo el 1,6 % de los contratos son transfronterizos
  • Retos de la contratación pública electrónica
    • Falta de procedimientos estándares que además son  muy complejos y costosos
    • Diferencias legales entre estados miembros.
    • Segmentación tecnológica de soluciones que impiden la interoperabilidad
  • Como ayuda PEPPOL ha superar estos retos.
    • Definiendo estándares  basados en los estándares CEN BII
    • Encauzando los problemas legales: firmas, catálogos, certificaciones
    • Desarrollando tecnologías para la interoperabilidad
  • El contexto de las soluciones (en amarillo), (¿por ahora?).

 

El número de organizaciones que actualmente han mostrado interés en PEPPOL  son 280 con diferente foco de actuación que se puede ver en la  siguiente imagen.

VCD: La función de identificación digital de las empresas y los criterios de selección: el sobre administrativo

En esta presentación sobre el VCD (Virtual Company  Dossier) se  muestra la solución del VCD entre distintos estados miembros.

Para finalizar dos mensajes claros:

  • Los proveedores deben alinearse con Open PEPPOL
  • El futuro es brillante.

 Mis reflexiones

En España estamos ausentes de este movimiento, nuestras administraciones, nuestras empresas y los proveedores de servicios. No sé la razón pero intuyo las consecuencias. No tenemos presencia institucional en PEPPOL y tenemos los mismos retos que se mencionan en la presentación inicial. No entiendo porque no estamos participando en este proyecto europeo, y sí lo hacemos en el resto de proyectos. Hubo, es mi opinión,  un impulso inicial en los años 2004-2005 pero se paralizó y, hasta donde sabemos no hay actividad institucional planificada alrededor de este proyecto PEPPOL. Solo conocemos  actividad institucional en los estándares CEN BII y su predecesor CODICE.

PEPPOL se instituye como la necesaria red y las especificaciones que van a permitir aplicar políticas (las que se diseñen) al volumen de recursos de la contratación pública europea.  Es la infraestructura y herramientas que van a hacer que sea posible. No hay atajos para alcanzar los beneficios. Deberíamos de aprender esta lección. Lo que tiene valor requiere esfuerzo. No sirven la autocomplacencia ni la queja. Solo sirven los resultados y estos siempre vienen de mano de los esfuerzos de todos, pero  bien dirigidos.

Los organismos públicos europeos que han iniciado hace años las actividades están empezando a realizar las primeras transacciones superando los retos. No olvidemos cuales son los retos.  Son retos que no son entre estados miembros son entre propuestas tecnológicas. Es decir los mismos retos o muy parecidos hay o puede haber entre Suecia y Francia que entre el Ayuntamiento de Zamora y la Junta de Andalucía, cuando un proveedor decide presentarse en formato electrónico a las propuestas de contratación pública.

No va a ser fácil ni inmediato, pero el ámbito europeo nos puede ayudar a solucionar de una manera racional y lógica el ámbito nacional. Dado que no tenemos grandes discrepancias idiomáticas, ni legales, el problema de islas tecnológicas en el ámbito nacional puede ser superado con la arquitectura de componentes PEPPOL.

Pero todos estos esfuerzos y opciones pasan por una fase previa (o en paralelo)  sin la que no es posible alcanzar ningún resultado: LA TRANSICIÓN AL FORMATO ELECTRÓNICO DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA. Sin esta transición bien dimensionada y bien ejecutada por las personas responsables del servicio y los gestores que intervienen en la contratación, todo es en vano. No hay información asequible y útil para diseñar y ejecutar políticas. No es fácil la transparencia. Las personas persiguen papeles en lugar de alcanzar resultados…..

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La profesionalización o externalización de la función de compras en la contratación pública electrónica.

 

El valor de la tecnología

El valor de la tecnología consiste en poder hacer cada vez más cosas de forma rutinaria sin tener que volver a pensar en cómo se hacen, para poder así  dedicar más tiempo y esfuerzo a actividades donde la tecnología no alcanza y si lo hacen las personas. Pero si no gobernamos la tecnología o no sabemos aplicarla de forma adecuada no obtenemos el resultado positivo esperado sino más bien todo lo contrario: pérdidas de presupuesto. tiempo, motivación, …

Un ejemplo: un coche me permite viajar sin tener que concentrarme en el esfuerzo físico de trasladarme (si estoy cansado, si tengo fuerzas, …) solo necesito concentrarme en la ruta (si no la conozco) y en el aprovisionamiento del combustible. El resto de las preocupaciones inherentes al coche (mecánica, frenos, habitáculo…) están cubiertos por la tecnología y garantizados por ella a través del mantenimiento(con una probabilidad razonable). Pero si no utilizo el coche adecuadamente y provoco o tengo  un accidente, esto puede acabar con mi vida y la de los míos (o con la de otros).

La contratación pública electrónica (cuando alcanzamos este estado a través de la transición al formato electrónico) nos va a permitir que las actividades rutinarias, que proporcionan un valor escaso: búsqueda de documentos, trámites rutinarios, publicación de concursos, adjudicación automática….sean desempeñados por la tecnología y se libere tiempo y esfuerzo que pueda dedicarse a otras actividades que dan mucho mayor valor en relación a los recursos que se utilizan en el servicio de contratación. Insisto si hacemos bien la transición. Que no es fácil, ni inmediato.

La contratación pública es compleja.

Tiene:

  • Complejidad por volumen (el 20 % del presupuesto anual de un estado moderno).
  • Complejidad por procedimiento: jurídicamente es un procedimiento complejo.
  • Complejidad de actores: intervienen muchas personas y departamentos jerárquicamente independientes y no hay un responsable claro del resultado de la contratación.
  • Complejidad para el mercado. Licitar en un concurso público no está al alcance de cualquier empresa. Sobre todo de las más pequeñas.
  • Complejidad en los tipos de procedimiento y los tipos de compra. Se compra todo de todas las formas posible.
  • Complejidad para gestionar, filtrar y ordenar la propia información del proceso y el resultado de las compras.
  • Complejidad para ofrecer y medir los resultados que la sociedad demanda: trasparencia, eficiencia, igualdad de trato, concurrencia, inclusión social, medioambiente, invocación, ahorro, ….
  • Complejidad para formar y capacitar a las personas que dirigen y controlan el proceso de forma distribuida: en todos los órganos de contratación de todas las administraciones y con alcance a un universo de proveedores muy grande.

La profesionalización de la función de compras tiene ventajas.

Es en el momento en el que ya tenemos el formato electrónico, donde podemos disponer de más opciones para afrontar esta complejidad. Y es en este momento donde probablemente se produzca una profesionalización del servicio de contratación, con especialistas en contratación que se encarguen de:

  • Un proceso administrativo impecable, trasparente y con una continua mejora.
  • Una buena gestión de proveedores,
  • Una gestión de la demanda
  • Una posible agregación de la demanda,
  • Un excelente análisis del gasto basado en datos, información, series temporales…
  • Diseño y ejecución de políticas asociadas a la contratación pública
  • Cuadros de mando que comuniquen y monitoricen la estrategia del servicio de compras.

Estas tareas   permiten conseguir mejores precios, aumentar la capacitación del tejido productivo para que sea más competitivo, y muchos más resultados, porque tendremos información útil y asequible para diseñar las políticas asociadas al servicio de contratación. En resumen devolver un valor a la sociedad superior al presupuesto que mueve la contratación. Un estado que podríamos describir como “los encuentros en la tercera fase” de la contratación pública.  Y esto solo será posible si se ha realizado con éxito la transición al formato electrónico.

Hay una hoja de ruta posible en la contratación pública

En mi opinión, esta podría ser una hoja de ruta posible en el ámbito de la contratación pública:

  1. Transición al formato electrónico (el momento actual y el futuro cercano)
  2. Profesionalización de la función de compras en el sector público (tendencia)
  3. Diseño y ejecución precisa de políticas relacionadas con la contratación: inclusión social, medioambiente, innovación,  sostenibilidad …(¿necesidad?)
  4. Mejora continua del proceso de contratación involucrando a los proveedores (¿mejora o utopía?)
  5. Datos públicos con la utilización por parte de las empresas de todos los datos de contratación para una provisión de bienes y servicios más eficiente al sector público en un régimen de competencia casi perfecta. (sociedad de la información y el conocimiento)

La externalización de la función de compas ¿es una opción? ¿es una tendencia?

Pero también, tal y como apunta la serie de entradas del blog “Spend Matters”  en la noticia que hemos publicado como destacada en esta entrada, podría pasar que se produzca una externalización del servicio de compras. Esta es la tendencia que se viene observando en el Reino Unido, desde hace dos años.

En este caso el punto 2 de la lista anterior: Profesionalización de la función de compras, se sustituiría por la externalización del servicio de contratación. En este punto nos adentramos a ámbitos ajenos a la misión y objetivo de este blog. El conocimiento puede servir para muchas cosas, el propósito lo debe marcar la sociedad y los interesados.

Lo que si creo es que la sociedad, en mi opinión, no va a querer renunciar a los puntos siguientes de la lista (los resultados) para sacar partido del volumen de recursos empleados en la contratación pública.

Bueno no es más que una hoja de ruta posible para la contratación pública, y aunque solo estoy seguro del primer punto, sobre el segundo tengo algunas dudas. Del resto, mejor ni hablamos. En cualquier caso, de lo que no me siento capaz es de poner estos puntos en un horizonte temporal. Imposible si tengo en cuenta la “triste” experiencia de los últimos quince años.

 

 

 

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El futuro de la contratación pública será … ¿electrónico?.

 

En el documento de iniciación a PEPPOL, del que en su día hicimos una traducción libre en este blog,  aparece la frase de Michel Barnier, Comisario Europeo de la Dirección General de Mercado Interior y Servicios :

«La contratación pública electrónica es el futuro de la contratación pública. Ofrece una mejora de los resultados de la contratación, reduce las pérdidas y los errores, y ayuda a los compradores públicos a gestionar transacciones complejas con mayor eficiencia. En 5 o 10 años, la mayoría de los procesos de contratación pública se llevarán a cabo electrónicamente. Tenemos que empezar a prepararnos para este cambio desde ahora mismo.»

Aunque, como decía Michael Hammer, profesor del MIT, hoy en día el secreto del éxito no es prever el futuro, sino construir una organización capaz de prosperar en cualquiera de los futuros que no podemos prever”.

Cada vez tengo una sensación más fuerte de que el futuro es mucho más incierto, y que hemos entrado en una dinámica de “predicción meteorológica”: solo podemos predecir con seguridad lo que va a pasar en los próximos dos días, y según vamos avanzando en el futuro, tendencias y predicciones se cubren  de incertidumbre y solo podemos hablar de probabilidades, nunca de certezas.

Sin embargo, el pasado nos reafirma, con machacona insistencia, que la forma de mejorar, de adaptarnos, es siempre a través del conocimiento, que es resultado de la introspección que cada uno de nosotros hace de la información útil entendible y disponible,  para ser capaces de entender esta información, utilizarla y adaptarla en las acciones que llevamos a cabo, lo que decidimos hacer y hacemos,  a la vez  que  producimos nueva información.

No sé si el futuro de la contratación será electrónico, pero sí sé que deberíamos prepararnos para ser capaces de manejar de forma óptima cualquier opción que el futuro nos depare. Y hay una probabilidad muy grande de que el futuro de la contratación pública sea electrónico.

Pues eso. A prepararse.

 

 

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Noticias destacadas en la semana del 27 de abril al 4 de mayo en twitter @econtratacion

Comentamos a continuación (en cursiva) las noticias publicadas en el usuario de twitter @econtratacion que más eco han tenido entre los seguidores de dicho usuario.

Ayuntamiento de Madrid – 882,2012-04-26 Medidas Contratación Plan de Ajuste

En esta noticia el ayuntamiento de Madrid pone claro que la contratación pública tiene un papel relevante en alcanzar el objetivo de ahorro, dado el elevado volumen de gasto que representa respecto del total del gasto público. Centra las acciones a seguir para conseguir este ahorro en una utilización eficiente de los fondos destinados a obras y adquisición de bienes y contratación de servicios  con la exigencia de una definición previa de las necesidades a satisfacer y la salvaguarda de la libre competencia y la selección de la oferta económicamente más ventajosa.

Mi comentario

La información es la principal aliada de estas acciones. La información útil y puesta a disposición del responsable político que diseña y ejecuta estas acciones es la vía lógica para tener alcanzar los objetivos propuestos. Esta información necesaria y dado el volumen que como el propio comunicado comenta representa la contratación pública precisa de que los datos y los trámites de la contratación pública se desarrollen en formato electrónico. Es así como se puede obtener la información necesaria para diseñar y ejecutar las políticas relacionadas con la contratación pública. Esta información se recoge fundamentalmente de un equilibrio entre las cuatro grandes áreas que describimos como el ARTE de la contratación (Archivo, Relación, Tramitación y Explotación) en formato electrónico.

Enlace a la noticia completa

UK-CIPS: La fecha límite de la Comisión europea para la contratación pública electrónica es de risa

En esta noticia el autor critica la fecha puesta como plazo para la obligatoriedad del formato electrónico en la Contratación Pública Europea por la Comisión europea como algo risible. Recuerda el autor que ya en 2005 la Comisión Europea estableció el mismo plazo para 2010 y solo se ha alcanzado el 5 % de los resultados esperados. A continuación habla de las medidas de acompañamiento como el apoyo financiero, el intercambio de mejores prácticas y una estrategia de difusión. Comenta así mismo el hecho de que el 53 % de los encuestados abogaba por la obligatoriedad frente al 42 % que se oponía, y reseña también que le gustaría saber como se ha obtenido el volumen de 100.000 millones de euros como posible ahorro a través del formato electrónico. Llevamos muchos años viendo como los proyectos de trasformación al formato electrónico son proyectos difíciles en cuanto a la resistencia al cambio y que no alcanzan las expectativas que se ponen en ellos, si se pone alguna.

Mi comentario

El futuro de la contratación (pública o privada) marca una tendencia clara a comprar basándonos en información útil, veraz, asequible y disponible en el momento en que se necesita. Tener acceso a esta información (tanto para el comprador como pare el vendedor) sólo es posible con medios electrónicos. En mi opinión no se trata de alcanzar una eficiencia absoluta, sino de mejorar constantemente la toma de decisiones sobre un volumen de recursos que representa el 20 % del PIB. Y el formato electrónico me permite como comprador o como vendedor tomar las mejores decisiones. Poner un plazo(el 2016), es determinar el sentido de la urgencia que requiere el cambio. Conseguirlo o no, solo depende de los planes y herramientas que los responsables y la participación de los intervinientes en el proceso quiera. Pero hay que recordar que el objetivo es ser socialmente más productivos,  y por tanto competitivos, en una economía globalizada.

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Un modelo de formación virtual en contratación pública Parte 1

En esta noticia se comenta la posibilidad de utilizar la formación virtual como medio para capacitra a los responsables y participantes en la contratación.

Mi comentario

Internet lo cambia todo, los modos de producir, lo modos de comprar, y los modos de aprender. En la contratación pública confluyen los tres cambios: producimos lo que nos piden pero tenemos que conocer que piden las administraciones públicas (portales de contratación), somos capaces de interactuar con las administraciones públicas para realizar el proceso de compra, y los proveedores y los compradores necesitan capacitarse en los nuevos modos y formatos (formato electrónico) para manejar eficientemente el servicio de contratación pública. La mejor forma de aprender es la formación virtual.

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Problemática de régimen jurídico de la contratación del sector público empresarial

En esta noticia accedemos dentro del número 5 de la revista dela Asociación de Interventores y Auditores del Estado el trabajo de Pedro Bernabé Portilla López Interventor y Auditor del Estado sobre el sometimiento de las entidades públicas empresariales para trasponer fielmente y en plazo las directiva comunitarias, así como la tendencia natural de los gestores públicos para huir de la aplicación del Derecho público, revelando que el respeto al régimen jurídico de la contratación pública se enfrenta en este sector  a importantes obstáculos.

Mi comentario

La transparencia es una de las características más reseñables (no me atrevería a decir deseables) de la trasformación al formato electrónico de la contratación publica. Pero entiendo que las dificultades para trasponer las directivas pueden venir de la falta de agilidad. Esta falta de agilidad puede ser superada con el formato electrónico. De esta forma se podría conseguir no sólo el control (aspectos garantistas objetivo de la función interventora y de auditoría) sino también la eficiencia (el objetivo primordial de los gestores).

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La Contratación pública de obras y el Urbanismo español en el Tribunal de Justicia de la UE

En esta noticia se repasan por parte de la firma Mijares Abogados, la Contratación pública de obras y el Urbanismo español en relación con las últimas sentencias del Tribunal de Justicia de la Unión Europea

Mi comentario

Carezco de la formación jurídica pertinente para tener una opinión con  criterio suficiente.

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Miscelanea

En general las noticias con más eco siguen siendo las que tienen una marcada tendencia jurídica  mucho más que aquellas otras noticias que tienen más relación con la necesaria, cada  más perentoria diría yo, transición al formato electrónico de la contratación pública, como único medio de alcanzar los objetivos de trasparencia, eficiencia, ahorro, igualdad de trato, mercado único europeo, conformidad con las leyes ….

Traducido al Román paladino, este blog no termina de rematar la faena de concienciación en la necesidad de preparar la transición al formato electrónico.

¿Vosotros creéis que la transición al formato electrónico de la contratación pública es  un tema que  requiere atención o no?

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Una analogía con el sector del automóvil para explicar la transición a la contratación pública electrónica.

 

Nos hemos acostumbrado a realizar viajes en automóvil de forma habitual. Ya no hay ningún misterio ni complejidad en hacer este tipo de viajes. Tenemos coches. Tenemos carreteras y códigos de circulación y sabemos conducir -aparentemente-. Hace tiempo las carreteras no eran tan buenas, el código de circulación tenía algunas lagunas (aún hoy hay algunas lagunas que se pueden mejorar), y los coches no eran tan buenos como ahora. También hace años cualquiera podía conducir, hasta que se hizo obligatorio sacarse el carnet de conducir.  Es verdad que tener el carnet de conducir no implica ser un conductor aceptable, pero es un paso necesario teniendo en cuenta lo que nos jugamos cuando subimos a un coche (nosotros y los de enfrente).

Ahora vamos a establecer la analogía de los viajes en automóvil con  la contratación pública y su transición al formato electrónico:

  • Los coches son los productos  de tecnologías de la información (bienes y servicios) que empleamos para obtener y manejar el formato electrónico en la contratación pública.
  • Las infraestructuras de comunicaciones y de software básico y las leyes son  las carreteras y el código de circulación.
  • Y los conductores somos los responsables políticos, jurídicos, de gestión y técnicos encargados de conducir el coche para hacer el viaje (la contratación pública en formato electrónico).

Tenemos que hacer la transición a la contratación pública electrónica (viajes en automóvil) porque los tiempos y el contexto así nos lo demandan (no podemos seguir haciendo viajes a pie).

Tenemos autopistas, y códigos de circulación, tenemos coches y hemos sacado el carnet de conducir. Lamentablemente cada cierto tiempo se producen accidentes, algunos de ellos con graves consecuencias. El coche se nos para y algunos mapas muestras erróneamente las carreteras y nos inducen a realizar viajes a ninguna parte. Esto va mejorando con el tiempo pero los conductores todavía no han entendido la responsabilidad y necesidad de conducir de forma óptima (adaptándose a las circunstancias). Por una razón u otra seguimos haciendo el 99 % de los viajes a pie. Y en los viajes que hacemos en automóvil  hay muchos accidentes. Pero no debemos echar la culpa de los accidentes al coche, a la carretera o al código de circulación. Son mejorables pero mejorarán si hacemos viajes en automóvil.

La gran mayoría de los accidentes obedece a una deficiente conducción de los responsables (políticos, jurídicos, técnicos o de gestión).  Hay que empezar a establecer unas reglas que nos permitan delimitar, participar y colaborar en estos viajes, porque cada vez van a ser más frecuentes y hay que reducir los accidentes, a la vez que aumentamos los viajes en automovil. Mejorando los coches, las autopistas y el código de circulación, pero sobre todo hay que mejorar a los conductores.

Y por cierto. van a abrir las fronteras para hacer viajes por toda Europa. Ya hay una estrategia en marcha para ello.  Los europeos ya tienen coches y hacen muchos viajes en automóvil incrementando así su productividad. Y  nosotros ¿sabemos conducir o vamos a seguir a pie mucho tiempo?

Si te interesan estos temas únete a  la red formal de contratación pública electrónica

Te esperamos (necesitamos)

 

 

 

 

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