El cambio cultural en la contratación pública electrónica

Hablamos en múltiples ocasiones del cambio cultural que representa la implantación de la contratación pública electrónica y la resistencia al cambio consiguiente, pero no terminamos de concretar que significa esto del cambio cultural exactamente.

Tal y como define José Antonio Marina en su libro “Las culturas fracasadas” : «La cultura es el conjunto de soluciones que un grupo social da a los problemas humanos”. El autor matiza además que para “adquirir el marchamo de cultura tiene que cumplir al menos dos requisitos:  ser colectiva y tener una cierta duración.”

En todos los proyectos de implantación de la contratación pública electrónica nos enfrentamos a un cambio cultural (del formato papel al formato electrónico) de dimensiones considerables, y que normalmente no realiza de una forma sistemática ninguna acción que permita afrontar este cambio cultural, que me atrevería a decir, es el mayor y más complicado de todos los cambios.

Efectivamente, si la cultura representa una forma casi automática, o inconsciente,  de aplicar soluciones establecidas a los problemas cotidianos a los que nos enfrentamos(un considerable número de personas desde hace tiempo), las personas que desarrollan la contratación pública están acostumbrados a ofrecer soluciones a los problemas cotidianos que se les plantean en este servicio de retorno. “Saben” como hay que aplicar las soluciones para resolver los problemas.  Y tratan, por motivos e intereses diversos, de seguir aplicando las mismas soluciones (cultura) a problemas distintos (algunos iguales), con medios distintos, en un entorno distinto,  y que requieren, por tanto,  soluciones distintas.

Cuando nos proponemos utilizar el formato electrónico en la contratación pública, además de la convivencia entre el formato en papel y el formato electrónico (tal y como establece la ley 11/2007 de Administración electrónica), tenemos que dejar claro que las soluciones a aplicar no serán las mismas y hay que  plantear y resolver el cambio cultural.

En la mayoría de las ocasiones tratamos de resolver este cambio cultural  como un reto técnico y no lo es. Tiene que ver con tecnología pero no se resuelve sólo con la tecnología.  Es un reto adaptativo, necesitamos adaptarnos a una situación nueva (la sociedad del conocimiento) que tiene unos problemas nuevos y algunos de antes y que debe utilizar medios y soluciones distintos. Este es el cambio cultural. Y la tecnología puede ayudar pero si no hay voluntad de cambio no hay cambio, por mucha tecnología que pongamos.

En otras ocasiones  para resolver el cambio cultural, proponemos estrategias (caminos o vías) que nos permiten alcanzar un objetivo y  resolver los cambios culturales y esa no es la vía. La cultura es capaz de “desayunarse”  varias estrategias cada mañana.

En mi opinión,  una buena forma de resolver el cambio cultural es la comunicación y el convencimiento, mediante la observación, formación y capacitación, de que los problemas han cambiado, el entorno es radicalmente distinto y los medios también, y que las soluciones han de cambiar necesariamente.  Y ahí es importante ser capaces de explicar con los por qués, para entender el nuevo contexto (una sociedad del conocimiento globalizada), ser capaces de movernos en los nuevos medios (la red), y adoptar las nuevas soluciones , en nuestro caso: La contratación pública electrónica.

Es de esta forma en la que las personas pueden asumir su propio cambio (porque lo necesitan) como algo que no les ofrece ningún tipo de duda. Cuando no existen dudas de la necesidad del cambio y las personas están convencidas y tiene una visión de hacia qué deben cambiar, es cuando se puede producir -“sufrir” –  la metamorfosis  desde  la resistencia al cambio (tratar de utilizar las mismas soluciones a problemas iguales o diferentes en un contexto totalmente diferente) a ser agentes del cambio (ofrecer las soluciones óptimas con la tecnología adecuada).

Si no se consigue realizar este proceso de cambio cultural en la organización, las dificultades para implantar la contratación pública electrónica serán muy grandes.

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La participación en la contratación pública electrónica.

Empezamos un nuevo año con los mismos propósitos del anterior  conseguir la implantación en tiempo y forma de la contratación pública electrónica.

Han pasado muchas cosas interesantes durante el parón navideño. Volvemos a publicar y generar contenidos alrededor de la contratación pública electrónica. Pero antes de empezar con los contenidos “útiles”, repasamos las intenciones del blog como una forma tranquila de no perder del norte cuando la vorágine de las noticias y las tareas asociadas nos invadan la mente, nos nublen el horizonte y nos mantengan muy ocupados.

Un aspecto que considero fundamental, y al que me gustaría apoyar desde este blog, es el de la participación. Creo que la contratación pública electrónica necesita una comunidad (existe aunque no sea especialmente dinámica) que genere la confianza, el conocimiento, la experiencia, el empuje necesario para realizar la trasformación que se plantea (la tienen que hacer todos los participantes en la contratación pública).

Es verdad que hay tensión positiva (empuje) en el plano político pero, creo que siendo esta tensión necesaria no es suficiente para conseguir los objetivos. Sin embargo, si se consigue dinamizar la comunidad de interés, la red formal, que se compone de todas las personas que tienen un interés directo legítimo en la contratación pública si se puede conseguir este objetivo y por tanto alcanzar los beneficios sociales de competitividad y productividad que (según comenta todos los expertos) necesitamos.

Por estas razones  creo que es necesaria (imprescindible) la participación en la contratación pública electrónica

Tal y como comenta Dolors Reig la participación permite entrar en la dinámica del cambio necesario sin ser orillado, sin convertirnos a nosotros mismos en opcionales. El cambio es seguro que se va a producir, (antes o después, pero preferiblemente antes para no volver a ser el país de los frutos tardíos como decía Larra, ni tener que soportar el trasnochado “vuelva usted mañana”) y la participación en estos cambios nos puede ayudar a entender el nuevo orden y la nueva situación resultante.

Además, yo añadiría, que ese cambio necesario requiere de la participación para que pueda producirse en tiempo y forma, para sacar el  máximo partido a los siempre escasos recursos disponibles, y sobre todo conseguir que la motivación y el esfuerzo de muchas personas que inician los cambios necesarios sea recompensado (al menos) con el éxito.

Por tanto y para fomentar esta participación y su conocimiento asociado me gustaría para retomar las entradas del blog unas cuantas ideas.

Primero unas consideraciones en cuanto al entorno en el que nos movemos:

–         La complejidad  y la incertidumbre son dos constantes que se han instalado y seguirán entre nosotros. En contratación pública electrónica, la complejidad hay que disolverla con conocimiento y buenas prácticas y la incertidumbre con formación técnica y normas jurídicas (Ambas dos se están produciendo).

–         Las tecnologías y los negocios ya no son dos elementos separados, se unen de forma que no se pueden hacer una sin la otra. En contratación pública electrónica, los resultados que se persiguen (los famosos beneficios que todos invocamos) vienen de la mano de la tecnología, mejor dicho, del uso eficiente de la misma y de la incorporación de esta, al acervo cultural de las personas que gestionan la contratación pública (administración y empresas).  No es la adopción de la tecnología es la aceptación de que las cosas se pueden hacer mejor utilizando nuevas tecnologías.

–         Las redes sociales y las herramientas de la web 2.0 van a seguir incidiendo en el comercio y posiblemente lo harán en la contratación pública. En cualquier caso lo harán en la forma en que la contratación pública electrónica se va a implantar.

–         Siguen existiendo factores inhibidores y factores facilitadores

  • factores inhibidores:
    • Cambio cultural
    • Identificación Digital y efectos probatorios electrónicos (documentos)
    • Alfabetización tecnológica (firma electrónica, documento electrónico, )
    • Soluciones interoperables de contratación pública.
  • Factores facilitadores
    • El empuje político y la supervisión de la Comisión europea para generar un mercado único de contratación pública europea interoperable.
    • La sociedad que demanda la eficiencia y la eficacia del 20 % de los recursos que la propia sociedad generar PIB y que utiliza en la contratación pública.

Ahora unos cuantos recordatorios en cuanto a los objetivos que perseguimos en este blog

  • Sobre todo buscar complicidad con las personas (otros blogs, otras iniciativas, otras herramientas que las que hemos propuesto) que quieran avanzar en la implantación de la contratación pública electrónica en cualquier de sus múltiples dimensiones.  Y buscar esta complicidad en la participación que va desde la simple lectura de las entradas, hasta la preparación de presentaciones, documentos, eventos, comunicación de experiencias, lo que se nos ocurra. …. Siempre que sea útil para el objetivo.
  • Este blog ha surgido de la necesidad de expresar las reflexiones que suscitan el objetivo de implantar la contratación pública electrónica interoperable en España y por tanto,  en Europa (o viceversa), como la excusa o la referencia principal, cada cual que escoja lo que más le convenga.
  • Para poder satisfacer esta necesidad se requiere conocimiento y experiencias. El blog trata de reflexionar sobre las experiencias y ofrecer información más o menos enfocada a provocar el conocimiento en los posibles lectores/actores/simpatizantes…
  • Creo  que ya existe una comunidad de interés alrededor de la contratación pública electrónica y esa comunidad que ya existe requiere de unas herramientas que le permitan crecer, conocerse, dinamizarse, actuar, compartir … Todas estas áreas que una comunidad precisa para desarrollarse. Por eso  vamos a seguir tratando de generar las herramientas, porque la comunidad la forman (ya está formada) aquellas personas con intereses en la contratación pública electrónica. Aquí intentaremos suscitar la reflexión y proporcionar las herramientas disponibles en la redes sociales que todos (o casi todos) ya usamos.
  • La comunidad y sus herramientas permitirán intercambiar experiencias a personas que tengan la oportunidad o la responsabilidad de iniciar actividades para implantar la contratación pública electrónica tanto en el área de la administración como en el área de los operadores económicos. Tanto los decisores como los usuarios.
  • Hay muchas áreas de interés, dimensiones, en la contratación pública y probablemente no seamos capaces de acotar  ahora mismo todas ellas, pero la intención del blog y las herramientas de la comunidad es tratar de ser sistémicos, es decir, ofrecer visiones que engloben todos los posibles aspectos del problema para que surjan soluciones coherentes en todas esas áreas.

Unos cuantos recordatorios en cuanto a los resultados.

–         Que las personas involucradas consigan confianza y seguridad a la hora de utilizar, no solo los nuevos formatos, sino también las nuevas formas (regencias, información, lugares donde acudir, personas a las que preguntar… ). La trasformación no es tecnológica, sino que consiste en cambiar la cultura con las nuevas formas de proceder por la utilización de las nuevas herramientas tecnológicas.

–         Que entendamos los por qués  los qués y los cómos de forma que no haya dudas de que este es el camino correcto, porque el mundo se mueve y no podemos quedarnos quietos (porque eso significa quedarnos atrás, o ser irrelevantes).

–         Que se generen formas nuevas de relación para que el comercio (es el trasfondo) use las herramientas de la web 2.0 para proporcionar confianza, conocimiento y relación electrónica a los agentes de la contratación pública (administración y empresas). Este tipo de relaciones existen como componentes básicas de cualquier compra: El comprador conoce, confía y está seguro de la capacidad y buen hacer del vendedor.

Por tanto, el mensaje que me gustaría trasmitir es el de perseverar  (no es un propósito para el 2011, es más general, y creo que llevará más tiempo), para dinamizar una red formal que sea capaz de movilizar los recursos que se necesitan para implantar con éxito la contratación pública electrónica, y la palabra clave para esto es la participación (en la forma y cantidad que sea).

Seguiré tratando de ofrecer reflexiones y contenidos que aporten conocimiento a los posibles decisores y usuarios, con la intención de alfabetizar digitalmente a cuantos más mejor intervinientes en la contratación pública porque es la única forma de soportar toda la actividad necesaria en administraciones y empresas para que esta nueva forma de contratar funcione.

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Preguntas y reflexiones sobre el libro verde de contratación pública electrónica (parte 5)

Seguimos con las reflexiones y respuestas sobre el Libro Verde de la Comisión Europea de Contratación Pública. Os recuerdo que en esta entrada podéis o bien  adjuntar vuestras reflexiones en una hoja de cálculo de Google docs o bien como comentarios al final de esta entrada.

Vamos con la parte 5 de las preguntas.

El libro verde para la contratación pública electrónica pregunta sobre las posibles acciones que se pueden llevar a cabo para conseguir la “otra mitad del cielo” en la contratación pública electrónica. Si la primera mitad consiste en  generar una demanda en formato electrónico (las administraciones en su faceta de compradores públicos) la segunda mita se trata de  que sea contestada por una oferta con capacidades de establecer la relación electrónica en todas las fases del ciclo (las empresas, accediendo, identificándose y haciendo transacciones en formato electrónico).

7.4. Mayor accesibilidad (de las PYME), sostenibilidad e innovación en la contratación

Pregunta

15. La Comisión ha tomado ya medidas para fomentar la creación de estrategias destinadas a mejorar el acceso de las PYME a los mercados de la contratación electrónica. ¿Qué otros pasos se podrían dar para mejorar el acceso de todos los interesados, especialmente de las PYME, a los sistemas de contratación electrónica?

En mi opinión hay dos grandes áreas de actividad que deben ser gestionadas:

  1. Cambios de regulación y procedimientos que permitan a las empresas (sobre todo a las PYMES) acceder al mercado único europeo de contratación pública en igualdad de condiciones no importa cual sea su tamaño o capacidad de relación. En este sentido se trata de lleva a cabo las mejores prácticas identificadas en los informes de la Comisión que tratan de dar mejor y mayor acceso de las PYMES a la contratación pública
  2. Gestión del cambio al formato electrónico en las empresas que comprende:
  • Formación y capacitación, basadas en la red (living labs, y redes formales de apoyo, formación  y capacitación), para las funciones fundamentales de:
    • Acceso a la oferta pública con filtros en función de la actividad de cada empresa y sindicación de peticiones de oferta, de forma que las empresas conozcan por defecto cuál es la oferta pública a la que pueden acceder y presentar ofertas.
    • Identificación digital de la empresa y sus representantes para poder presentar las ofertas con los criterios de selección y exclusión perfectamente identificados y firmar digitalmente la oferta con poder bastante por persona física representante de la empresa.
    • Transaccionar (acceso, presentación de oferta, catálogo, contrato, pedido, factura, pago) con sistemas de información accesibles, y sobre todo liberados de cualquier barrera tecnológica o presupuestaria.
  • Sistemas de Información basados en servicios en la nube que permitan un coste razonable y asequible, con opciones de incorporar estos servicios y sistemas a los propios sistemas de la empresa en función de la conveniencia y capacidad tecnológica y presupuestaria de la propia empresa.
  • Sistemas ágiles y rápidos de presentación y resolución de reclamaciones, basados en la misma tecnología (acceso, identificación y transacción electrónicas)

Estas funciones necesitan de una red formal de contratación pública electrónica para las empresas que podría estar impulsada desde las organizaciones y asociaciones empresariales (cámaras de comercio).

Hay una reflexión clara que me gustaría remarcar: Todo el esfuerzo que se realice en generar el mercado único interoperable paneuropeo de contratación pública electrónica será una inversión sin retornos hasta que no se implemente y capacite a las empresas para acceder, identificarse y transaccionar en este mercado. Los beneficios que se recogen en todos los informes de mejora de presupuestos se basan en la CONCURRENCIA y el aumento de la COMPETITIVIDAD. Este aumento de la concurrencia y la competitividad solo son posibles si se impulsa el formato electrónico en las empresas.

Otro beneficio es la reducción de cargas administrativas y la productividad, que igualmente descansan en tener a las empresas respondiendo en formato electrónico a los requerimientos de ofertas y demás transacciones que les hagan las administraciones en el mismo formato.

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El formato electrónico y la automatización del procedimiento de contratación

Algunas veces, cuando estoy compartiendo impresiones o dialogando con los responsables de poner en marcha la contratación pública electrónica detecto algunos matices que pueden poner en peligro los proyectos de contratación pública electrónica y que me gustaría comentaros porque pueden dar lugar a grandes equivocaciones estratégicas.

Para situar el contexto, vamos a suponer que ya hemos llegado a un punto del dialogo (puede –debe- ser a múltiples  bandas) que existe una necesidad de realizar dentro de una organización la TRASFORMACIÓN  a la contratación pública electrónica.

En la visión final todos los participantes en el dialogo son capaces de entender cómo tienen que:

–         Generarse los expedientes electrónicos, con documentos  y firmas electrónicas que permitan, entender los trámites realizados y ser capaces de anticipar los trámites futuros. Donde se pueden analizar los cuellos de botella de las organizaciones, si no se han distribuido los esfuerzos a lo largo del año.  Una tramitación que les permita realizar el procedimiento administrativo con un esfuerzo menor, para concentrarse en la función de compras y realizar dicha función con una inclinación muy fuerte a la mejora continua.  En fin una visión completa de las ventajas y las funciones de los expedientes electrónicos.

–         Entender las ventajas de un archivo electrónico de los expedientes donde las búsquedas y accesos se realizan con una visión de las necesidades de los distintos agentes que acceden, a través de servicios de ticketing asegurados con firma electrónica reconocida, y donde los expedientes no tienen que moverse de la zona segura donde se guardan (no tienen por qué viajar –se mueven los bits no los átomos).

–         Una capacidad muy grande de análisis de las distintas dimensiones de gestión de la contratación, resultados de las compras y análisis del presupuesto, basadas en herramientas de business intelligence que les permitirán analizar series temporales de gasto e inversión, generar informes de rendimiento, acceder a estadísticas para la mejora de las compras, y un sinfín de nuevas oportunidades gracias a la minería de datos.

–         Mantener unas relaciones en formato electrónico con el mercado al que piden la provisión de bienes y servicios. Comprobando que ya hay técnicas y herramientas  que les permiten  generar y mejorar estas relaciones de una manera virtual pero con una riqueza de opciones mucho mayor que la relación presencial. Así, pueden acceder a más y mejores proveedores, con la capacidad de establecer, relaciones, conocimiento mutuo, confianza y seguridad en las actividades conjuntas que pueden llegar a realizar.

Todas estas visiones se producen de forma clara en las mentes de las personas que están decidiendo, pero hay un factor o mejor dicho matiz que no siempre alcanzamos a saber explicar adecuadamente.

Es la diferencia entre transición al formato electrónico y automatización de las compras.

La transición al formato electrónico consiste en utilizar este formato para sustituirlo por el formato papel. Esta transición genera muchas ventajas en la tramitación y gestión de la contratación pública. Hay que añadir que no es fácil y sobre todo que no es neutral. Introduce elementos que de no ser tenidos en cuenta provocarán efectos contrarios a los que se persiguen. Por ejemplo hay que generar actividades de gestión de servicios de Tecnologías de la Información en un nivel distinto al habitual por la sencilla razón de que la tecnología ahora no me ayuda a realizar la función de contratación. Es la tecnología la que integra el trabajo y decisiones de personas  en la  función de contratación. Y esto hay que saberlo gestionar.

Si una vez establecida la necesidad de la trasformación a la contratación pública electrónica fallamos al generar la visión compartida que tienen que estar en la cabeza de los agentes involucrados, tenemos muchas probabilidades de no conseguir los objetivos del proyecto en tiempo y forma.

Esta transición al formato electrónico se confunde con la automatización de la gestión de compras. Esto es muy complejo y requiere esfuerzos más allá de los requeridos (que no son pocos) por la transición al formato electrónico.

Estas confusiones se manifiestan cuando las personas al expresar sus requerimientos quieren realizar la  automatización de todo, intentando integrar sistemas que no son fácilmente integrables, generando expectativas mucho más allá de lo razonable en relación con los automatismos posibles, y al final y debido a esta confusión  y por no tener claras las fases, poner en peligro los proyectos de TRASFORMACIÓN  a la contratación pública electrónica.

La automatización requiere el formato electrónico, pero el formato electrónico no conlleva ni mucho menos la automatización del procedimiento. De hecho la recomendación es empezar siempre por el formato electrónico (ya es una tarea compleja) y después de adquiridas las experiencias necesarias pasara a automatizar determinados elementos o flujos, a través de integraciones, incorporando sistemas de contratación que automatizan determinadas partes del proceso.  En fin la forma lógica de realizar la TRASFORMACIÓN cuando aplicamos el sentido común.

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La estrategia de las TI del gobierno federal de EEUU en relación con la contratación pública.

Hemos comentado en anteriores entradas sobre la necesidad de plantear una estrategia alrededor de la contratación pública electrónica.

En una reciente entrada publicada en el blog de Andrea DiMaio (consultor de Gartner) sobre las reformas de las tecnologías de la información en EEUU, aparecen algunas medidas que me han parecido interesantes comentar, por su relación directa con la contratación pública.

El documento completo lo podéis descargar aquí: 25 puntos para el Plan de Implementación de la Reforma Federal para la Gestión de las Tecnologías de la Información, y un video de la presentación del documento lo podéis ver en esta dirección: Video de presentación del plan de Reforma de las TI en EE.UU.

Los puntos que me han llamado la atención y mis reflexiones al respecto:

–         En general es un documento de muy alto nivel que si leéis y veis el video se pueden comprender fácilmente las estrategias generales en la gestión de las tecnologías de la información a nivel federal en EEUU.

En relación a la contratación los puntos más desatacados son:

–         A. Aplicar «Tecnologías ligeras» y  soluciones compartidas

  • En Contratación Pública la simplificación no es un atributo que se demande, y en mi opinión es un error. Cierto es que el procedimiento es complejo, pero las implantaciones se pueden simplificar, sobre todo porque ya se aporta mucha complejidad por la trasformación implícita, y por tanto se debería simplificar la solución tecnológica. Ya habrá tiempo de ir haciendo estas soluciones más complejas a la luz de las experiencias.

–         3. Cambio a una política de “Primero en la nube”

  • En mi opinión para las administraciones medianas y pequeñas, y sobre todo para las empresas medianas y pequeñas, la nube, el modelo de negocio basado en el paso por uso de servicios es el único viable para poder avanzar en la contratación pública electrónica. Si la nube es pública o privada puede ser más discutible.

–         4. Poner en marcha formas  de contratación para soluciones IaaS seguras

  • Por ejemplo plataformas que ofrezcan todos o algunos de las funciones genéricas de la de contratación pública: tramitación, relación, archivo, explotación para las administraciones, o servicios específicos: subastas electrónicas, custodia de ofertas, catálogos de bienes y servicios…

–         5. Poner en marcha formas de contratación de  servicios básicos

  • En contratación: registros de licitadores, recepción de facturas electrónicas …

–         B. Fortalecer la Gestión de Programas

–         9. Requerir equipos integrados de desarrollo de programas

  • Esta medida me parece vital en la gestión del programa de trasformación a la contratación pública electrónica. La contratación pública es un servicio de retorno que está amparado por una ley y es responsabilidad de un grupo de agentes que no tienen una dependencia jerárquica explicita entre ellos(órganos de contratación, gestores de contratos, interventores, proveedores….) y sin embargo el éxito de los proyectos y la protección de las inversiones que se llevan a cabo, es dependiente de forma directa de la adecuada coordinación de estos agentes (coordinación que no siempre alcanza los niveles adecuados).

–         10. Poner en marcha una plataforma de colaboración sobre mejores prácticas

  • Esta medida me parece muy bien porque en estos programas no solo se reflejan las experiencias sino el esfuerzo (o la falta de esfuerzo) de una organización para llevar a cabo un proyecto tan complejo como la contratación pública electrónica con éxito.

–         C1. Alinear el Proceso de Compras  con el Ciclo de Tecnología

  • Se producen desajustes porque el ciclo de tecnología no suele tener en cuenta el proceso de compras de forma ágil. Aquí mi experiencia en contratación no es tan grande como para poder tener una opinión fundada, pero si me parece que se pueden mejorar en la alineación de estos ciclos sobre todo en proyectos donde existe un esfuerzo inicial fuerte en la implantación y luego existen gastos recursivos de menor cuantía.

–         13. Diseñar y desarrollar un grupo de profesionales de TI especializados en compras

  • Se trata de generar especialistas en contratación que no sean sólo especialistas en la parte jurídica sino que combinen esta con los resultados de una eficiente gestión de compras (no solo seguir el procedimiento). Además este grupo de profesionales deberían también entender y gestionar las tecnologías que habilita la contratación.

–         14. Identificar las mejores prácticas en compras en  TI y adoptarlas en todo el gobierno

  • Es una idea que probablemente ya se está llevando a cabo, aunque yo lo desconozca.

–         15. Editar guías de contratación y plantillas para el soporte del desarrollo modular

  • Y se comenta en este apartado la generación de comunidades de práctica como medio para conseguir los mejores resultados en la contratación pública

–         16. Reducir las barreras de entrada para las pequeñas empresas de tecnologías innovadoras

  • Con riesgos claros pero con beneficios aún más claros de utilizar innvoación tecnologíca y de gestión de forma directa y con costes de pymes.

–         D. Racionalizar la gestión y mejorar la rendición de cuentas

  • Este es un objetivo que puede ser cubierto de forma mucho más eficiente cuando el gasto (la contratación) está originariamente en formato electrónico. Y por tanto la contratación pública es electrónica.

En mi reflexión final, y con la intención de unir puntos que pueden parecer inconexos en una primera visión, destacaría los siguientes puntos:

–         La contratación pública electrónica solo es posible con tecnologías de la información. No son el único componente pero es la base. No son el coste más alto de la trasformación, pero sí el más visible.

–         Las estrategias en tecnologías de la información inciden en la forma en la que se pueden atacar proyectos tan importantes como la contratación pública electrónica.

–         Las buenas prácticas pueden servir de referencia pero no hay que pensar que lo que ha funcionado en una administración puede funcionar en otra, con solo replicar o traspasar los ingredientes fundamentales de una administración a otra.

–         La contratación pública es bueno que no sea sólo una función administrativa sino que pase a ser una función estratégica, donde se combinen la eficiencia operativa y la innovación tecnológica y la innovación en gestión. La contratación pública electrónica es un proyecto que puede tener  estas tres caras.

–         Utiliza a los expertos privados para generar las peticiones de ofertas (RFP –pliegos técnicos- ). Esto se hace ahora de una manera informal, pero la propuesta es hacerlo de una forma abierta y trasparente.

–         Para la computación en la nube (cloud computing) se piensa en nubes públicas. En la contratación pública en la nube, en mi opinión, la nube privada puede ofrecer una mayor capacidad de vencer las reticencias sobre seguridad y confidencialidad, no solo a las administraciones sino también a los proveedores.

–         Genera un entorno de buenas prácticas para publicar los proyectos que han funcionado. Esto ayuda a compartir experiencias y a que los actores se esfuercen en conseguir los objetivos.

–         Publicar guías de cómo realizar compras de tecnologías.

En cualquier caso y con independencia de la relación más o menos directa con la contratación pública es un documento interesante aunque solo sea para ver como se mueve la estrategia en tecnologías de la información el mayor comprador del mundo.

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Transición a la contratación pública electrónica y los modelos objetivos

En esta entrada quiero resaltar que los modelos teóricos de transición a la contratación pública electrónica son fundamentales, pero no pueden implantarse de forma ciega, haciendo caso omiso de la situación de cada administración y de cada empresa.

La transición a la contratación pública electrónica se puede representar con la figura siguiente.

El Plan de acción de la transición a la contratación pública electrónica tiene, como hemos comentado anteriormente, cinco áreas fundamentales de actividad

  • Identificación Digital
  • Sistemas de Información, con las siguientes funciones:
    • Archivo
    • Relación
    • Tramitación
    • Explotación
  • Formación y Capacitación de las personas que intervienen
  • Gestión del Cambio y  Plan de comunicación
  • Gestión de Servicios de Tecnologías de la información

El cambio (que está representado por la transición de un estado inicial a otro estado final) tal y como nos dice el profesor Goldratt en la Teoría de las Limitaciones tiene siempre que dar respuesta a las tres preguntas fundamentales:

  • En qué tengo que cambiar (necesidad).
  • Hacia qué he de cambiar (visión).
  • Cómo puedo empezar el cambio (plan, medios, capacitación).

Los pasos y elementos de la transición se aprecian en la figura siguiente:

El cambio siempre responde a una de las tres categorías siguientes:

  • Crecimiento ( no es el caso de la contratación pública)
  • Transición (pudiera ser por ejemplo pasar al formato electrónico, pero este formato no es neutral y hace que sea necesaria una trasformación)
  • Trasformación (los cambios legislativos, los cambios sociales y los cambios tecnológicos requieren la transformación de la contratación pública)

Las dos últimas categorías son las que pueden ser aplicables al cambio en la contratación pública electrónica. Por simplificar nos referiremos a las dos categorías indistintamente aunque no son lo mismo. Los elementos de la figura son los siguientes:

Estado Inicial: es el estado o situación en el que las administraciones y las empresas están en la actualidad

Estado Futuro: es el estado o situación donde quieren estar (no tienen por qué coincidir en los objetivos de forma generalizada todas las organizaciones).

La Meta: representa el conjunto de hechos que pueden verificar que el cambio se ha llevado a cabo y hemos alcanzado el estado que pretendíamos.

La estrategia y los objetivos intermedios, representa el camino a seguir de los múltiples posibles y los objetivos que podemos ir detallando para conseguir esta transición. No es posible normalmente hacerla de golpe.

Tal y como comenta Dean Anderson en su libro Beyond Change Organization las dimensiones de la transición (en este caso a la contratación pública electrónica), están relacionadas con los siguientes conceptos:

  • Necesidad: se ha dejado claro y resulta patente que existe una necesidad perentoria de realizar la transición.
  • Visión: existe una visión que es capaz de motivar y señalar el camino (estrategia) a seguir. Son los por qués que hemos venido comentando y que deben tener una fuerza suficiente como para vencer las dudas cuando empiecen a surgir las dificultades. Toda transición tiene dificultades. Y también es bueno señalar que no es lo mismo el cambio que la mejora. Puedo cambiar y no mejorar. La visión ayuda a establecer claramente los elementos de mejora, más allá de las vicisitudes presentes que en cada momento nos esté generando la transición.
  • Medios: Con qué recursos  contaré a la hora de realizar la transición
  • Plan: Donde se deben  detallar las fases y objetivos parciales así como los ritmos y posibles alternativas ante las que habrá que hacer frente en la transición
  • Capacitación: Que conocimientos y experiencias debo acumular para ser capaz de llevar la transición a buen puerto y cumplir las expectativas generadas.

Analizar estos elementos y generar una “estrategia” explícita o tácita, es siempre una buena opción para intentar asegurar el éxito de la transición.

Cuando intentamos hacer una transición sin los elementos expuestos, o sin haberlos comunicado y puesto en evidencia, a la mayor parte de personas posibles dentro del grupo de personas que influyen en la contratación pública,   nos encontramos con los problemas que describimos a continuación:

  • Necesidad: Si no existe la necesidad y es conocida y aceptada por los principales agentes que deberán desarrollar el cambio, se produce resistencia. Esta dimensión se centra en la pregunta: ¿En qué tengo que cambiar?
  • Visión: Si no se genera una visión y esta es compartida por los agentes del cambio, como un reto en el que deben participar y colaborar activamente, se producirá la confusión. Esta dimensión se concentra en la pregunta: ¿Hacia qué he de cambiar?
  • Las tres dimensiones restantes (medios, plan, capacitación) representan los ámbitos en los que se deberá dar respuesta a la tercera pregunta: ¿Cómo puedo empezar el cambio?. Estas tres dimensiones son las siguientes:
    • Medios: si no adecuo los medios a los objetivos propuestos generaré frustración,
    • Plan: si no planifico los objetivos, y los medios en una secuencia lógica de actividades con sus correspondientes planes de contingencia y objetivos parciales, provocaré el caos.
    • Capacitación: si no tengo la experiencia y la especialización necesarias para dirigir el cambio y liderarlo, suscitaré miedo.

Analizando la contratación pública electrónica nos damos cuenta de que ni todas las fases del proceso tienen la misma dificultad ni todas son exigidas con el mismo énfasis por la legislación vigente.

Además, se tiende con demasiada frecuencia a pensar que todas las organizaciones son iguales y están en la misma situación, y no es cierto. Ni todas las administraciones realizan el mismo tipo de contratación pública, ni todas tienen el mismo grado de madurez, ni persiguen los mismos objetivos, en general nos podemos hacer las siguientes preguntas para verificar que esto es así:

  • ¿están organizadas de la misma forma?,
  • ¿utilizan los mismos procedimientos de contratación?, no en relación a la ley y los reglamentos (son iguales por ley) sino los detalles del procedimiento
  • ¿se tiene la misma arquitectura de sistemas de información –aplicaciones y datos-en todos los casos?
  • ¿tienen el mismo nivel de madurez de la organización?,
  • ¿cuentan con el mismo presupuesto?,
  • ¿el plan de acción se hará en el mismo plazo de tiempo?,
  • ¿tienen las personas clave la misma capacitación?,
  • ¿se cuenta con el mismo apoyo de la alta dirección?,
  • ¿tiene el departamento de contratación el mismo ascendiente en todas las situaciones?,
  • ¿se dan equilibrios de poder de iguales características ?
  • ¿tienen las mismas necesidades?
  • ¿La transición se ha planteado como un reto técnico (Tecnologías de la Información) o un reto adaptativo (sociedad de la información) o un reto funcional (contratación pública)?

Y así muchas más preguntas cuyas respuestas nos darán consejos distintos en las dimensiones de la transición y también en la estrategia y las metas. Por tano, es bueno tener un modelo objetivo pero creo que no es adecuado intentar seguir los modelos objetivos teóricos en todas las situaciones. Deben ser una referencia no una guía. Esta es la razón fundamental por la que hay que tener (y yo el primero) una cierta aversión a simplificar en exceso. Nunca partimos de la nada y hay que ser capaces de evolucionar lo que tenemos, sin generar nuevos problemas cuando aportemos soluciones nuevas.

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La contratación pública electrónica como palanca de productividad del tejido productivo


Cuando hablamos de los beneficios que comporta la contratación pública electrónica casi siempre nos movemos en el contexto de los recursos (presupuesto y gestión) que utilizan las administraciones públicas.

Pero claramente sus beneficios se extienden mucho más allá del ámbito público. Si recordamos la definición del servicio público de retorno de la contratación pública observamos que el flujo económico reside en la captación de recursos a través de los impuestos, la generación de políticas de inversión y gastos que se plasman en los presupuestos anuales y la ejecución de dichos presupuestos a través del procedimiento de contratación regulado por leyes y directivas.

La imagen siguiente refleja esta situación:

1-      Se recaudan los impuestos. En España están alrededor del 40-50% del PIB. En los países nórdicos este porcentaje es algo mayor

2-      Se elaboran los presupuestos, en los que se detallan en los capítulos 2 (gastos) y capítulo 6 (inversiones) el monto total de la contratación pública que realizará en el ejercicio siguiente. El valor de estos capítulos representa entre el 16%  y el 20 % del PIB de una sociedad moderna. Los países nórdicos este porcentaje es algo mayor.

3-      Se adjudica el presupuesto utilizando los procedimientos establecidos en las directivas, leyes y reglamentos que tutelan la función de la contratación en el sector público.

4-      Se ejecutan los contratos por parte del sector privado (operadores económicos) cuya actividad vuelve a generar nuevos impuestos, volviendo a iniciar el ciclo

Una vez entendido el ciclo iterativo de los recursos ( que representa cerca del 20% del PIB) y su gestión, tanto por las administraciones pública como por los operadores económicos, vamos a plantear ahora la opción de trasformar este ciclo utilizando el formato electrónico.

Pero  vamos a dejar fijas algunas variables  como la de reingeniería de procesos. Esta variable se podría tener en cuenta en la exposición que vamos a hacer a continuación  para fomentar la competitividad y la productividad, ya que el formato electrónico (no es neutral) y su trasformación asociada implica una gran cantidad de ventajas en la productividad y en la competitividad, pero vamos a simplificar la exposición para hacer que el mensaje sea más directo, aunque perdamos algo de intensidad.

Cuando ya tenemos una imagen de la función y entendemos el órgano (la regulación) que permite que esta función se lleve  a cabo vamos a establecer los requisitos necesarios para la TRASFORMACIÓN al formato electrónico.

Para ello vamos a establecer en la siguiente imagen: el principio de la palanca.

Vemos que en la herramienta de la palanca hay tres elementos:

–          Potencia : es la fuerza o lo recursos empleados para conseguir los objetivos propuestos.

–          Resistencia: representa la  inercia y dificultades para conseguir los objetivos

–          Punto de Apoyo. Es el elemento que nos permite “multiplicar” la potencia. Es decir conseguir que los recursos utilizados alcancen los objetivos.

Estos tres elementos son los que intervienen en la herramienta de la palanca.

Ahora vamos a utilizar el concepto de la palanca para representar el mecanismo que podemos utilizar para aumentar la productividad y la competitividad del tejido productivo (lo definimos como administración –gestiona y distribuye el 20% del PIB – y empresas –suministran bienes y servicios a la sociedad- generando un entorno donde se pueden crear más y mejores empresas “ no hay empresas de éxito en sociedades fracasadas” – ) , a través de la contratación pública electrónica.

Primero vamos a definir la productividad: es la relación entre la producción obtenida por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha producción. Esta es la asignatura pendiente de la economía española según la opinión de la mayoría de los economistas

Vamos a diseñar esta visión:

PALANCA: CONTRATACIÓN PÚBLICA ELECTRÓNICA.

–          POTENCIA: Los recursos necesarios para implantar la contratación pública electrónica de forma interoperable y basada en estándares.

–          RESISTENCIA: los obstáculos que vamos a encontrar para poner en marcha la TRASFORMACIÓN que supone la contratación pública electrónica.

–          PUNTO DE APOYO: Todos los elementos que permiten la interoperabilidad y la coordinación inteligente de los agentes que intervienen en la contratación y que deben perseguir, la interoperabilidad, la capacitación, la formación y en general el uso intensivo y temprano de las TIC para que la potencia aplicada consiga vencer a la resistencia y se alcancen los objetivos.

–          OBJETIVOS: Productividad de los factores económicos que intervienen, hacer más con menos, nuevos mercados, más actividad ….

Es conseguir un motor que consuma 5 litros a los 100 KM. En vez de el actual que consume 10 litros a los 100 KM.  Esto se consigue con innovación tecnológica e innovación en la gestión.

Los argumentos para considerar el aumento de la productividad son los siguientes:

1-      Al utilizar el formato electrónico el acceso a la oferta pública de contratación es universal y el número de proveedores es mucho mayor (en teoría todos los posibles dentro de la Unión Europea).

2-      El aumento del número de proveedores, permite a través de la concurrencia bajar los precios de los bienes y servicios que se adquieren. La concurrencia aumenta además la competitividad con lo que puede generar una mayor adopción de las mejores prácticas de la industria (productividad)

3-      El formato electrónico permite una gestión más eficiente del procedimiento de contratación pudiendo asumir una mayor oferta con el mismo o menor número de recursos en su gestión. (Sistemas dinámicos de adquisición, subastas electrónicas, acuerdos marco, adjudicación en base a criterios objetivos automatizables ….)

4-      El formato electrónico reduce las cargas administrativas de los operadores económicos en el procedimiento de presentación de ofertas (registros electrónicos de licitadores, oferta electrónica) y en la ejecución del contrato (firma de contrato electrónico, pedido electrónico, factura electrónica)

5-      La estructuración de la información permite a la administración analizar su perfil real de compra y realizar anticipación de las compras y una gestión de stocks acorde con las necesidades reales basadas en las series estadísticas de ejercicios anteriores.

6-      Nadie cambia si no tiene una razón de peso para hacerlo. La adopción de las TIC por parte de las PYMES, tiene sentido cuando son generadoras de productividad y la inversión necesaria está garantizada. Solo invertirán en, por ejemplo, facturación electrónica, cuando una instancia superior (la administración) les fuerce a ello y les dé las directrices adecuadas, garantizándoles que la inversión en TIC y en capacitación y formación para utilizar estos nuevos formatos está asegurada.

7-      El hecho de que el tejido productivo aprenda a licitar en formato electrónico estándar, interoperable y paneuropeo, dotará de nuevos mercados a los que ahora es muy complicado acceder, mejorando la capacidad de competir en Europa (o simplemente habilitando esta capacidad).

8-      La adquisición de las técnicas de comercio electrónico empleadas con una masa crítica que ha permitido la normalización hará que las empresas utilicen las mismas técnicas y herramientas en su relación no ya con la administración sino con otras empresas. Esto incrementará la productividad real estas empresas.

En general y esta es la base de la palanca productiva de la contratación pública electrónica es que se considera que la mejora tecnológica y el aumento de eficiencia son dos de las variables que más contribuyen a la PTF (productividad total de los factores). La mejora tecnológica tendría externalidades positivas que contribuirían indirectamente al aumento de la producción.

Hay más argumentos que apuntalan la mejora de la productividad de las administraciones y las empresas. La pregunta que surge es la siguiente. ¿Si están tan claros los beneficios porque no se ha implementado la contratación pública electrónica de forma inmediata?.

La respuesta nos la  proporciona el aforismo de Paul Saffo: “No hay que confundir una visión clara con una distancia corta”. Esto significa que aunque la visión esté clara el cambio cultural y sus resistencias al cambio son muy grandes. No hay una forma sencilla de aunar todas las voluntades en una única dirección. Aunque los “por qués” estén claros la contratación pública electrónica sigue siendo un reto adaptativo, y sin embargo muchos proyectos se presentan como un reto tecnológico. Y no es así. Hay tecnología disponible y suficiente el problema es el realizar la adaptación (TRASFORMACIÓN) y cambiar la cultura y los equilibrios de poder que ha producido el formato en papel a lo largo de 500 años. Y eso, yo creo, que no es tan fácil. Hay que generar una visión compartida en todos los intervinientes y fomentar la seguridad, viabilidad y mejoras de la contratación pública electrónica con demostraciones y un buen plan de comunicación donde todas las posibles suspicacias queden aclaradas. Y hacerlo a nivel nacional y paneuropeo. Esa es la verdadera palanca de productividad.

¿Creéis que la visión y los argumentos son válidos o están equivocados?

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ARQUITECTURA (PROPUESTA) DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA CONTRATACIÓN PÚBLICA ELECTRÓNICA.

En una entrada del blog de compras públicas eficaces de Guillermo, se comentan los principios  jurídicos para la administración electrónica. Cuando intento entender estos principios y los trato de traducir a código informático (es el peaje que hay que pagar para poner el adjetivo “electrónico” a la contratación pública), creo que la principal dificultad radica en establecer una visión sobre qué arquitectura de negocio (puede haber más de una) puede ofrecer la coexistencia de los distintos sistemas de información (aplicaciones y datos) que son necesarios y deben dar el contexto que requiere el ecosistema del que hemos hablado en otra entrada de este blog, que contemple y materialice estos principios jurídicos.

Tratando de “visionar” esta arquitectura en un primer nivel, sin adentrarme mucho en detalles (ya sé que es donde se esconde el diablo) he querido representar una propuesta en la siguiente figura.

arquitectura de negocio de la contratación pública electrónica
arquitectura de negocio de la contratación pública electrónica

En ella se aprecian los siguientes elementos:

  • Hay administraciones públicas con sistemas de información
    • Archivo del expediente electrónico
    • Relación con la red pública de contratación
    • Tramitación del expediente electrónico
    • Explotación de los datos para la mejora continua
  • Hay operadores económicos con sistemas de información
    • Acceso a la oferta de contratación pública
    • Red pública que permite la relación con las administraciones
    • Tramitación en formato electrónico de los intercambios con la administración siguiendo los estándares
    • E-Identificación que permite la confianza y la seguridad necesarias para permitir la relación electrónica
  • Hay una red pública de contratación que les permite comunicarse
  • Hay unos estándares (lenguaje) que les permite entenderse y proporcionan parte de la interoperabilidad necesaria entre los sistemas de información de administraciones y empresas.
  • Hay unos servicios que les proporcionan las utilidades que precisan  para establecer entre ellos:
    • El acceso ( publicación de la oferta pública de contratación y acceso “ordenado y filtrado a la misma)
    • La identificación (de las partesque intervienen –administración y empresas-)
    • La relación (como podemos establecer la relación siempre hay que entender que las compras (algunas) serán realizadas en un entorno de confianza mutua que debe estar garantizada por las leyes, en última instancia, pero nadie comercia para estar en los juzgados eso debe ser la excepción.
    • La transacción que permite materializar los acuerdos que se van tomando por las partes (oferta, contrato, pedido, factura…)

Junco con los elementos necesarios de la arquitectura hemos colocado los distintos servicios que ayudan a completar las funciones necesarias para la contratación pública electrónica. Servicios tales como:

–         Sistemas de publicación de anuncios con servicios de subscripción

–         Sistemas de federación (o cualquier otro tipo ) de autoridades de certificación que permitan la utilización de certificados de firma emitidos por autoridades homologadas en otros estados miembros.

–         Registros de licitadores que ayuden a generar o generen los atestados, certificados y documentos electrónicos requeridos por administraciones públicas para la identificación de los operadores económicos y la adecuación de estos a los criterios de elección y exclusión expresados en los anuncios de contratación y sus documentos asociados.

–         Sistemas de clasificación que puedan armonizar la descripción de productos y servicios de las diferentes industrias para constituir el conjunto de variables que rodean a la descripción de dichos productos o servicios (catálogos)

–         Otros servicios, cuya implementación sea necesaria o ayude a conseguir el espíritu de las directivas de contratación:  transparencia, concurrencia e igualdad de trato.

También vemos en esta imagen que en el centro de la red pública de contratación existen elementos de gobernanza de la propia red, de los estándares y de los elementos de interoperabilidad que habilitan las propias capacidades de la red.  Puntos de acceso completos y ligeros, identificación de emisores receptores, garantía y confidencialidad de la red ….

En una visión de muy alto nivel vamos a exponer los pasos que dentro  de esta arquitectura podrían materializar la contratación pública electrónica, paneuropea e interoperable (tres adjetivos que son ¿complementarios?) :

1.- Una administración necesita adquirir un bien o servicio.

2.- Consigue la autorización interna para realizar el gasto o inversión y realiza los pasos de un procedimiento normalizado para publicar su petición de ofertas (anuncio de licitación). Este anuncio se publica en su perfil de contratante, plataformas de contratación, y el diario oficial de las comunidades (según la ley y sus umbrales). Además adjunta los pliegos (clausulas administrativas y prescripciones técnicas), donde establece el tipo y formato de relación que va a aceptar. Relación que va a ser electrónica.

3.- Un operador económico que se ha suscrito (en el perfil de la administración, la plataforma o en los boletines electrónicos)  a avisos automáticos sobre la aparición de estos anuncios, recibe un aviso de que existe una petición de ofertas que se ajusta a sus posibilidades como proveedor de bienes o servicios.

4.- Accede a los sistemas de publicación (perfil de contratante, plataforma, diarios oficiales) y descarga el anuncio  y los pliegos.

5.- A través de los servicios (suyos o proporcionados por terceros) obtiene los requisitos para realizar la identificación electrónica exigida y la forma de cumplimentar y presentar la oferta (sobre electrónico, carga en una página….) que le piden en los pliegos y genera un oferta siguiendo los formatos estándares vigentes (CEN BII). Cuanto más adoptados estén los estándares más fácil serán las adopciones de las herramientas por parte de los agentes que las usen y más barata será la construcción y evolución de las mismas. La oferta consta de datos estructurados que siguen el estándar y documentos libres que necesitan ser traducidos al lenguaje que el órgano de contratación haya decidido utilizar. Si los criterios son objetivos (es la tendencia) los requisitos de traducción serán menores. Si los criterios son subjetivos (interpretables por expertos) la traducción será un punto necesario. En cualquier caso los datos normalizados pueden ir en inglés (estándar de facto) y en el idioma de la autoridad contratante.

6.- Firma la oferta digitalmente con un certificado electrónico reconocido en su Estado Miembro, y por tanto reconocible en cualquier administración pública de cualquier otro Estado Miembro.

7.- Accede a la dirección de envío (figura en la publicación de anuncios) y envía la oferta

8.- Recibe un acuse de recibo (ya sabe cuando se abrirán las ofertas) con un número y sello electrónico del registro de entrada de la administración contratante.

9.- Accede al portal de contratación de la administración contratante en el día y hora de la apertura de ofertas y se informa de si su oferta ha sido admitida o no al proceso de adjudicación. O si por el contrario puede subsanar (reenviar documentos) algún error y seguir el proceso de adjudicación.

10.- Si resulta adjudicado, en la oferta que presentó ha indicado la dirección electrónica de notificación, que puede ser combinada, complementada o sustituida con una notificación oficial en el portal de contratación del órgano contratante.

11. – Se le requiere para que materialice la garantía definitiva y la envíe,  y que además proporcione documentos o permisos de acceso sobre su situación fiscal, o cualquier otro requerimiento que la administración considere para el adjudicatario.

12.- Recibe un contrato para ser firmado y enviado electrónicamente.

13.- Firma el contrato electrónicamente y lo envía. En todas las comunicaciones obtiene un acuse de recibo con número y sello electrónico del registro de entrada de la autoridad contratante.

14.- Recibe el contrato que firmó previamente, firmado por la administración de forma electrónica. Lo archiva en sus sistemas de información.

15.- Recibe un pedido electrónico con el requerimiento de entregar el bien o servicio indicado.

16.- Entrega el bien o servicio indicado, con un albarán electrónico que una vez aceptado y conformado se firma y se le entrega al operador económico.

17.- Recibido el alabarán de entrega emite una factura electrónica y la envía a la administración contratante, de la que recibe un acuse de recibo con número y sello del registro de entrada.

18.- Recibe una notificación de la autoridad contratante indicándole la fecha prevista de materialización del pago.

19.- Pasado el plazo de la garantía recibe un notificación comunicándole que esta a su disposición la garantía que entrego y que puede retirarla de la administración o entidad bancaria que generó la garantía.

20.- Recibe una comunicación que firma y envía (si esta de acuerdo) donde se le informa de la extinción del contrato.

Esta visión no es algo del futuro. Es algo que tecnológicamente ya es posible sin grandes.  El problema mayor de todo esto, sigo pensando, es el de que los agentes que intervienen y los decisores, todos tengan en la cabeza (compartan) la misma visión y que puedan ir avanzando y colocando las piezas del puzle, pero todos con la misma imagen general del puzle, en la misma dirección. Permitiendo así que el ecosistema resultante pueda “garantizar” las inversiones (pública y privadas) en los sistemas de información que cada cual quiera acometer en una situación en la que el riesgo no es la visión sino sólo hacerlo bien y lo más barato posible,  y  de forma asequible para que los que van a utilizar los sistemas de información y sus servicios. Estos sistemas de información y los servicios relacionados  constituirán el ecosistema de la contratación pública electrónica.

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Preparándonos para la contratación pública electrónica paneuropea.

Recientemente ha tenido lugar la conferencia de PEPPOL en Troyes Francia. Aparte de (cómo ya hemos indicado en la entrada anterior) empezar a difundir en distintas entradas las iniciativas europeas que tienen que ver con la generación de un ecosistema de contratación pública electrónica,  voy a comentar algunas de estas iniciativas y presentaciones para generar generar reflexión alrededor de estos temas.

Esta presentación (puedes descargarla aquí en inglés) que ha realizado la Dirección General del Mercado Interior de  la Comisión creo que puede ser un buen comienzo, para difundir el estado del arte de la contratación pública electrónica en Europa.

Utilizamos la técnica habitual. Traducción libre de la presentación y comentarios en azul con mis opiniones y reflexiones.

Preparándonos para la contratación pública electrónica pan-europea.

  • Como ve la Comisión Europea el camino a seguir
  • Niall Bohan, Jefe de Unidad, DG Mercado Interior
  • Quinta Conferencia Internacional PEPPOL
  • Troyes, 08 de noviembre 2010

Razones para ser optimistas alrededor de la contratación pública electrónica.

  • “de la contratación al pago” existe la tecnología y está ampliamente disponible;
  • Casi todos los Estados Miembros tienen alguna actividad de contratación pública electrónica.
  • La tecnología no es exclusiva – las PYMEs puedan participar;
  • La experiencia confirma los beneficios esperados:
    • Aumento de la participación y la competencia;
    • Ahorros en los presupuestos;
    • Procedimientos más rápidos y eficientes

Hay razones para ser optimistas, pero llevo desde 1998 trabajando en contratación pública electrónica y no se ha cumplido ni uno solo de los objetivos que se han marcado por los estados miembros en el seno de la Unión Europea. Y además no se está armonizando los distintos proyectos, con el consiguiente peligro de segmentación real de mercados, tanto interiores como paneuropeos. Esto me da que pensar que la estrategia de dejar hacer puede resultar adecuado cuando se generan los canales de información y comunicación precisos para que se haga de forma coordinada.  Estos canales existen pero no son lo suficientemente conocidos por todos los decisores.

La experiencia de las PYMEs con la contratación pública electrónica

• Similar uso para todas las empresas (a nivel de la Unión  Europea)

• Mayor el uso de la contratación pública electrónica en las primeras etapas de los procedimientos

Es un cuadro que me ha costado entender. Quiero interpretar que no hay muchas diferencias entre micros y empresas grandes, por lo que la barrera de la alfabetización puede no existir en cuanto se pongan a disposición de todas ellas las herramientas que permitan la relación electrónica de las empresas con las administraciones.

La contratación pública electrónica ofrece ventajas:

  • Emilia-Romagna (IT): 90% de las agencias locales lo usan : ahorros de  67.5M € en un gasto de 419M €;
  • BBG (Austria): el ahorro de 178 millones de € en un  gasto de 830M € (18%).
  • Noruega: 20-40% de reducción en el tiempo de transacción, el ahorro de precio de 10,2%
  • DK la facturación electrónica en contratación pública: ahorro de 100 M €:
  • Portugal: toda la contratación pública ahora se hace en línea; reducción de los precios del 18% en un ejemplo de las compras de un  hospital;
  • Reino Unido: las subastas electrónicas arrojan ahorros de aproximadamente entre el 10% hasta 45%
  • Lituania: más del 65% de los procesos de contratación pública son electrónicos.

Habría que comentar aquí los resultados del País Vasco en España, que han sido recientemente publicados.

Motivos de preocupación:

  • Menos del 5% del total  las operaciones de compras se hacen en línea en los grandes Estados miembros;
    • Importante gestión del cambio para los compradores y proveedores;
    • La inercia por parte de los compradores: ven los ahorros pero tiene pocos incentivos
  • El proceso de implantación se hace  de abajo hacia arriba con muy poco apoyo estratégico  en muchos Estados Miembros;
    • Se reinventa la rueda;
    • Exceso de innovación y sistemas incompatibles.
  • Diversidad de modelos, procesos y sistemas:
    • Un paisaje de contratación pública electrónica fragmentada a nivel nacional y comunitario;
    • Costes ajustados para  los proveedores que trabajan con varios sistemas;
    • Nueva generación de barreras técnicas en la contratación trans-fronteriza.

Estos son los motivos claros de preocupación a los que yo añadiria como resolver los problemas de las distintas lenguas de la Unión Europea y la necesidad de que las ofertas, o al menos los catálogos pudieran tener una descripción suficiente y muy ortogonal en varios idiomas. El nativo de la administración usuario  y uno o dos de los idiomas más utilizados de la Unión.

Aspectos de menor preocupación por parte de la Unión Europea:

  • Maximizar el dividendo de la simplificación:
    • realizar la contratación electrónica lo más simple posible para los poderes adjudicadores y proveedores
    • Acelerar el ritmo de despegue a nivel regional y de Estados Miembros
      • Crear incentivos y medios para los Estados miembros y las regiones para fomentar o imponer la contratación electrónica;
    • Evitar las islas de proceso en  contratación pública electrónica
      • Promover la convergencia de modelos y facilitar el acceso de los proveedores a través de los diferentes sistemas.

La simplificación es difícil de conseguir con un procedimiento que es de por sí bastante complejo. En las actividades de post-adjudicación (ejecución del contrato)  puede conseguirse con la experiencia de la empresa privada pero en las actuaciones del pre-adjudicación es bastante complicado simplificar. La simplificación vendrá por la disposición de herramientas normalizadas que puedan ser entendidas por todos y sobre todo por la simplificación del procedimiento y requisitos para la presentación de ofertas (garantías provisionales, certificados que no aportan valor …)

¿Qué puede hacer la Unión Europea?

  • Simplificación
    • las directivas de la Unión Europea deberían apoyar soluciones sencillas de contratación pública electrónica y evitar requerimientos y procedimientos desproporcionados.
    • Acelerar el despegue:
      • Proporcionar incentivos regulatorios para los compradores públicos de los Estados Miembros  que utilicen la contratación pública electrónica
      • Permitir el uso exclusivo sin dobles circuitos :
      • Permitir el uso obligatorios de la contratación pública electrónica a nivel nacional y de los Estados Miembros?
    • Que sea fácil para los proveedores la utilización en cualquier sistema:
      • Fomentar la alineación de los modelos, procesos y herramientas;
      • Permitir que los proveedores de utilizar una firma electrónica única o una identificación única en toda la Unión Europea;
      • Normalizar las interfaces de usuario sobre una base amigable para las PYMEs
      • Apoyo a la interoperabilidad y construcción de sistemas puente;
      • Proporcionar por la Comisión herramientas de referencia open source (open e-PRIOR).

Bastante de acuerdo con todos los puntos pero como se pueden aplicar a nivel nacional, y como se pueden aplicar rápidamente.  Algunas se me antojan difíciles de promocionar. Pero como siempre es cuestión de volunta y de identificar la necesidad perentoria.

¿dónde encaja el proyecto PEPPOL ?

  • PEPPOL responde directamente al desafío cada vez mayor de la necesidad de interoperabilidad en los Estados miembros para la contratación pública transfronteriza
  • PEPPOL es políticamente realista:
    • No requiere la convergencia previa de los sistemas o modelos:
    • Permite a los compradores y proveedores  interactuar a través de las interfaces de los sistemas;
    • Reduce el volumen del desafío de la normalización.
    • PEPPOL es una campo de pruebas muy útil para soluciones concretas de contratación pública electrónica
      • Innovadoras  componentes extensibles clave para las fases de la pre-adjudicación em la contratación pública (VCD –virtual company dossier-, catálogo electrónico, validación de la firma);
      • Amplio conjunto de especificaciones y las soluciones de interoperabilidad para las fases posteriores a la adjudicación (la facturación electrónica, la infraestructura de comunicaciones de negocio).

Voy a publicar próximamente una entrada de PEPPOL donde intentaré resumir el contenido de este proyecto de la Unión Europea.

La prueba PEPPOL se demuestra andando

  • Algunas aplicaciones PEPPOL no están relacionadas sólo específicamente con la contratación específica, sino que tienen una relevancia especial por sí mismas:
    • Validación de la firma;
    • La facturación electrónica y la infraestructura de transmisión de documentos de negocio
    • Es necesario primero en demostrar su valía en el contexto de la contratación pública (dentro y fuera de los Estados Miembros).
    • Expectativas muy altas de la Comisión respecto a PEPPOL:
      • Los críticos  resultados de la pruebas para evaluar la relevacia del la política de mercado para PEPEPOL y su sostenibilidad

Consulta y próximos  pasos:

  • Consulta:
    • Libro Verde de la Comisión  («mejorando la utilización de la contratación pública electrónica»), publicado el 18.10.10.
    • El período de consulta termina 31/01/2011.
    • Abrir la audiencia sobre el Libro Verde en BXL, 25.11.10.
    • Post-consulta:
      • Road-map  de los próximos pasos y proyectos operacionales (mediados de 2011);
      • Necesidad de adaptar la legislación sobre contratación? En caso afirmativo, preparar propuestas de proyectos para el 2012.
  • http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/news_en.htm

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Simplificación administrativa en la contratación pública electrónica

A través de la entrada del blog La Danza del Cambio de Enrique Sacanell sobre la simplificación administrativa me gustaría realizar algunos comentarios en como esta simplificación puede llevarse a cabo, o al menos mitigarse con las herramientas y servicios en el caso de la contratación pública con el formato electrónico.

Primero damos un repaso a la entrada a la que hemos hecho referencia donde se comenta que en una ponencia presentada en en el XVI Seminario sobre Gestión Pública Local, organizado por el Ayuntamiento de Gijón, ha tenido lugar la presentaciónd de  Mercé Rovira, de la Dirección de Información y Atención al Ciudadano del Ayuntamiento de Girona. Esta exposicón se inició hablando de la Guía Metodológica para la elaboración de la Memoria del Análisis de Impacto Normativo, específicamente del trabajo realizado para calcular las cargas de trabajo estándar de algunas de las prestaciones más básicas de cualquier administración. Uno de los productos de ese trabajo lo constituye una tabla con la estimación de costes directos de algunas de esas tramitaciones. Por ejemplo:

  • Presentar una solicitud presencialmente supone un coste unitario (según esta propuesta) de 80€;
  • Presentar una solicitud electrónica, 5€
  • Tramitación mediante intermediarios (bancos, médicos, …), 35€
  • Presentación convencional de documentos, facturas o requisitos, 5€
  • Presentación de una comunicación presencialmente, 30 €
  • Presentación de una comunicación electrónicamente, 2€

En esta guía aparecen algunos costes asociados a las cargas que de forma aparentemente innecesaria se realizan sobre la contratación pública. Algunos ejemplos (que aparecen o no en la guía) pueden ser:

  • La garantía provisional.
  • La necesidad de presentar escrituras compulsadas en cada licitación y los correspondientes bastanteos de poder.
  • Un sobre administrativo que en general carga a las empresas con una cantidad de certificados y pruebas que sobre todo a las PYMES, desincentiva la presentación de ofertas,  y por tanto la concurrencia y la .
  • No establecer claramente cuales son los criterios de adjudicación y los de selección.

Y algunos elementos más que ahora suponen cargas administrativas que desincentivan la presentación de ofertas o las hacen caras. Recordemos que las ofertas, independientemente de que la empresa sea o no adjudicataria tiene que realizarse y tienen un coste. La cuestión es intentar hacer que ese coste sea mínimo en la parte administrativa y sobre todo que el procedimiento y los requisitos no desincentiven la competencia.

La contratación pública electrónica debería ayudar a que estos requisitos y cargas administrativas fueran poco onerosas y sobre todo no fueran desincentivadoras. Utilizando, por ejemplo:

  • registros de licitadores interoperables paneuropeos (hay que pensar en un mercado más amplio que el actual para cualquier empresa),
  • Ofertas electrónicas que puedan ser evaluadas automáticamente (criterios objetivos) en aquellos bienes y servicios que puedan ser perfectamente definidos en sus parámetros de adjudicación.
  • Contratos firmado electrónicamente cuya firma pueda ser verificada en la red y evite desplazamientos costosos de personas o de papeles.
  • Facturas, pedidos y albaranes electrónicos que puedan ser gestionados electrónicamente
  • Ejecución de los contratos ágil y conexión con pedidos y ordenes directamente desde los almacenes de la propia administración.

No solo hay que buscar las eficiencias en la contratación pública electrónica por el uso del formato electrónico en las relaciones y en la tramitación, sino también porque se puede conseguir el mismo efecto de garantía y control mucho mejor en el formato electrónico (búsquedas, estadísticas, informes, trazabilidad, trasparencia, contabilidad, presupuesto..) que en el formato en papel y por tanto se puede simplificar mucho el propio procedimiento. Una simplificación que no necesariamente implica cambios normativos, sino que consigue el mismo grado de garantías con herramientas y servicios electrónicos. El formato que habilita la tecnología, una vez más no es neutral.

Esta simplificación redundará en los costes administrativos y en bajar las barreras de entrada a empresas que hoy no pueden acceder a la contratación pública por costes altos de presentación de ofertas o por complejidad del propio procedimiento.

Pero para conseguir este objetivo de simplificación y reducción de cargas administrativas hay que conseguir antes la interoperablidad (EIF V2) de los sistemas a través de estándares (CODICE , CEN BII), y la generación de herramientas y servicios asequibles que garanticen a las empresas y a las administraciones de cualquier tamaño, que pueden manejar los nuevos formatos electrónicos sin generar islas de proceso por una deficiente definición de estándares tecnológicos aplicables.

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